Aircall Help Center | KI-Nachrichten-Agenten mit HubSpot-Arbeitsabläufen verwenden

KI-Nachrichten-Agenten mit HubSpot-Arbeitsabläufen verwenden

HubSpot-Arbeitsabläufe können ausgehende SMS- und WhatsApp-Nachrichten von Ihren Aircall-Rufnummern automatisieren. Wenn jedoch Antworten auf diese automatisierten Nachrichten eingehen, bleiben sie oft unbearbeitet, bis jemand sie prüft.

Aircall KI-Nachrichten-Agents schließen diese Lücke. Sie sind auf Ihren geschäftlichen Rufnummern aktiv und antworten sofort, wenn eine Antwort auf eine durch einen HubSpot-Arbeitsablauf ausgelöste SMS- oder WhatsApp-Nachricht eingeht.

Funktionsweise

HubSpot übernimmt die Automatisierung ausgehender SMS- und WhatsApp-Nachrichten, während Aircall KI-Nachrichten-Agents die eingehenden Konversationen auf beiden Kanälen bearbeiten.

Ein HubSpot-Arbeitsablauf löst eine Nachricht aus und sendet sie von einer Aircall-Rufnummer. Dazu wird im HubSpot-Editor für Arbeitsabläufe entweder die Aktion SMS senden (Erweitert) oder WhatsApp senden verwendet. Einzelheiten zur Einrichtung finden Sie unter SMS (Erweitert) aus HubSpot-Arbeitsabläufen mit Aircall senden und WhatsApp-Nachrichten aus HubSpot-Arbeitsabläufen senden.
Die Nachricht wird im Aktivitätsfeed des HubSpot-Datensatzes protokolliert und erscheint auch in Aircall Workspace.
Wenn der Kunde antwortet, übernimmt ein dieser Rufnummer zugewiesener KI-Nachrichten-Agent die Konversation. Er antwortet auf Grundlage Ihres Unternehmenswissens, erfasst die von Ihnen konfigurierten Aufnahmedaten und kann HubSpot-Datensätze direkt nachschlagen oder aktualisieren (mehr dazu weiter unten).
Jede Nachricht beider Seiten wird automatisch im entsprechenden HubSpot-Datensatz protokolliert.
Wenn der KI-Agent die Anfrage nicht vollständig bearbeiten kann oder der Kunde nach einer Person fragt, wird die Konversation mit dem vollständigen Kontext an Ihr Team in Aircall Workspace weitergeleitet.

Vorbereitung

Prüfen Sie Folgendes, bevor Sie mit der Einrichtung beginnen:

Ihre Aircall-HubSpot-Integration ist installiert und verbunden.
Mindestens eine Aircall-Rufnummer ist mit dieser Integration verbunden und für SMS oder WhatsApp aktiviert.
In Ihrem HubSpot-Account ist mindestens ein SMS- oder WhatsApp-Arbeitsablauf eingerichtet (beliebte Anwendungsfälle: Terminerinnerungen, Hinweise auf abgebrochene Warenkörbe, schnelle Kontaktaufnahme mit Leads und Nachfassaktionen nach dem Verkauf).

Falls noch nicht geschehen, richten Sie dies für SMS oder WhatsApp ein. Kehren Sie anschließend hierher zurück, um Ihren KI-Nachrichten-Agenten weiter zu verbinden.

Hinweis: MMS (Bilder, Videos, Dateien) wird über HubSpot-Arbeitsabläufe nicht unterstützt. Weitere Einschränkungen für Nachrichten finden Sie unter Beschränkungen für SMS-Nachrichten in Aircall.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihren KI-Nachrichten-Agenten in Aircall

Bevor Sie einer Rufnummer einen Agenten zuweisen können, müssen Sie einen erstellen. Dieser Schritt ist identisch, unabhängig davon, ob der Agent SMS, WhatsApp oder beides bearbeiten soll. Eine vollständige Anleitung zu den einzelnen Feldern unten finden Sie unter KI-Nachrichten-Agents: Übersicht und Einrichtung.

Schritte

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > KI-Agents > KI-Nachrichten-Agent und klicken Sie auf Agent erstellen.
Benennen Sie den Agenten und legen Sie seine Sprache(n) sowie eine Ausweichsprache fest.
Formulieren Sie das Ziel des Agenten: eine kurze, leicht verständliche Beschreibung, wer der Agent ist und was er tun soll. Fassen Sie sich kurz. Umfangreiche, sehr detaillierte Anweisungen erzielen schlechtere Ergebnisse als klare, präzise abgegrenzte Anweisungen.
Fügen Sie Ihre Unternehmensdaten hinzu, damit der Agent Kundenanfragen korrekt einordnen kann.
Fügen Sie Wissensquellen hinzu oder verbinden Sie sie, damit der Agent darauf zugreifen kann. Informationen zur Einrichtung finden Sie unter Wissensquellen für Ihren KI-Nachrichten-Agenten verwenden.
Verfassen Sie die Begrüßungs-, Abschieds- und Eskalationsnachrichten, die der Agent in den jeweiligen Phasen einer Konversation sendet.
Richten Sie einen Zufluss ein, wenn der Agent bestimmte Informationen wie eine E-Mail-Adresse erfassen soll.

Tipp: Testen Sie den Agenten im Aircall Dashboard, bevor Sie ihn einer aktiven Rufnummer zuweisen.

Schritt 2: Weisen Sie den Agenten der Rufnummer zu, von der Ihr HubSpot-Arbeitsablauf Nachrichten sendet

Dadurch kann Ihr KI-Nachrichten-Agent auf eingehende Nachrichten an die in Ihrem HubSpot-Arbeitsablauf verwendete Rufnummer antworten.

Schritte

Klicken Sie in den Einstellungen Ihres KI-Nachrichten-Agenten auf Rufnummer verbinden und wählen Sie dieselbe Aircall-Rufnummer aus, von der Ihr HubSpot-Arbeitsablauf Nachrichten sendet.
Legen Sie fest, wann Ihr Agent aktiv sein soll: Immer aktiv oder Geplant zu bestimmten Uhrzeiten und an bestimmten Tagen. Außerhalb dieser Zeiten oder wenn der Agent pausiert ist, werden Kundenantworten entsprechend der normalen Nutzerzuweisung der Rufnummer an Ihr Team weitergeleitet.
Prüfen Sie noch einmal, ob die Rufnummer mit der Absendernummer Ihres Arbeitsablaufs übereinstimmt: mit dem Feld Aircall-Rufnummer (Von) für SMS senden (Erweitert) oder dem Feld Aircall-Rufnummer für WhatsApp senden. Wenn sie nicht übereinstimmen, sendet HubSpot die ausgehende Nachricht trotzdem, aber der KI-Nachrichten-Agent sieht die Antwort nicht.

Hinweis: KI-Nachrichten-Agents funktionieren nur mit Leitungen, die für SMS oder WhatsApp aktiviert sind, nicht mit Rufnummern, die ausschließlich für Sprachanrufe vorgesehen sind. Eine einzelne Rufnummer kann gleichzeitig für SMS und WhatsApp aktiviert sein.

Was geschieht, wenn ein Kunde antwortet

Sobald ein Kunde per SMS oder WhatsApp antwortet, übernimmt der KI-Nachrichten-Agent auf demselben Kanal.

Der Agent antwortet anhand seiner Wissensdatenbank und des von Ihnen konfigurierten Zuflusses. Dabei setzt er die Konversation über dieselbe Rufnummer und denselben Kanal wie bei der ursprünglichen Nachricht fort.
Jede Nachricht wird in beiden Richtungen weiterhin im entsprechenden HubSpot-Datensatz protokolliert. Der vollständige Verlauf ist auch in der Aircall-App sichtbar.
Wenn der Agent nicht helfen kann oder der Kunde mit einer Person sprechen möchte, übergibt er die Konversation in Aircall Workspace an Ihr Team. Dabei werden die vollständige Konversation und alle erfassten Daten aus dem Zufluss angehängt. Ein menschlicher Agent kann außerdem jederzeit unter derselben Rufnummer manuell übernehmen.

Weitere Möglichkeiten: KI-Agenten lesen und aktualisieren HubSpot-Datensätze

Mit KI-Aktionen können KI-Nachrichten-Agenten während einer Konversation HubSpot-Datensätze abrufen oder aktualisieren, statt nur auf Nachrichten zu antworten. Dies funktioniert unabhängig davon, ob die Konversation mit einer SMS oder einer WhatsApp-Nachricht begonnen hat. Eine vollständige Liste der verfügbaren Aktionen und Informationen zu ihrer Erstellung finden Sie unter KI-Aktionen mit KI-Nachrichten-Agenten verwenden.

Beispiel: Ein Kunde antwortet mit einer aktualisierten E-Mail-Adresse. Der Agent identifiziert den Kunden mit Kontakt abrufen, aktualisiert den Datensatz mit Kontakt aktualisieren und bestätigt die Änderung per Textnachricht, ohne dass jemand direkt auf HubSpot zugreifen muss.

Schritte

Gehen Sie zu Aircall-Dashboard > Integrationen > Apps, öffnen Sie Ihre HubSpot-Integration und aktivieren Sie im Abschnitt „KI-Nachrichten-Agenten“ des Tabs KI-Aktionen die gewünschten Funktionen (zum Beispiel „Kontakt aktualisieren“ oder „Unternehmensdaten abrufen“).
Gehen Sie zu KI-Agenten > KI-Nachrichten-Agenten, öffnen Sie Ihren Agenten und fügen Sie diese Aktionen unter KI-Aktionen hinzu.
Legen Sie unter Zusätzliche Anweisungen fest, wie die Aktion Eingaben erfasst. Beispielsweise kann die bereits in der Konversation verwendete Rufnummer erneut genutzt werden, anstatt sie noch einmal abzufragen.
Legen Sie unter Konversationsrichtlinien fest, wann die Aktion ausgelöst werden soll und wie mit dem Ergebnis zu verfahren ist. Beispiel: „Wenn ‚Kontakt aktualisieren‘ fehlschlägt, weil keine Übereinstimmung gefunden wurde, fragen Sie vor einem erneuten Versuch nach der E-Mail-Adresse.“

Compliance

Sie sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Ihre Rufnummern und Nachrichten in jedem Markt, in dem Sie tätig sind, den lokalen Vorschriften entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Compliance-Anforderungen und bewährte Verfahren für Nachrichten für SMS und unter Compliance für WhatsApp in Aircall für WhatsApp.

Preise

Die Preise für KI-Nachrichten-Agenten sind nutzungsabhängig. Die Abrechnung erfolgt pro Konversation und getrennt von den Minuten für AI Voice Agent. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Preisseite.

Fehlerbehebung

Eine Rufnummer wird nicht in der Dropdown-Liste für HubSpot-Aktionen angezeigt oder der KI-Nachrichten-Agent kann dafür nicht aktiviert werden, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

Sie ist nicht mit der Aircall-HubSpot-Integration verbunden.
Sie ist für diesen Kanal nicht aktiviert.
Sie ist so eingestellt, dass der Aircall-Posteingang übersprungen wird.
Sie ist mit einer öffentlichen API oder einem Nachrichtendienst eines Drittanbieters verbunden.

Aufgrund der Zwischenspeicherung kann es einige Minuten dauern, bis Änderungen an den Rufnummerneinstellungen angezeigt werden.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt dies meinen bestehenden HubSpot-Arbeitsablauf für SMS oder WhatsApp?

Nein. Der KI-Nachrichten-Agent ergänzt ihn. HubSpot sendet weiterhin die ausgehende Nachricht. Der Agent sorgt dafür, dass eine intelligente Aktion erfolgt, wenn der Kunde antwortet.

Benötige ich separate Rufnummern für SMS und WhatsApp?

Nein. Eine einzelne Aircall-Rufnummer kann gleichzeitig für beide Kanäle aktiviert werden und ein KI-Nachrichten-Agent kann beiden Kanälen zugewiesen werden.

Kann ich dies anstelle von HubSpot mit der Aircall-API verwenden?

Ja. Dieselbe Einrichtung funktioniert für jede ausgehende Nachricht, die über den Endpunkt „Nachricht in Agentenkonversation senden“ der Aircall-API gesendet wird, nicht nur für HubSpot-Arbeitsabläufe.

Was passiert, wenn ich unter dieser Rufnummer bereits einen AI Voice Agent verwende?

Es gibt keinen Konflikt. Sprach- und Nachrichten-Agenten können gleichzeitig unter derselben Rufnummer ausgeführt werden.

Was passiert, wenn ich den KI-Nachrichten-Agenten pausiere?

Antworten werden über die normale Rufweiterleitung der Rufnummer an Ihr Team weitergeleitet – genau so, als hätten Sie den Agenten nie aktiviert.

Allgemeine Fragen zum Agenten, die nicht diese HubSpot-Einrichtung betreffen, werden unter KI-Nachrichten-Agenten: Häufig gestellte Fragen beantwortet.

Funktionsweise

HubSpot übernimmt die Automatisierung ausgehender SMS- und WhatsApp-Nachrichten, während Aircall KI-Nachrichten-Agents die eingehenden Konversationen auf beiden Kanälen bearbeiten.

Ein HubSpot-Arbeitsablauf löst eine Nachricht aus und sendet sie von einer Aircall-Rufnummer. Dazu wird im HubSpot-Editor für Arbeitsabläufe entweder die Aktion SMS senden (Erweitert) oder WhatsApp senden verwendet. Einzelheiten zur Einrichtung finden Sie unter SMS (Erweitert) aus HubSpot-Arbeitsabläufen mit Aircall senden und WhatsApp-Nachrichten aus HubSpot-Arbeitsabläufen senden.
Die Nachricht wird im Aktivitätsfeed des HubSpot-Datensatzes protokolliert und erscheint auch in Aircall Workspace.
Wenn der Kunde antwortet, übernimmt ein dieser Rufnummer zugewiesener KI-Nachrichten-Agent die Konversation. Er antwortet auf Grundlage Ihres Unternehmenswissens, erfasst die von Ihnen konfigurierten Aufnahmedaten und kann HubSpot-Datensätze direkt nachschlagen oder aktualisieren (mehr dazu weiter unten).
Jede Nachricht beider Seiten wird automatisch im entsprechenden HubSpot-Datensatz protokolliert.
Wenn der KI-Agent die Anfrage nicht vollständig bearbeiten kann oder der Kunde nach einer Person fragt, wird die Konversation mit dem vollständigen Kontext an Ihr Team in Aircall Workspace weitergeleitet.

Vorbereitung

Prüfen Sie Folgendes, bevor Sie mit der Einrichtung beginnen:

Ihre Aircall-HubSpot-Integration ist installiert und verbunden.
Mindestens eine Aircall-Rufnummer ist mit dieser Integration verbunden und für SMS oder WhatsApp aktiviert.
In Ihrem HubSpot-Account ist mindestens ein SMS- oder WhatsApp-Arbeitsablauf eingerichtet (beliebte Anwendungsfälle: Terminerinnerungen, Hinweise auf abgebrochene Warenkörbe, schnelle Kontaktaufnahme mit Leads und Nachfassaktionen nach dem Verkauf).

Falls noch nicht geschehen, richten Sie dies für SMS oder WhatsApp ein. Kehren Sie anschließend hierher zurück, um Ihren KI-Nachrichten-Agenten weiter zu verbinden.

Hinweis: MMS (Bilder, Videos, Dateien) wird über HubSpot-Arbeitsabläufe nicht unterstützt. Weitere Einschränkungen für Nachrichten finden Sie unter Beschränkungen für SMS-Nachrichten in Aircall.

Schritt 1: Erstellen Sie Ihren KI-Nachrichten-Agenten in Aircall

Schritte

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > KI-Agents > KI-Nachrichten-Agent und klicken Sie auf Agent erstellen.
Benennen Sie den Agenten und legen Sie seine Sprache(n) sowie eine Ausweichsprache fest.
Formulieren Sie das Ziel des Agenten: eine kurze, leicht verständliche Beschreibung, wer der Agent ist und was er tun soll. Fassen Sie sich kurz. Umfangreiche, sehr detaillierte Anweisungen erzielen schlechtere Ergebnisse als klare, präzise abgegrenzte Anweisungen.
Fügen Sie Ihre Unternehmensdaten hinzu, damit der Agent Kundenanfragen korrekt einordnen kann.
Fügen Sie Wissensquellen hinzu oder verbinden Sie sie, damit der Agent darauf zugreifen kann. Informationen zur Einrichtung finden Sie unter Wissensquellen für Ihren KI-Nachrichten-Agenten verwenden.
Verfassen Sie die Begrüßungs-, Abschieds- und Eskalationsnachrichten, die der Agent in den jeweiligen Phasen einer Konversation sendet.
Richten Sie einen Zufluss ein, wenn der Agent bestimmte Informationen wie eine E-Mail-Adresse erfassen soll.

Tipp: Testen Sie den Agenten im Aircall Dashboard, bevor Sie ihn einer aktiven Rufnummer zuweisen.

Schritt 2: Weisen Sie den Agenten der Rufnummer zu, von der Ihr HubSpot-Arbeitsablauf Nachrichten sendet

Dadurch kann Ihr KI-Nachrichten-Agent auf eingehende Nachrichten an die in Ihrem HubSpot-Arbeitsablauf verwendete Rufnummer antworten.

Schritte

Klicken Sie in den Einstellungen Ihres KI-Nachrichten-Agenten auf Rufnummer verbinden und wählen Sie dieselbe Aircall-Rufnummer aus, von der Ihr HubSpot-Arbeitsablauf Nachrichten sendet.
Legen Sie fest, wann Ihr Agent aktiv sein soll: Immer aktiv oder Geplant zu bestimmten Uhrzeiten und an bestimmten Tagen. Außerhalb dieser Zeiten oder wenn der Agent pausiert ist, werden Kundenantworten entsprechend der normalen Nutzerzuweisung der Rufnummer an Ihr Team weitergeleitet.
Prüfen Sie noch einmal, ob die Rufnummer mit der Absendernummer Ihres Arbeitsablaufs übereinstimmt: mit dem Feld Aircall-Rufnummer (Von) für SMS senden (Erweitert) oder dem Feld Aircall-Rufnummer für WhatsApp senden. Wenn sie nicht übereinstimmen, sendet HubSpot die ausgehende Nachricht trotzdem, aber der KI-Nachrichten-Agent sieht die Antwort nicht.

Hinweis: KI-Nachrichten-Agents funktionieren nur mit Leitungen, die für SMS oder WhatsApp aktiviert sind, nicht mit Rufnummern, die ausschließlich für Sprachanrufe vorgesehen sind. Eine einzelne Rufnummer kann gleichzeitig für SMS und WhatsApp aktiviert sein.

Was geschieht, wenn ein Kunde antwortet

Sobald ein Kunde per SMS oder WhatsApp antwortet, übernimmt der KI-Nachrichten-Agent auf demselben Kanal.

Der Agent antwortet anhand seiner Wissensdatenbank und des von Ihnen konfigurierten Zuflusses. Dabei setzt er die Konversation über dieselbe Rufnummer und denselben Kanal wie bei der ursprünglichen Nachricht fort.
Jede Nachricht wird in beiden Richtungen weiterhin im entsprechenden HubSpot-Datensatz protokolliert. Der vollständige Verlauf ist auch in der Aircall-App sichtbar.
Wenn der Agent nicht helfen kann oder der Kunde mit einer Person sprechen möchte, übergibt er die Konversation in Aircall Workspace an Ihr Team. Dabei werden die vollständige Konversation und alle erfassten Daten aus dem Zufluss angehängt. Ein menschlicher Agent kann außerdem jederzeit unter derselben Rufnummer manuell übernehmen.

Weitere Möglichkeiten: KI-Agenten lesen und aktualisieren HubSpot-Datensätze

Schritte

Gehen Sie zu Aircall-Dashboard > Integrationen > Apps, öffnen Sie Ihre HubSpot-Integration und aktivieren Sie im Abschnitt „KI-Nachrichten-Agenten“ des Tabs KI-Aktionen die gewünschten Funktionen (zum Beispiel „Kontakt aktualisieren“ oder „Unternehmensdaten abrufen“).
Gehen Sie zu KI-Agenten > KI-Nachrichten-Agenten, öffnen Sie Ihren Agenten und fügen Sie diese Aktionen unter KI-Aktionen hinzu.
Legen Sie unter Zusätzliche Anweisungen fest, wie die Aktion Eingaben erfasst. Beispielsweise kann die bereits in der Konversation verwendete Rufnummer erneut genutzt werden, anstatt sie noch einmal abzufragen.
Legen Sie unter Konversationsrichtlinien fest, wann die Aktion ausgelöst werden soll und wie mit dem Ergebnis zu verfahren ist. Beispiel: „Wenn ‚Kontakt aktualisieren‘ fehlschlägt, weil keine Übereinstimmung gefunden wurde, fragen Sie vor einem erneuten Versuch nach der E-Mail-Adresse.“

Compliance

Preise

Fehlerbehebung

Eine Rufnummer wird nicht in der Dropdown-Liste für HubSpot-Aktionen angezeigt oder der KI-Nachrichten-Agent kann dafür nicht aktiviert werden, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

Sie ist nicht mit der Aircall-HubSpot-Integration verbunden.
Sie ist für diesen Kanal nicht aktiviert.
Sie ist so eingestellt, dass der Aircall-Posteingang übersprungen wird.
Sie ist mit einer öffentlichen API oder einem Nachrichtendienst eines Drittanbieters verbunden.

Aufgrund der Zwischenspeicherung kann es einige Minuten dauern, bis Änderungen an den Rufnummerneinstellungen angezeigt werden.

Häufig gestellte Fragen

Ersetzt dies meinen bestehenden HubSpot-Arbeitsablauf für SMS oder WhatsApp?

Nein. Der KI-Nachrichten-Agent ergänzt ihn. HubSpot sendet weiterhin die ausgehende Nachricht. Der Agent sorgt dafür, dass eine intelligente Aktion erfolgt, wenn der Kunde antwortet.

Benötige ich separate Rufnummern für SMS und WhatsApp?

Nein. Eine einzelne Aircall-Rufnummer kann gleichzeitig für beide Kanäle aktiviert werden und ein KI-Nachrichten-Agent kann beiden Kanälen zugewiesen werden.

Kann ich dies anstelle von HubSpot mit der Aircall-API verwenden?

Was passiert, wenn ich unter dieser Rufnummer bereits einen AI Voice Agent verwende?

Es gibt keinen Konflikt. Sprach- und Nachrichten-Agenten können gleichzeitig unter derselben Rufnummer ausgeführt werden.

Was passiert, wenn ich den KI-Nachrichten-Agenten pausiere?

Antworten werden über die normale Rufweiterleitung der Rufnummer an Ihr Team weitergeleitet – genau so, als hätten Sie den Agenten nie aktiviert.

Allgemeine Fragen zum Agenten, die nicht diese HubSpot-Einrichtung betreffen, werden unter KI-Nachrichten-Agenten: Häufig gestellte Fragen beantwortet.