Im Aircall Dashboard können Sie mithilfe von Anrufabläufen verschiedene Einstellungen für jede Rufnummer konfigurieren. Mit diesen Einstellungen können Sie das Erlebnis für Anrufende und Agenten individuell gestalten, von Musik und Weiterleitungslogik bis hin zu Anrufaufzeichnung und Rückrufverhalten.
Auf die Einstellungen Ihrer Rufnummer zugreifen
Schritte
- Gehen Sie in Ihrem Aircall Dashboard zum Bereich Rufnummern.
- Wählen Sie die Rufnummer aus, die Sie konfigurieren möchten.
- Öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen.
Allgemeine Einstellungen
Name der Rufnummer
- Weisen Sie einen Namen zu, um den Zweck der Rufnummer leichter zu erkennen (z. B. „Supportleitung – Deutschland“).
- Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie mehrere Leitungen verwalten.
Warteschleifenmusik
- Wählen Sie aus, was Anrufende hören, während sie in der Warteschleife sind oder ein Anruf weitergeleitet wird.
- Folgende Optionen sind verfügbar:
- Auswahl aus der Musikbibliothek von Aircall
- Hochladen einer eigenen .mp3-Datei
Optionen für Anrufverteilung
Auf nicht verfügbare Agenten warten
- Wenn diese Option aktiviert ist, klingeln Anrufe für die für das Team festgelegte maximale Warteschlangenzeit weiter, unabhängig davon, ob Agenten Offline sind oder den Status Nicht stören festgelegt haben.
- Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.
Hinweis: „Auf nicht verfügbare Agenten warten“ wirkt sich nicht auf beschäftigte Agenten aus (im Gespräch, in der Nachbearbeitung oder während der Bearbeitungszeit nach jedem Anruf). Das Weiterleitungsverhalten für beschäftigte Agenten wird separat über den Schalter „Auf beschäftigte Agenten warten“ im Schritt „Klingeln bei“-Widget Ihres Anrufablaufs gesteuert. Weitere Informationen finden Sie unter Anrufablauf-Widgets: Klingeln bei und Weiterleiten an.
Weitere Informationen zu Auf nicht verfügbare Agenten warten und Klingeln bei und Weiterleiten an.
Prioritätsleitungen
- Priorisieren Sie eingehende Anrufe, die auf bestimmten Aircall Rufnummern eingehen, gegenüber eingehenden Anrufen auf Ihren anderen Aircall Rufnummern.
- Ideal für VIP- oder Notfallleitungen, um die Wartezeit zu verkürzen.
Weitere Informationen zu Prioritätsleitungen
Rückruf-Anfrage
- Aktivieren und konfigurieren Sie eine Nachricht für die Rückruf-Anfrage für Rufnummern, die Anrufabläufe verwenden.
- Wenn Anrufende während einer Audionachricht „*“ drücken, wird der Rückrufprozess ausgelöst.
- Zusätzlich können Sie auswählen, ob der Rückruf automatisiert werden soll.
Sie können die Nachricht mit folgenden Optionen anpassen:
- Text-to-Speech
- Audiodatei hochladen
- Direktaufnahme
Achtung: Diese Funktion erfordert ein Custom- oder Professional-Abonnement.
Weitere Informationen zum Verwalten von Rückruf-Anfragen
Anruf-Tagging erforderlich
- Wenn diese Option aktiviert ist, müssen Agenten jeden Anruf mit einem Tag versehen, bevor sie ihn abschließen.
- Dies trägt zu einheitlichen Daten und Berichten nach Anrufen bei.
Achtung: Diese Funktion erfordert ein Custom- oder Professional-Abonnement.
Anrufaufzeichnung
Konfigurieren Sie, ob Anrufe auf dieser Rufnummer aufgezeichnet werden, und legen Sie fest, wie sich die Aufzeichnung bei externen Anrufweiterleitungen verhält.
Aufzeichnung eingehender und ausgehender Anrufe
Aktivieren Sie die automatische Aufzeichnung für eingehende Anrufe, ausgehende Anrufe oder beide. Sie können Agenten außerdem erlauben, die Aufzeichnung für jeden Anruf manuell zu starten und zu pausieren.
Weiterleitungen an Rufnummern
Verwenden Sie den Schalter Aufzeichnung bei Weiterleitungen an Rufnummern automatisch beenden, um die Aufzeichnung automatisch zu beenden, wenn Anrufe ohne Rücksprache weitergeleitet oder an eine externe Rufnummer geleitet werden.
Diese Einstellung gilt für:
- Kalte Weiterleitungen an eine Rufnummer (externe oder direkt gewählte interne Aircall Rufnummer)
- Anrufe, die über den Sprachmenü-Schritt „An externe Rufnummer weiterleiten“ an eine Rufnummer weitergeleitet werden
Diese Einstellung gilt nicht für:
- Anrufweiterleitungen mit Rücksprache (die anrufende Person ist nicht in der Leitung, daher sind keine sensiblen Daten gefährdet)
- Konferenzen (Hinzufügen eines externen Teilnehmers zu einem bestehenden Anruf)
Hinweis: Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Aufzeichnungen beendet, sobald der Anruf an eine externe oder interne Rufnummer weitergeleitet wird. Wenn eine kalte Weiterleitung fehlschlägt und der Anruf zum Agenten zurückkehrt, bleibt die Aufzeichnung pausiert. Der Agent kann sie bei Bedarf in der Aircall App manuell fortsetzen.
Achtung: Prüfen Sie vor der Aktivierung dieser Funktion, ob die Anrufaufzeichnung in Ihrer Region gesetzlich zulässig ist.
Weitere Informationen zur Aktivierung der Anrufaufzeichnung finden Sie unter Rufnummern konfigurieren: Anrufaufzeichnung aktivieren.
Anrufe kommentieren & zuweisen
- Transkriptionen aktivieren für:
- Anrufaufzeichnungen
- Voicemails
- Oder beides
Weitere Informationen zu Transkriptionen
Live-Unterstützung
- Legen Sie fest, ob die Transkription in Echtzeit für Live-Anrufe aktiviert werden soll.
- Legen Sie fest, ob ein Playbook für Ihre Rufnummer aktiviert werden soll.
- Legen Sie fest, ob Live-Textvorschläge für Ihre Rufnummer verwendet werden sollen.
Achtung: Zur Konfiguration dieser Funktionen ist ein Admin mit einer AI Assist Pro-Lizenz erforderlich. Nur Agenten mit zugewiesenen Pro-Lizenzen können diese Funktionen verwenden.
Weitere Informationen zur Live-Transkription
Weitere Informationen zu Playbooks
Weitere Informationen zu Live-Textvorschlägen
Rufnummer löschen
- Sie können eine Rufnummer direkt im Dashboard löschen.
- Stellen Sie vor dem Löschen sicher, dass Sie alle benötigten Daten exportieren.
Achtung: Wenn eine Rufnummer versehentlich gelöscht wurde, können Sie sie möglicherweise wiederherstellen. So stellen Sie eine gelöschte Rufnummer wieder her
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