Ansagen und Musik in einem Anrufablauf konfigurieren (Audio, Wartemusik, Voicemail, Sprachmenü)

Musik und Ansagen für jede Rufnummer einzurichten, ist ein wichtiger Schritt, um Ihren Kunden ein einheitliches und individuelles Erlebnis zu bieten. Mit diesen Funktionen können Sie Anrufer darüber informieren, wenn Ihre Leitungen geschlossen oder Agenten beschäftigt sind, oder einfach Musik abspielen, während sie auf die Verbindung warten.

In diesem Artikel werden die verfügbaren Ansagetypen und ihre Konfiguration im Aircall Dashboard erläutert.

Als Aircall Admin können Sie diese Optionen konfigurieren, indem Sie sich beim Aircall Dashboard anmelden, zu Rufnummern navigieren und eine Rufnummer aus der Liste auswählen.

Achtung: Alle benutzerdefinierten Audiodateien müssen kleiner als 10 MB sein und das Format .mp3 haben. Sie müssen die Ansage extern aufnehmen oder konvertieren, beispielsweise mit einem Online-Aufnahme- oder Konvertierungsdienst wie Vocaroo oder Online Convert.

Hinweis: Audioaufnahmen von Apple enthalten Metadaten, die nicht mit Aircall kompatibel sind. Wenn Sie eine Ansage unter macOS aufnehmen, müssen Sie die Datei konvertieren oder komprimieren, damit die Metadaten kompatibel sind.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Anforderungen und Empfehlungen für Audiodateien.

Verfügbare Ansageoptionen

Die verfügbaren Ansageoptionen können auf der Registerkarte Rufweiterleitung konfiguriert werden:

• Audioansage
• Wartemusik als Teil des Widgets „Warteerlebnis“
• Voicemail-Ansage, wenn der Anruf nicht beantwortet wird oder die Rufnummer geschlossen ist. Diese ist über das Voicemail-Widget verfügbar.
• Sprachmenü-Ansage, verfügbar über das Widget „Standard-Sprachmenü“ oder das  Widget „Sprachmenü mit Eingabe“.

Ansagetyp

Für jede Ansageoption können Sie zwischen drei verschiedenen Ansagetypen wählen:

Audioansage

Mit der Audioansage können Sie an jeder beliebigen Stelle Ihrer Rufweiterleitung Ansagen hinzufügen. Sie können beispielsweise zu Beginn jedes eingehenden Anrufs vor der Wartemusik eine Begrüßungsansage hinzufügen. 

Audioansage konfigurieren

Schritte:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Rufweiterleitung.

2.  Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Bearbeiten, um den Anrufablauf-Editor zu öffnen.

   

3. Wenn Sie Ihrem Anrufablauf eine neue Ansage hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie Audioansage. 

   

4. Wenn Sie eine vorhandene Ansage bearbeiten möchten, klicken Sie auf die gewünschte Ansage.
5.  Aktualisieren Sie die Einstellungen im Seitenbereich „Audioansage“.
6. Klicken Sie auf Testen und abspielen, um die Ansage anzuhören.
7. Klicken Sie auf Veröffentlichen, um den Ablauf der Rufweiterleitung zu aktualisieren.

Wartemusik

Wartemusik wird nach der Begrüßungsansage abgespielt, während Anrufer auf einen verfügbaren Agenten warten. Diese Option kann nicht deaktiviert, aber angepasst werden.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Widgets für den Anrufablauf: Das Widget „Warteerlebnis“

Wartemusik anpassen

Schritte:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Rufweiterleitung.
2.  Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Bearbeiten, um den Anrufablauf-Editor zu öffnen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie Warteerlebnis. 
4. Geben Sie den Titel des Warteerlebnisses ein.
5. Wählen Sie die Quelle aus: Audiobibliothek oder benutzerdefinierte Datei.
6. Wählen Sie zum Speichern Veröffentlichen aus.

Achtung: Wartemusik kann nicht entfernt werden, da sie abgespielt wird, während eingehende Anrufe klingeln. Sie können sie bearbeiten und einen Standardklingelton verwenden, sie kann jedoch nicht gelöscht werden.

Voicemail-Ansage

Mit dem Voicemail-Widget können Sie eine Ansage für unbeantwortete Anrufe erstellen, die abgespielt wird, wenn ein Anruf während der Geschäftszeiten nicht beantwortet wird, oder eine Ansage außerhalb der Geschäftszeiten. Anhand des in Ihrem Anrufablauf konfigurierten Zeitregel-Widgets können Sie festlegen, ob es sich um eine Ansage außerhalb der Geschäftszeiten oder für unbeantwortete Anrufe handelt. Sie benötigen jedoch kein Zeitregel-Widget, um ein Voicemail-Widget hinzuzufügen.

Voicemail-Ansage konfigurieren

Schritte:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Rufweiterleitung.
2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Bearbeiten, um den Anrufablauf-Editor zu öffnen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie Voicemail aus. 
4. Wählen Sie den Nachrichtentyp aus.
5. Konfigurieren Sie Sprache, Stimme und Dauer der Nachricht.
6. Wählen Sie Veröffentlichen, um die Änderungen anzuzeigen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Anrufablauf-Widgets: Das Voicemail-Widget.

Sprachmenü-Nachricht

Sprachmenü-Nachrichten helfen Anrufenden bei der Verwendung ihres Ziffernblocks. In einem Anrufablauf gibt es je nach gewünschtem Erlebnis zwei verschiedene Widgets, die Sprachmenü-Nachrichten verwenden:

• Standard-Sprachmenü-Widget: Fordert Anrufende auf, aus einer Liste von Ziffernblockoptionen auszuwählen (z. B. „Drücken Sie 1 für den Vertrieb, 2 für den Support“).

• Eingabe-Sprachmenü-Widget: Fordert Anrufende auf, eine beliebige numerische Eingabe vorzunehmen (z. B. Kunden-ID oder Reservierungsnummer), und übermittelt diese anschließend mit # oder nach Eingabe einer festgelegten Anzahl von Ziffern.

Achtung: Sprachmenü-Nachrichten sind erforderlich. Wenn Sie Ziffernblockoptionen (Standard-Sprachmenü) oder Eingaberegeln (Eingabe-Sprachmenü) ändern, aktualisieren Sie die Nachricht entsprechend.

So konfigurieren Sie eine Sprachmenü-Nachricht

Schritte:

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Rufweiterleitung.
2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Bearbeiten, um den Anrufablauf-Editor zu öffnen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche + und wählen Sie Standard-Sprachmenü oder Eingabe-Sprachmenü aus. 

4. Fügen Sie Sprachmenü-Optionen (Verzweigungen) hinzu oder entfernen Sie sie.

5. Wählen Sie unter Ansagetext den Nachrichtentyp aus und geben Sie die Nachricht ein, die abgespielt werden soll.

6. Klicken Sie auf Testen und abspielen, um die Nachricht in der Vorschau wiederzugeben.

7. Legen Sie unter Wiederholungsverwaltung fest, ob eine Wiederholungsnachricht abgespielt werden soll und wie oft sie wiederholt wird. Optional können Sie nach mehreren ungültigen Eingaben eine benutzerdefinierte Nachricht abspielen.

8. Klicken Sie auf Testen und abspielen, um die Nachricht in der Vorschau wiederzugeben.

9. Klicken Sie auf Veröffentlichen, um Ihre Änderungen anzuwenden.

Achtung: Nach dem Abspielen der Sprachmenü-Nachricht haben Anrufende 3 Sekunden Zeit, eine Auswahl zu treffen. Andernfalls wird dies als fehlende Eingabe behandelt.

Achtung: Die Verzweigungen Keine Eingabe und Falsche Eingabe müssen mit einem gültigen nächsten Schritt verbunden sein. Ein Audionachrichten- oder Voicemail-Widget ist erforderlich, um Fehler im Anrufablauf zu vermeiden.

Bestätigungsnachricht für Rückruf-Anfragen

Wenn Sie das Abonnement Professional nutzen, können Sie Rückruf-Anfragen aktivieren. Für diese Funktion kann eine Bestätigungsnachricht konfiguriert werden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel Rückruf-Anfragen verwalten .