Configurazione dei Numeri: attivazione della Registrazione delle chiamate

Aircall consente di attivare o disattivare la Registrazione delle chiamate per ogni Numero e di controllare il comportamento della registrazione quando le chiamate vengono trasferite. Le registrazioni supportano il monitoraggio della qualità, la formazione degli Agenti e la conformità. È possibile abilitare la registrazione per le chiamate in entrata, le Chiamate in uscita o entrambe e configurare l'interruzione automatica della registrazione quando una chiamata viene trasferita a un Numero.

Solo gli Utenti Aircall con autorizzazioni di Amministratore possono attivare la Registrazione delle chiamate.

Importante: Prima di abilitare la Registrazione delle chiamate, assicurati che sia legale nel tuo Paese o nella tua area geografica.

Come attivare la Registrazione delle chiamate

Passaggi:

1. Vai a Dashboard Aircall > Numeri
2. Seleziona il Numero che desideri configurare.
3. Fai clic sulla scheda Impostazioni.
4. Scorri verso il basso fino alla Sezione Registrazione delle chiamate. 
5. In Chiamate in entrata e Chiamate in uscita, attiva le opzioni che desideri applicare:
   • Avvia automaticamente la registrazione: la registrazione inizia non appena la chiamata viene connessa.
   • Consenti all'Agente di avviare e mettere in pausa la registrazione: gli Agenti possono controllare manualmente la registrazione dall'App Aircall.
6. Per interrompere automaticamente la registrazione durante i trasferimenti, scorri fino alla Sezione Trasferimenti e abilita Interrompi automaticamente la registrazione durante i trasferimenti a Numeri di telefono.

Una volta attivata, la Registrazione delle chiamate si applica a tutti gli Utenti e Team assegnati a quel Numero. Gli Utenti possono accedere alle registrazioni delle proprie chiamate direttamente in Aircall Workspace.

Interruzione della registrazione durante i trasferimenti a Numeri di telefono

L'impostazione Interrompi automaticamente la registrazione durante i trasferimenti a Numeri di telefono consente di controllare per ogni Numero il comportamento della registrazione quando una chiamata viene trasferita. Quando è abilitata, le registrazioni si interrompono automaticamente quando le chiamate vengono trasferite o instradate a un Numero, sia esterno che interno. Non è richiesta alcuna azione da parte dell'Agente.

Questa impostazione copre i seguenti scenari:

• Trasferimenti senza preavviso a un Numero: un Agente trasferisce la chiamata direttamente a un Numero. La registrazione si interrompe al momento del trasferimento.
• Instradamento IVR a un Numero: Smartflow instrada la chiamata a un Numero tramite un passaggio Chiama numero esterno. La registrazione si interrompe quando viene avviato l'Instradamento.

Cosa non copre questa impostazione

• Trasferimenti con preavviso: il chiamante non è in linea mentre l'Agente parla con il destinatario del trasferimento, quindi non sussiste alcun rischio di conformità. La registrazione continua.
• Conferenze: l'aggiunta di un partecipante esterno a una Conferenza non è interessata. La registrazione continua.

Se un trasferimento senza preavviso non riesce

Se un trasferimento senza preavviso a un Numero esterno non riesce (ad esempio, la destinazione non è disponibile) e la chiamata torna all'Agente, la registrazione rimane in pausa. L'Agente può riprendere manualmente la registrazione dall'App Aircall.

Riproduzione di un annuncio sulla Registrazione delle chiamate prima delle Chiamate in uscita

Per soddisfare i requisiti di conformità, è possibile abilitare un annuncio pre-chiamata che viene riprodotto prima che il destinatario risponda. Questo messaggio viene riprodotto prima dell'inizio della registrazione. L'Agente sente il messaggio, ma il suo audio è disattivato fino al termine.

Nota: L'annuncio inizia a essere riprodotto subito dopo la risposta alla chiamata, indipendentemente dal fatto che risponda una persona o un passaggio automatico, come un messaggio di benvenuto o un menu IVR. Se il Numero che stai chiamando utilizza una di queste configurazioni, l'annuncio potrebbe essere già terminato quando una persona entra nella chiamata; pertanto, potrebbe non sentirlo affatto o sentirne solo una parte.

Passaggi:

1. Vai alla scheda Impostazioni del Numero.
2. Nella Sezione Registrazione delle chiamate, individua le impostazioni delle Chiamate in uscita.
3. Attiva Riproduci l'annuncio sulla Registrazione delle chiamate prima della connessione.
4. Scegli uno dei seguenti tipi di messaggio:
   • Sintesi vocale
   • File personalizzato
   • Registrazione

Regole e limitazioni della registrazione

Quando si utilizza la Registrazione delle chiamate in Aircall, si applicano alcune limitazioni. Di seguito sono riportate le regole che determinano se una Registrazione delle chiamate viene salvata e come viene archiviata.

Condizioni di registrazione

Le registrazioni non verranno salvate nei seguenti casi:

• La registrazione dura più di 4 ore
• La registrazione dura meno di 5 secondi
• La chiamata ha meno di 2 partecipanti
• La chiamata è una chiamata Aircall interna

Assegnazione dei numeri per le registrazioni

• Le registrazioni vengono associate al numero Aircall sul quale è stata effettuata o ricevuta la chiamata.
• Se una chiamata viene ricevuta su un numero Smartflow per il quale la registrazione non è abilitata e viene poi reindirizzata da un widget IVR a un altro numero per il quale la registrazione è abilitata, la chiamata verrà registrata.
• In questo caso, la registrazione verrà archiviata sotto il secondo numero per il quale la registrazione è attiva. Scopri di più sul widget IVR di Smartflow.

FAQ

Cosa accade alla registrazione se un trasferimento diretto non riesce e la chiamata torna all'Agente?

La registrazione rimane in pausa. L'Agente può riprenderla manualmente dall'App Aircall. La registrazione non riparte automaticamente quando la chiamata torna all'Agente.

Questa impostazione si applica ai trasferimenti verso Numeri sia esterni che interni?

Sì. Quando è abilitata, la registrazione si interrompe per tutti i trasferimenti e gli Instradamenti verso Numeri di telefono, sia che la destinazione sia un numero esterno o un numero Aircall interno composto direttamente. I trasferimenti verso Utenti o Team specifici non sono interessati.