Questa guida è destinata agli Agenti e ai membri del team che useranno Aircall ogni giorno per gestire chiamate e messaggi. Si concentra su Aircall Workspace (web, Desktop e Mobile) e su come si collega agli altri Strumenti.

Nota: Se utilizzi Aircall nell'ambito di una Prova, consulta Esperienza di Prova con Aircall se non sai con certezza cosa è incluso nella configurazione attuale. Puoi comunque seguire questa guida per scoprire come funziona Workspace e come si svolgerà la tua attività quotidiana.

Panoramica dell'articolo

Usa questa Panoramica per passare direttamente alla sezione più pertinente per l'attività che stai svolgendo:

  1. Come utilizzare Aircall
  2. Accedi e configura il tuo account
  3. Navigare in Aircall Workspace
  4. Gestire le chiamate in Aircall Workspace
  5. Gestire i messaggi in Aircall Workspace
  6. Concludere le chiamate con il Lavoro post-chiamata
  7. Se hai bisogno di aiuto

1. Come utilizzare Aircall

Di solito utilizzerai Aircall in due modi:

  • Aircall Workspace: l'App principale per chiamate, messaggi, Cronologia e Posta in arrivo.
  • All'interno del CRM o dell'Helpdesk: utilizzando CTI o l'estensione del browser, ad esempio per la funzione clicca per chiamare in Salesforce, HubSpot, Zendesk, Intercom o Pipedrive.
Nota: Se sei un Agente con autorizzazioni da Proprietario, avrai accesso limitato al Dashboard di Aircall (principalmente a Fatturazione e Informazioni sull'azienda). La tua attività quotidiana si svolgerà comunque in Aircall Workspace e non potrai gestire Team, Numeri, Statistiche o licenze come un Amministratore o un Supervisore. Per ulteriori informazioni sul Dashboard di Aircall, consulta i nostri articoli:
- Accedere al Dashboard di Aircall
- Dashboard di Aircall: Panoramica

2. Accedi e configura il tuo account

Accetta l'invito e accedi

  1. Apri l'e-mail di invito di Aircall oppure utilizza il metodo Single Sign-On (SSO) della tua azienda.
  2. Completa la procedura di accesso. Se non conosci il Metodo di autenticazione utilizzato nella tua azienda, contatta il tuo Amministratore.
  3. Se riscontri difficoltà durante l'accesso, consulta le seguenti risorse:

Apri Aircall Workspace

  1. Installa Aircall Workspace sul Desktop, nel browser e/o sul dispositivo Mobile, in base al modo di lavorare del tuo Team. 
    1. Se utilizzi un dispositivo iOs, vai sull'App Store e cerca l'App Aircall.
    2. Se utilizzi un dispositivo Android, vai sul Play Store e cerca l'App Aircall.
  2. Puoi anche utilizzare la versione web, ma consigliamo vivamente di scaricare l'App per un'esperienza migliore.
  3. Segui Come accedere ad Aircall Workspace ed effettuare chiamate per istruzioni dettagliate.

3. Navigare in Aircall Workspace

Per conoscere le nozioni di base di Aircall Workspace, consulta il nostro articolo Che cos'è Aircall Workspace?

La sezione Posta in arrivo di Aircall Workspace contiene tre schede principali da cui potrai accedere a tutte  le interazioni con i clienti:

  • Conversazioni: include le interazioni tramite chiamate e messaggi
  • Chiamate: le tue chiamate in entrata e Chiamate in uscita
  • Messaggi: i messaggi ricevuti e inviati

Dal menu della barra laterale puoi inoltre accedere ai tuoi Contatti e gestirli.

Per ulteriori informazioni sulla gestione delle sezioni Posta in arrivo e Contatti, consulta il nostro articolo Aircall Workspace: sezione Posta in arrivo e Contatti

Se la tua azienda dispone del Piano Professional di Aircall, nel menu della barra laterale dell'App Desktop e web troverai anche la scheda Power dialer. Power dialer consente di importare un elenco di Numeri con un solo clic e di chiamarli uno dopo l'altro senza doverli copiare e incollare o passare da uno strumento all'altro, con del tempo integrato dopo ogni chiamata per aggiungere Note e Tag. Questo strumento è ampiamente utilizzato dai nostri clienti per le attività di vendita.

Se vuoi saperne di più su Power dialer, consulta il nostro articolo Aircall Workspace: Power dialer.

Gli articoli precedenti ti mostreranno come:

  • Navigare in Aircall Workspace
  • Gestire contatti e Conversazioni
  • Trovare o aggiornare i dati dei clienti
  • Utilizzare la funzionalità Power dialer

4. Gestire le chiamate in Aircall Workspace

Nota: Se il pulsante è disattivato quando provi a effettuare una chiamata in Aircall Workspace, contatta il tuo Amministratore affinché ti assegni un Numero.

Per scoprire come ricevere ed effettuare chiamate, consulta i nostri articoli:

Questi articoli ti mostreranno come:

  • Impostare il tuo stato (Disponibile/Non disponibile/Lavoro post-chiamata)
  • Rispondere ed effettuare chiamate
  • Disattivare il microfono, mettere in attesa, trasferire e aggiungere Membri del team quando necessario.
  • Ascoltare i messaggi della Segreteria telefonica e le registrazioni.

5. Gestire i messaggi in Aircall Workspace

Per scoprire come inviare e ricevere messaggi, consulta i nostri articoli:

Consulta il nostro articolo SMS (messaggi di testo aziendali) per verificare se il tuo Numero è compatibile con gli SMS.

Questi articoli ti mostreranno come:

  • Ricevere e inviare SMS/MMS
  • Leggere e inviare messaggi tramite WhatsApp

6. Concludere le chiamate con il Lavoro post-chiamata

Dopo ogni chiamata, usa il Lavoro post-chiamata per completare ogni attività mentre la conversazione è ancora fresca nella memoria. Ciò aiuta il tuo Team a monitorare i risultati, imparare dalle chiamate ed evitare dati disordinati in seguito.

In Aircall Workspace, puoi usare le tue Attività post-chiamata per:

  • Aggiungere Note chiare affinché chiunque possa capire di cosa si è discusso e quali saranno i passaggi successivi.
  • Applicare Tag ed esiti affinché il tuo Team possa creare report su argomenti, risultati e motivi del successo o dell'Abbandono.
  • Esaminare la Trascrizione della chiamata e il Riepilogo dell'AI (se disponibili per il tuo Piano o nella tua area geografica) per verificare rapidamente i punti chiave e gli Elementi da eseguire.
  • Prepararti per la chiamata successiva senza essere interrotto da nuove chiamate in entrata.

Una volta acquisita familiarità con il sistema di Tag e le abitudini di Lavoro post-chiamata del tuo Team, il tuo responsabile potrà usare le Statistiche e i report per individuare tendenze, fornire indicazioni più efficaci e migliorare i processi nel tempo.

Consulta il nostro articolo Aircall Workspace: Lavoro post-chiamata (Note, Tag, esiti) per scoprire come mantenere ordinati Note e Tag.

7. Se hai bisogno di aiuto

Se riscontri problemi durante l'utilizzo di Aircall Workspace, puoi ricevere assistenza nei seguenti modi:

Consulta il nostro Centro assistenza e l'Assistente AI

  • Apri il nostro Centro assistenza e usa l'Assistente Aircall AI per ricevere suggerimenti immediati.
  • Assicurati di spiegare dettagliatamente ciò che cerchi: cosa stai cercando di fare? Che tipo di difficoltà stai riscontrando?
  • Segui i passaggi consigliati per la risoluzione dei problemi relativi alla tua situazione.

Contatta il tuo Amministratore o responsabile del Team

Se hai ancora bisogno di aiuto dopo aver consultato il Centro assistenza, contatta il tuo Amministratore o responsabile del Team.

Il tuo Amministratore potrà quindi verificare le Impostazioni nel Dashboard di Aircall, controllare le Statistiche o la Cronologia per individuare eventuali tendenze e, se necessario, contattare il Supporto clienti Aircall per tuo conto fornendo il tuo esempio.

Suggerimento: Se desideri approfondire tutto ciò che è stato trattato in questa guida, visita Aircall Learning Lab: Panoramica. Troverai percorsi formativi pertinenti, ad esempio su Smartflows, Statistiche o funzionalità di AI.