Die erweiterte Aktion „SMS senden“ in HubSpot-Workflows ermöglicht es Ihnen, automatisch SMS-Nachrichten von Aircall-Rufnummern basierend auf Workflow-Triggern zu senden. Sie verwendet ein Rufnummer-zuerst-Design: Sie wählen zuerst die Aircall-Rufnummer aus und geben dann optional an, als welcher Benutzer die Nachricht gesendet werden soll. Sowohl die Absenderrufnummer als auch der Absenderbenutzer können statisch festgelegt oder mithilfe von HubSpot-Eigenschaften dynamisch zugeordnet werden.
Achtung: Aircall unterstützt nur SMS. MMS (Multimedia-Nachrichten, einschließlich Bilder, Videos oder Dateien) werden beim Senden von Nachrichten über HubSpot-Workflows nicht unterstützt.
Achtung: Dies ist die aktualisierte Version der Aktion „SMS senden“, die sich derzeit in der Beta-Phase befindet. Ihre bestehenden Workflows, die die vorherige Aktion „SMS senden“ verwenden, funktionieren weiterhin und sind nicht betroffen. Sobald diese Aktion allgemein verfügbar ist, wird die vorherige Version nach vorheriger Ankündigung eingestellt. Die Dokumentation zur vorherigen Version finden Sie unter Send SMS from HubSpot workflows with Aircall numbers.
Voraussetzungen
Um diese Funktion zu verwenden, müssen Sie
- mindestens eine für Nachrichten aktivierte Aircall-Rufnummer haben.
- sich erneut authentifizieren, um die erforderlichen Scopes im Aircall Dashboard hinzuzufügen.
Die erweiterte Aktion „SMS senden“ einrichten
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die erweiterte Aktion „SMS senden“ in Ihrem Workflow zu konfigurieren.
1. Die Aktion auswählen
Fügen Sie in Ihrem HubSpot-Workflow eine Aktion hinzu und wählen Sie im Abschnitt Aircall SMS senden aus.
Hinweis: Diese Aktion ist für Workflows verfügbar, die auf den folgenden Objekttypen basieren: Kontakt, Deal, Ticket, Unternehmen, Angebot, Nutzer, Bestellung, Warenkorb, Rechnung und Lead.
2. Die Aircall-Rufnummer auswählen (Von)
Sie können die Absenderrufnummer auf zwei Arten auswählen: Rufnummer oder Benutzerdefinierte Eingabe.
Option A - Rufnummer (Eine bestimmte Rufnummer auswählen): Wählen Sie eine vorhandene, SMS-fähige Aircall-Rufnummer aus dem Dropdown-Menü aus.
- Es werden nur mobilfähige Rufnummern angezeigt, die mit Ihrer HubSpot-Integration verknüpft sind.
- Wenn die Liste leer ist, stellen Sie sicher, dass Sie Rufnummern haben, die für SMS aktiviert sind und keine Messaging-APIs von Drittanbietern verwenden.
Option B - Benutzerdefinierte Eingabe: Wählen Sie Benutzerdefinierte Eingabe, um die Absenderrufnummer mithilfe einer HubSpot-Eigenschaft dynamisch zuzuordnen. So können Sie die Von-Rufnummer basierend auf einem Feld bestimmen, das im aufgenommenen Datensatz gespeichert ist.
Hinweis: Rufnummern, die über Benutzerdefinierte Eingabe eingegeben werden, müssen im E.164-Format vorliegen (zum Beispiel +15550199) und an die HubSpot-Integration angehängt sein. Wenn die Rufnummer in der Integration nicht vorhanden ist, wird die Nachricht nicht gesendet und es wird ein Fehler ausgegeben.
3. Senden als Benutzer auswählen
Nach Auswahl einer Aircall-Rufnummer wird das Feld „Senden als Benutzer“ angezeigt. Dieses legt fest, welche Benutzeridentität an die ausgehende Nachricht angehängt wird. Die verfügbaren Optionen hängen davon ab, ob Sie eine statische Rufnummer oder eine Rufnummer aus einer benutzerdefinierten Eingabe ausgewählt haben.
Option A - Standard (ohne Senden als Benutzer)
Die Nachricht wird von der ausgewählten Aircall-Rufnummer gesendet, ohne einem bestimmten Benutzer zugeordnet zu werden. Dies ist die Standardeinstellung, wenn keine Auswahl getroffen wird.
Option B - Bestimmter Benutzer (nur verfügbar bei Verwendung von Rufnummer)
Wählen Sie einen Benutzer aus dem Dropdown-Menü aus. Die Liste ist so gefiltert, dass nur Benutzer angezeigt werden, die der Aircall-Rufnummer zugeordnet sind, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben. Dadurch werden Fehlkonfigurationen verhindert, indem sichergestellt wird, dass Sie keinen Benutzer auswählen können, der keinen Zugriff auf diese Rufnummer hat.
Option C - Benutzerdefinierte Eingabe (verfügbar sowohl für Rufnummer als auch für Rufnummer aus benutzerdefinierter Eingabe)
Wählen Sie Benutzerdefinierte Eingabe aus, um den Absenderbenutzer mithilfe einer HubSpot-Eigenschaft dynamisch zuzuordnen. Das Feld erwartet eine gültige E-Mail-Adresse eines Aircall-Benutzers, die der ausgewählten Rufnummer zugeordnet ist.
Hinweis: Das Feld „Benutzerdefinierte Eingabe - Senden als Benutzer“ erwartet eine gültige E-Mail-Adresse eines Benutzers, die der oben ausgewählten Rufnummer zugeordnet ist.
Achtung: Wenn der benutzerdefinierte Wert für „Senden als Benutzer“ nicht mit einem Benutzer übereinstimmt, der der ausgewählten Rufnummer zugeordnet ist, wird die Nachricht nicht gesendet und es wird ein Fehler ausgegeben. Wenn für „Senden als Benutzer“ keine verbleibenden Nachrichtensegmente mehr vorhanden sind, wird die Nachricht ebenfalls nicht gesendet und es wird ein Fehler ausgegeben.
4. Empfängerrufnummer konfigurieren (An)
Wählen Sie das Telefonnummernfeld aus dem HubSpot-Datensatz aus, das die SMS erhalten soll.
5. Die Nachricht verfassen
Schreiben Sie Ihre SMS-Nachricht mit bis zu 1.600 Zeichen. Sie können den Inhalt mit HubSpot-Datensatz-Tokens wie {{Contact.FirstName}} personalisieren.
6. Die Aktion speichern
Vor dem Speichern müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein. Das Feld „Aircall-Rufnummer“ ist erforderlich und muss gültig sein. Das Feld „Senden als Benutzer“ erfordert eine gültige Auswahl, wenn Sie „Bestimmter Benutzer“ oder „Benutzerdefinierte Eingabe“ wählen. Wenn ein Pflichtfeld fehlt oder ungültig ist, kann die Aktion nicht gespeichert werden.
Fehlerbehebung und Anforderungen
Warum Ihre Rufnummer möglicherweise nicht angezeigt wird
Aircall zeigt nur die Rufnummern an, die alle folgenden Kriterien erfüllen:
- Mit der HubSpot-Integration verbunden
- SMS-fähig
- Keine Messaging-Dienste von Drittanbietern verwendend
- Die Aircall Messaging API nicht verwendend
Hinweis: Aircall zwischenspeichert Daten aus Leistungsgründen. Änderungen an Rufnummern oder Benutzerzuordnungen können bis zu 10 Minuten dauern, bis sie angezeigt werden. Aktualisieren Sie die Seite, wenn die Daten nicht sofort geladen werden.
Formatierung von Telefonnummern
Achtung: Die im Feld „Empfängerrufnummer (An)“ verwendete Telefonnummer muss die Landesvorwahl enthalten, zum Beispiel +1 für die Vereinigten Staaten oder +44 für das Vereinigte Königreich. SMS-Nachrichten schlagen ohne Landesvorwahl fehl.
Korrekt: +15550199
Falsch: 555 0199 or (555) 019 9999
Wenn Ihr CRM Rufnummern ohne Landesvorwahl speichert, aktualisieren Sie sie vor dem Senden auf das korrekte internationale Format.
Fehler bei „Senden als Benutzer“
Wenn Sie für die Felder „Aircall-Rufnummer“ oder „Senden als Benutzer“ die Option „Benutzerdefinierte Eingabe“ verwenden, führt die Aktion beim Senden eine strenge Validierung durch. Anders als in der vorherigen Version dieser Aktion gibt es keinen stillen Fallback: Wenn ein Wert ungültig ist, wird die Nachricht nicht gesendet und ein Fehler protokolliert.
| Fehlerbedingung | Was passiert | Zusätzliche Details |
|---|---|---|
| Benutzerdefinierte Rufnummer wird in der Integration nicht gefunden | Nachricht wird nicht gesendet; ein Fehler wird ausgegeben | SMS-fähige Rufnummern außerhalb der Integration werden nicht als Fallback verwendet |
| Benutzerdefiniertes „Senden als Benutzer“ ist der ausgewählten Rufnummer nicht zugeordnet | Nachricht wird nicht gesendet; ein Fehler wird ausgegeben | Der ausgewählte Benutzer muss mit der Aircall-Rufnummer verknüpft sein |
| Für „Senden als Benutzer“ sind keine verbleibenden Nachrichtensegmente mehr vorhanden | Nachricht wird nicht gesendet; ein Fehler wird ausgegeben | Der Benutzer muss verfügbare Nachrichtensegmente haben, um SMS zu senden |
Tipp: Wenn eine Nachricht fehlschlägt, prüfen Sie die Workflow-Aktionsprotokolle in HubSpot auf den genauen Fehler. So lässt sich feststellen, ob das Problem mit der Rufnummer, dem Benutzer oder den Grenzwerten für Nachrichtensegmente zusammenhängt.
Grenzwerte und Einschränkungen
Messaging-Grenzwerte gelten pro Benutzer und pro Aircall-Rufnummer. Diese Grenzwerte können nicht erhöht werden:
- 200 Nachrichten pro Minute
- 1.000 Nachrichten pro Stunde
- 5.000 Nachrichten pro Tag
- 10.000 Nachrichten pro Monat
Wenn eine Nachricht fehlschlägt, weil ein Grenzwert überschritten wurde, versucht das System nicht erneut, sie zu senden.
Nachrichtenprotokollierung und Antworten
- HubSpot-Protokollierung: Jede SMS wird automatisch als Interaktion im HubSpot-Datensatz protokolliert.
- Aircall-App: Nachrichten erscheinen als Teil der laufenden Unterhaltung mit dem Kontakt.
- Antworten: Wenn der Kontakt antwortet, können Sie die Antwort in der Aircall-App oder im HubSpot CTI ansehen und darauf reagieren.
Opt-outs verwalten
Aircall bietet keine integrierte Verwaltung von Opt-outs. Sie müssen Ihre eigene Opt-out-Logik in HubSpot konfigurieren.
Sie können zum Beispiel einen Workflow erstellen, der eine Eigenschaft aktualisiert, wenn ein Kontakt mit einem Schlüsselwort wie Stop antwortet, und diese Eigenschaft dann verwenden, um weitere Nachrichten zu verhindern.
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