Die erweiterte Version der SMS senden-Aktion in HubSpot-Workflows ermöglicht es Ihnen, SMS-Nachrichten automatisch von Aircall-Nummern basierend auf Workflow-Auslösern zu senden. Diese verbesserte Funktionalität bietet mehr Flexibilität, indem Sie einen bestimmten sendenden Benutzer auswählen und die Absendernummer dynamisch mit HubSpot-Eigenschaften zuordnen können.

Achtung: Aircall unterstützt ausschließlich SMS. MMS (Multimedia-Nachrichten, einschließlich Bilder, Videos oder Dateien) werden beim Versenden von Nachrichten über HubSpot-Workflows nicht unterstützt.

Voraussetzungen

Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie 

  1. mindestens eine Aircall-Nummer für Messaging aktiviert haben.
  2. die erneute Authentifizierung durchführen, um die erforderlichen Berechtigungen über das Aircall-Dashboard hinzuzufügen.

Einrichten der erweiterten SMS senden-Aktion

Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um die erweiterte SMS senden-Aktion in Ihrem Workflow zu konfigurieren.

1. Aktion auswählen

Fügen Sie in Ihrem HubSpot-Workflow eine Aktion hinzu und wählen Sie SMS senden im Abschnitt Aircall aus.

send SMS (Advanced) option in Hubspot
Hinweis: Diese Aktion ist für Workflows verfügbar, die auf den folgenden Objekttypen basieren: Kontakt, Deal, Ticket, Unternehmen, Angebot, Benutzer, Bestellung, Warenkorb, Rechnung und Lead.

2. Wählen Sie die Aircall-Nummer (Von)

Sie können die Absendernummer auf zwei Arten auswählen: Nummer oder Benutzerdefinierte Eingabe.

Option A - Nummer (Wählen Sie eine bestimmte Nummer): Wählen Sie eine vorhandene, SMS-fähige Aircall-Nummer aus dem Dropdown-Menü aus.

  • Es werden nur mobilfähige Nummern angezeigt, die mit Ihrer HubSpot-Integration verknüpft sind.
  • Wenn die Liste leer ist, stellen Sie sicher, dass Sie Nummern haben, die SMS-fähig sind und keine Messaging-APIs von Drittanbietern verwenden.
Image showing the number option

Option B - Benutzerdefinierte Eingabe: Wählen Sie Benutzerdefinierte Eingabe, um die Absendernummer dynamisch mit einer HubSpot-Eigenschaft zuzuordnen. So können Sie die Von-Nummer basierend auf einem Feld auswählen, das im eingeschriebenen Datensatz gespeichert ist.

Image sowing custom input option

3. Wählen Sie den sendenden Benutzer

Diese Option erscheint, wenn Sie eine bestimmte Nummer über Nummer ausgewählt haben. Sobald Sie eine statische Aircall-Nummer ausgewählt haben, können Sie nun einen bestimmten Aircall-Benutzer der Nachricht zuordnen.

  • Funktionsweise: Wählen Sie einen Benutzer aus der Dropdown-Liste aus. Diese Liste ist gefiltert und zeigt nur Benutzer an, die mit der Aircall-Nummer verknüpft sind, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben.
  • Vorteil: Dies stellt sicher, dass die SMS einem bestimmten Teammitglied in Ihren Protokollen und Analysen zugeordnet wird.
Image showing the Sender User option

4. Empfängernummer konfigurieren (An)

Wählen Sie das Telefonnummernfeld aus dem HubSpot-Datensatz aus, das die SMS erhalten soll.

Image showing Recipient number section

5. Nachricht verfassen

Schreiben Sie Ihre SMS-Nachricht mit bis zu 1.600 Zeichen. Sie können den Inhalt mit HubSpot-Datensatz-Token wie {{Contact.FirstName}} personalisieren.

Image showing message section

6. Aktion speichern

Alle erforderlichen Felder müssen ausgefüllt sein. Wenn ein Feld fehlt oder ungültig ist, kann die Aktion nicht gespeichert werden.

Fehlerbehebung und Anforderungen

Warum Ihre Nummer möglicherweise nicht angezeigt wird

Aircall zeigt nur die Nummern an, die alle folgenden Kriterien erfüllen:

  • Mit der HubSpot-Integration verbunden
  • SMS-fähig
  • Verwendet keine Messaging-Dienste von Drittanbietern
  • Verwendet nicht die Aircall Messaging API
Hinweis: Aircall speichert Daten zur Leistungsverbesserung zwischen. Änderungen an Nummern oder Benutzerzuordnungen können bis zu 10 Minuten dauern, bis sie angezeigt werden. Laden Sie die Seite neu, wenn die Daten nicht sofort geladen werden.

Telefonnummernformatierung

WICHTIG:
Die Telefonnummer, die im Feld Empfängernummer (An) verwendet wird, muss die Landesvorwahl enthalten, z. B. +1 für die Vereinigten Staaten oder +44 für das Vereinigte Königreich. SMS-Nachrichten schlagen ohne Landesvorwahl fehl.

Korrekt: +15550199
Falsch: 555 0199 oder (555) 019 9999

Wenn Ihr CRM Nummern ohne Landesvorwahl speichert, aktualisieren Sie diese vor dem Senden auf das korrekte internationale Format.

Limits und Beschränkungen

Nachrichtenlimits gelten pro Benutzer und pro Aircall-Nummer. Diese Limits können nicht erhöht werden:

  • 200 Nachrichten pro Minute
  • 1.000 Nachrichten pro Stunde
  • 5.000 Nachrichten pro Tag
  • 10.000 Nachrichten pro Monat

Wenn eine Nachricht aufgrund eines überschrittenen Limits fehlschlägt, versucht das System nicht, sie erneut zu senden.

Nachrichtenprotokollierung und Antworten

  • HubSpot-Protokollierung: Jede SMS wird automatisch als Interaktion im HubSpot-Datensatz protokolliert.
  • Aircall-App: Nachrichten erscheinen als Teil der laufenden Konversation mit dem Kontakt.
  • Antworten: Wenn der Kontakt antwortet, können Sie die Antwort in der Aircall-App oder im HubSpot CTI anzeigen und darauf reagieren.

Verwaltung von Abmeldungen

Aircall bietet keine integrierte Verwaltung von Abmeldungen. Sie müssen Ihre eigene Abmelde-Logik in HubSpot konfigurieren.
Zum Beispiel können Sie einen Workflow erstellen, der eine Eigenschaft aktualisiert, wenn ein Kontakt mit einem Schlüsselwort wie Stop antwortet, und diese Eigenschaft dann verwenden, um weitere Nachrichten zu verhindern.