La acción avanzada Enviar SMS en los flujos de trabajo de HubSpot permite enviar mensajes SMS automáticamente desde números de Aircall basándose en los desencadenantes del flujo de trabajo. Utiliza un diseño centrado en el número: primero seleccionas el número de Aircall y luego, opcionalmente, especificas qué usuario debe enviar el mensaje. Tanto el número del remitente como el usuario remitente pueden configurarse de forma estática o mapearse dinámicamente usando propiedades de HubSpot.
Importante: Aircall solo admite SMS. MMS (mensajes multimedia, incluyendo imágenes, vídeos o archivos) no está soportado al enviar mensajes a través de los flujos de trabajo de HubSpot.
Importante: Esta es la versión actualizada de la acción Enviar SMS, actualmente en beta. Tus flujos de trabajo existentes que usan la versión anterior de Enviar SMS seguirán funcionando y no se verán afectados. Una vez que esta acción alcance disponibilidad general, la versión anterior se retirará con aviso previo. Para documentación sobre la versión anterior, consulta Enviar SMS desde flujos de trabajo de HubSpot con números de Aircall.
Requisitos
Para usar esta función, debes
- Tener al menos un número de Aircall habilitado para mensajería.
- Reautenticar para añadir los permisos necesarios desde el Panel de Control de Aircall.
Configuración de la acción avanzada Enviar SMS
Sigue los pasos a continuación para configurar la acción avanzada Enviar SMS en tu flujo de trabajo.
1. Selecciona la acción
En tu flujo de trabajo de HubSpot, añade una acción y elige Enviar SMS bajo la sección de Aircall.
Nota: Esta acción está disponible para flujos de trabajo basados en los siguientes tipos de objetos: contacto, trato, ticket, empresa, presupuesto, usuarios, pedido, carrito, factura y lead.
2. Elige el Número de Aircall (De)
Puedes seleccionar el número remitente de dos maneras: Número o Entrada Personalizada.
Opción A - Número (Seleccionar un número específico): Escoge un número de Aircall existente y con capacidad SMS del menú desplegable.
- Solo aparecerán números habilitados para móvil vinculados a tu integración de HubSpot.
- Si la lista está vacía, asegúrate de tener números habilitados para SMS y que no usen APIs de mensajería de terceros.
Opción B - Entrada Personalizada: Selecciona Entrada Personalizada para mapear dinámicamente el número remitente usando una propiedad de HubSpot. Esto te permite determinar el número De basado en un campo almacenado en el registro inscrito.
Nota: Los números introducidos mediante Entrada Personalizada deben estar formateados en E.164 (por ejemplo, +15550199) y estar vinculados a la integración de HubSpot. Si el número no existe en la integración, el mensaje no se enviará y se generará un error.
3. Selecciona Enviar como Usuario
Después de seleccionar un número de Aircall, aparece el campo Enviar Como Usuario. Esto determina qué identidad de usuario está vinculada al mensaje saliente. Las opciones disponibles dependen de si seleccionaste un número estático o un número de entrada personalizada.
Opción A - Predeterminado (sin Enviar Como Usuario)
El mensaje se envía desde el número de Aircall seleccionado sin estar atribuido a un usuario específico. Esta es la opción predeterminada si no se realiza ninguna selección.
Opción B - Usuario específico (disponible solo al usar Número)
Selecciona un usuario del menú desplegable. La lista se filtra para mostrar solo usuarios asociados con el número de Aircall que seleccionaste en el paso anterior. Esto previene configuraciones erróneas asegurando que no puedas seleccionar un usuario que no tenga acceso a ese número.
Opción C - Entrada Personalizada (disponible tanto para Número como para Entrada Personalizada)
Selecciona Entrada Personalizada para mapear dinámicamente el usuario remitente usando una propiedad de HubSpot. El campo espera una dirección de correo electrónico válida de usuario de Aircall vinculada al número seleccionado.
Nota: El campo Enviar Como Usuario de Entrada Personalizada espera una dirección de correo electrónico válida de un usuario vinculada al número seleccionado arriba.
Importante: Si el valor personalizado de Enviar Como Usuario no coincide con un usuario asociado al número seleccionado, el mensaje no se enviará y se generará un error. Si el usuario Enviar Como Usuario no tiene segmentos de mensaje restantes, el mensaje tampoco se enviará y se generará un error.
4. Configura el Número del destinatario (Para)
Selecciona el campo de número de teléfono del registro de HubSpot que debe recibir el SMS.
5. Redacta el mensaje
Escribe tu mensaje SMS, hasta 1.600 caracteres. Puedes personalizar el contenido usando tokens del registro de HubSpot como {{Contact.FirstName}}.
6. Guarda la acción
Todos los campos requeridos deben completarse antes de guardar. El campo Número de Aircall es obligatorio y debe ser válido. El campo Enviar Como Usuario requiere una selección válida si eliges Usuario específico o Entrada Personalizada. Si falta algún campo obligatorio o es inválido, no se podrá guardar la acción.
Solución de problemas y requisitos
Por qué puede que tu número no aparezca
Aircall muestra solo los números que cumplen todos los criterios siguientes:
- Conectados a la integración de HubSpot
- Con capacidad SMS
- No usan servicios de mensajería de terceros
- No usan la API de mensajería de Aircall
Nota: Aircall almacena en caché datos para mejorar el rendimiento. Los cambios en números o asociaciones de usuarios pueden tardar hasta 10 minutos en aparecer. Actualiza la página si los datos no se cargan inmediatamente.
Formato del número de teléfono
Importante: El número de teléfono usado en el campo Número del destinatario (Para) debe incluir el código de país, por ejemplo +1 para Estados Unidos o +44 para Reino Unido. Los mensajes SMS fallarán sin el código de país.
Correcto: +15550199
Incorrecto: 555 0199 o (555) 019 9999
Si tu CRM almacena números sin el código de país, actualízalos al formato internacional correcto antes de enviar.
Errores de Enviar Como Usuario
Al usar Entrada Personalizada para los campos Número de Aircall o Enviar Como Usuario, la acción aplica una validación estricta en el momento del envío. A diferencia de la versión anterior de esta acción, no hay una opción de reserva silenciosa: si un valor es inválido, el mensaje no se enviará y se registrará un error.
| Condición de error | Qué sucede | Detalles adicionales |
|---|---|---|
| Número personalizado no encontrado en la integración | El mensaje no se envía; se genera un error | Los números habilitados para SMS fuera de la integración no se usan como reserva |
| Enviar Como Usuario personalizado no está asociado con el número seleccionado | El mensaje no se envía; se genera un error | El usuario seleccionado debe estar vinculado al número de Aircall |
| Enviar Como Usuario no tiene segmentos de mensaje restantes | El mensaje no se envía; se genera un error | El usuario debe tener segmentos de mensaje disponibles para enviar SMS |
Consejo: Si un mensaje falla, consulta los registros de acciones del flujo de trabajo en HubSpot para el error específico. Esto ayudará a identificar si el problema está relacionado con el número, el usuario o los límites de segmentos de mensajes.
Límites y restricciones
Los límites de mensajería se aplican por usuario y por número de Aircall. Estos límites no se pueden aumentar:
- 200 mensajes por minuto
- 1.000 mensajes por hora
- 5.000 mensajes por día
- 10.000 mensajes por mes
Si un mensaje falla porque superó un límite, el sistema no intentará enviarlo de nuevo.
Registro de mensajes y respuestas
- Registro en HubSpot: Cada SMS se registra automáticamente como una interacción en el registro de HubSpot.
- App de Aircall: Los mensajes aparecen como parte de la conversación en curso con el contacto.
- Respuestas: Si el contacto responde, puedes ver y responder desde la app de Aircall o el CTI de HubSpot.
Gestión de bajas
Aircall no proporciona gestión integrada de bajas. Debes configurar tu propia lógica de bajas en HubSpot.
Por ejemplo, puedes crear un flujo de trabajo que actualice una propiedad cuando un contacto responda con una palabra clave como Stop y luego usar esa propiedad para evitar enviar más mensajes.
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