Aircall Workspace offre ai team un modo semplice per esaminare le conversazioni con i clienti, ascoltare le registrazioni delle chiamate e i messaggi della segreteria telefonica e comprendere rapidamente i dettagli principali grazie agli approfondimenti dell'IA. Questo articolo spiega chi può accedere a ciascun tipo di informazione e come trovare e utilizzare queste funzionalità in Workspace.
Importante: Prima di abilitare la registrazione delle chiamate, verifica che sia legale nella tua area geografica. Se necessario, aggiungi un'informativa al messaggio di benvenuto o al saluto della chiamata.
Per informazioni su come accedere alle registrazioni delle chiamate e ai messaggi della segreteria telefonica e scaricarli tramite il Dashboard Aircall, consulta i nostri articoli:
- Come utilizzare il Centro conversazioni Aircall
- Live Monitoring: scheda Chiamate
- Cronologia nel Dashboard Aircall
Registrazioni delle chiamate in Aircall Workspace
Chi può accedere alle registrazioni delle chiamate
L'accesso alle registrazioni delle chiamate dipende dal ruolo e dalla partecipazione.
Amministratori e supervisori:
- Possono accedere a tutte le registrazioni delle chiamate e a tutti i messaggi della segreteria telefonica per i numeri che gestiscono.
- Possono accedere alle registrazioni tramite Aircall Workspace e il Dashboard Aircall (Cronologia, Centro conversazioni, Live Monitoring ed esportazioni).
Agenti:
Per impostazione predefinita, gli agenti possono accedere solo alle registrazioni delle chiamate a cui hanno partecipato personalmente. Sono incluse le chiamate a cui hanno risposto, che hanno gestito o trasferito, che hanno ricevuto tramite trasferimento o a cui hanno partecipato tramite conferenza, purché siano assegnati al numero in questione.
Gli amministratori possono ampliare questo accesso per consentire agli agenti di visualizzare tutte le registrazioni associate ai numeri a cui sono assegnati, non solo quelle delle proprie chiamate. Questa opzione è utile per il controllo qualità, la formazione o le situazioni in cui gli agenti devono esaminare una chiamata precedente di un collega, ad esempio per gestire la modifica di una prenotazione. Per abilitare questa impostazione per il tuo conto, contatta il Supporto Aircall.
Nota: Presto sarà disponibile un'impostazione amministrativa self-service per controllare l'accesso degli agenti alle registrazioni. Quando sarà disponibile, gli amministratori potranno gestirla direttamente dal Dashboard Aircall senza contattare il Supporto.
Dove vengono archiviate le registrazioni delle chiamate
Quando la registrazione delle chiamate è abilitata per un numero, Aircall può registrare le chiamate in entrata e in uscita a fini di qualità, formazione o conformità.
- Le registrazioni vengono assegnate al numero Aircall dal quale è stata effettuata o sul quale è stata ricevuta la chiamata.
- Le chiamate interne non vengono registrate.
- Le chiamate che non soddisfano i requisiti tecnici non vengono salvate. Consulta la sezione Limiti tecnici per le registrazioni qui sotto.
Importante: Se un agente mette una chiamata in attesa, la registrazione della chiamata continuerà a registrare la voce dell'agente.
Ascoltare la registrazione di una chiamata in Workspace
Passaggi:
- Apri l'App Aircall Workspace per Desktop, Web o Mobile.
- Vai alla scheda Chiamate o Conversazione.
- Seleziona la chiamata che desideri esaminare e scegli Mostra dettagli chiamata (l'icona in alto a destra nella scheda della conversazione).
- Utilizza il lettore nel pannello dei dettagli della chiamata per riprodurre, mettere in pausa o spostarti all'interno della registrazione.
Nota: Una registrazione è disponibile solo se la registrazione delle chiamate era abilitata per quel numero al momento della chiamata.
Copiare un link a una registrazione della chiamata da Workspace
Puoi condividere una registrazione con chi dispone dell'autorizzazione necessaria per accedervi.
Passaggi:
- Nel pannello dei dettagli della chiamata, individua la registrazione.
- Seleziona l'icona Condividi l'audio per copiare l'URL.
- Incolla l'URL in un browser o invialo a un membro del team che dispone dei diritti di accesso.
- Quando apri il link:
- Accedi con le tue credenziali Aircall.
- Se non riesci ad accedere al link, cancella la cache e i cookie del browser, riavvialo e riprova. Per le istruzioni, consulta il nostro articolo Google Chrome: cancellare cache e cookie.
Dopo l'accesso, la registrazione può essere riprodotta direttamente nel browser.
Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo Attivare la registrazione delle chiamate in Aircall.
Conservazione e accesso allo storico
- Le registrazioni degli ultimi 6 mesi sono disponibili nella Dashboard di Aircall o tramite un'esportazione dei dati.
- Per le registrazioni più vecchie di 6 mesi:
- Contatta il Supporto Aircall per richiedere i dati storici delle chiamate o i link alle registrazioni.
- Il Supporto può fornire i link, quando disponibili, ma non può scaricare le registrazioni per tuo conto.
Nota: Le registrazioni sono accessibili anche tramite l'API di Aircall, in base alla configurazione e alle autorizzazioni.
Limiti tecnici per le registrazioni
Le registrazioni non vengono salvate quando non soddisfano i criteri minimi di Aircall.
- Durata superiore a 4 ore
- Durata inferiore a 5 secondi
- Meno di 2 partecipanti
- Tutte le chiamate interne
- Quando vengono salvate, le registrazioni sono sempre assegnate al numero Aircall utilizzato per la chiamata
Per ulteriori informazioni sulle regole di registrazione, consulta il nostro articolo Attivazione della registrazione delle chiamate in Aircall.
Utilizzare la segreteria telefonica in Aircall Workspace
Chi può accedere ai messaggi della segreteria telefonica
- Amministratori e Supervisori possono accedere a tutti i messaggi della segreteria telefonica dei numeri che gestiscono.
- Gli Agenti possono accedere ai messaggi della segreteria telefonica delle linee condivise in base alle assegnazioni dei numeri e alle autorizzazioni della Dashboard.
Ascoltare i messaggi della segreteria telefonica in Workspace
Passaggi:
- Apri l'App Aircall Workspace.
- Se hai ricevuto un messaggio in segreteria, potrai visualizzarlo e accedervi consultando Conversazioni nel menu a sinistra
- Apri la conversazione che contiene il messaggio della segreteria telefonica.
-
Seleziona Mostra altro.
-
Riproduci il messaggio della segreteria telefonica utilizzando il lettore nella parte superiore della finestra estesa della chiamata.
Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo Configurazione dei numeri: segreteria telefonica, musica e messaggi.
Approfondimenti IA in Aircall Workspace
Chi può accedere agli approfondimenti IA
- Tutti gli agenti assegnati alla stessa linea possono visualizzare gli approfondimenti IA per le chiamate su tale linea.
- Amministratori e Supervisori possono inoltre accedere agli approfondimenti in base alle autorizzazioni standard della Dashboard.
Suggerimento: Gli approfondimenti IA consentono ai membri del team di comprendere rapidamente una conversazione e i passaggi successivi senza dover ascoltare l'intera registrazione.
Dove trovare gli approfondimenti IA
Puoi trovare gli approfondimenti IA nella sezione Dettagli chiamata della conversazione. Gli approfondimenti IA aiutano i team a capire rapidamente cosa è successo durante una chiamata, senza dover ascoltare l'intera registrazione. Gli approfondimenti includono il riepilogo della chiamata, gli argomenti chiave e gli elementi da eseguire generati automaticamente dopo la chiamata.
Per ulteriori informazioni su come consultare gli approfondimenti IA, visita il nostro articolo Aircall Workspace: dettagli della chiamata.
Se gli approfondimenti IA non sono disponibili:
- Verifica che le funzionalità IA siano abilitate per il tuo conto.
- Verifica che la chiamata soddisfi i requisiti minimi, come una lingua supportata o la durata minima.
Privacy, sicurezza e conformità
Le registrazioni, i messaggi della segreteria telefonica e i riepiloghi generati dall'IA possono includere informazioni personali o sensibili. Tieni presente quanto segue:
- Solo gli utenti con il ruolo e le autorizzazioni corretti possono accedervi.
- Potrebbe essere necessario informare i chiamanti che le loro chiamate vengono registrate o elaborate. Puoi configurare un messaggio automatico nella Distribuzione delle chiamate nell'editor di flussi. Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo Richiedere ai chiamanti il consenso alla registrazione utilizzando il widget IVR in un flusso di chiamata
- Segui le politiche aziendali di conservazione dei dati ed eliminazione, soprattutto quando scarichi o condividi file MP3.
Se necessario, consulta l'Amministratore o le linee guida interne della tua organizzazione per i dettagli di configurazione, ad esempio per abilitare la Registrazione delle chiamate o gestire la conservazione.
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