Ce guide s'adresse aux agents et membres d'équipe qui utiliseront Aircall pour gérer les appels et les messages au quotidien. Il met l'accent sur Aircall Workspace (web, bureau et mobile) et sur la façon dont il se connecte à vos autres outils.

Remarque: Si vous utilisez Aircall dans le cadre d’une période d’essai, lisez Expérience d’essai avec Aircall si vous n’êtes pas certain de ce qui est inclus dans votre configuration actuelle. Vous pouvez tout de même suivre ce guide pour comprendre comment fonctionne Workspace et à quoi ressemblera votre travail au quotidien.

Aperçu de l'article

Utilisez cet aperçu pour accéder directement à la section la plus pertinente pour votre activité :

  1. Comment utiliser Aircall
  2. Se connecter et s’installer
  3. Naviguer dans Aircall Workspace
  4. Gérer vos appels dans Aircall Workspace
  5. Gérer vos messages dans Aircall Workspace
  6. Clôturer vos appels avec le travail post-appel
  7. Si vous avez besoin d’aide

1. Comment utiliser Aircall

Vous utiliserez généralement Aircall de deux manières :

  • Aircall Workspace : votre application principale pour les appels, messages, historique des appels et la boîte de réception.
  • Dans votre CRM ou helpdesk : en utilisant le CTI ou l’extension navigateur, par exemple, le click-to-call dans Salesforce, HubSpot, Zendesk, Intercom ou Pipedrive.
Remarque: Si vous êtes Agent avec des autorisations de Propriétaire, vous aurez un accès limité à l’Aircall Dashboard (principalement la facturation et les informations de l’entreprise). Votre travail quotidien se fait toujours dans l’Aircall Workspace, et vous ne pourrez pas gérer les équipes, les numéros, l’Analytics ou les licences comme un Administrateur ou un Superviseur. Pour en savoir plus sur l’Aircall Dashboard, consultez nos articles :
- Connexion à l’Aircall Dashboard
- Aircall Dashboard : vue d’ensemble

2. Se connecter et s’installer

Accepter votre invitation et vous connecter

  1. Ouvrez votre e-mail d’invitation d’Aircall ou utilisez la méthode d’authentification unique de votre entreprise.
  2. Complétez le processus de connexion. Si vous ne connaissez pas la méthode d’authentification utilisée dans votre entreprise, contactez votre administrateur.
  3. Si vous rencontrez des difficultés pour vous connecter, veuillez consulter les ressources suivantes :

Ouvrir Aircall Workspace

  1. Installez Aircall Workspace sur votre ordinateur, navigateur et/ou appareil mobile, selon le mode de fonctionnement de votre équipe. 
    1. Si vous utilisez un appareil iOS, rendez-vous sur l’App Store et recherchez l’application Aircall.
    2. Si vous utilisez un appareil Android, rendez-vous sur le Play Store et recherchez l’application Aircall.
  2. Vous pouvez également l’utiliser sur la version web, mais nous recommandons fortement de télécharger l’application pour une meilleure expérience.
  3. Suivez Comment accéder à Aircall Workspace et passer des appels pour des étapes détaillées.

3. Naviguer dans Aircall Workspace

Pour découvrir les bases d’Aircall Workspace, veuillez consulter notre article Qu’est-ce qu’Aircall Workspace ?

La section Boîte de réception d’Aircall Workspace comporte trois onglets principaux où vous accéderez à toutes les interactions avec vos clients :

  • Conversations : inclut à la fois les appels et les messages
  • Appels : vos appels entrants et sortants
  • Messages : vos messages reçus et envoyés

Depuis le menu latéral, vous pouvez également accéder à vos Contacts et les gérer.

Pour plus d’informations sur la gestion de votre boîte de réception et de vos contacts, veuillez consulter notre article Aircall Workspace : Boîte de réception & section Contacts

Si votre entreprise dispose du forfait Aircall Professional, dans le menu latéral de l’application de bureau et web, vous trouverez également l’onglet Power Dialer. Le Power Dialer vous permet d’importer une liste de numéros en un clic et de les appeler sans copier-coller ni changer d’outil, avec un temps prévu après chaque appel pour ajouter des notes et des tags. Cet outil est très utilisé par nos clients ayant un cas d’usage commercial.

Si vous souhaitez en savoir plus sur Power Dialer, veuillez consulter notre article Aircall Workspace : Power Dialer.

Les articles ci-dessus vous montreront comment :

  • Naviguer dans Aircall Workspace
  • Gérer les contacts et les conversations
  • Trouver ou mettre à jour les informations des clients
  • Utiliser la fonctionnalité power dialer

4. Gérer vos appels dans Aircall Workspace

Remarque: Si, lorsque vous tentez de passer un appel dans l’Aircall Workspace, le bouton est grisé, contactez votre administrateur pour être assigné à un numéro.

Pour apprendre à recevoir et passer des appels, veuillez consulter nos articles :

Ces articles vous montreront comment :

  • Définir votre statut (Disponible / Indisponible / Travail post-appel)
  • Répondre et passer des appels
  • Mettre en sourdine, mettre en attente, transférer et ajouter des collègues si nécessaire.
  • Écouter les messages vocaux et les enregistrements.

5. Gérer vos messages dans Aircall Workspace

Pour apprendre à envoyer et recevoir des messages, veuillez consulter nos articles :

Consultez notre article SMS (messagerie texte professionnelle) pour vérifier si votre numéro est compatible SMS.

Ces articles vous montreront comment :

  • Recevoir et envoyer des SMS/MMS
  • Lire et envoyer des messages via WhatsApp

6. Clôturer vos appels avec le travail post-appel

Après chaque appel, utilisez le travail post-appel pour tout finaliser tant que la conversation est encore fraîche. Cela aide votre équipe à suivre les résultats, à tirer des enseignements des appels et à éviter des données désordonnées par la suite.

Dans Aircall Workspace, vous pouvez utiliser votre temps de clôture pour :

  • Ajouter des notes claires afin que chacun puisse comprendre ce qui a été discuté et ce qui va suivre.
  • Appliquer des tags et des dispositions pour que votre équipe puisse faire des rapports sur les sujets, les résultats et les raisons du succès ou du churn.
  • Relire la transcription de l’appel et le résumé IA (si disponible dans votre forfait/région) pour vérifier rapidement les points clés et les actions à prendre.
  • Préparer votre prochain appel sans être interrompu par de nouveaux appels entrants.

Une fois à l’aise avec le système de tags et les habitudes post-appel de votre équipe, votre manager pourra utiliser Analytics et les rapports pour détecter des tendances, coacher plus efficacement et améliorer les processus au fil du temps.

Veuillez consulter notre article Aircall Workspace : Travail post-appel (notes, tags, dispositions) pour savoir comment garder des notes et des tags propres.

7. Si vous avez besoin d’aide

Si vous rencontrez des problèmes lors de l’utilisation d’Aircall Workspace, vous pouvez demander de l’aide en :

Consultez notre Centre d’aide et l’Assistant IA

  • Ouvrez notre Centre d’aide et utilisez l’Assistant IA Aircall pour des suggestions instantanées.
  • Expliquez en détail ce que vous recherchez : que souhaitez-vous faire ? Quelles difficultés rencontrez-vous ?
  • Suivez les étapes de dépannage recommandées pour votre situation.

Contactez votre administrateur ou chef d’équipe

Si vous avez encore besoin d’aide après avoir consulté le Centre d’aide, contactez votre administrateur ou chef d’équipe.

Votre administrateur pourra alors vérifier les paramètres dans le Dashboard Aircall, consulter les Analytics ou l’Historique des appels pour détecter des tendances, et contacter le Support Client Aircall en votre nom avec un exemple si nécessaire.

Conseil: Si vous souhaitez approfondir tout ce qui vous a été présenté dans cette ligne directrice, consultez Aircall Learning Lab : vue d’ensemble. Vous y trouverez des parcours d’apprentissage pertinents, tels que Smartflows, l’analytics ou les fonctionnalités d’IA.