Dieser Leitfaden richtet sich an Agenten und Teammitglieder, die Aircall täglich für die Bearbeitung von Anrufen und Nachrichten nutzen. Der Fokus liegt auf dem Aircall Workspace (Web, Desktop und Mobile) und darauf, wie dieser mit Ihren anderen Tools verbunden ist.

Hinweis: Wenn Sie Aircall im Rahmen einer Testphase nutzen, lesen Sie Testerlebnis mit Aircall, falls Sie unsicher sind, was in Ihrer aktuellen Einrichtung enthalten ist. Sie können diesen Leitfaden dennoch nutzen, um zu verstehen, wie Workspace funktioniert und wie Ihr Arbeitsalltag aussehen wird.

Artikelübersicht

Nutzen Sie diese Übersicht, um direkt zum für Ihre Arbeit relevantesten Abschnitt zu springen:

  1. So nutzen Sie Aircall
  2. Einloggen und einrichten
  3. Navigation im Aircall Workspace
  4. Anrufbearbeitung im Aircall Workspace
  5. Nachrichtenbearbeitung im Aircall Workspace
  6. Nachbereitung von Anrufen
  7. Wenn Sie Hilfe benötigen

1. So nutzen Sie Aircall

In der Regel nutzen Sie Aircall auf zwei Arten:

  • Aircall Workspace: Ihre Haupt-App für Anrufe, Nachrichten, Anrufverlauf und Posteingang.
  • Innerhalb Ihres CRM- oder Helpdesk-Systems: mit CTI oder der Browser-Erweiterung, z. B. Click-to-Call in Salesforce, HubSpot, Zendesk, Intercom oder Pipedrive.
Hinweis: Wenn Sie als Agent Owner-Berechtigungen haben, steht Ihnen im Aircall Dashboard nur ein eingeschränkter Zugriff zur Verfügung (hauptsächlich Abrechnung und Unternehmensinformationen). Ihre tägliche Arbeit findet weiterhin im Aircall Workspace statt, und Sie können keine Teams, Nummern, Analytics oder Lizenzen verwalten wie ein Administrator oder Supervisor. Weitere Informationen zum Aircall Dashboard finden Sie in unseren Artikeln:
- Anmeldung im Aircall Dashboard
- Aircall Dashboard: Überblick

2. Einloggen und einrichten

Einladung annehmen und anmelden

  1. Öffnen Sie Ihre Einladungsemail von Aircall oder nutzen Sie die Single Sign-On-Methode Ihres Unternehmens.
  2. Schließen Sie den Anmeldevorgang ab. Wenn Sie nicht wissen, welches Authentifizierungsverfahren Ihr Unternehmen verwendet, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
  3. Wenn Sie Schwierigkeiten beim Einloggen haben, prüfen Sie bitte die folgenden Ressourcen:

Aircall Workspace öffnen

  1. Installieren Sie Aircall Workspace auf Ihrem Desktop, im Browser und/oder auf Ihrem Mobilgerät, je nachdem, wie Ihr Team arbeitet. 
    1. Wenn Sie ein iOS-Gerät verwenden, gehen Sie in den App Store und suchen Sie nach der Aircall-App.
    2. Wenn Sie ein Android-Gerät verwenden, gehen Sie in den Play Store und suchen Sie nach der Aircall-App.
  2. Sie können auch die Webversion verwenden, wir empfehlen jedoch dringend das Herunterladen der App für eine bessere Erfahrung.
  3. Folgen Sie Wie Sie auf Aircall Workspace zugreifen und Anrufe tätigen für eine ausführliche Anleitung.

3. Navigation im Aircall Workspace

Um die Grundlagen von Aircall Workspace zu erlernen, lesen Sie bitte unseren Artikel Was ist Aircall Workspace?

Der Bereich Posteingang im Aircall Workspace enthält drei Haupt-Tabs, über die Sie auf alle Interaktionen mit Ihren Kunden zugreifen:

  • Unterhaltungen: umfasst sowohl Anruf- als auch Nachrichteninteraktionen
  • Anrufe: Ihre eingehenden und ausgehenden Anrufe
  • Nachrichten: Ihre empfangenen und gesendeten Nachrichten

Über das Seitenleistenmenü können Sie außerdem Ihre Kontakte verwalten und aufrufen.

Weitere Informationen zur Verwaltung Ihres Posteingangs und der Kontakte finden Sie in unserem Artikel Aircall Workspace: Posteingang & Kontakte

Wenn Ihr Unternehmen den Aircall Professional Plan nutzt, finden Sie im Seitenleistenmenü der Desktop- und Web-App auch den Tab Power Dialer. Mit dem Power Dialer können Sie eine Liste von Nummern mit einem Klick importieren und durchtelefonieren, ohne zu kopieren, einzufügen oder zwischen Tools zu wechseln. Nach jedem Anruf steht Ihnen automatisch Zeit zur Verfügung, um Notizen und Tags hinzuzufügen. Dieses Tool wird häufig von unseren Kunden im Vertrieb eingesetzt.

Wenn Sie mehr über Power Dialer erfahren möchten, lesen Sie bitte unseren Artikel Aircall Workspace: Power Dialer.

Die oben genannten Artikel zeigen Ihnen, wie Sie:

  • Im Aircall Workspace navigieren
  • Kontakte und Unterhaltungen verwalten
  • Kundendaten finden oder aktualisieren
  • Die Power-Dialer-Funktion nutzen

4. Anrufbearbeitung im Aircall Workspace

Hinweis: Wenn die Anruftaste im Aircall Workspace ausgegraut ist, wenn Sie einen Anruf tätigen möchten, wenden Sie sich an Ihren Administrator, damit Ihnen eine Nummer zugewiesen wird.

Um zu erfahren, wie Sie Anrufe entgegennehmen und tätigen, lesen Sie bitte unsere Artikel:

Diese zeigen Ihnen, wie Sie:

  • Ihren Status setzen (Verfügbar / Nicht verfügbar / Nachbearbeitung)
  • Anrufe entgegennehmen und tätigen
  • Stummschalten, halten, weiterleiten und Teammitglieder hinzufügen, wenn nötig.
  • Voicemails und Aufzeichnungen anhören.

5. Nachrichtenbearbeitung im Aircall Workspace

Um zu erfahren, wie Sie Nachrichten senden und empfangen, lesen Sie bitte unsere Artikel:

Lesen Sie unseren Artikel SMS (Business Text Messaging), um zu prüfen, ob Ihre Nummer SMS-kompatibel ist.

Diese zeigen Ihnen, wie Sie:

  • SMS/MMS empfangen und senden
  • Nachrichten über WhatsApp lesen und senden

6. Nachbereitung von Anrufen

Nach jedem Anruf nutzen Sie die Nachbearbeitung, um alles zu erledigen, solange das Gespräch noch frisch ist. So kann Ihr Team Ergebnisse verfolgen, aus Anrufen lernen und später unübersichtliche Daten vermeiden.

Im Aircall Workspace können Sie Ihre Nachbearbeitungszeit nutzen, um:

  • Klare Notizen zu hinterlassen, damit jeder versteht, was besprochen wurde und wie es weitergeht.
  • Tags und Dispositions zu vergeben, damit Ihr Team Themen, Ergebnisse und Gründe für Erfolg oder Abwanderung auswerten kann.
  • Anruftranskription und KI-Zusammenfassung prüfen (sofern in Ihrem Plan/Ihrer Region verfügbar), um schnell die wichtigsten Punkte und Aufgaben zu überblicken.
  • Sich auf den nächsten Anruf vorzubereiten, ohne durch neue eingehende Anrufe gestört zu werden.

Sobald Sie mit dem Tagging-System und den Nachbearbeitungsgewohnheiten Ihres Teams vertraut sind, kann Ihr Manager mithilfe von Analytics und Berichten Muster erkennen, gezielter coachen und Prozesse im Laufe der Zeit verbessern.

Lesen Sie unseren Artikel Aircall Workspace: Nachbearbeitung (Notizen, Tags, Dispositions), um zu erfahren, wie Sie saubere Notizen und Tags führen.

7. Wenn Sie Hilfe benötigen

Wenn Sie bei der Nutzung des Aircall Workspace auf Probleme stoßen, können Sie Hilfe erhalten, indem Sie:

Help Center und AI Assistant prüfen

  • Öffnen Sie unser Help Center und nutzen Sie den Aircall AI Assistant für sofortige Vorschläge.
  • Erklären Sie dabei genau, wonach Sie suchen: Was möchten Sie tun? Welche Schwierigkeiten treten auf?
  • Befolgen Sie die empfohlenen Schritte zur Fehlerbehebung für Ihre Situation.

Wenden Sie sich an Ihren Admin oder Teamleiter

Wenn Sie nach dem Check des Help Centers weiterhin Hilfe benötigen, wenden Sie sich an Ihren Admin oder Teamleiter.

Ihr Admin kann dann die Einstellungen im Aircall Dashboard prüfen, Analytics oder Anrufverlauf auf Muster untersuchen und bei Bedarf mit Ihrem Beispiel den Aircall Kundenservice kontaktieren.

Tipp: Wenn Sie eine detailliertere Einführung in alle Inhalte dieser Anleitung wünschen, besuchen Sie Aircall Learning Lab: Überblick. Dort finden Sie relevante Lernpfade wie Smartflows, Analytics oder KI-Funktionen.