La función de Equipos te permite organizar, filtrar y agrupar agentes para que los clientes sean dirigidos a las personas adecuadas según el idioma, el rol, las habilidades u otros criterios. Puedes asignar equipos a números de teléfono, controlar cómo se distribuyen las llamadas y configurar colas y horarios de trabajo.
Este artículo explica cómo los Administradores pueden crear y gestionar equipos en el Panel de Control de Aircall, añadir usuarios y conectar equipos a números.
Antes de empezar
- Debes ser Administrador para crear y gestionar equipos.
- Los equipos pueden utilizarse para:
- Agrupar agentes por idioma, ubicación, rol o habilidades
- Añadir cobertura adicional a un número
- Usar colas y opciones avanzadas de distribución de llamadas
Importante: E:
Si tienes el plan Professional de Aircall, puedes crear tantos equipos como necesites.
Si tienes el plan Essentials, puedes crear un máximo de tres equipos.
No hay un número mínimo ni máximo de usuarios dentro de un solo equipo. Un equipo puede estar formado por una sola persona o por toda tu plantilla.
Crear un nuevo equipo
Los administradores de Aircall pueden crear y editar equipos desde el Panel de Control de Aircall.
Pasos:
- Ve a Panel de Control de Aircall > Usuarios y Equipos > Equipos.
- Haz clic en Crear equipo en el recuadro verde en la esquina superior derecha.
- Elige un nombre para tu equipo.
- Elige un emoji para distinguir visualmente tu equipo y confirma el nombre del equipo.
- Haz clic en Crear.
Importante: E:
No puedes crear dos equipos con el mismo nombre. Si intentas crear un equipo con un nombre que ya está en uso, verás un error y tendrás que elegir otro nombre.
Gestionar un equipo existente
Desde la página de Configuración del equipo puedes:
- Editar el nombre del equipo
- Actualizar el emoji
- Añadir o eliminar usuarios
- Eliminar el equipo
Pasos:
- En la sección de Equipos, haz clic en el equipo que deseas gestionar.
- Ajusta el nombre o el emoji según sea necesario.
- Utiliza el área de Miembros del equipo para añadir o eliminar usuarios.
- Haz clic en Guardar si se solicita, o confirma los cambios.
Si eliminas un equipo, sus usuarios seguirán activos, pero el equipo ya no aparecerá en las distribuciones de llamadas.
Añadir usuarios a un equipo
Una vez que el equipo existe, puedes añadir agentes desde el Panel de Control. Hay dos formas de añadir usuarios a un equipo.
Opción 1: Desde la lista de equipos
Pasos:
- Ve a Panel de Control de Aircall > Usuarios y Equipos > Equipos.
- Junto a un equipo, haz clic en + Añadir un usuario (si está disponible).
- Busca el usuario que deseas añadir.
- Haz clic en Añadir.
Opción 2: Desde la página de configuración del equipo
Pasos:
- Ve a Panel de Control de Aircall > Usuarios y Equipos > Equipos.
- Busca y selecciona el equipo que has creado.
- En la sección de Miembros del equipo, haz clic en Añadir usuario.
- Busca los usuarios que deseas añadir al equipo.
- Haz clic en Añadir.
Después de crear tu equipo y añadir usuarios, puedes asignar el equipo en la Distribución de llamadas de cualquier número, y establecer la regla de llamada y el tiempo de cola para ese equipo.
Eliminar usuarios de un equipo
- Ve a Panel de Control de Aircall > Usuarios y Equipos > Equipos.
- Busca y selecciona el equipo que has creado y quieres modificar.
- En la sección de Miembros del equipo, localiza el usuario que deseas eliminar.
- Haz clic en los tres puntos a la derecha del nombre del usuario y haz clic en Eliminar usuario del equipo.
Asignar un equipo a un número de teléfono
Para usar un equipo en llamadas entrantes, debes añadirlo a la Distribución de llamadas de un número. En la pestaña Números del Panel de Control de Aircall, selecciona el número al que quieres asignar usuarios/equipos y ve a la sección Equipos y Usuarios.
Una vez hecho esto, ese equipo recibirá llamadas según las reglas que establezcas y el número estará listo para realizar y recibir llamadas usando ese equipo.
Para más información sobre cómo asignar usuarios y equipos a números, consulta nuestro artículo Configurar números: Integraciones y Equipos & Usuarios.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir utilizando un sistema en cascada?
Sí. Puedes seguir utilizando un sistema en cascada incluyendo usuarios individuales y equipos juntos en tu distribución de llamadas. Los usuarios y equipos pueden alternarse, y puedes definir el orden de llamada simplemente arrastrando y soltando para personalizar el flujo.
¿Cómo gestiono la duración de mi cola?
Puedes elegir cuánto tiempo permanecen los clientes en la cola para cada equipo. Las opciones de duración de la cola incluyen 20 segundos, 1, 3, 5, 10, 15 o 40 minutos, según las necesidades de tu empresa.
¿Cuáles son las diferentes opciones de distribución de llamadas para un equipo?
Aircall ofrece varias opciones de distribución de llamadas para un equipo:
-
Simultánea: Las llamadas suenan a todos los compañeros disponibles al mismo tiempo.
Si se selecciona esta opción y tu cola dura 1 minuto, la llamada entrante sonará simultáneamente a todos los agentes disponibles durante 1 minuto. -
Distribución aleatoria: Las llamadas se distribuyen aleatoriamente entre los agentes disponibles.
Con una cola de 1 minuto, una llamada entrante sonará aleatoriamente a un agente disponible y después pasará al siguiente agente disponible si la llamada no se responde. -
Mayor tiempo inactivo: Las llamadas van primero al usuario que lleva más tiempo inactivo.
Con una cola de 1 minuto, una llamada entrante sonará al agente con más pasará al usuario con el segundo mayor tiempo inactivo si es necesario.
Mi equipo trabaja en diferentes turnos. ¿Qué implicaciones tiene?
Puedes establecer horarios de trabajo del equipo para que un equipo solo reciba llamadas durante sus horarios programados utilizando la Regla de Horario y el widget Llamar a. Los miembros del equipo también pueden configurar su disponibilidad directamente desde la app Aircall Workspace, para ver las instrucciones consulta Aircall Workspace: Configuración de la cuenta.
También puedes crear diferentes equipos o dividir un equipo grande en equipos más pequeños para asegurar que todas las horas de servicio estén cubiertas.
Para más detalles sobre el y cómo configurar de la mejor manera la distribución de llamadas, consulta la sección dedicada en nuestro Centro de Ayuda Enrutamiento y flujos de llamadas.
Para consejos sobre cómo la función de Equipos puede ayudar a limitar devoluciones de llamadas durante transferencias y reducir significativamente la tasa de llamadas perdidas, también puedes leer la entrada de blog relacionada.
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