Dieser Leitfaden richtet sich an Supervisoren und Admins, die Aircall für ihr Team einführen möchten. Es ist Ihr 30-Tage-Guide, um alles sicher einzurichten und so schnell wie möglich den größten Nutzen aus Aircall zu ziehen. Er hilft Ihnen dabei:

  • Nummern, Teams und Anrufweiterleitung im Aircall Dashboard einzurichten
  • Agenten im Aircall Workspace einrichten und arbeiten lassen
  • Ihre wichtigsten Tools mit Aircall zu integrieren
  • Analytics nutzen, um Leistung und Anrufaktivitäten zu überwachen
Hinweis: Wenn Sie sich noch in der Testphase befinden, lesen Sie zunächst Testerlebnis mit Aircall, um zu wissen, was in Ihrer Testphase enthalten ist und was sich ändert, sobald Sie zu einem vollständigen Konto wechseln. Die Checkliste können Sie dennoch nutzen, um den Onboarding-Ablauf zu verstehen und Ihre Einrichtung vorzubereiten.

Artikelübersicht

Nutzen Sie diese Übersicht, um direkt zum für Sie relevantesten Abschnitt zu springen:

  1. Anmeldung im Aircall Dashboard
  2. Einrichtung Ihrer Nummern im Aircall Dashboard
  3. Erstellen Sie Ihre Nutzer, Teams und bauen Sie die Anrufverteilung auf
  4. Nutzen Sie den AI Voice Agent, um Ihre Leitungen zu schützen und verpasste Anrufe zu reduzieren 
  5. Messaging einrichten (SMS, Whatsapp und Compliance)
  6. Ihr Team im Aircall Workspace arbeiten lassen
  7. Verbinden Sie Ihre wichtigsten Tools mit Aircall (Integrationen)
  8. Nutzen Sie Aircall Analytics und Live Monitoring im ersten Monat
  9. Weitere wertvolle Funktionen entdecken 
  10. Wenn Sie Hilfe benötigen

1. Anmeldung im Aircall Dashboard

Hauptsächlich relevant für: Admin & Supervisoren

Melden Sie sich im Aircall Dashboard an, der primären Plattform für Admins und Supervisoren. Weitere Informationen zum Zugriff und zur Navigation im Aircall Dashboard finden Sie in unseren Artikeln:

Wenn Sie das Aircall Dashboard öffnen, empfehlen wir Ihnen, mit dem Tab Home zu beginnen. Diese Seite bietet Ihnen eine integrierte Onboarding-Checkliste, in der Sie Ihren Fortschritt bei den Grundlagen sehen und verfolgen können. 

In den nächsten Schritten dieser Anleitung geben wir Ihnen Anweisungen, wie Sie das Aircall Dashboard in den ersten Wochen optimal nutzen.

Auch wenn das Aircall Dashboard Ihre primäre Plattform als Admin oder Supervisor ist, können Sie sich auch im Aircall Workspace anmelden, um Gespräche zu führen. Sie können die Aircall Workspace Desktop- und Mobile-App über aircall.io/download herunterladen.

Hinweis: Agents bearbeiten Kundenanrufe im Aircall Workspace. Supervisor und Administratoren nutzen sowohl den Aircall Workspace als auch das Aircall Dashboard. Supervisor verwenden das Aircall Dashboard hauptsächlich für Monitoring und Coaching, während Administratoren es für die Systemkonfiguration sowie die Nummern- und Benutzerverwaltung nutzen. Weitere Details zu den verschiedenen Rollen und Zugriffsebenen finden Sie im Artikel Rollen und Berechtigungen in Aircall.
Hinweis: Wenn Sie Owner-Berechtigungen haben, erhalten Sie im Aircall Dashboard Zugriff auf die Abrechnung und Einstellungen auf Unternehmensebene. Ihre Konfigurationsmöglichkeiten hängen von Ihrer Rolle ab; die Owner-Berechtigung ergänzt lediglich den Zugriff auf Abrechnung und Kontodetails.Bei Fragen zu Gebühren, Rechnungen oder Zahlungsmethoden finden Sie Informationen im Bereich Abrechnung und Abonnement.

2. Einrichtung Ihrer Nummern im Aircall Dashboard

Hauptsächlich relevant für: Admin

Im Aircall Dashboard → Tab Nummern können Sie ganz einfach neue Aircall-Nummern erstellen oder Ihre bestehenden Geschäftsnummern von Ihrem bisherigen Anbieter portieren. In diesem Abschnitt erfahren Sie, welche Option für Sie die richtige ist, welche Verifizierungsanforderungen bestehen und wie Sie Ihre Nummern für die spätere Anrufverteilung vorbereiten.

Wählen Sie, wie Sie Ihre Nummern erhalten

Es gibt zwei Möglichkeiten, Nummern in Aircall zu erhalten:

  1. Erstellen Sie neue Aircall-Nummern direkt im Aircall Dashboard
  2. Portieren Sie bestehende Nummern von Ihrem aktuellen Anbieter
Hinweis: Die Rufnummernportierung ist während der Testphase nicht verfügbar. Wenn Sie Aircall testen, beginnen Sie mit neuen Nummern und planen Sie die Portierung, sobald Sie bereit für den Live-Betrieb sind.

Neue Nummern erstellen (Nummernerstellung & Verifizierung)

  1. Im Aircall Dashboard → Tab Nummern erstellen Sie die ersten Nummern, die Sie verwenden werden (z. B. Ihre Hauptleitung, Vertriebs-, Supportleitung oder direkte Durchwahlen). Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Eine neue Nummer in Aircall erstellen. Die Nummernerstellung ist je nach Anforderung entweder direkt im Aircall Dashboard oder per Anfrage beim Support-Team möglich. 
  2. Wenn Sie eine internationale Nummer erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen Unterlagen für das Zielland haben. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel: Anforderungen für den Nummernkauf nach Land. Näheres zum Dokumentenprozess und Zeitrahmen finden Sie unter Nummer im Aircall Dashboard verifizieren.  
Achtung: Damit Sie Ihre neuen Nummern nutzen können, müssen Ihre Dokumente validiert werden. Beachten Sie, dass US-Nummern sofort erstellt werden können, während es für andere Länder – je nach eingereichten Dokumenten – bis zu drei Tage dauern kann.
Während des Genehmigungsprozesses können Sie Ihre Nummer bereits in der Anrufverteilung einrichten.

Bestehende Nummern portieren (eigene Nummern mitbringen)

Wenn Sie die Nummern behalten möchten, die bereits auf Ihrer Website, in E-Mail-Signaturen oder Marketingmaterialien stehen:

  1. Informieren Sie sich über den Aircall-Portierungsprozess in unserem Artikel Aircall Portierungsleitfaden.
  2. Überprüfen Sie die Portierungsanforderungen je Land in unserem Artikel Anforderungen für Nummernportierung nach Land.
  3. Stellen Sie im Aircall Dashboard einen Antrag auf Portierung der gewünschten Nummern. Gehen Sie zum Bereich Nummern und klicken Sie auf Nummer erstellen oder portieren > Nummer portieren. 
  4. Weisen Sie interne Beteiligte darauf hin, dass die Portierung Zeit in Anspruch nehmen kann (ca. 2–3 Wochen), und planen Sie Ihr Go-Live entsprechend. Die Nummer kann während der Portierung bereits konfiguriert, aber erst nach Abschluss genutzt werden.

Richtlinien für ausgehende Anrufe

Wenn Sie internationale Anrufe planen oder Kampagnen durchführen, empfehlen wir Ihnen, unsere Richtlinien für ausgehende Anrufe: Berechtigungen und Einschränkungen insbesondere für Nordamerika und andere regulierte Regionen zu prüfen.

Weitere Artikel mit detaillierten Informationen zu Nummern finden Sie in unserem Bereich Nummernverwaltung. 

A2P 10DLC Messaging-Regulierung

Wenn Sie US-Nummern erstellt haben und diese für SMS-Versand an US-Telefonnummern nutzen möchten, müssen Sie so schnell wie möglich ein Registrierungsformular direkt im Aircall Dashboard einreichen. Bitte lesen Sie hierzu diese Artikel: A2P 10DLC.

3. Nutzer & Teams erstellen und Anrufverteilung aufbauen

Hauptsächlich relevant für: Admin

Erstellen Sie Nutzer und Teams in Aircall entsprechend Ihrer Organisationsstruktur, damit die richtigen Personen die richtigen Anrufe erhalten und Sie die Teamleistung genau auswerten können. 

Hinweis: Smartflows = Anrufverteilung
Smartflows ist die Funktion im Aircall Dashboard, mit der Sie Ihre Anrufverteilung erstellen: wer klingelt, wann geklingelt wird, wie lange geklingelt wird, in welcher Reihenfolge, mit welchen Menüs und Ansagen und was passiert, wenn niemand antwortet.

Nutzer und Teams erstellen

Im Aircall Dashboard → Tab Nutzer & Teams:

  1. Erstellen Sie einen oder mehrere Nutzer: Fügen Sie alle hinzu, die mit Aircall arbeiten werden. 
  2. Weisen Sie jedem Nutzer die passende Rolle und Berechtigung zu, z. B. Agent, Supervisor oder Admin. Die Owner-Berechtigung kann zusätzlich vergeben werden. Weitere Informationen zur Nutzererstellung und Rollenzuweisung finden Sie unter Verwaltung einzelner Nutzer im Aircall Dashboard.
  3. Erstellen Sie Ihre Teams (für Warteschlangen und Anrufweiterleitung an Nutzergruppen), z. B. Vertrieb oder Support. Details zur Teamerstellung finden Sie in unserem Artikel Teams im Aircall Dashboard verwalten.

Wenn Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams und Ihrer Nutzer verwalten möchten, lesen Sie unseren Artikel Admins: Benutzerdefinierte Arbeitszeiten konfigurieren und Verfügbarkeit verwalten.

Weitere Artikel zur Verwaltung von Nutzern und Teams finden Sie im Bereich Nutzer & Teams.

Nutzer und Teams Nummern zuweisen

Um festzulegen, wer Anrufe auf einer Nummer erhält, konfigurieren Sie die Anrufverteilung in Smartflows:

  1. Im Aircall Dashboard → Nummern wählen Sie die Nummer, die Sie konfigurieren möchten.
  2. Gehen Sie zum Tab Anrufverteilung, um den Smartflow für diese Nummer zu öffnen.
  3. Fügen Sie ein oder mehrere Ring To-Widgets hinzu und wählen Sie die Teams und/oder spezifischen Nutzer aus, die Anrufe für diese Nummer erhalten sollen. Damit werden sie der Anrufwarteschlange der Nummer zugewiesen.
  4. Wenn jemand nur ausgehende Anrufe tätigen, aber keine empfangen soll (z. B. ein Manager zum Mithören oder Überwachen), nutzen Sie stattdessen im Tab Teams & Nutzer der Nummer die Einstellung Anrufe und Datenzugriff, anstatt sie zu den Ring To-Schritten hinzuzufügen.

Im Tab Teams & Nutzer der Nummer können Sie im Bereich Zugewiesene Nutzer und Teams prüfen, wer zugeordnet ist. Änderungen, wer Anrufe erhält, erfolgen jedoch über den Smartflow.

Weitere Informationen zur Zuweisung von Nutzern und Teams zu Nummern finden Sie in den Artikeln Smartflows: Ring To Widget und Nummern konfigurieren: Integrationen und Teams & Nutzer.

Hinweis: Agents können keine Anrufe erhalten, wenn sie keiner Nummer bzw. keiner Anrufverteilung zugewiesen sind. In diesem Fall ist die Anruftaste im Aircall Workspace ausgegraut, wenn ein Agent versucht, einen Anruf zu tätigen.

Ihre Anrufverteilung mit Smartflows aufbauen

Sobald Nutzer, Teams und Nummern bestehen, können Sie in Smartflows gestalten, wie Anrufe durch Ihr System laufen:

  1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard → Nummern
  2. Wählen Sie die Nummer und gehen Sie zum Bereich Anrufverteilung
  3. Wählen Sie eine Smartflows Vorlage (z. B. einfache Warteschlange, IVR, After-Hours-Flow) oder starten Sie von Grund auf neu.
Tipp: Vorlagen sind eine gute Möglichkeit, schnell zu starten, ohne jeden Schritt selbst entwerfen zu müssen.
  1. Konfigurieren Sie Ihre Geschäftszeiten über das Time Rule Widget, um festzulegen, wann Ihre Leitung offen oder geschlossen ist. 
  2. Konfigurieren Sie wie Anrufe klingeln sollen: Entscheiden Sie, ob bestimmte Personen immer zuerst klingeln oder ob das ganze Team klingelt. Mehr zu den Klingeloptionen finden Sie im Artikel Ring To Widget.
  3. Fügen Sie Voicemail, Wartemusik und andere Audio-Nachrichten hinzu. Weitere Informationen zur Konfiguration von Voicemail finden Sie im Artikel Nummern konfigurieren: Voicemail, Musik und Nachrichten.
  4. Erstellen Sie für jede Nummer den passenden Smartflow.

Um den Einstieg zu erleichtern, starten Sie zunächst mit einem klaren Ablauf pro Nummer, zum Beispiel:

  • Begrüßung → Vertriebsteam klingeln → Voicemail
  • Begrüßung → IVR („1 für Vertrieb, 2 für Support“) → Team → Voicemail

Weitere Informationen zu Nummernkonfiguration, Anrufverteilung und verfügbaren Smartflows-Widgets finden Sie im Bereich Routing & Anrufabläufe.

Testen und Bearbeiten Ihrer Anrufabläufe

Bevor Sie für alle ausrollen:

  1. Testen mit einer kleinen Gruppe: Bitten Sie 1–2 Admins, Teamleiter und/oder einige Agenten, Testanrufe zu tätigen und zu empfangen.
  2. Testen Sie verschiedene Szenarien:
    • Anruf während und außerhalb der Geschäftszeiten für jede Nummer
    • Lassen Sie einen Anruf klingeln, ohne abzuheben, um zu sehen, was passiert (Warteschlange, Voicemail, Fallback).
    • Probieren Sie Weiterleitungen und interne Anrufe zwischen Teams.
  3. Prüfen Sie, was im Aircall Workspace angezeigt wird und bestätigen Sie, dass Anrufe wie erwartet erscheinen.

Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert, passen Sie den Smartflow an und wiederholen Sie den Test, bevor Sie weitere Verzweigungen oder Warteschlangen hinzufügen.

4. Nutzen Sie den AI Voice Agent, um Ihre Leitungen zu schützen und verpasste Anrufe zu reduzieren

Hauptsächlich relevant für: Admin & Supervisoren

Sobald Ihre Grundlagen (Nummern, Routing und Teams) stabil sind, können Sie beginnen, den AI Voice Agent zu erkunden.

AI Virtual Agent ist ein KI-gestütztes Tool, das Ihnen hilft, eingehende Anrufe effizienter zu bearbeiten. Es kann:

  • Strukturierte Rückrufanfragen außerhalb der Geschäftszeiten für Ihr Team sammeln, damit Sie Rückrufe mit vollständigem Kontext durchführen können.
  • Einfache, wiederkehrende FAQs als erste Verteidigungslinie abfangen, bevor an einen menschlichen Ansprechpartner weitergeleitet wird.
  • Als virtueller Empfang agieren, indem es wichtige Informationen (Name, Grund des Anrufs, Kontodetails) sammelt, bevor zur richtigen Warteschlange oder Person weitergeleitet wird.
  • Den Zugang zu Ihrem Team steuern, indem es Anrufer qualifiziert (z. B. bestehende Kunden vs. Interessenten, hohe vs. niedrige Priorität), bevor Agenten klingeln.
  • Als Sicherheitsnetz agieren, wenn Ihre menschlichen Vertreter zu beschäftigt sind, um neue Anrufe anzunehmen, damit kein Anruf komplett verloren geht.
  • Wartezeiten und verpasste Anrufe insgesamt reduzieren und Gesprächszusammenfassungen im Aircall Workspace für die Nachbearbeitung bereitstellen.

So starten Sie:

  1. Lesen Sie Aircalls AI Voice Agent Übersicht für Funktionen und Voraussetzungen.
  2. Wählen Sie ein oder zwei einfache Anwendungsfälle zum Testen.
  3. Konfigurieren Sie den AI Voice Agent im Tab AI Voice Agent im Dashboard auf den relevanten Nummern und integrieren Sie ihn in Ihre Smartflows, indem Sie das AI Voice Agent Widget in Ihre Anrufverteilung einfügen.
  4. Überwachen Sie die Ergebnisse in Analytics / Live Monitoring und passen Sie Prompts und Abläufe an, während Sie lernen.

5. Messaging einrichten (SMS, WhatsApp und Compliance)

Hauptsächlich relevant für: Admin

Mit Aircall können Sie mehr als nur Anrufe tätigen und entgegennehmen – Sie können es auch als leistungsstarkes Messaging-Tool nutzen. Das heißt, Sie können SMS- und MMS-Nachrichten austauschen und sogar WhatsApp für Ihr Unternehmen mit Ihren Aircall-Nummern einrichten. Sehen wir uns die wichtigsten Aspekte der Messaging-Tools an.

SMS & MMS

• Verfügbarkeit:
Bevor Sie SMS & MMS aktivieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Nummern mit den verlinkten Richtlinien kompatibel sind. Die Liste unterstützter Länder und Anforderungen finden Sie im Artikel SMS (Business Text Messaging).

• Aktivierung:
SMS & MMS werden auf Unternehmensebene aktiviert. Nach der Aktivierung sehen Sie das SMS/MMS-Symbol neben kompatiblen Nummern im Tab Nummern Ihres Aircall Dashboards. Um die Funktion zu aktivieren, wenden Sie sich einfach an unser Customer Support Team.

• Messaging-Limits:
Für ein reibungsloses Erlebnis machen Sie sich mit den Messaging-Einschränkungen sowie den unterstützten Dateigrößen und Formaten für MMS vertraut.

• CRM-Protokollierung:
Ihre SMS-Aktivitäten können automatisch in unterstützte CRM-Integrationen wie HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Zendesk, Monday, Intercom und Zoho CRM protokolliert werden. Stellen Sie sicher, dass dies von Anfang an für optimales Tracking konfiguriert ist.

A2P 10DLC 

Planen Sie, SMS oder MMS mit US- oder kanadischen Nummern zu versenden? Falls ja, ist dieser Schritt verpflichtend.

Um konform mit den Carrier-Richtlinien zu bleiben, müssen Sie Ihre A2P 10DLC-Registrierung abschließen:

Wenn Sie gebührenfreie Nummern für SMS/MMS verwenden

Wenn Sie SMS/MMS von US- oder kanadischen gebührenfreien Nummern senden möchten, unterliegen diese nicht A2P 10DLC. Stattdessen müssen sie gebührenfrei verifiziert werden:

  • Die gebührenfreie Verifizierung ist ein separater, verpflichtender Prozess für alle Unternehmen, die US/CA-Gebührenfreie Nummern für Messaging nutzen.
  • Während der Verifizierung sind ausgehende SMS erlaubt, jedoch strengen Limits unterworfen; nicht verifizierter gebührenfreier Traffic kann von Carriern blockiert werden.
  • Um Ihre gebührenfreien Nummern zu verifizieren, wenden Sie sich an den Aircall Support und reichen Sie Ihre Unternehmensdaten, Anwendungsfall, erwartetes Volumen und Opt-in-Informationen ein.

Vollständige Details und aktuelle Limits finden Sie unter Messaging-Compliance für gebührenfreie US- und Kanada-Nummern.

Achtung: Ausgehende SMS von Aircall-Nummern an gebührenfreie Nummern (Toll-Free) werden nicht unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Kann keine Textnachrichten (SMS/MMS) an Toll-Free-Nummern senden.

WhatsApp in Aircall

Wenn WhatsApp ein wichtiger Kommunikationskanal für Ihre Kunden ist, können Sie es nahtlos mit dem WhatsApp in Aircall Add-on integrieren.

Was es ermöglicht:

  • Nutzen Sie Ihre Aircall-Nummern für WhatsApp-Nachrichten
  • Senden, empfangen und verfolgen Sie WhatsApp-Nachrichten direkt aus Aircall Workspace und CRMs

So starten Sie:

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Meta Business Account bereit haben. Dieser Schritt kann etwas knifflig sein, daher empfehlen wir Ihnen, den WhatsApp-Kurs im Aircall Learning Lab zu absolvieren, um mehr darüber zu erfahren.
Achtung: Ein Meta Business Account ist erforderlich, damit WhatsApp funktioniert.
  1. Fügen Sie WhatsApp in Aircall zu Ihrem Abonnement im Aircall Dashboard > Mein Unternehmen > Plan hinzu. Beachten Sie, dass dies von jemandem mit Owner-Berechtigung durchgeführt werden muss.
  2. Folgen Sie WhatsApp in Aircall einrichten, um die richtigen Nummern zu verbinden
  3. Erstellen Sie WhatsApp-Nachrichtenvorlagen, die Ihren Geschäftsanforderungen am besten entsprechen
  4. Weisen Sie im Aircall Dashboard im Bereich Nutzer & Teams Lizenzen Ihren Agenten unter „Zugewiesene Add-ons“ zu, damit sie WhatsApp mit ihren Aircall-Nummern nutzen können

6. Ihr Team im Aircall Workspace arbeiten lassen

Hauptsächlich relevant für: Admin & Supervisoren

Stellen Sie sicher, dass Agenten vom ersten Tag an wissen, wo sie arbeiten und wie sie Anrufe bearbeiten.

Aircall Workspace vorstellen

  1. Teilen Sie unseren Artikel Was ist Aircall Workspace? oder Wie man auf Aircall Workspace zugreift und Anrufe tätigt mit allen neuen Agenten.
  2. Betonen Sie, dass Aircall Workspace – ob Web, Desktop oder Mobil – ihre Haupt-App für Anrufe, Nachrichten und Anrufhistorie ist.
  3. Für Agenten und Supervisoren teilen Sie unseren Agenten-Einstiegsguide: Ihre erste Woche im Aircall Workspace.

Grundlegende Verhaltensweisen abstimmen

Klare Erwartungen helfen Ihrem Team, mehr aus Aircall herauszuholen und machen Berichte aussagekräftiger. Stellen Sie sicher, dass Ihre Agenten wissen:

  1. Wie sie ihren Agenten-Verfügbarkeitsstatus ändern und wie sich dieser auf Routing und Berichte auswirkt
  2. Wann und wie sie After Call Work (ACW) nutzen, um Notizen und Tags nach dem Anruf zu vervollständigen
  3. Wie sie hochwertige Notizen, Tags und Dispositions erfassen, damit Analytics- und Monitoring-Daten relevant und nützlich bleiben.

Sie können diese Erwartungen in jedem Format festigen, das Ihr Team bereits nutzt (z. B. ein internes Kurz-Dokument, Onboarding-Checkliste oder Coachings).

Weitere Details zu diesen Konzepten finden Sie in unseren Artikeln:

7. Verbinden Sie Ihre wichtigsten Tools mit Aircall (Integrationen)

Hauptsächlich relevant für: Admin

Durch die Anbindung von Aircall an Ihre anderen Tools bleiben Anrufe, Kundenkontext und Folgeaktionen an einem Ort. Integrationen reduzieren manuelle Arbeit, verbessern Berichte und sorgen für eine nahtlose Einbindung von Aircall in Ihre täglichen Abläufe.

Weitere Artikel zu den Grundlagen der Integrationen finden Sie im Bereich Integrationsgrundlagen.

Wählen Sie eine Hauptintegration zum Start

Beginnen Sie mit dem Tool, das für die tägliche Arbeit Ihres Teams am zentralsten ist – meist Ihr CRM oder Helpdesk.

Die gängigsten CRM- und Helpdesk-Integrationen sind: Salesforce, HubSpot, Zendesk, Pipedrive, Monday.com und Shopify. 

Viele weitere Optionen finden Sie direkt im Aircall App Marketplace, wo Sie alle unterstützten Integrationen und deren Anforderungen finden.

Prüfen Sie vor der Konfiguration kurz alle Voraussetzungen in der jeweiligen Dokumentation (Berechtigungen, Plananforderungen, technisches Setup etc.).

Nutzen Sie die „How to configure“-Artikel

  1. Öffnen Sie die Setup-Anleitung der Integration:
  2. Konfigurieren Sie:
    • Wie Anrufe protokolliert werden (automatisch oder manuell),
    • Wo Notizen und Tags erscheinen (falls für Ihre Integration verfügbar),
    • Mit welchen Objekten Anrufe verknüpft werden, z. B. Kontakte, Tickets oder Deals.

8. Nutzen Sie Aircall Analytics und Live Monitoring im ersten Monat

Hauptsächlich relevant für: Admin & Supervisoren

Aircall bietet eine Suite von Analytics- und Live-Monitoring-Tools, mit denen Sie messen können, wie Ihr Team Aircall nutzt, die Leistung von Agenten & Teams verstehen und Ihre Abläufe effektiver steuern können. 

Sie finden diese im linken Menü des Aircall Dashboards. Die wichtigsten sind:

Live Monitoring

Mit Live Monitoring sehen Sie, was in Echtzeit passiert (aktuelle Anrufe, Warteschlangen, Agentenstatus), damit Sie Ihr Team live unterstützen können.

Die genauen Funktionen hängen von Ihrem Plan ab: Live Monitoring Lite beim Essential-Plan, Live Monitoring Pro beim Professional-Plan oder Live Monitoring+ mit dem Analytics+-Add-on. 

Details finden Sie im Artikel Erste Schritte mit Live Monitoring & Live Monitoring+.

Analytics

Unter Analytics finden Sie mehrere Dashboards, die Ihnen helfen, Trends und Leistung im Zeitverlauf zu verstehen. Die genauen Dashboards und deren Funktionen hängen von Ihrem Plan ab (Essential, Professional oder Analytics+-Add-on), beinhalten aber typischerweise:

  • Übersicht: Gesamtaktivität über Anrufe, Nachrichten und AI Voice Agent-Nutzung; wichtige Trends und KPIs auf einen Blick.
  • Netzwerkdiagnose: Netzwerk- oder Qualitätsprobleme erkennen und beheben.
  • Eingehende / Ausgehende / Nicht beantwortete / Nutzeraktivität (verfügbar für Kunden mit Professional-Plan und Analytics+-Add-on): Spezielle Ansichten, um eingehende Anrufvolumina, ausgehende Anrufe, verpasste Anrufe und Agentenverhalten zu verstehen.
  • Analytics+-Dashboards (z. B. User Activity+, Inbound+, Outbound+, Unanswered Calls+, Monitoring+, User Status History+): Erweiterte Analysen für Kunden mit Analytics+-Add-on.

Eine vollständige Übersicht, welche Analytics-Dashboards in welchem Plan enthalten sind, finden Sie im Artikel Analytics-Funktionen nach Plan: Was ist enthalten? 

Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu einzelnen Dashboards und Best Practices finden Sie im Bereich Analytics & Monitoring im Help Center.

9. Weitere wertvolle Funktionen entdecken

Sobald Ihre Grundlagen (Nummern, Routing, Nachrichten, Integrationen und AI Voice Agent) stabil sind, können Sie weitere Produktivitätsfunktionen kennenlernen, die den Wert von Aircall steigern.

  • Power Dialer (nur im Professional-Plan verfügbar): Ein sequentieller/Einzelwahl-Vertriebsdialer, der automatisch Anruflisten abarbeitet, sodass Mitarbeiter mehr Interessenten mit weniger manuellen Wahlen erreichen – besonders in Kombination mit CRM-Integrationen. 
  • AI Assist Pro: Fortgeschrittene KI, die Echtzeit-Coaching, Live-Prompts und automatisierte Nachbearbeitungs-Workflows bietet, damit Agenten bessere Gespräche führen und Zeit bei der Administration sparen. 
  • Aircall Surveys: Ermöglicht das Versenden von Umfragen nach dem Anruf per SMS oder E-Mail, um Kundenzufriedenheit und Teamleistung am Telefon zu messen.

Jede dieser Funktionen hat einen eigenen Help Center-Bereich mit Einrichtungsanleitungen und Best Practices. Wenn Sie weitere Aircall-Funktionen entdecken möchten, besuchen Sie aircall.io/pricing

10. Wenn Sie Hilfe benötigen

Bei Problemen mit der Nutzung von Aircall Workspace oder Aircall Dashboard können Sie Hilfe erhalten, indem Sie:

Unser Help Center und den AI Assistant nutzen

  • Öffnen Sie unser Help Center und nutzen Sie den Aircall AI Assistant für sofortige Vorschläge.
  • Beschreiben Sie möglichst genau, was Sie suchen: Was möchten Sie tun? Welche Schwierigkeiten treten auf?. 
  • Folgen Sie den empfohlenen Schritten zur Fehlerbehebung für Ihre Situation.

Bei Fragen zu Gebühren, Rechnungen oder Zahlungsmethoden siehe unseren Bereich Abrechnung & Abonnement.

Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an Aircall Customer Support.

Tipp: Wenn Sie eine detailliertere Einführung in alle Inhalte dieser Anleitung wünschen, besuchen Sie Aircall Learning Lab: Überblick. Dort finden Sie relevante Lernpfade wie Smartflows, Analytics oder KI-Funktionen.