Aircall Workspace offre ai team un modo semplice per rivedere le conversazioni con i clienti, ascoltare le registrazioni delle chiamate e i messaggi della Segreteria telefonica e comprendere rapidamente i dettagli principali grazie agli Approfondimenti dell'IA. Questo articolo spiega chi può accedere a ciascun tipo di informazione e come trovare e utilizzare queste funzionalità in Workspace.

Importante: Prima di abilitare la Registrazione delle chiamate, verifica che sia legale nella tua regione. Se necessario, aggiungi un'informativa al messaggio di benvenuto o al saluto della chiamata.

Per informazioni su come accedere e scaricare le registrazioni delle chiamate e i messaggi della Segreteria telefonica tramite il Dashboard di Aircall, consulta i nostri articoli: 

Registrazioni delle chiamate in Aircall Workspace

Chi può accedere alle registrazioni delle chiamate

L'accesso alle registrazioni delle chiamate dipende dal ruolo e dalla partecipazione.

Amministratori e Supervisori:

  • Possono accedere a tutte le registrazioni delle chiamate e ai messaggi della Segreteria telefonica dei Numeri che gestiscono.
  • Possono accedere alle registrazioni tramite Aircall Workspace e il Dashboard di Aircall (Cronologia, Centro conversazioni, Live Monitoring ed esportazioni).

Agenti:

  • Per impostazione predefinita, gli Agenti possono accedere solo alle registrazioni delle chiamate a cui hanno partecipato personalmente. Sono incluse le chiamate a cui hanno risposto, che hanno gestito o trasferito, che hanno ricevuto tramite trasferimento o a cui hanno partecipato tramite Conferenza, purché siano assegnati a quel Numero.

  • Gli Amministratori possono estendere questo accesso per consentire agli Agenti di visualizzare tutte le registrazioni sui Numeri a cui sono assegnati, non solo quelle delle proprie chiamate. Questa opzione è utile per il controllo qualità, la formazione o le situazioni in cui gli Agenti devono rivedere una chiamata precedente di un collega, ad esempio per gestire la modifica di una prenotazione. Per abilitare questa impostazione per il tuo Il mio conto, contatta il Supporto Aircall.

Nota: Presto sarà disponibile un'impostazione self-service per consentire agli Amministratori di controllare l'accesso degli Agenti alle registrazioni. Quando sarà disponibile, gli Amministratori potranno gestirlo direttamente dal Dashboard di Aircall senza contattare il Supporto.

Dove vengono archiviate le registrazioni delle chiamate

Quando la Registrazione delle chiamate è abilitata su un Numero, Aircall può registrare le chiamate in entrata e le Chiamate in uscita per finalità di controllo qualità, formazione o conformità.

  • Le registrazioni vengono assegnate al Numero Aircall da cui è stata effettuata o su cui è stata ricevuta la chiamata.
  • Le chiamate interne non vengono registrate.
  • Le chiamate che non soddisfano i requisiti tecnici non vengono salvate. Consulta di seguito Limiti tecnici per le registrazioni.
Importante: Se un Agente mette una chiamata in attesa, la Registrazione delle chiamate continuerà a registrare la voce dell'Agente.

Ascoltare la registrazione di una chiamata in Workspace

Passaggi:

  1. Apri l'App Desktop, web o Mobile di Aircall Workspace.
  2. Vai alla scheda Chiamate o Conversazione.
  3. Seleziona la chiamata che desideri rivedere e scegli Mostra dettagli chiamata (icona in alto a destra nella scheda Conversazione).
Image showing how to access call details
  1. Utilizza il lettore nel pannello dei dettagli della chiamata per riprodurre, mettere in pausa o spostarti all'interno della registrazione.
Nota: Una registrazione è Disponibile solo se la Registrazione delle chiamate era abilitata su quel Numero al momento della chiamata.

Copiare un link a una registrazione di chiamata da Workspace

Puoi condividere una registrazione con una persona autorizzata ad accedervi.

Passaggi:

  1. Nel pannello dei dettagli della chiamata, individua la registrazione.
  2. Seleziona l'icona Condividi l'audio per copiare l'URL.
Image showing where the share the audio button is under call details.
  1. Incolla l'URL in un browser o invialo a un Membro del team che dispone dei diritti di accesso.
  2. Quando apri il link:
    • Accedi con le tue credenziali Aircall.
    • Se non riesci ad accedere al link, cancella la cache e i cookie del browser, riavvia il browser e riprova. Per le istruzioni, consulta il nostro articolo Google Chrome: cancellare cache e cookie.

Dopo l'accesso, la registrazione può essere riprodotta direttamente nel browser.

Per maggiori informazioni, consulta il nostro articolo Attivare la Registrazione delle chiamate in Aircall.

Conservazione e accesso alla cronologia

  • Le registrazioni degli ultimi 6 mesi sono disponibili nella Dashboard di Aircall o tramite un'esportazione dei dati.
  • Per le registrazioni più vecchie di 6 mesi:
    • Contatta il Supporto Aircall per richiedere dati storici sulle chiamate o link alle registrazioni.
    • Il Supporto può fornire i link quando disponibili, ma non può scaricare le registrazioni per tuo conto.
Nota: È possibile accedere alle registrazioni anche tramite l'API di Aircall, in base alla configurazione e alle autorizzazioni.

Limiti tecnici delle registrazioni

Le registrazioni non vengono salvate quando non soddisfano i criteri minimi di Aircall. 

  • Più lunghe di 4 ore
  • Più brevi di 5 secondi
  • Con meno di 2 partecipanti
  • Tutte le chiamate interne
  • Quando vengono salvate, le registrazioni sono sempre associate al Numero Aircall utilizzato per la chiamata

Per ulteriori informazioni sulle regole di registrazione, consulta il nostro articolo Attivazione della Registrazione delle chiamate in Aircall.

Utilizzare la Segreteria telefonica in Aircall Workspace

Chi può accedere ai messaggi della Segreteria telefonica

  • Amministratori e Supervisori possono accedere a tutti i messaggi della Segreteria telefonica dei Numeri che gestiscono.
  • Agenti possono accedere ai messaggi della Segreteria telefonica delle linee condivise in base alle assegnazioni dei Numeri e alle autorizzazioni della Dashboard.

Ascoltare i messaggi della Segreteria telefonica nel Workspace

Passaggi:

  1. Apri l'App Aircall Workspace.
  2. Se hai ricevuto un messaggio in Segreteria telefonica, potrai visualizzarlo e accedervi consultando Conversazioni nel menu a sinistra 
  3. Apri la conversazione che contiene il messaggio della Segreteria telefonica.
Image showing how the voicemail looks like in the Conversations section

  1. Seleziona Mostra altro.

    Image showing where the see more button is

  2. Riproduci il messaggio della Segreteria telefonica utilizzando il lettore nella parte superiore della finestra estesa della chiamata.

    Image showing where the recording is

Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo Configurazione dei Numeri: Segreteria telefonica, musica e messaggi.

Approfondimenti IA in Aircall Workspace

Chi può accedere agli Approfondimenti IA

  • Tutti gli agenti assegnati alla stessa linea possono visualizzare gli Approfondimenti IA per le chiamate su quella linea.
  • Amministratori e Supervisori possono accedere agli Approfondimenti anche in base alle loro autorizzazioni standard della Dashboard.
Suggerimento: Gli Approfondimenti IA consentono ai membri del team di comprendere rapidamente una conversazione e i passaggi successivi senza dover ascoltare l'intera registrazione.

Dove trovare gli Approfondimenti IA

Puoi trovare gli Approfondimenti IA nella Sezione Dettagli chiamata della conversazione. Gli Approfondimenti IA aiutano i Team a capire rapidamente cosa è successo durante una chiamata, senza dover ascoltare l'intera registrazione. Gli Approfondimenti includono il Riepilogo della chiamata, gli Argomenti chiave e gli Elementi da eseguire generati automaticamente dopo la chiamata.

Per ulteriori informazioni su come consultare gli Approfondimenti IA, visita il nostro articolo Aircall Workspace: Dettagli chiamata.

Se gli Approfondimenti IA non sono disponibili:

  • Verifica che le funzionalità IA siano abilitate per Il mio conto.
  • Verifica che la chiamata soddisfi i requisiti minimi, come una lingua supportata o la Durata minima.

Privacy, sicurezza e conformità

Le registrazioni, i messaggi della Segreteria telefonica e i riepiloghi IA possono includere informazioni personali o sensibili. Tieni presente quanto segue:

  • Solo gli Utenti con il ruolo e le autorizzazioni corretti possono accedervi.
  • Potrebbe essere necessario informare i chiamanti che le loro chiamate vengono registrate o elaborate. Puoi configurare un messaggio automatico nella Distribuzione delle chiamate in Smartflows. Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo Richiedere ai chiamanti il consenso alla registrazione utilizzando il widget IVR di Smartflow
  • Segui le politiche aziendali di conservazione dei dati ed eliminazione, soprattutto quando scarichi o condividi file MP3.

Se necessario, consulta il tuo Amministratore o le linee guida interne della tua organizzazione per i dettagli di configurazione, come l'abilitazione della Registrazione delle chiamate o la gestione della conservazione.