I flussi di lavoro di HubSpot possono automatizzare i messaggi SMS e WhatsApp in uscita dai tuoi numeri Aircall, ma le risposte a questi messaggi automatici spesso restano in attesa finché qualcuno non le controlla.

Gli agenti di messaggistica IA di Aircall colmano questa lacuna. Operano sui tuoi numeri di telefono aziendali e rispondono non appena arriva una risposta a un messaggio SMS o WhatsApp attivato da un flusso di lavoro di HubSpot.

Come funziona

HubSpot gestisce l'automazione dei messaggi SMS e WhatsApp in uscita, mentre gli agenti di messaggistica IA di Aircall gestiscono le conversazioni in entrata su entrambi i canali.

  1. Un flusso di lavoro di HubSpot attiva e invia un messaggio da un numero Aircall usando l'azione Invia SMS (avanzato) o Invia WhatsApp nello strumento di creazione dei flussi di lavoro di HubSpot. Per i dettagli sulla configurazione, consulta Inviare SMS (avanzato) dai flussi di lavoro di HubSpot con Aircall e Inviare messaggi WhatsApp dai flussi di lavoro di HubSpot.
  2. Il messaggio viene registrato nel feed delle attività del record HubSpot e appare anche in Aircall Workspace.
  3. Se il cliente risponde, un agente di messaggistica IA assegnato a quel numero prende in carico la conversazione. Risponde in base alle conoscenze sulla tua azienda, raccoglie tutte le informazioni di contatto iniziale che hai configurato e può cercare o aggiornare direttamente i record HubSpot (maggiori dettagli qui sotto).
  4. Ogni messaggio, da entrambe le parti, viene registrato automaticamente nel record HubSpot appropriato.
  5. Se l'agente IA non riesce a gestire completamente la richiesta o il cliente chiede di parlare con una persona, la conversazione viene trasferita al tuo Team in Aircall Workspace con tutto il contesto allegato.

Prima di iniziare

Prima di procedere, verifica quanto segue:

  • L'Integrazione HubSpot di Aircall è installata e connessa.
  • Almeno un numero Aircall è collegato a tale integrazione e abilitato per SMS o WhatsApp.
  • Nel tuo Il mio conto HubSpot è configurato almeno un flusso di lavoro per SMS o WhatsApp (casi d'uso comuni: promemoria degli appuntamenti, avvisi per carrelli abbandonati, contatto rapido dei lead e verifiche post-vendita).

Se non lo hai già fatto, configura SMS o WhatsApp. Torna quindi qui per continuare a collegare il tuo agente di messaggistica IA.

Nota: Gli MMS (immagini, video e file) non sono supportati tramite i flussi di lavoro di HubSpot. Consulta Limiti della messaggistica SMS di Aircall per conoscere gli altri vincoli della messaggistica.

Passaggio 1: crea il tuo agente di messaggistica IA in Aircall

Prima di poter assegnare un agente a un numero, devi crearne uno. Questo passaggio è identico sia che l'agente gestisca gli SMS, WhatsApp o entrambi. Per la procedura completa relativa a ciascun campo riportato di seguito, consulta Agenti di messaggistica IA: panoramica e configurazione.

Passaggi

  1. Vai a Dashboard Aircall > Agenti IA > Agente di messaggistica IA e fai clic su Crea agente.

    AIMA Create an agent
  2. Assegna un nome all'agente e imposta le lingue e una lingua di riserva.
  3. Scrivi l'obiettivo dell'agente: una descrizione breve e semplice di chi è l'agente e di cosa deve fare. Sii conciso: i prompt densi ed eccessivamente dettagliati sono meno efficaci di quelli chiari e ben delimitati.
  4. Aggiungi le informazioni sull'azienda affinché l'agente possa classificare con precisione le richieste dei clienti.
  5. Aggiungi o collega le fonti di conoscenza che l'agente deve consultare. Per sapere come configurarle, consulta Utilizzare le fonti di conoscenza per il tuo agente di messaggistica IA.
  6. Scrivi i messaggi di benvenuto, di commiato e di escalation che l'agente invia in ogni fase della conversazione.
  7. Configura un flusso di raccolta dati se vuoi che l'agente raccolga informazioni specifiche, come un indirizzo e-mail.
Suggerimento: Testa l'agente nel Dashboard Aircall prima di assegnarlo a un numero attivo.

Passaggio 2: assegna l'agente al numero dal quale il flusso di lavoro di HubSpot invia i messaggi

In questo modo, il tuo agente di messaggistica IA potrà rispondere ai messaggi in entrata sul numero di telefono utilizzato nel flusso di lavoro di HubSpot.

Passaggi

  1. Nelle impostazioni del tuo agente di messaggistica IA, fai clic su Collega numero e seleziona lo stesso numero Aircall dal quale invia i messaggi il flusso di lavoro di HubSpot.

  2. Decidi quando deve essere attivo il tuo agente: Sempre attivo oppure Programmato per ore e giorni specifici. Al di fuori di questi orari o quando l'agente è in pausa, le risposte dei clienti vengono indirizzate al tuo Team tramite la normale assegnazione degli utenti del numero.

    Schedule hours of AIMA
  3. Verifica che il numero corrisponda a quello dal quale invia i messaggi il flusso di lavoro: il campo Numero Aircall (mittente) per Invia SMS (avanzato) oppure il campo Numero Aircall per Invia WhatsApp. Se non corrispondono, HubSpot invierà comunque il messaggio in uscita, ma l'agente di messaggistica IA non vedrà la risposta.
Nota: Gli agenti di messaggistica IA funzionano solo sulle linee abilitate per SMS o WhatsApp, non sui numeri esclusivamente vocali. Un singolo numero può essere abilitato contemporaneamente sia per SMS sia per WhatsApp.

Cosa succede quando un cliente risponde

Non appena un cliente risponde tramite SMS o WhatsApp, l'agente di messaggistica IA prende in carico la conversazione sullo stesso canale.

  • L'agente risponde usando la propria base di conoscenza e qualsiasi flusso di raccolta dati configurato, proseguendo la conversazione sullo stesso numero e canale del messaggio originale.
  • Ogni messaggio, in entrambe le direzioni, continua a essere registrato nel record HubSpot appropriato. Potrai vedere l'intera conversazione anche nell'App Aircall.
  • Se l'agente non può fornire assistenza o il cliente chiede di parlare con una persona, trasferisce la conversazione al tuo team in Aircall Workspace, allegando l'intera conversazione e tutti i dati raccolti. Anche un agente umano può intervenire e assumere manualmente il controllo in qualsiasi momento sullo stesso numero di telefono.

Per saperne di più: gli agenti IA leggono e aggiornano i record HubSpot

Le azioni IA consentono agli agenti IA di messaggistica di cercare o aggiornare i record HubSpot durante una conversazione, non solo di rispondere ai messaggi. Il funzionamento è lo stesso sia che la conversazione sia iniziata con un SMS sia che sia iniziata con un messaggio WhatsApp. Per l'elenco completo delle azioni disponibili e per sapere come vengono create, consulta Utilizzare le azioni IA con gli agenti IA di messaggistica.

Ad esempio, un cliente risponde fornendo un indirizzo email aggiornato. L'agente lo identifica con Ottieni contatto, aggiorna il record con Aggiorna contatto e conferma la modifica tramite messaggio, senza che nessuno debba intervenire direttamente in HubSpot.

Passaggi

  1. Vai a Dashboard Aircall > Integrazioni > App, apri l'integrazione HubSpot e, nella sezione Agenti IA di messaggistica della scheda Azioni IA, abilita le funzionalità desiderate (ad esempio, Aggiorna contatto, Ottieni informazioni sull'azienda).

    AI Actions capabilities

  2. Vai a Agenti IA > Agenti IA di messaggistica, apri l'agente e aggiungi queste azioni in Azioni IA.

    Add AI Actions under your AIMA
  3. Usa Istruzioni aggiuntive per stabilire come l'azione deve raccogliere i dati, ad esempio riutilizzando il numero di telefono già presente nella conversazione anziché richiederlo di nuovo.
  4. Usa Linee guida per la conversazione per definire quando deve essere eseguita l'azione e come utilizzare i dati restituiti, ad esempio: "Se Aggiorna contatto non riesce perché non viene trovata alcuna corrispondenza, chiedi l'indirizzo email prima di riprovare".

Conformità

È tua responsabilità verificare che i tuoi numeri e i tuoi messaggi rispettino le normative locali in ogni mercato in cui operi. Per maggiori informazioni, consulta Requisiti di conformità e buone pratiche per la messaggistica per gli SMS e Conformità di WhatsApp in Aircall per WhatsApp.

Prezzi

Il prezzo degli agenti IA di messaggistica è basato sull'utilizzo, viene fatturato per conversazione ed è separato dai minuti degli agenti vocali IA. Consulta la pagina dei prezzi per le tariffe attuali.

Risoluzione dei problemi

Un numero non viene visualizzato nel menu a discesa delle azioni HubSpot oppure non è possibile attivare l'agente IA di messaggistica per quel numero se si verifica una delle seguenti condizioni: 

  • Non è connesso all'integrazione Aircall-HubSpot
  • Non è abilitato per quel canale
  • È impostato in modo da ignorare la posta in arrivo di Aircall
  • È connesso a un'API pubblica o a un servizio di messaggistica di terze parti. 

A causa della memorizzazione nella cache, possono essere necessari alcuni minuti prima che le modifiche alle impostazioni del numero vengano visualizzate.

FAQ

Questa funzionalità sostituisce il mio flusso di lavoro SMS o WhatsApp esistente in HubSpot?

No. L'agente IA di messaggistica lo integra. HubSpot continua a inviare il messaggio in uscita; l'agente garantisce che, quando il cliente risponde, venga eseguita un'azione intelligente.

Sono necessari numeri distinti per SMS e WhatsApp?

No. Un singolo numero Aircall può essere abilitato contemporaneamente per entrambi i canali e un unico agente IA di messaggistica può essere assegnato alla gestione di entrambi.

Posso utilizzare questa funzionalità con l'API Aircall anziché con HubSpot?

Sì. La stessa configurazione funziona per qualsiasi messaggio in uscita inviato tramite l'endpoint "invia messaggio nella conversazione dell'agente" dell'API Aircall, non solo per i flussi di lavoro HubSpot.

Cosa succede se su questo numero è già presente un agente vocale IA?

Non ci sono conflitti. Gli agenti vocali e quelli di messaggistica possono operare contemporaneamente sullo stesso numero.

Cosa succede se metto in pausa l'agente IA di messaggistica?

Le risposte vengono inoltrate al tuo team tramite la normale distribuzione delle chiamate del numero, esattamente come se l'agente non fosse mai stato attivato.

 

Per domande generali sull'agente non relative a questa configurazione di HubSpot, consulta Agenti IA di messaggistica: FAQ.