SMS senden (Erweitert) aus HubSpot-Workflows mit Aircall

Die erweiterte Aktion „SMS senden“ in HubSpot-Workflows ermöglicht es Ihnen, automatisch SMS-Nachrichten von Aircall-Nummern basierend auf Workflow-Auslösern zu senden. Sie verwendet ein nummernorientiertes Design: Sie wählen zuerst die Aircall-Nummer aus und können dann optional angeben, welcher Benutzer die Nachricht senden soll. Sowohl die Absendernummer als auch der Absenderbenutzer können statisch festgelegt oder dynamisch über HubSpot-Eigenschaften zugeordnet werden.

Achtung: Aircall unterstützt nur SMS. MMS (Multimedia-Nachrichten, einschließlich Bilder, Videos oder Dateien) werden beim Senden von Nachrichten über HubSpot-Workflows nicht unterstützt.

Achtung: Dies ist die aktualisierte Version der Aktion „SMS senden“, die sich derzeit in der Beta-Phase befindet. Ihre bestehenden Workflows, die die vorherige Aktion „SMS senden“ verwenden, funktionieren weiterhin und sind nicht betroffen. Sobald diese Aktion allgemein verfügbar ist, wird die vorherige Version mit vorheriger Ankündigung eingestellt. Für die Dokumentation der vorherigen Version siehe SMS aus HubSpot-Workflows mit Aircall-Nummern senden.

Voraussetzungen

Um diese Funktion zu nutzen, müssen Sie 

1. mindestens eine Aircall-Nummer haben, die für Messaging aktiviert ist.
2. sich im Aircall-Dashboard erneut authentifizieren, um die notwendigen Berechtigungen hinzuzufügen.

Einrichten der erweiterten Aktion „SMS senden“

Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um die erweiterte Aktion „SMS senden“ in Ihrem Workflow zu konfigurieren.

1. Aktion auswählen

Fügen Sie in Ihrem HubSpot-Workflow eine Aktion hinzu und wählen Sie SMS senden im Abschnitt Aircall aus.

Hinweis: Diese Aktion ist für Workflows verfügbar, die auf den folgenden Objekttypen basieren: Kontakt, Deal, Ticket, Unternehmen, Angebot, Benutzer, Bestellung, Warenkorb, Rechnung und Lead.

2. Wählen Sie die Aircall-Nummer (Von)

Sie können die Absendernummer auf zwei Arten auswählen: Nummer oder Benutzerdefinierte Eingabe.

Option A – Nummer (Eine bestimmte Nummer auswählen): Wählen Sie eine vorhandene, SMS-fähige Aircall-Nummer aus dem Dropdown-Menü aus.

• Es werden nur mobilfähige Nummern angezeigt, die mit Ihrer HubSpot-Integration verknüpft sind.
• Wenn die Liste leer ist, stellen Sie sicher, dass Sie SMS-fähige Nummern haben, die keine Drittanbieter-Messaging-APIs verwenden.

Option B – Benutzerdefinierte Eingabe: Wählen Sie Benutzerdefinierte Eingabe, um die Absendernummer dynamisch über eine HubSpot-Eigenschaft zuzuordnen. So können Sie die „Von“-Nummer basierend auf einem Feld im eingeschriebenen Datensatz bestimmen.

Hinweis: Nummern, die über Benutzerdefinierte Eingabe eingegeben werden, müssen im E.164-Format vorliegen (zum Beispiel +15550199) und an die HubSpot-Integration angehängt sein. Wenn die Nummer nicht in der Integration vorhanden ist, wird die Nachricht nicht gesendet und ein Fehler angezeigt.

3. Wählen Sie den Absenderbenutzer

Nach der Auswahl einer Aircall-Nummer erscheint das Feld „Senden als Benutzer“. Damit wird bestimmt, welche Benutzeridentität der ausgehenden Nachricht zugeordnet wird. Die verfügbaren Optionen hängen davon ab, ob Sie eine statische Nummer oder eine benutzerdefinierte Eingabenummer gewählt haben.

Option A – Standard (kein „Senden als Benutzer“)

Die Nachricht wird von der ausgewählten Aircall-Nummer gesendet, ohne einem bestimmten Benutzer zugeordnet zu sein. Dies ist die Standardeinstellung, wenn keine Auswahl getroffen wird.

Option B – Spezifischer Benutzer (nur bei Verwendung von Nummer)

Wählen Sie einen Benutzer aus dem Dropdown-Menü. Die Liste ist gefiltert und zeigt nur Benutzer an, die mit der in Schritt zuvor ausgewählten Aircall-Nummer verknüpft sind. Dies verhindert Fehlkonfigurationen, indem sichergestellt wird, dass Sie keinen Benutzer auswählen können, der keinen Zugriff auf diese Nummer hat.

Option C – Benutzerdefinierte Eingabe (für Nummer und benutzerdefinierte Eingabe verfügbar)

Wählen Sie „Benutzerdefinierte Eingabe“, um den Absenderbenutzer dynamisch über eine HubSpot-Eigenschaft zuzuordnen. Das Feld erwartet eine gültige Aircall-Benutzer-E-Mail-Adresse, die an die ausgewählte Nummer angehängt ist.

Hinweis: Das Feld „Senden als Benutzer“ bei Benutzerdefinierter Eingabe erwartet eine gültige Benutzer-E-Mail-Adresse, die an die oben ausgewählte Nummer angehängt ist.

Achtung: Wenn der benutzerdefinierte Wert für „Senden als Benutzer“ nicht mit einem Benutzer übereinstimmt, der mit der ausgewählten Nummer verknüpft ist, wird die Nachricht nicht gesendet und ein Fehler angezeigt. Wenn der „Senden als Benutzer“ keine verbleibenden Nachrichten-Segmente mehr hat, wird die Nachricht ebenfalls nicht gesendet und ein Fehler angezeigt.

4. Empfängernummer konfigurieren (An)

Wählen Sie das Telefonnummernfeld aus dem HubSpot-Datensatz aus, das die SMS erhalten soll.

5. Nachricht verfassen

Verfassen Sie Ihre SMS-Nachricht mit bis zu 1.600 Zeichen. Sie können den Inhalt mit HubSpot-Datensatz-Token wie {{Contact.FirstName}} personalisieren.

6. Aktion speichern

Alle erforderlichen Felder müssen vor dem Speichern ausgefüllt sein. Das Feld Aircall-Nummer ist erforderlich und muss gültig sein. Das Feld „Senden als Benutzer“ erfordert eine gültige Auswahl, wenn Sie „Spezifischer Benutzer“ oder „Benutzerdefinierte Eingabe“ wählen. Wenn ein erforderliches Feld fehlt oder ungültig ist, kann die Aktion nicht gespeichert werden.

Fehlerbehebung und Voraussetzungen

Warum Ihre Nummer möglicherweise nicht angezeigt wird

Aircall zeigt nur die Nummern an, die alle folgenden Kriterien erfüllen:

• Mit der HubSpot-Integration verbunden
• SMS-fähig
• Keine Nutzung von Drittanbieter-Messaging-Diensten
• Keine Nutzung der Aircall Messaging API

Hinweis: Aircall cached Daten zur Leistungssteigerung. Änderungen an Nummern oder Benutzerzuordnungen können bis zu 10 Minuten dauern, bis sie angezeigt werden. Aktualisieren Sie die Seite, wenn die Daten nicht sofort geladen werden.

Telefonnummernformatierung

Achtung: Die im Feld Empfängernummer (An) verwendete Telefonnummer muss die Landesvorwahl enthalten, z. B. +1 für die Vereinigten Staaten oder +44 für das Vereinigte Königreich. SMS-Nachrichten schlagen ohne Landesvorwahl fehl.

Richtig: +15550199
Falsch: 555 0199 oder (555) 019 9999

Wenn Ihr CRM Nummern ohne Landesvorwahl speichert, aktualisieren Sie diese vor dem Senden auf das korrekte internationale Format.

Fehler bei „Senden als Benutzer“

Wenn Sie Benutzerdefinierte Eingabe für die Felder Aircall-Nummer oder „Senden als Benutzer“ verwenden, wendet die Aktion zur Sendezeit eine strenge Validierung an. Im Gegensatz zur vorherigen Version dieser Aktion gibt es keine stille Rückfalloption: Wenn ein Wert ungültig ist, wird die Nachricht nicht gesendet und ein Fehler protokolliert.

Tipp: Wenn eine Nachricht fehlschlägt, prüfen Sie die Aktionsprotokolle im HubSpot-Workflow auf den spezifischen Fehler. Dies hilft dabei zu erkennen, ob das Problem mit der Nummer, dem Benutzer oder den Nachrichten-Segmentlimits zusammenhängt.

Limits und Beschränkungen

Nachrichtenlimits gelten pro Benutzer und pro Aircall-Nummer. Diese Limits können nicht erhöht werden:

• 200 Nachrichten pro Minute
• 1.000 Nachrichten pro Stunde
• 5.000 Nachrichten pro Tag
• 10.000 Nachrichten pro Monat

Wenn eine Nachricht aufgrund eines überschrittenen Limits fehlschlägt, versucht das System nicht, sie erneut zu senden.

Nachrichtenprotokollierung und Antworten

• HubSpot-Protokollierung: Jede SMS wird automatisch als Interaktion im HubSpot-Datensatz protokolliert.
• Aircall-App: Nachrichten erscheinen als Teil der laufenden Unterhaltung mit dem Kontakt.
• Antworten: Wenn der Kontakt antwortet, können Sie die Antwort in der Aircall-App oder im HubSpot CTI ansehen und beantworten.

Verwaltung von Opt-Outs

Aircall bietet keine integrierte Opt-Out-Verwaltung. Sie müssen Ihre eigene Opt-Out-Logik in HubSpot konfigurieren.
Zum Beispiel können Sie einen Workflow erstellen, der eine Eigenschaft aktualisiert, wenn ein Kontakt mit einem Schlüsselwort wie „Stop“ antwortet, und dann diese Eigenschaft verwenden, um weitere Nachrichten zu verhindern.