Configurazione dei numeri: attivazione della registrazione delle chiamate

Aircall ti consente di attivare o disattivare la registrazione delle chiamate per ciascun numero di telefono e di controllare il comportamento della registrazione quando le chiamate vengono trasferite. Le registrazioni consentono di monitorare la qualità, formare gli agenti e garantire la conformità. Puoi abilitare la registrazione per le chiamate in entrata, le chiamate in uscita o entrambe e configurare l'interruzione automatica della registrazione quando una chiamata viene trasferita a un numero di telefono.

Solo gli utenti Aircall con autorizzazioni di amministratore possono attivare la registrazione delle chiamate.

Importante: Prima di abilitare la registrazione delle chiamate, assicurati che sia legale nel tuo Paese o nella tua area geografica.

Come attivare la registrazione delle chiamate

Passaggi:

1. Vai a Dashboard Aircall > Numeri
2. Seleziona il numero che desideri configurare.
3. Fai clic sulla scheda Impostazioni.
4. Scorri verso il basso fino alla sezione Registrazione delle chiamate. 
5. In Chiamate in entrata e Chiamate in uscita, attiva le opzioni che desideri applicare:
   • Avvia automaticamente la registrazione: la registrazione inizia non appena la chiamata viene connessa.
   • Consenti all'agente di avviare e mettere in pausa la registrazione: gli agenti possono controllare manualmente la registrazione dall'App Aircall.
   • Avvia automaticamente con il controllo dell'agente: la chiamata e la registrazione iniziano automaticamente, ma l'agente può comunque accedere al pulsante REC per mettere in pausa/riprendere la registrazione
6. Per interrompere automaticamente la registrazione durante i trasferimenti, scorri fino alla sezione Trasferimenti e abilita Interrompi automaticamente la registrazione durante i trasferimenti a numeri di telefono.

Una volta attivata, la registrazione delle chiamate si applica a tutti gli utenti e i team assegnati al numero. Gli utenti possono accedere alle registrazioni delle proprie chiamate direttamente in Aircall Workspace.

Interruzione della registrazione durante i trasferimenti a numeri di telefono

L'impostazione Interrompi automaticamente la registrazione durante i trasferimenti a numeri di telefono consente di controllare per ogni numero il comportamento della registrazione quando viene trasferita una chiamata. Se abilitata, le registrazioni si interrompono automaticamente quando le chiamate vengono trasferite o instradate a un numero di telefono, esterno o interno. Non è richiesta alcuna azione da parte dell'agente.

Questa impostazione riguarda i seguenti scenari:

• Trasferimenti diretti a un numero: un agente trasferisce la chiamata direttamente a un numero di telefono. La registrazione si interrompe al momento del trasferimento.
• Instradamento IVR a un numero di telefono: il flusso di chiamata instrada la chiamata a un numero di telefono tramite un passaggio Chiama numero esterno. La registrazione si interrompe all'avvio dell'instradamento.

Cosa non riguarda questa impostazione

• Trasferimenti con preavviso: il chiamante non è in linea mentre l'agente parla con il destinatario del trasferimento, quindi non vi è alcun rischio di conformità. La registrazione continua.
• Conferenze: l'aggiunta di un partecipante esterno a una conferenza non è interessata da questa impostazione. La registrazione continua.

Se un trasferimento diretto non riesce

Se un trasferimento diretto a un numero esterno non riesce (ad esempio, la destinazione non è disponibile) e la chiamata torna all'agente, la registrazione rimane in pausa. L'agente può riprendere manualmente la registrazione dall'App Aircall.

Riproduzione di un annuncio sulla registrazione delle chiamate prima delle chiamate in uscita

Per soddisfare i requisiti di conformità, puoi abilitare un annuncio prima della chiamata che viene riprodotto prima che il destinatario risponda. Questo messaggio viene riprodotto prima dell'inizio della registrazione. L'agente sente il messaggio, ma il suo audio è disattivato fino al termine.

Nota: L'annuncio inizia a essere riprodotto immediatamente dopo la risposta alla chiamata, indipendentemente dal fatto che risponda una persona o un passaggio automatico, come un messaggio di benvenuto o un menu IVR. Se il numero che stai chiamando utilizza una di queste configurazioni, l'annuncio potrebbe essere già terminato quando una persona entra nella chiamata; pertanto, potrebbe non sentirlo affatto o sentirne solo una parte.

Passaggi:

1. Vai alla scheda Impostazioni del numero.
2. Nella sezione Registrazione delle chiamate, individua le impostazioni relative alle Chiamate in uscita.
3. Attiva Riproduci l'annuncio sulla registrazione delle chiamate prima della connessione.
4. Scegli uno dei seguenti tipi di messaggio:
   • Sintesi vocale
   • File personalizzato
   • Registrazione

Regole e limitazioni della registrazione

Quando utilizzi la registrazione delle chiamate in Aircall, si applicano alcune limitazioni. Di seguito sono riportate le regole che determinano se una registrazione delle chiamate viene salvata e come viene archiviata.

Condizioni di registrazione

Le registrazioni non verranno salvate nei seguenti casi:

• La registrazione dura più di 4 ore
• La registrazione dura meno di 5 secondi
• La chiamata ha meno di 2 partecipanti
• La chiamata è una chiamata Aircall interna

Assegnazione dei numeri per le registrazioni

• Le registrazioni vengono associate al numero Aircall su cui è stata effettuata o ricevuta la chiamata.
• Se una chiamata viene ricevuta su un numero che utilizza un flusso di chiamata in cui la registrazione non è abilitata e viene poi reindirizzata da un widget IVR a un altro numero in cui la registrazione è abilitata, la chiamata verrà registrata.
• In questo caso, la registrazione verrà archiviata sotto il secondo numero in cui la registrazione è attiva. Scopri di più sui widget del flusso di chiamata: il widget IVR e le notifiche della segreteria telefonica.

FAQ

Cosa succede alla registrazione se un trasferimento senza preavviso non riesce e la chiamata torna all'agente?

La registrazione rimane in pausa. L'agente può riprenderla manualmente dall'App Aircall. La registrazione non riparte automaticamente quando la chiamata torna all'agente.

Questa impostazione si applica sia ai trasferimenti verso numeri esterni sia a quelli verso numeri interni?

Sì. Quando è abilitata, la registrazione si interrompe per tutti i trasferimenti e gli instradamenti verso numeri di telefono, indipendentemente dal fatto che la destinazione sia un numero esterno o un numero Aircall interno composto direttamente. I trasferimenti a utenti o team specifici non sono interessati.