Esta guía es para agentes y miembros del equipo que utilizarán Aircall para gestionar llamadas y mensajes a diario. Se centra en Aircall Workspace (web, escritorio y móvil) y cómo se conecta con tus otras herramientas.

Nota: Si estás usando Aircall como parte de una prueba, lee Experiencia de prueba con Aircall si no tienes claro qué está incluido en tu configuración actual. Aun así, puedes seguir esta guía para aprender cómo funciona Workspace y cómo será tu día a día.

Resumen del artículo

Utiliza este resumen para navegar directamente a la sección más relevante para lo que estás trabajando:

  1. Cómo usar Aircall
  2. Inicia sesión y configúrate
  3. Navegando por Aircall Workspace
  4. Gestionar tus llamadas en Aircall Workspace
  5. Gestionar tus mensajes en Aircall Workspace
  6. Finaliza tus llamadas con trabajo posterior a la llamada
  7. Si necesitas ayuda

1. Cómo usar Aircall

Normalmente, usarás Aircall de dos formas:

  • Aircall Workspace: tu aplicación principal para llamadas, mensajes, historial de llamadas y bandeja de entrada.
  • Dentro de tu CRM o helpdesk: usando CTI o la extensión de navegador, por ejemplo, click-to-call en Salesforce, HubSpot, Zendesk, Intercom o Pipedrive.
Nota: Si eres un Agente con permisos de propietario, tendrás acceso restringido al Panel de Control de Aircall (principalmente facturación e información de la empresa). Tu trabajo diario seguirá realizándose en Aircall Workspace y no podrás gestionar equipos, números, Analytics o licencias como un Administrador o Supervisor. Para más información sobre el Panel de Control de Aircall, consulta nuestros artículos:
- Iniciar sesión en el Panel de Control de Aircall
- Panel de Control de Aircall: Resumen

2. Inicia sesión y configúrate

Acepta tu invitación e inicia sesión

  1. Abre tu correo de invitación de Aircall o utiliza el método de inicio de sesión único de tu empresa.
  2. Completa el proceso de inicio de sesión. Si no sabes cuál es el método de autenticación en tu empresa, contacta con tu administrador.
  3. Si tienes dificultades para iniciar sesión, consulta los siguientes recursos:

Abre Aircall Workspace

  1. Instala Aircall Workspace en tu ordenador, navegador y/o dispositivo móvil, según cómo trabaje tu equipo. 
    1. Si utilizas un dispositivo iOS, ve a la App Store y busca la app de Aircall.
    2. Si utilizas un dispositivo Android, ve a Play Store y busca la app de Aircall.
  2. También puedes usar la versión web, pero recomendamos descargar la aplicación para una mejor experiencia.
  3. Sigue Cómo acceder a Aircall Workspace y realizar llamadas para pasos detallados.

3. Navegando por Aircall Workspace

Para aprender lo básico sobre Aircall Workspace, consulta nuestro artículo ¿Qué es Aircall Workspace?

La sección de Bandeja de entrada en Aircall Workspace tiene tres pestañas principales donde accederás a todas las interacciones con tus clientes:

  • Conversaciones: incluye tanto llamadas como interacciones por mensajes
  • Llamadas: tus llamadas entrantes y salientes
  • Mensajes: tus mensajes recibidos y enviados

Desde el menú lateral también puedes acceder y gestionar tus Contactos.

Para más información sobre cómo gestionar tu bandeja de entrada y la sección de contactos, consulta nuestro artículo Aircall Workspace: Sección de Bandeja de entrada y Contactos

Si tu empresa tiene el Plan Profesional de Aircall, en el menú lateral de la app de escritorio y web también encontrarás la pestaña Power Dialer. El Power Dialer te permite importar una lista de números con un solo clic y llamar a todos sin copiar y pegar o cambiar de herramienta, con tiempo incorporado tras cada llamada para añadir notas y etiquetas. Esta herramienta es muy utilizada entre nuestros clientes con casos de uso de ventas.

Si quieres saber más sobre Power Dialer, consulta nuestro artículo Aircall Workspace: Power Dialer.

Los artículos anteriores te mostrarán cómo:

  • Navegar por Aircall Workspace
  • Gestionar contactos y conversaciones
  • Encontrar o actualizar detalles de clientes
  • Usar la funcionalidad de power dialer

4. Gestionar tus llamadas en Aircall Workspace

Nota: Si al intentar realizar una llamada en Aircall Workspace el botón aparece en gris, contacta con tu administrador para que te asigne un número.

Para aprender a recibir y realizar llamadas, consulta nuestros artículos:

Esto te mostrará cómo:

  • Configurar tu estado (Disponible / No disponible / Trabajo posterior a la llamada)
  • Responder y realizar llamadas
  • Silenciar, poner en espera, transferir y añadir compañeros cuando sea necesario.
  • Escuchar mensajes de voz y grabaciones.

5. Gestionar tus mensajes en Aircall Workspace

Para aprender a enviar y recibir mensajes, consulta nuestros artículos:

Consulta nuestro artículo SMS (Mensajería de texto empresarial) para verificar si tu número es compatible con SMS.

Esto te mostrará cómo:

  • Recibir y enviar SMS/MMS
  • Leer y enviar mensajes a través de WhatsApp

6. Finaliza tus llamadas con trabajo posterior a la llamada

Después de cada llamada, utiliza el trabajo posterior a la llamada para terminar todo mientras la conversación aún está reciente. Esto ayuda a tu equipo a hacer seguimiento de resultados, aprender de las llamadas y evitar datos desordenados más adelante.

En Aircall Workspace, puedes usar tu tiempo de cierre para:

  • Añadir notas claras para que cualquiera entienda qué se habló y qué sucede después.
  • Aplicar etiquetas y disposiciones para que tu equipo pueda informar sobre temas, resultados y motivos de éxito o abandono.
  • Revisar la transcripción de la llamada y el resumen de IA (si está disponible en tu plan/región) para comprobar rápidamente los puntos clave y las acciones a realizar.
  • Prepararte para tu próxima llamada sin que te interrumpan llamadas entrantes nuevas.

Una vez que estés familiarizado con el sistema de etiquetas de tu equipo y los hábitos tras la llamada, tu responsable podrá usar Analytics e informes para detectar patrones, formar de manera más eficaz y mejorar los procesos con el tiempo.

Consulta nuestro artículo Aircall Workspace: Trabajo posterior a la llamada (notas, etiquetas, disposiciones) para saber cómo mantener notas y etiquetas limpias.

7. Si necesitas ayuda

Si tienes problemas al usar Aircall Workspace, puedes buscar ayuda de las siguientes formas:

Consulta nuestro Centro de Ayuda y Asistente de IA

  • Abre nuestro Centro de Ayuda y utiliza el Asistente de IA de Aircall para sugerencias instantáneas.
  • Asegúrate de explicar en detalle qué estás buscando: ¿qué intentas hacer? ¿Qué tipo de dificultades experimentas?
  • Sigue los pasos de resolución recomendados para tu situación.

Contacta con tu administrador o responsable de equipo

Si sigues necesitando ayuda tras consultar el Centro de Ayuda, contacta con tu administrador o responsable de equipo.

Tu administrador podrá entonces revisar la configuración en el Panel de Control de Aircall, comprobar Analytics o el Historial de llamadas en busca de patrones y contactar con Soporte al Cliente de Aircall en tu nombre con tu ejemplo si es necesario.

Consejo: Si te gustaría profundizar en todo lo mencionado en esta guía, visita nuestro Aircall Learning Lab: Una visión general. Encontrarás rutas de aprendizaje relevantes, como Smartflows, analytics o funciones de IA.