Instalar y configurar la integración monday.com V2

Tras la instalación de la App de Aircall en tu cuenta de monday, sigue estos pasos en el Panel de Control de Aircall:

1. Inicia sesión en el Panel de Control de Administrador de Aircall --> selecciona Integraciones & API

2. En la sección Todas las integraciones, busca monday.com V2 y haz clic en ella

3. Haz clic en Instalar integración

5. En la página de autorización, haz clic en Autorizar

A continuación, se te pedirá que:

• Hagas clic en Añadir números

•  

• Haz clic en Añadir números en la esquina inferior derecha para continuar

NOTA:
Debe vincularse al menos un número para que la actividad de llamadas y mensajes se registre en monday.com. Puedes actualizar la asignación de números en cualquier momento en el Panel de Control de Aircall.

Serás redirigido a monday.com para completar la autorización. Si no has iniciado sesión, se te pedirá que lo hagas primero.

NOTA:
Esta integración puede instalarse usando cualquier producto de monday.com: CRM, Service, Work Management o Dev.

Después de completar los pasos, haz clic en Finalizar para continuar a la página de configuración de la integración.

Si no tienes derechos de Administrador o los permisos necesarios en la cuenta de monday.com utilizada para la instalación de la integración, verás una pantalla como la siguiente para informarte de que la instalación no se ha completado. Consulta el artículo para más detalles. 

Tableros añadidos durante la instalación

Se crearán automáticamente dos nuevos tableros en tu cuenta de monday.com:

• Aircall Calls: Registra toda la actividad relacionada con llamadas

• Aircall Messages: Registra mensajes SMS y WhatsApp

Estos tableros incluyen el ID de integración en sus nombres (por ejemplo, Aircall Calls (xxxx)) para distinguir entre múltiples instalaciones. El ID de integración también aparece en la URL de la integración y en la sección Configuración del Panel de Control de Aircall.

NOTA:
Estos tableros se crean en tu Espacio de trabajo principal de monday.com, pero puedes moverlos a otros Espacios de trabajo si lo necesitas.

Cada instalación de integración crea su propio conjunto de tableros.

Configuración de los ajustes de tu integración

Resumen de los ajustes de integración

En la sección General, puedes:

• Alternar la integración entre Activa/Inactiva

• Añadir un nombre personalizado para identificar tu integración

• Añadir o eliminar números de Aircall asociados

• Eliminar la integración si ya no es necesaria

Configuración 

Tras la instalación de la integración, es importante configurar los ajustes de la integración para garantizar su correcto funcionamiento. Haz clic en la pestaña "Configuración" para de la integración. 

Registro de llamadas y mensajes

Aquí verás los IDs de los tableros Aircall Calls y Aircall Messages (enlaces clicables a los tableros de monday)

Ajustes de integración Contacto/Lead

Estos ajustes te permiten vincular un tablero de monday.com que gestione los datos de contactos o leads.

Pasos:

1. Selecciona tu tablero de Contacto/Lead

2. Selecciona las columnas de Número de teléfono y Nombre

Importante: E:
Solo los tableros Públicos y Compartidos de tu cuenta de monday.com aparecerán en la lista de tableros disponibles. Los tableros privados no se muestran.

Esta configuración habilita funciones como:

• Tarjetas Insight

• Creación de contactos

• Sincronización de contactos

• Registro de eventos en la línea de tiempo

NOTA:
Asegúrate de que las columnas seleccionadas sean correctas. Selecciones incorrectas pueden impedir que las funciones relacionadas funcionen como se espera.

seleccionando Sí en el ajuste correspondiente.

Personalizar las Insight Cards

Una vez seleccionado el tablero de Contacto/Lead y las columnas requeridas, la Insight Card básica se habilita automáticamente. Esta tarjeta muestra:

• Nombre del contacto

• Un enlace al tablero de monday correspondiente

  Para mostrar campos adicionales, habilita la Insight Card personalizada, que te permite seleccionar dos columnas extra del tablero de Contacto/Lead.

  

  NOTA:
  Las Insight Cards requieren la selección de un tablero Contacto/Lead y de las columnas Número de teléfono y Nombre.
  

  Creación y sincronización de contactos

  Activa estas opciones para gestionar contactos entre Aircall y monday.com:

  • Creación de contacto: Cuando se recibe/realiza una llamada o se recibe/envía un mensaje desde/hacia un número que aún no está en el tablero, se crea una nueva fila con el nombre por defecto Aircall New Contact y el número de teléfono.

  • Sincronización de contactos: Cuando se recibe/realiza una llamada o se recibe/envía un mensaje desde/hacia un número, los nombres y números de teléfono de contacto en el tablero seleccionado se sincronizan con la aplicación Aircall. Las actualizaciones en monday.com se reflejarán en Aircall tras la siguiente llamada o mensaje con ese número externo.

  

  Obtén más información en Sincronización de los contactos de tu integración con Aircall.

  Registro de eventos en la línea de tiempo

  Activa Registrar llamadas y mensajes como eventos en la línea de tiempo para ver el historial de comunicaciones en la vista Email & Activities de tu tablero de contactos.

  

  Importante: E:
  Esta función solo está disponible usando el producto monday.com CRM o un tablero creado usando la plantilla de Contactos.

  Haz clic en Guardar cambios para aplicar la configuración seleccionada.

  Reglas de automatización

  Puedes configurar reglas de automatización en tableros específicos para actualizar valores en función de las etiquetas de Aircall usadas durante las llamadas.

  

  Pasos:

  1. Selecciona el tablero y la columna Número de teléfono utilizada para identificar los contactos

  2. Elige la columna de destino a actualizar (debe ser de tipo Estado o Desplegable)

  3. Haz clic en + Añadir regla de automatización de etiqueta y define:

     • La etiqueta de Aircall que activa la regla

     • La columna a actualizar

     • El nuevo valor a aplicar

  

  

  Puedes añadir varias reglas por tablero. Si es compatible, también puedes establecer valores en vacío.

  

  NOTA:
  Evita reglas de automatización conflictivas que modifiquen la misma columna con resultados diferentes.
  

  Ajustes de registro

  Controla el comportamiento del registro desde esta sección:

  • Activar registro de llamadas: El valor predeterminado es Sí

  • Activar registro de mensajes (SMS y WhatsApp): El valor predeterminado es No

  • Registrar transcripción de llamadas: El valor predeterminado es No

  

  

  NOTA:
  Si el paquete AI Assist o AI Assist Pro no está habilitado para una empresa, los ajustes relacionados con el registro de transcripción de llamadas estarán deshabilitados.

  

  Ajustes de Automatización de SMS 

  Puedes crear reglas de Automatización de SMS para enviar mensajes SMS basados en desencadenantes/eventos específicos en monday.com. Para más detalles, consulta Automatización de SMS en la integración monday.com V2.

  Importante: E:
  • Si tanto el registro de llamadas como el de eventos en la línea de tiempo están deshabilitados, no se registrarán datos de comunicación en monday.com.
  • Si los tableros de contactos no se configuran correctamente, se usará el nombre de contacto por defecto "Aircall New Contact" en los registros.
  • El registro de mensajes incluye tanto SMS como WhatsApp.
  • Los registros de transcripción de llamadas se añaden tanto al tablero Aircall Calls como a los eventos en la línea de tiempo si están habilitados.

  Consejos para un mejor uso

  • Selecciona el tablero y las columnas correctas de Contacto/Lead para asegurar que funciones como Insight Cards, Sincronización de Contactos y Eventos en la Línea de Tiempo funcionen correctamente.

  • Aprovecha las múltiples instalaciones para configurar la integración de manera diferente para varios equipos o flujos de trabajo.

  • Utiliza reglas de automatización para actualizar automáticamente los campos del CRM en función de las etiquetas añadidas durante las llamadas de Aircall.

  • Supervisa el ID de Integración y los IDs de los tableros para cada instalación para mantener las configuraciones organizadas.