Il widget IVR consente di creare un menu di opzioni che i chiamanti possono esplorare usando il Tastierino. Aiuta a indirizzare le chiamate alla persona o al Team appropriato, ad esempio al Supporto o alle Vendite, e garantisce un'esperienza più fluida per il chiamante.

Questo articolo spiega inoltre come gestire le notifiche della Segreteria telefonica nei flussi IVR per evitare che gli Utenti ricevano e-mail indesiderate relative alla Segreteria telefonica.

Configurazione del widget IVR

Aggiungere o rimuovere opzioni

Aggiungi o elimina le opzioni IVR (rami) direttamente nell'area di lavoro di Smartflows. Passa il cursore sui punti tra i rami esistenti e fai clic sull'icona + per aggiungerne uno nuovo.

Impostazioni comuni

  • Impostazione del messaggio: scegli l'audio che i chiamanti ascoltano quando raggiungono questo passaggio. Puoi caricare un file, utilizzare la sintesi vocale o registrare direttamente.

  • Titolo IVR (facoltativo): aggiungi un nome che aiuti a identificare il widget nel flusso.

Suggerimento: Un titolo descrittivo consente di riconoscere più facilmente lo scopo di ciascun widget senza doverlo aprire.

Configurazione a livello di ramo

Ogni ramo IVR può essere personalizzato con un titolo, un Numero del Tastierino e una logica di Instradamento specifici.

Gestire l'assenza di input o un input non valido

Puoi decidere cosa accade se il chiamante:

  • Non preme alcun tasto (nessun input), oppure

  • Preme un tasto non valido (input non valido)

Le opzioni includono la ripetizione del messaggio, l'impostazione del numero di ripetizioni o la riproduzione di un messaggio personalizzato dopo ripetuti input non validi. Al termine del messaggio IVR, i chiamanti hanno 3 secondi per effettuare una selezione prima che il sistema la consideri come assenza di input.

Importante: Se un widget Audio o Segreteria telefonica non è collegato al ramo *Nessun input* o *Input errato*, verrà visualizzato un avviso di errore.
Questa configurazione è necessaria per evitare problemi di Instradamento.
immagine che mostra le impostazioni di gestione dei nuovi tentativi

Aggiungere un nuovo ramo

Puoi aggiungere un nuovo ramo per configurare un percorso del flusso separato per le diverse opzioni del chiamante. Ciò consente di gestire strutture di Instradamento più complesse in base alle selezioni dei chiamanti.

Puoi aggiungere un ramo direttamente dal flusso facendo clic su "+" oppure nel pannello laterale del widget...

Immagine che mostra le 2 opzioni per aggiungere un nuovo ramo

Instradamento e gestione delle chiamate

Per rispettare l'Orario di lavoro, posiziona il widget Chiama sotto la sezione Regola del tempo, non sopra La chiamata termina.

Puoi anche configurare l'IVR in modo che reindirizzi le chiamate a Numeri di telefono diversi in base alla selezione del chiamante. Ad esempio:

  • Se è richiesta la Registrazione delle chiamate, instrada la chiamata verso un numero in cui la registrazione è abilitata.

  • Se la registrazione non è necessaria, instrada la chiamata verso un numero in cui la registrazione è disabilitata.

Ciò consente una gestione flessibile delle chiamate e garantisce che i chiamanti vengano sempre instradati in base alle tue esigenze operative.

Notifiche della Segreteria telefonica per i Numeri IVR

Comprendere il problema

Dopo l'aggiornamento o la modifica di un Numero Smartflows, gli Utenti che hanno scelto di ricevere i messaggi della Segreteria telefonica via e-mail ricevono tutti quelli dell'IVR e non solo quelli relativi al gruppo o al Numero assegnato. Il nuovo flusso aggiunge automaticamente il Numero IVR ai Numeri associati e non è possibile rimuoverlo.

Ciò si verifica perché le notifiche della Segreteria telefonica sono associate al Numero, non ai singoli Utenti. Quando il Numero IVR è condiviso, tutti gli Utenti associati ricevono le relative e-mail della Segreteria telefonica.

Come correggere l'Instradamento della Segreteria telefonica

Per assicurarti che i messaggi della Segreteria telefonica vengano inviati solo agli Utenti o ai Team corretti:

  1. Rimuovi i widget Segreteria telefonica aggiuntivi: elimina tutti i widget Segreteria telefonica presenti sotto i singoli Utenti o Team. Posizionane invece uno nei rami In qualsiasi altro momento o Nessun input o input errato.

  2. Controlla l'Instradamento della Segreteria telefonica: verifica che la Segreteria telefonica sia configurata correttamente nelle sezioni Fuori orario e Chiamata senza risposta. 

  3. Assegna Numeri univoci ai Team: se ogni Team necessita della propria Segreteria telefonica, assegna a ciascuno un Numero univoco e collegalo al ramo IVR pertinente.

  4. Controlla le assegnazioni dei Team: assicurati che i Team e gli Utenti siano assegnati correttamente nella distribuzione dell'IVR.

Per i dettagli completi sulla configurazione, consulta: Configurazione dei Numeri: Segreteria telefonica, musica e messaggi

Gestione delle notifiche della Segreteria telefonica

Gli avvisi e-mail della Segreteria telefonica vengono gestiti nelle preferenze dell'Utente. Puoi modificarli in qualsiasi momento in Aircall Desktop o nell'App Web, in Impostazioni → Preferenze → Notifiche.