Cuando eres nuevo en Aircall, puede ser difícil saber por dónde empezar y qué recursos se adaptan mejor a tu función. Este artículo es tu punto de entrada a la incorporación. Explica los principales roles de usuario en Aircall y te dirige al camino de introducción adecuado, con enlaces a opciones de formación más detalladas en el Aircall Learning Lab.

Utiliza esta página para:

  • Comprender para qué sirven las principales plataformas de Aircall y quién de tu equipo las utilizará.
  • Comprender la diferencia entre Administrador, Supervisor, Agente y usuario con permisos de propietario.
  • Elegir la guía de introducción adecuada creada para tu función.
  • Aprender dónde encaja el Aircall Learning Lab en tu proceso de incorporación
Nota: Si estás en periodo de prueba, igualmente puedes aprovechar estas rutas de introducción. Para obtener más información sobre lo que puedes o no puedes hacer durante una prueba, consulta nuestro artículo Experiencia de prueba con Aircall.

Dónde trabajas en Aircall: Aircall Dashboard y Aircall Workspace

Todos los clientes de Aircall trabajan en dos plataformas principales:

Herramienta¿Qué es?Qué puedes hacerPara quién es
Aircall DashboardUna aplicación web centralizada utilizada para configurar, optimizar y gestionar tu configuración de Aircall.
  • Crear y gestionar números, equipos y usuarios.
  • Configurar la distribución de llamadas con Smartflows y establecer el horario comercial.
  • Configurar y gestionar integraciones.
  • Acceder a Analytics para monitorizar el rendimiento y la actividad de llamadas.
  • Configurar y desplegar funciones de IA como Agentes de Voz IA y funciones de AI Assist Pro, incluyendo puntuación automática de llamadas y playbooks.
  • Contactar con soporte a través de tickets de soporte. Gestionar los ajustes de pago y facturación.
Administradores, Supervisores o cualquier persona con permisos de Propietario responsable de la configuración, gobernanza y rendimiento.
Aircall WorkspaceLa aplicación esencial para las conversaciones diarias, incluidas llamadas y mensajería, disponible en escritorio, web o móvil, e integrada en determinados CRM, helpdesks y navegadores para un flujo de trabajo unificado.
  • Realizar y recibir llamadas y mensajes como SMS, MMS y WhatsApp.
  • Gestionar la bandeja de entrada, llamadas perdidas y mensajes de voz. Ver el historial y grabaciones de llamadas, si está permitido.
  • Trabajar directamente junto a tu CRM o helpdesk con click-to-call.
  • Acceder a funciones de IA para agentes, como resúmenes automáticos de llamadas, temas clave, playbooks y asistencia en tiempo real para el agente.
Agentes, Supervisores y Administradores que gestionan o supervisan conversaciones con clientes.
Nota: Si no tienes claro cuál es tu rol asignado en Aircall y necesitas comprobarlo:
1. Ve al Aircall Dashboard.
2. Haz clic en tu nombre en el menú lateral.
3. Selecciona Editar perfil y entra en la pestaña General.

Dónde trabaja cada rol en Aircall

Aircall utiliza roles de usuario para que cada persona en la cuenta tenga el nivel adecuado de permisos y responsabilidades. Hay tres roles principales (Agente, Supervisor, Administrador), además de un permiso opcional de Propietario que puedes añadir a cualquier rol para ajustes de facturación, seguridad y configuración a nivel de empresa. Los usuarios pueden tener varios roles; por ejemplo, un Administrador también puede tener permisos de agente.

  • Agentes gestionan conversaciones con clientes o prospectos en Aircall Workspace.
  • Supervisores tienen acceso de visualización al Aircall Dashboard para monitorizar la actividad y el rendimiento del equipo, y a Aircall Workspace para gestionar conversaciones.
  • Administradores son los principales responsables del Aircall Dashboard para la configuración de la cuenta, enrutamiento de llamadas, gestión de usuarios y equipos, integraciones y monitorización del rendimiento. Tienen acceso a Aircall Workspace como cualquier otro usuario.
  • Propietario es un permiso avanzado que puedes añadir a cualquier rol (Agente, Supervisor o Administrador) para dar acceso a la facturación y los ajustes a nivel de empresa en el Aircall Dashboard.

No necesitas conocer todos los detalles técnicos ahora mismo. El objetivo es que reconozcas rápidamente dónde encajas y, si quieres saber más sobre roles y permisos, consulta nuestro artículo sobre Roles y permisos en Aircall.

Elige tu camino de introducción

Utiliza las descripciones siguientes para identificar tu rol y sigue la guía de introducción correspondiente.

Soy Administrador

Tus principales actividades en Aircall:

  • En el Aircall Dashboard, configuras números, equipos y usuarios, la distribución de llamadas (Smartflows) e integraciones, construyendo una configuración escalable para enrutamiento, usuarios y herramientas. Utilizas Analytics para monitorizar el rendimiento de agentes y equipos y realizar mejoras.
  • También puedes utilizar Aircall Workspace para probar flujos o gestionar llamadas ocasionalmente.
  • Configuras y gestionas Integraciones para optimizar los flujos de llamadas entre CRM y HelpDesks.

Tu camino: Guía de introducción para Administrador y Supervisor: tus primeros 30 días con Aircall

Soy Supervisor

Tus principales actividades en Aircall:

  • Puedes utilizar Analytics, Monitorización en Vivo o Historial de Llamadas para monitorizar el rendimiento del equipo y los usuarios e identificar oportunidades de coaching.
  • Lideras un equipo de agentes y te centras en el rendimiento, la calidad y el coaching.
  • Gestionas llamadas y mensajes en el Aircall Workspace, manteniéndote conectado con la experiencia del agente.
  • No puedes gestionar la configuración técnica (ajustes de números, creación de usuarios, etc.), pero colaboras estrechamente con los Administradores para mejorar el enrutamiento de llamadas y las configuraciones a medida que evolucionan las necesidades de tu equipo.

Tu camino:

Soy Agente

Tus principales actividades en Aircall:

  • Pasas la mayor parte del tiempo comunicándote con clientes o prospectos y gestionando sus llamadas y mensajes.
  • Trabajas en Aircall Workspace (móvil/escritorio/webapp), y a menudo dentro de tu CRM o helpdesk usando Aircall CTI (si corresponde) o click-to-call.
  • Añades notas, aplicas etiquetas y haces seguimiento de tu bandeja de entrada para que las conversaciones queden documentadas y los clientes o prospectos sean gestionados correctamente.

Tu camino: Guía de introducción para Agente: usando Aircall cada día

Nota: Las guías de introducción según el rol (Administrador y Supervisores, y Agente) ofrecen una introducción rápida y práctica a Aircall, que incluye:
- Qué hacer durante tu primera semana o tu primer mes
- Qué artículos leer primero
- Cómo completar las tareas de onboarding en el orden correcto
Para una formación más estructurada y en mayor profundidad, puedes acceder a nuestro Aircall Learning Lab.

Aprende más con Aircall Learning Lab y los Webinars de Aircall

Si buscas un aprendizaje más estructurado, con cursos y formación avanzada, Aircall dispone de una plataforma dedicada para este fin: Aircall Learning Lab. Ofrece:

  • Cursos y tutoriales basados en roles con vídeos, cuestionarios y escenarios
  • Buenas prácticas y explicaciones más profundas
  • Material para sesiones de formación interna

Puedes encontrar más detalles en el artículo Aircall Learning Lab: Una visión general, incluyendo rutas directas para formación de Administrador, Agente y Supervisor.

Además del Aircall Learning Lab, puedes consultar los webinars de Aircall para demostraciones en directo y análisis en profundidad sobre nuevas funciones y casos de uso. Visita nuestra página de Webinars de Aircall para registrarte en próximas sesiones o ver webinars anteriores bajo demanda cuando lo necesites.

Qué hacer a continuación

Empieza identificando tu rol utilizando las descripciones anteriores y luego abre la guía de introducción correspondiente a tu función:

Si eres administrador, no dudes en compartir las guías relevantes con tu equipo (por ejemplo, la checklist de administrador con otros administradores/supervisores y la guía de agente con los agentes) para que todos sepan por dónde empezar y puedan comenzar a adoptar Aircall de la manera que mejor se adapte a su rol.