Los flujos de trabajo de HubSpot pueden automatizar los mensajes SMS y de WhatsApp salientes desde tus números de Aircall, pero cuando llegan respuestas a esos mensajes automatizados, suelen quedar pendientes hasta que alguien las revisa.

Los agentes de mensajería con IA de Aircall solucionan este problema. Operan en los números de teléfono de tu empresa y responden en cuanto llega una respuesta a un mensaje SMS o de WhatsApp activado por un flujo de trabajo de HubSpot.

Cómo funciona

HubSpot se encarga de la automatización de los mensajes SMS y de WhatsApp salientes, mientras que los agentes de mensajería con IA de Aircall gestionan las conversaciones entrantes en ambos canales.

  1. Un flujo de trabajo de HubSpot activa y envía un mensaje desde un número de Aircall mediante la acción Enviar SMS (avanzado) o Enviar WhatsApp del generador de flujos de trabajo de HubSpot. Para obtener información sobre la configuración, consulta Enviar SMS (avanzado) desde flujos de trabajo de HubSpot con Aircall y Enviar mensajes de WhatsApp desde flujos de trabajo de HubSpot.
  2. El mensaje se registra en el feed de actividad del registro de HubSpot y también aparece en Aircall Workspace.
  3. Si el cliente responde, un agente de mensajería con IA asignado a ese número se hace cargo de la conversación. Responde basándose en la información de tu empresa, recopila los datos de admisión que hayas configurado y puede consultar o actualizar directamente los registros de HubSpot (más información al respecto a continuación).
  4. Todos los mensajes de ambas partes se registran automáticamente en el registro de HubSpot correspondiente.
  5. Si el agente de IA no puede gestionar por completo la consulta o el cliente solicita hablar con una persona, la conversación se transfiere a tu equipo en Aircall Workspace con todo el contexto adjunto.

Antes de empezar

Comprueba lo siguiente antes de configurar nada:

  • Tu integración de Aircall con HubSpot está instalada y conectada.
  • Hay al menos un número de Aircall conectado a esa integración y habilitado para SMS o WhatsApp.
  • Hay al menos un flujo de trabajo de SMS o WhatsApp configurado en tu cuenta de HubSpot (casos de uso habituales: recordatorios de reuniones, alertas de carritos abandonados, contacto rápido con clientes potenciales y seguimientos posventa).

Si aún no lo has configurado, hazlo para SMS o WhatsApp. Después, vuelve aquí para seguir conectando tu agente de mensajería con IA.

Nota: Los MMS (imágenes, vídeos y archivos) no son compatibles con los flujos de trabajo de HubSpot. Consulta Límites de la mensajería SMS de Aircall para conocer otras restricciones de mensajería que debes tener en cuenta.

Paso 1: Crea tu agente de mensajería con IA en Aircall

Antes de poder asignar un agente a un número, debes crear uno. Este paso es el mismo tanto si el agente va a gestionar SMS, WhatsApp o ambos. Para consultar una guía completa de cada campo indicado a continuación, consulta Agentes de mensajería con IA: resumen y configuración.

Pasos

  1. Ve a Panel de control de Aircall > Agentes de IA > Agente de mensajería con IA y haz clic en Crear agente.

    AIMA Create an agent
  2. Asigna un nombre al agente y configura sus idiomas y un idioma alternativo.
  3. Redacta el objetivo del agente: una descripción breve y sencilla de quién es y qué debe hacer. Procura que sea concisa, ya que las instrucciones densas y excesivamente detalladas ofrecen peores resultados que las claras y específicas.
  4. Añade la información de tu empresa para que el agente pueda clasificar correctamente las consultas de los clientes.
  5. Añade o conecta las fuentes de conocimiento que utilizará el agente. Consulta Usar fuentes de conocimiento para tu agente de mensajería con IA para saber cómo configurarlas.
  6. Redacta los mensajes de bienvenida, despedida y escalamiento que el agente envía en cada etapa de una conversación.
  7. Configura un flujo de admisión si quieres que el agente recopile información específica, como una dirección de correo electrónico.
Consejo: Prueba el agente en el Panel de control de Aircall antes de asignarlo a un número activo.

Paso 2: Asigna el agente al número desde el que envía mensajes tu flujo de trabajo de HubSpot

Esto garantiza que tu agente de mensajería con IA pueda responder a los mensajes entrantes en el número de teléfono utilizado en tu flujo de trabajo de HubSpot.

Pasos

  1. En la configuración de tu agente de mensajería con IA, haz clic en Conectar número y selecciona el mismo número de Aircall desde el que envía mensajes tu flujo de trabajo de HubSpot.

  2. Decide cuándo debe estar activo tu agente: Siempre activo o Programado para determinados horarios y días. Fuera de esos horarios o mientras esté en pausa, las respuestas de los clientes se dirigirán a tu equipo mediante la asignación habitual de usuarios del número.

    Schedule hours of AIMA
  3. Comprueba de nuevo que el número coincida con el número de envío de tu flujo de trabajo: el campo Número de Aircall (remitente) para Enviar SMS (avanzado) o el campo Número de Aircall para Enviar WhatsApp. Si no coinciden, HubSpot seguirá enviando el mensaje saliente, pero el agente de mensajería con IA no verá la respuesta.
Nota: Los agentes de mensajería con IA solo funcionan en líneas habilitadas para SMS o WhatsApp, no en números exclusivamente de voz. Un mismo número puede estar habilitado para SMS y WhatsApp a la vez.

Qué sucede cuando responde un cliente

En cuanto un cliente responde por SMS o WhatsApp, el agente de mensajería con IA toma el control en ese mismo canal.

  • El agente responde utilizando su Información de la empresa y cualquier Flujo de admisión que hayas configurado, y continúa la conversación en el mismo número y canal que el mensaje original.
  • Todos los mensajes, en ambas direcciones, siguen registrándose en el registro correspondiente de HubSpot. También verás la conversación completa en la Aplicación de Aircall.
  • Si el agente no puede ayudar o el cliente pide hablar con una persona, transfiere la conversación a tu equipo en Aircall Workspace con la conversación completa y todos los datos de admisión recopilados adjuntos. Un agente humano también puede intervenir y asumir el control manualmente en cualquier momento desde el mismo número de teléfono.

Ve más allá: los agentes de IA consultan y actualizan registros de HubSpot

Las Acciones de IA permiten a los Agentes de mensajería con IA consultar o actualizar registros de HubSpot durante una conversación, no solo responder mensajes. Esto funciona de la misma manera independientemente de si la conversación comenzó como un SMS o un mensaje de WhatsApp. Para consultar la lista completa de acciones disponibles y cómo se crean, consulta Uso de Acciones de IA con Agentes de mensajería con IA.

Por ejemplo: un cliente responde con una dirección de correo electrónico actualizada. El agente lo identifica mediante Obtener contacto, actualiza el registro mediante Actualizar contacto y confirma el cambio por mensaje de texto, sin que nadie tenga que acceder directamente a HubSpot.

Pasos

  1. Ve a Panel de control de Aircall > Integraciones > Aplicaciones, abre tu Integración con HubSpot y habilita las funciones que quieras en la sección Agentes de mensajería con IA de la pestaña Acciones de IA (por ejemplo, Actualizar contacto u Obtener Información de la empresa).

    AI Actions capabilities

  2. Ve a Agentes de IA > Agentes de mensajería con IA, abre tu agente y añade esas acciones en Acciones de IA.

    Add AI Actions under your AIMA
  3. Utiliza Instrucciones adicionales para controlar cómo recopila los datos esa acción, por ejemplo, reutilizando el número de teléfono que ya figura en la conversación en lugar de volver a solicitarlo.
  4. Utiliza Directrices de conversación para definir cuándo debe ejecutarse la acción y qué hacer con los datos que devuelve, por ejemplo: «Si Actualizar contacto falla porque no se encuentra ninguna coincidencia, solicita su correo electrónico antes de volver a intentarlo».

Cumplimiento normativo

Es tu responsabilidad confirmar que tus números y mensajes cumplen la normativa local de todos los mercados en los que operas. Para obtener más información, consulta Requisitos de cumplimiento y buenas prácticas para la mensajería para SMS y Cumplimiento de WhatsApp en Aircall para WhatsApp.

Precios

El precio del Agente de mensajería con IA se basa en el uso, se factura por conversación y es independiente de los minutos del AI Voice Agent. Consulta la página de precios para conocer las tarifas actuales.

Solución de problemas

Un número no aparecerá en el menú desplegable de acciones de HubSpot, o no se podrá activar en él el Agente de mensajería con IA, si se cumple alguna de las siguientes condiciones: 

  • No está conectado a la integración entre Aircall y HubSpot
  • No está habilitado para ese canal
  • Está configurado para omitir la bandeja de entrada de Aircall
  • Está conectado a una API pública o a un servicio de mensajería de terceros. 

Los cambios en la Configuración del número pueden tardar unos minutos en aparecer debido al almacenamiento en caché.

Preguntas frecuentes

¿Esto sustituye mi flujo de trabajo actual de SMS o WhatsApp en HubSpot?

No. El Agente de mensajería con IA lo complementa. HubSpot sigue enviando el mensaje saliente; el agente se asegura de que se produzca una respuesta inteligente cuando el cliente responde.

¿Necesito números diferentes para SMS y WhatsApp?

No. Se puede habilitar un único número de Aircall para ambos canales a la vez y se puede asignar un Agente de mensajería con IA para gestionar ambos.

¿Puedo usar esto con la API de Aircall en lugar de HubSpot?

Sí. La misma configuración funciona para cualquier mensaje saliente enviado mediante el endpoint «enviar mensaje en conversación del agente» de la API de Aircall, no solo para los flujos de trabajo de HubSpot.

¿Qué ocurre si ya tengo un AI Voice Agent en este número?

No hay ningún conflicto. Los agentes de voz y de mensajería pueden funcionar simultáneamente en el mismo número.

¿Qué ocurre si pauso el Agente de mensajería con IA?

Las respuestas se dirigen a tu equipo mediante la distribución de llamadas habitual del número, exactamente como ocurriría si nunca hubieras activado el agente.

 

Para preguntas generales sobre el propio agente fuera de esta configuración de HubSpot, consulta Agentes de mensajería con IA: Preguntas frecuentes.