Esta guía es para supervisores y administradores que se están preparando para implementar Aircall en su equipo. Es tu guía de 30 días para configurar todo con confianza y empezar a obtener el máximo valor de Aircall lo más rápido posible. Te ayudará a:

  • Configurar números, equipos y enrutamiento de llamadas en el Panel de Aircall
  • Configurar a los agentes y hacer que trabajen en el Aircall Workspace
  • Integrar tus herramientas clave con Aircall
  • Usar Analytics para monitorizar el rendimiento y la actividad de llamadas
Nota: Si aún estás en periodo de prueba, empieza leyendo Experiencia de prueba con Aircall para saber qué incluye tu prueba y qué cambiará cuando pases a una cuenta completa. Aun así, puedes seguir esta checklist para entender cómo es el proceso de onboarding y preparar tu configuración.

Resumen del artículo

Utiliza este resumen para navegar directamente a la sección más relevante para lo que estás trabajando:

  1. Inicia sesión en el Panel de Aircall
  2. Configura tus números en el Panel de Aircall
  3. Crea tus usuarios, equipos y construye la distribución de llamadas
  4. Utiliza AI Voice Agent para proteger tus líneas y reducir llamadas perdidas 
  5. Configura la mensajería (SMS, Whatsapp y cumplimiento)
  6. Haz que tu equipo trabaje en Aircall Workspace
  7. Conecta tus herramientas clave con Aircall (integraciones)
  8. Usa Aircall Analytics y Live Monitoring en tu primer mes
  9. Otras funciones de alto valor para explorar 
  10. Si necesitas ayuda

1. Inicia sesión en el Panel de Aircall

Principalmente relevante para: Admin y Supervisores

Inicia sesión en el Panel de Aircall, que es la plataforma principal para Administradores y Supervisores. Puedes encontrar más información sobre cómo acceder y navegar por el Panel de Aircall en nuestros artículos:

Cuando abras el Panel de Aircall, te recomendamos empezar desde la pestaña Inicio. Esta página te ofrece una lista de verificación de incorporación integrada donde puedes ver y seguir tu progreso en lo básico. 

En los siguientes pasos de esta guía, te proporcionaremos instrucciones sobre cómo aprovechar al máximo el Panel de Aircall durante tus primeras semanas.

Aunque como Admin o Supervisor tu plataforma principal será el Panel de Aircall, también puedes iniciar sesión en Aircall Workspace para gestionar conversaciones. Puedes descargar la aplicación de escritorio y móvil de Aircall Workspace a través de aircall.io/download.

Nota: Los Agentes gestionan las llamadas de clientes en Aircall Workspace. Los Supervisores y los Administradores utilizan tanto el Aircall Workspace como el Aircall Dashboard. Los Supervisores usan principalmente el Aircall Dashboard para supervisión y capacitación, mientras que los Administradores lo utilizan para la configuración del sistema, la gestión de números y la gestión de usuarios. Para obtener más información sobre los diferentes roles y niveles de acceso, consulta el artículo Roles y permisos en Aircall.

 

Nota: Si tienes permisos de Propietario, tienes acceso a la facturación y a la configuración a nivel de empresa en el Aircall Dashboard. Tus capacidades de configuración dependen de tu rol; el permiso de Propietario solo añade acceso a la facturación y a los detalles de la cuenta.Si tienes preguntas sobre cargos, facturas o métodos de pago, consulta la sección Facturación y suscripción.

2. Configura tus números en el Panel de Aircall

Principalmente relevante para: Admin

Desde Panel de Aircall → pestaña Números, puedes crear fácilmente nuevos números de Aircall o portar tus números de empresa existentes desde tu proveedor anterior. Esta sección te ayuda a elegir la opción correcta, entender los requisitos de verificación y preparar tus números para el enrutamiento de llamadas posterior.

Elige cómo obtendrás tus números

Hay dos formas de obtener números en Aircall:

  1. Crear nuevos números de Aircall directamente desde el Panel de Aircall
  2. Portar números existentes desde tu proveedor actual
Nota: La portabilidad de números no está disponible durante el periodo de prueba. Si estás probando Aircall, empieza con números nuevos y planifica la portabilidad cuando estés listo para pasar a producción.

Crear nuevos números (creación y verificación de nuevos números)

  1. En Panel de Aircall → pestaña Números, crea los primeros números que vas a utilizar (por ejemplo, tu línea principal, ventas, línea de soporte o líneas telefónicas directas). Consulta nuestro artículo Crear un nuevo número en Aircall para más información. La creación de números está disponible a través del Panel de Aircall o mediante solicitud a nuestro equipo de Soporte, dependiendo de los requisitos de compra de números. 
  2. Si vas a crear un número internacional, asegúrate de tener la documentación necesaria para crear el número para el país que deseas. Puedes encontrar esta información en nuestro artículo: Requisitos de compra de números por país. Para saber más sobre el proceso de envío de documentos y los plazos, consulta Verificar tu número en el Panel de Aircall.  
Importante: Para empezar a usar tus nuevos números, tus documentos deben ser validados. Ten en cuenta que los números de EE. UU. pueden crearse de inmediato, mientras que en otros países puede tardar hasta tres días, dependiendo de los documentos enviados.
Durante el proceso de aprobación, puedes configurar tu número en la distribución de llamadas.

Portar números existentes (trae tus propios números)

Si quieres mantener los números que ya aparecen en tu sitio web, firmas de correo o materiales de marketing:

  1. Infórmate sobre el proceso de portabilidad de Aircall en nuestro artículo Guía de portabilidad de Aircall.
  2. Revisa los requisitos de portabilidad por país en nuestro artículo Requisitos de portabilidad de números por país.
  3. Envía una solicitud para portar tus números seleccionados a través del Panel de Aircall. Ve a la sección Números y haz clic en Crear o portar un número > Portar un número. 
  4. Asegúrate de que los responsables internos sepan que la portabilidad puede tardar (alrededor de 2-3 semanas) y planifica tu puesta en marcha en consecuencia. Puedes continuar con la configuración del número mientras la portabilidad está en curso, pero el número no será utilizable en Aircall hasta que se complete el proceso.

Directrices para llamadas salientes

Si planeas llamar internacionalmente o realizar campañas, te recomendamos revisar nuestras Directrices para llamadas salientes: permisos y restricciones, especialmente para Norteamérica y otras regiones reguladas.

Puedes encontrar artículos con información detallada sobre números en nuestra sección de Gestión de números. 

Regulación de mensajería A2P 10DLC

Si has creado números de EE. UU. y planeas usarlos para enviar SMS a números estadounidenses, deberás enviar un formulario de registro directamente en el Panel de Aircall lo antes posible. Consulta estos artículos para saber por dónde empezar: A2P 10DLC.

3. Crea tus usuarios y equipos y construye la distribución de llamadas

Principalmente relevante para: Admin

Crea usuarios y equipos en Aircall según la estructura de tu organización, para que las personas adecuadas reciban las llamadas correctas y puedas informar con precisión sobre el rendimiento de tus equipos. 

Nota: Smartflows = distribución de llamadas
Smartflows es la función del Aircall Dashboard que te permite crear tu distribución de llamadas: quién suena, cuándo suena, durante cuánto tiempo, en qué orden, con qué menús y mensajes, y qué ocurre si nadie responde.

Crea tus usuarios y equipos

En Panel de Aircall → pestaña Usuarios y Equipos:

  1. Crea uno o varios usuarios: añade a todos los que vayan a trabajar en Aircall. 
  2. Asigna a cada usuario el rol y los permisos adecuados. Por ejemplo, Agente, Supervisor o Admin. Los permisos de Propietario se pueden añadir además de un rol. Para más información sobre cómo crear usuarios y asignarles roles, visita Gestionar usuarios individuales en el Panel de Aircall.
  3. Crea tus equipos (para colas de llamadas y enrutar llamadas a grupos de usuarios), por ejemplo, Ventas o Soporte. Para más detalles sobre cómo crear tus equipos, consulta nuestro artículo Gestionar equipos en el Panel de Aircall.

Si quieres gestionar la disponibilidad de tu equipo y usuarios, consulta nuestro artículo Admins: Configura tu horario laboral personalizado y gestiona la disponibilidad.

Puedes encontrar más artículos con información detallada sobre la gestión de usuarios y equipos en nuestra sección de Usuarios y equipos.

Asigna usuarios y equipos a números

Para decidir quién recibe realmente las llamadas en un número, configura la distribución de llamadas en Smartflows:

  1. En Panel de Aircall → Números, selecciona el número que deseas configurar.
  2. Ve a la pestaña Distribución de llamadas para abrir el Smartflow de ese número.
  3. Añade uno o varios widgets Ring To y selecciona los equipos y/o usuarios específicos que deben recibir llamadas para este número. Esto es lo que los asigna a la cola de llamadas del número.
  4. Si necesitas que alguien pueda hacer llamadas pero no recibirlas (por ejemplo, un manager que solo se une o monitoriza llamadas), utiliza la configuración Acceso a llamadas y datos en la pestaña Equipos y Usuarios del número en lugar de añadirlos a los pasos Ring To.

Puedes ir a la pestaña Equipos y Usuarios del número y revisar la sección Usuarios y equipos asignados para ver qué usuarios y equipos están adjuntos, pero la edición de quién recibe llamadas se realiza a través del Smartflow.

Para más información sobre cómo asignar usuarios y equipos a números, consulta nuestros artículos Smartflows: widget Ring To y Configurar números: Integraciones y Equipos y Usuarios.

Nota: Los Agentes no pueden recibir llamadas si no están asignados a un número o a una distribución de llamadas. En esta situación, si un agente intenta realizar una llamada en el Aircall Workspace, el botón de llamada aparecerá desactivado.

Construye tu distribución de llamadas con Smartflows

Una vez que existan usuarios, equipos y números, puedes diseñar cómo se mueven las llamadas por tu sistema en Smartflows:

  1. Ve a Panel de Aircall → Números
  2. Selecciona el número y ve a la sección Distribución de llamadas
  3. Elige una plantilla de Smartflows (por ejemplo, cola simple, IVR, flujo fuera de horario) o empieza desde cero.
Consejo: Las plantillas son una buena manera de empezar rápidamente sin tener que diseñar cada paso por tu cuenta.
  1. Configura tu horario comercial mediante el widget de regla de tiempo para determinar cuándo tu línea está abierta o cerrada. 
  2. Configura cómo deben sonar las llamadas: elige si ciertas personas deben sonar siempre primero o si las llamadas deben sonar a todo el equipo. Puedes aprender más sobre las opciones de timbrado disponibles en nuestro artículo Widget Ring To.
  3. Añade buzón de voz, música en espera y otros mensajes de audio. Para más información sobre cómo configurar mensajes de buzón de voz, consulta nuestro artículo Configurar números: Buzón de voz, música y mensajes.
  4. Para cada número, crea el Smartflow correspondiente.

Para que todo sea manejable al principio, comienza con un camino claro por número, por ejemplo:

  • Saludo → sonar equipo de Ventas → buzón de voz
  • Saludo → IVR (“1 para Ventas, 2 para Soporte”) → equipo → buzón de voz

Puedes encontrar más información sobre configuración de números, distribución de llamadas y widgets de Smartflows disponibles en nuestra sección de Enrutamiento y flujos de llamadas.

Prueba y edita tus flujos de llamadas

Antes de implementarlo para todos:

  1. Prueba con un grupo pequeño: Pide a 1–2 administradores, responsables de equipo y/o algunos agentes que realicen y reciban llamadas de prueba.
  2. Prueba diferentes escenarios:
    • Llama durante el horario comercial y fuera de horario para cada número respectivo
    • Deja sonar una llamada sin contestar para ver qué ocurre (cola, buzón de voz, alternativa).
    • Prueba transferencias y llamadas internas entre equipos.
  3. Comprueba lo que ves en Aircall Workspace y confirma que las llamadas aparecen como esperas.

Si algo no se comporta como esperabas, ajusta el Smartflow y repite la prueba antes de añadir más ramas o colas.

4. Utiliza AI Voice Agent para proteger tus líneas y reducir llamadas perdidas

Principalmente relevante para: Admin y Supervisores

Una vez que lo básico (números, enrutamiento y equipos) esté estable, puedes empezar a explorar AI Voice Agent.

AI Virtual Agent es una herramienta potenciada por IA que te ayuda a gestionar las llamadas entrantes de forma más eficiente. Puede:

  • Recoger solicitudes estructuradas de devolución de llamada para tu equipo fuera del horario comercial, para que puedas devolver las llamadas con todo el contexto.
  • Desviar preguntas frecuentes simples y repetitivas como primera línea de defensa antes de transferir a un representante humano.
  • Actuar como recepcionista virtual recopilando información clave (nombre, motivo de la llamada, detalles de la cuenta) antes de enrutar a la cola o persona adecuada.
  • Filtrar el acceso a tu equipo calificando a los llamantes (por ejemplo, clientes existentes vs prospectos, alta prioridad vs baja prioridad) antes de hacer sonar a los agentes.
  • Actuar como red de seguridad cuando tus representantes humanos están demasiado ocupados para atender nuevas llamadas, ayudando a garantizar que ninguna llamada se pierda por completo.
  • Reducir los tiempos de espera y las llamadas perdidas en general, compartiendo resúmenes de llamadas en Aircall Workspace para el seguimiento.

Para empezar:

  1. Lee Resumen de AI Voice Agent de Aircall para capacidades y requisitos previos.
  2. Elige uno o dos casos de uso simples para probar.
  3. Configura AI Voice Agent, en la pestaña AI Voice Agent en el panel, en los números relevantes e intégralo en tus Smartflows añadiendo el widget de AI voice agent en tu distribución de llamadas.
  4. Monitoriza los resultados en Analytics / Live Monitoring y ajusta los mensajes y flujos según vayas aprendiendo.

5. Configura la mensajería (SMS, WhatsApp y cumplimiento)

Principalmente relevante para: Admin

Con Aircall, puedes hacer más que realizar y recibir llamadas: también puedes usarlo como una potente herramienta de mensajería. Esto significa que puedes intercambiar mensajes SMS y MMS, e incluso configurar WhatsApp para tu empresa utilizando tus números de Aircall. Vamos a centrarnos en los aspectos más importantes de las herramientas de mensajería.

SMS & MMS

• Disponibilidad:
Antes de habilitar SMS & MMS, asegúrate de que tus números sean compatibles con las directrices enlazadas. Puedes consultar la lista de países admitidos y requisitos en el artículo SMS (Mensajería de texto empresarial).

• Activación:
El SMS & MMS se habilita a nivel de empresa. Una vez activado, verás el icono SMS/MMS junto a los números compatibles en la pestaña Números de tu Panel de Aircall. Para habilitar la función, simplemente contacta con nuestro equipo de Atención al Cliente.

• Límites de mensajería:
Para asegurar una experiencia fluida, asegúrate de familiarizarte con las limitaciones de mensajería así como los tamaños de archivo soportados y formatos para MMS.

• Registro en CRM:
Tu actividad de SMS puede registrarse automáticamente en integraciones CRM compatibles como HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zendesk, Monday, Intercom y Zoho CRM. Asegúrate de configurar esto desde el primer día para un seguimiento óptimo.

A2P 10DLC 

¿Planeas enviar SMS o MMS usando números de EE. UU. o Canadá? Si es así, este paso es obligatorio.

Para cumplir con las regulaciones de los operadores, debes completar tu registro A2P 10DLC:

Si usas números Toll-Free para SMS/MMS

Si planeas enviar SMS/MMS desde números Toll-Free de EE. UU. o Canadá, no pasan por A2P 10DLC. En su lugar, deben ser verificados como Toll-Free:

  • La verificación Toll-Free es un proceso separado y obligatorio para todas las empresas que usan números Toll-Free de EE. UU./CA para mensajería.
  • Mientras la verificación está pendiente, se permite el SMS saliente pero sujeto a límites estrictos; el tráfico Toll-Free no verificado puede ser bloqueado por los operadores.
  • Para verificar tus números Toll-Free, debes contactar con el Soporte de Aircall y enviar los detalles de tu empresa, caso de uso, volumen esperado y la información de opt-in.

Para detalles completos y límites actuales, consulta Cumplimiento de mensajería para números Toll-Free de EE. UU. y Canadá.

Importante: Los SMS salientes desde números de Aircall hacia números gratuitos (Toll-Free) no son compatibles. Para obtener más información, consulta No se pueden enviar mensajes de texto (SMS/MMS) a números Toll-Free.

WhatsApp en Aircall

Si WhatsApp es un canal clave de comunicación para tus clientes, puedes integrarlo fácilmente con el complemento WhatsApp en Aircall .

Qué permite:

  • Usar tus números de Aircall para mensajería de WhatsApp
  • Enviar, recibir y rastrear mensajes de WhatsApp directamente desde Aircall Workspace y CRMs

Para empezar:

  1. Asegúrate de tener una Cuenta de Negocios de Meta preparada. Este paso puede ser un poco complicado, así que te recomendamos realizar el curso de Whatsapp en el Aircall Learning Lab para aprender más al respecto.
Importante: Se necesita una Meta Business Account para que WhatsApp funcione.
  1. Añade WhatsApp en Aircall a tu suscripción en Panel de Aircall > Mi empresa > Plan. Ten en cuenta que esto deberá hacerlo alguien con permisos de Propietario.
  2. Sigue Configurar WhatsApp en Aircall para conectar los números correctos
  3. Crea plantillas de mensajes de WhatsApp que mejor se adapten a las necesidades de tu empresa
  4. En el panel de Aircall, en la sección de usuarios y equipos, asigna licencias a tus agentes, en complementos asignados, para que puedan usar WhatsApp con sus números de Aircall

6. Haz que tu equipo trabaje en Aircall Workspace

Principalmente relevante para: Admin y Supervisores

Asegúrate de que los agentes sepan dónde trabajar y cómo gestionar llamadas desde el primer día.

Presenta Aircall Workspace

  1. Comparte nuestros artículos ¿Qué es Aircall Workspace? o Cómo acceder a Aircall Workspace y realizar llamadas con todos los nuevos agentes.
  2. Haz hincapié en que Aircall Workspace, ya sea web, escritorio o móvil, es su aplicación principal para llamadas, mensajes e historial de llamadas.
  3. Para agentes y supervisores, comparte con ellos nuestra Guía de primeros pasos para agentes: tu primera semana en Aircall Workspace.

Alinea los comportamientos básicos

Tener expectativas claras aquí ayudará a tu equipo a sacar más valor de Aircall y hará que los informes sean más significativos. Asegúrate de que tus agentes sepan:

  1. Cómo cambiar su estado de disponibilidad y cómo su estado impacta en el enrutamiento de llamadas e informes
  2. Cuándo y cómo usar After Call Work (ACW) para terminar notas y etiquetado después de la llamada
  3. Cómo registrar notas de calidad, etiquetas y disposiciones para que los datos de Analytics y monitorización sigan siendo relevantes y útiles.

Puedes reforzar estas expectativas en el formato que tu equipo ya use (por ejemplo, un breve documento interno, lista de verificación de incorporación o sesiones de coaching).

Para más detalles sobre estos conceptos, consulta nuestros artículos:

7. Conecta tus herramientas clave con Aircall (integraciones)

Principalmente relevante para: Admin

Conectar Aircall con tus otras herramientas mantiene llamadas, contexto del cliente y acciones de seguimiento en un solo lugar. Las integraciones reducen el trabajo manual, mejoran los informes y hacen que Aircall se integre perfectamente en tus flujos de trabajo diarios.

Puedes encontrar artículos con información detallada sobre lo básico de las integraciones en nuestra sección de Conceptos básicos de integración.

Elige una integración principal para empezar

Comienza con la herramienta que sea más central para el trabajo diario de tu equipo, normalmente tu CRM o helpdesk.

Las integraciones de CRM y helpdesk más comunes incluyen: Salesforce, HubSpot, Zendesk, Pipedrive, Monday.com y Shopify. 

También puedes explorar muchas más opciones directamente desde el Aircall App Marketplace, donde encontrarás todas las integraciones compatibles y sus requisitos.

Antes de configurar, revisa rápidamente cualquier requisito previo en la documentación de la integración (permisos, requisitos de plan, configuración técnica, etc.).

Utiliza los artículos “Cómo configurar”

  1. Abre la guía de configuración de la integración:
  2. Configura:
    • Cómo se registran las llamadas (automático versus manual),
    • Dónde aparecen las notas y etiquetas (si está disponible para tu integración),
    • A qué objetos se adjuntan las llamadas, como contactos, tickets o tratos.

8. Usa Aircall Analytics y Live Monitoring en tu primer mes

Principalmente relevante para: Admin y Supervisores

Aircall ofrece un conjunto de herramientas de análisis y monitorización en vivo que te ayudan a medir cómo tu equipo utiliza Aircall, entender el rendimiento de agentes y equipos, y gestionar tus operaciones de manera más efectiva. 

Puedes acceder a estas herramientas en el menú de la izquierda del Panel de Aircall. Las principales son:

Live Monitoring

Utiliza Live Monitoring para ver lo que está sucediendo en tiempo real (llamadas actuales, colas, estado de los agentes) para así poder dar soporte en vivo a tus equipos.

Las capacidades exactas dependen de tu plan: Live Monitoring Lite si tienes un plan Essential, Live Monitoring Pro si tienes un plan Professional, o Live Monitoring+ si tienes el complemento Analytics+. 

Para más detalles, consulta nuestro artículo Primeros pasos con Live Monitoring y Live Monitoring+.

Analytics

En Analytics, encontrarás varios paneles que te ayudan a entender tendencias y rendimiento a lo largo del tiempo. Los paneles exactos y sus capacidades dependen de tu plan (Essential, Professional o complemento Analytics+), pero normalmente incluyen:

  • Resumen: actividad general en llamadas, mensajes y uso de AI Voice Agent; tendencias y KPIs clave de un vistazo.
  • Diagnóstico de red: detecta y soluciona problemas de red o calidad.
  • Entrantes / Salientes / No contestadas / Actividad de usuario (disponible para clientes con el plan Professional y el complemento Analytics+): vistas centradas para entender el volumen de llamadas entrantes, salientes, llamadas perdidas y el comportamiento de los agentes.
  • Paneles Analytics+ (por ejemplo, Actividad de usuario+, Entrantes+, Salientes+, Llamadas no contestadas+, Monitorización+, Historial de estado de usuario+): análisis avanzados disponibles para clientes con el complemento Analytics+.

Para un desglose completo de qué paneles de Analytics están disponibles en cada plan, consulta nuestro artículo Funciones de Analytics por plan: ¿qué incluye? 

Para una guía paso a paso sobre paneles específicos y mejores prácticas, visita nuestra sección de Analytics y Monitorización en el Centro de Ayuda.

9. Otras funciones de alto valor para explorar

Una vez que lo básico (números, enrutamiento, mensajes, integraciones y AI Voice Agent) esté estable, puedes empezar a explorar otras funciones de productividad que amplifican el valor de Aircall.

  • Power Dialer (solo disponible en el plan Professional): un marcador de ventas secuencial/de línea única que avanza automáticamente por las listas de llamadas para que los representantes puedan hablar con más prospectos con menos marcación manual, especialmente cuando se combina con integraciones CRM. 
  • AI Assist Pro: IA avanzada que ofrece coaching en tiempo real, mensajes en vivo y flujos de trabajo automatizados post-llamada para ayudar a los agentes a mantener mejores conversaciones y ahorrar tiempo administrativo. 
  • Aircall Surveys: te permite enviar encuestas post-llamada por SMS o correo electrónico para medir la satisfacción del cliente y el rendimiento del equipo por teléfono.

Cada una de estas funciones tiene su propia sección dedicada en el Centro de Ayuda con pasos de configuración y mejores prácticas. Si quieres explorar otras funciones de Aircall, consulta aircall.io/pricing

10. Si necesitas ayuda

Si experimentas problemas usando Aircall Workspace o el Panel de Aircall, puedes buscar ayuda mediante:

Consulta nuestro Centro de Ayuda y Asistente de IA

  • Abre nuestro Centro de Ayuda y utiliza el Asistente de IA de Aircall para sugerencias instantáneas.
  • Asegúrate de explicar en detalle lo que buscas: ¿qué intentas hacer? ¿Qué tipo de dificultades estás experimentando?. 
  • Sigue los pasos de solución de problemas recomendados para tu situación.

Si tienes preguntas sobre cargos, facturas o métodos de pago, consulta nuestra sección de Facturación y Suscripción.

Si necesitas más ayuda, puedes contactar con Atención al Cliente de Aircall.

Consejo: Si deseas profundizar en todo lo que hemos compartido en esta guía, visita Aircall Learning Lab: descripción general. Allí encontrarás rutas de aprendizaje relevantes, como Smartflows, analytics o funcionalidades de IA.