Configurare musica e messaggi per ogni numero è un passaggio essenziale per creare un'esperienza coerente e personalizzata per i clienti. Queste funzionalità consentono di informare chi chiama quando le linee sono chiuse, quando gli agenti sono occupati o semplicemente di riprodurre musica durante l'attesa del collegamento.
Questo articolo illustra ogni tipo di messaggio disponibile e spiega come configurarlo nel Dashboard di Aircall.
In qualità di Amministratore Aircall, puoi configurare queste opzioni accedendo al Dashboard di Aircall, andando su Numeri e selezionando un numero dall'elenco.
Importante: Tutti i file audio personalizzati devono avere dimensioni inferiori a 10 MB ed essere in formato .mp3. Devi registrare o convertire il messaggio esternamente, ad esempio utilizzando un servizio online di registrazione o conversione come Vocaroo o Online Convert.
Nota: Le registrazioni audio Apple includono metadati non compatibili con Aircall. Se registri un messaggio su macOS, assicurati di convertire o comprimere il file affinché i metadati siano compatibili.
Per maggiori dettagli, consulta il nostro articolo Requisiti e consigli per i file audio.
Opzioni disponibili per i messaggi
Le opzioni disponibili per i messaggi possono essere configurate dalla scheda Distribuzione delle chiamate:
- Messaggio audio
- Musica di attesa come parte del widget Esperienza di attesa
- Messaggio della Segreteria telefonica per quando la chiamata rimane senza risposta o quando il numero è chiuso. È disponibile tramite il widget Segreteria telefonica
- Messaggio IVR disponibile tramite il widget IVR standard o il widget IVR di input.
Tipo di messaggio
Per ogni opzione puoi scegliere tra tre diversi tipi di messaggio:
| Tipo di messaggio | Descrizione | Note |
|---|---|---|
| Da testo a voce | Digita il messaggio direttamente nel Dashboard. Puoi selezionare la lingua e lo stile della voce e ascoltare un'anteprima del messaggio prima di confermare. | Non è necessario caricare un file audio |
| File personalizzato | Carica il tuo file audio .mp3 preregistrato. | Il file deve soddisfare i requisiti audio |
| Registra file | Registra il messaggio direttamente nel Dashboard di Aircall anziché caricare un file. | I messaggi registrati possono essere scaricati e riutilizzati per altri numeri |
Messaggio audio
Il Messaggio audio consente di aggiungere messaggi in qualsiasi punto della Distribuzione delle chiamate. Ad esempio, potresti aggiungere un messaggio di benvenuto all'inizio di ogni chiamata In entrata, prima della musica di attesa.
Come configurare un messaggio audio
Passaggi:
- Vai alla scheda Distribuzione delle chiamate.
-
Fai clic sul pulsante Modifica nell'angolo in alto a destra per aprire l'editor di Smartflows.
-
Se vuoi aggiungere un nuovo messaggio al flusso, fai clic sul pulsante + e seleziona Messaggio audio.
- Se vuoi modificare un messaggio esistente, fai clic sul messaggio da modificare.
- Aggiorna le Impostazioni nel pannello laterale Messaggio audio.
- Fai clic su Prova e riproduci per ascoltare il messaggio.
- Fai clic su Pubblica per aggiornare il flusso di Distribuzione delle chiamate.
Musica di attesa
La Musica di attesa viene riprodotta dopo il messaggio di benvenuto mentre chi chiama attende un Agente Disponibile. Questa opzione non può essere disabilitata, ma può essere personalizzata.
Per maggiori informazioni, consulta il nostro articolo Widget Smartflows: il widget Esperienza di attesa
Come personalizzare la musica di attesa
Passaggi:
- Vai alla scheda Distribuzione delle chiamate.
- Fai clic sul pulsante Modifica nell'angolo in alto a destra per aprire l'editor di Smartflows.
- Fai clic sul pulsante + e seleziona Esperienza di attesa.
- Scrivi il titolo dell'esperienza di attesa.
- Seleziona la sorgente: libreria audio o file personalizzato.
- Seleziona Pubblica per salvare.
Importante: La musica di attesa non può essere rimossa, poiché viene riprodotta mentre squillano le chiamate In entrata. Puoi modificarla per utilizzare una suoneria standard, ma non può essere eliminata.
Messaggio della Segreteria telefonica
Puoi utilizzare il widget Segreteria telefonica per creare un messaggio per chiamata senza risposta (quando una chiamata non riceve risposta durante l'Orario lavorativo) o un messaggio fuori orario. Puoi stabilire se si tratta di un messaggio fuori orario o senza risposta mediante il widget Regola del tempo configurato nel flusso, ma non è necessario avere un widget Regola del tempo per aggiungere un widget Segreteria telefonica.
Come configurare il messaggio della Segreteria telefonica
Passaggi:
- Vai alla scheda Distribuzione delle chiamate.
- Fai clic sul pulsante Modifica nell'angolo in alto a destra per aprire l'editor di Smartflows.
- Fai clic sul pulsante + e seleziona Segreteria telefonica.
- Seleziona il tipo di messaggio.
- Configura la lingua, la voce e la durata del messaggio.
- Seleziona Pubblica per visualizzare le modifiche.
Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo Widget di Smartflows: il widget Segreteria telefonica.
Messaggio IVR
I messaggi IVR guidano i chiamanti nell'uso del Tastierino. In Smartflows, due diversi widget utilizzano messaggi in stile IVR, a seconda dell'esperienza desiderata:
Widget IVR standard: invita i chiamanti a scegliere da un elenco di opzioni del Tastierino (ad es. «Premi 1 per le vendite, 2 per il Supporto»).
Widget IVR di input: invita i chiamanti a inserire liberamente una sequenza numerica (ad es. ID cliente, numero di prenotazione), quindi la invia usando
#o un numero fisso di cifre.
Importante: I messaggi IVR sono obbligatori. Se modifichi le opzioni del Tastierino (IVR standard) o le regole di input (IVR di input), aggiorna il messaggio di conseguenza.
Come configurare un messaggio IVR
Passaggi:
- Vai alla scheda Distribuzione delle chiamate.
- Fai clic sul pulsante Modifica nell'angolo in alto a destra per aprire l'editor di Smartflows.
- Fai clic sul pulsante + e seleziona IVR standard o IVR di input.
Aggiungi o rimuovi le opzioni IVR (rami).
In Messaggio di richiesta, seleziona il tipo di messaggio e scrivi il messaggio che desideri riprodurre.
Fai clic su Prova e riproduci per ascoltare un'anteprima del messaggio.
In Gestione dei nuovi tentativi, scegli se riprodurre un messaggio per il nuovo tentativo, definisci quante volte deve essere ripetuto e, facoltativamente, riproduci un messaggio personalizzato dopo ripetuti input non validi.
Fai clic su Prova e riproduci per ascoltare un'anteprima del messaggio.
Fai clic su Pubblica per applicare le modifiche.
Importante: Dopo la riproduzione del messaggio IVR, i chiamanti hanno 3 secondi per effettuare una selezione prima che venga considerata come nessun input.
Importante: I rami Nessun input e Input errato devono essere collegati a un passaggio successivo valido. È necessario un messaggio audio o un widget Segreteria telefonica per evitare errori nel flusso.
Messaggio di conferma della Richiesta di richiamata
Se hai sottoscritto il Piano Professional, puoi abilitare le Richieste di richiamata. Per questa funzionalità è possibile configurare un messaggio di conferma. Per ulteriori informazioni, consulta il nostro articolo Gestione delle Richieste di richiamata .
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