Ausgehende Anrufe von Ihrer Aircall-Rufnummer können auf der Anrufer-ID der angerufenen Person manchmal als Spam, Wahrscheinlich Spam oder Wahrscheinlich Betrug angezeigt oder vollständig blockiert werden. Dieser Artikel erklärt, warum Rufnummern als Spam gekennzeichnet werden, wie Sie dies erkennen und was Sie tun können, um die Wahrscheinlichkeit einer solchen Kennzeichnung Ihrer Rufnummern zu verringern.

Was ist ein Spam-Anruf?

Ein Spam-Anruf ist ein Anruf von einer Rufnummer, die von einer der folgenden Stellen als verdächtig eingestuft wurde:

  • Telefonanbieter
  • Betriebssysteme für Telefone wie iOS oder Android
  • Telefon-Apps wie WhatsApp, Telegram oder Viber

Wenn eine Rufnummer gekennzeichnet ist, sehen angerufene Personen möglicherweise Warnungen auf ihrer Anrufer-ID oder erhalten den Anruf gar nicht.

Warum es Spam-Kennzeichnungen und Anrufsperren gibt

Spam-Kennzeichnungen sollen Verbraucher vor Folgendem schützen:

  • Automatisierte Massenanrufe: Viele kurze Anrufe von einer einzigen Rufnummer.
  • Illegale Anrufe: Anrufe, die gegen lokale oder internationale Vorschriften verstoßen.
  • Unerwünschte Anrufe: Anrufe ohne Einwilligung der angerufenen Person.

Um diese Arten von Anrufen zu reduzieren, verlangen Regulierungsbehörden und große Telefonanbieter eine Authentifizierung der Anrufer-ID und wenden Filterregeln anhand des Anrufverhaltens an.

Ursachen für Spam-Kennzeichnungen und Anrufsperren

Spam-Kennzeichnungen können aus verschiedenen Quellen stammen.

Kennzeichnung durch Verbraucher

  • Verbraucher können Rufnummern ihrem Telefonanbieter als verdächtig oder als Spam melden.
  • Verbraucher können Apps wie Nomorobo oder Robokiller nutzen, um Spam-Anrufe zu erkennen oder zu blockieren.
  • Verbraucher können alle Anrufe von Rufnummern blockieren, die weder in ihren Kontakten noch auf einer Zulassungsliste stehen.

Kennzeichnung durch Telefonanbieter

  • Anrufe empfangende Telefonanbieter und in seltenen Fällen auch der Anbieter, von dem der Anruf ausgeht, können Rufnummern anhand von Anrufmustern kennzeichnen oder blockieren.
  • Häufige Auslöser sind ein hohes Anrufvolumen oder ein hoher Anteil unbeantworteter Anrufe.

Kennzeichnung durch Betriebssysteme oder Apps

Einige Geräte und Apps führen eigene Spam-Datenbanken, darunter: Truecaller, Hiya, Whoscall, Robokiller, Youmail, CallApp.

Diese Dienste können Rufnummern anhand gemeldeter Aktivitäten oder öffentlich zugänglicher Beschwerdedaten automatisch kennzeichnen.

Wie Verbraucher Spam erkennen

Die meisten Smartphones verfügen über integrierte Systeme oder Integrationen von Drittanbietern, die eingehende Anrufe mit bekannten Datenbanken abgleichen. Verbraucher können auch selbst Apps installieren, die Spam-Warnungen anzeigen, oder öffentlich zugängliche Beschwerdedatenbanken nutzen, etwa: Truecaller, Hiya, Whoscall, Robokiller, Youmail, CallApp.

Signale, die eine Spam-Kennzeichnung auslösen können

Telefonanbieter und Anbieter von Analysen arbeiten mit Drittanbieternetzwerken zusammen, um das Anrufverhalten in Echtzeit zu analysieren. Sie veröffentlichen keine genauen Formeln, aber die folgenden Signale sind als Auslöser für Kennzeichnungen durchgängig dokumentiert:

  • Hohes Anrufvolumen von einer Rufnummer: Eine große Anzahl von Anrufen von einer einzigen Rufnummer innerhalb kurzer Zeit ist das stärkste Anzeichen für Spam. Die Algorithmen der Telefonanbieter erkennen einen plötzlichen Anstieg des Anrufvolumens als verdächtige Aktivität.
  • Niedrige Annahmequote: Ein hoher Anteil unbeantworteter Anrufe deutet darauf hin, dass angerufene Personen die Rufnummer ablehnen. Eine niedrige Annahmequote ist sowohl ein Anzeichen als auch eine Ursache für weitere Kennzeichnungen.
  • Kurze Gesprächsdauer: Anrufe, die weniger als 20 bis 50 Sekunden dauern, werden mit automatisierten Anrufen oder automatisierten Massenanrufen in Verbindung gebracht. Viele kurze oder abgebrochene Anrufe von derselben Rufnummer erhöhen den Risikowert.
  • Wiederholte Anrufe bei derselben Rufnummer: Wenn dieselbe Person innerhalb kurzer Zeit mehrfach angerufen wird, ist das ein starkes Anzeichen für Spam.
  • Beschwerden von Verbrauchern: Angerufene Personen können Rufnummern direkt ihrem Telefonanbieter oder Apps zur Spam-Erkennung melden. Jede Beschwerde erhöht den Risikowert in der Datenbank für Analysen.
  • Nicht registrierte Rufnummern: Rufnummern ohne hinterlegte Identität in den Analysenetzwerken der Telefonanbieter gelten als unbekannte Anrufer und werden eher gekennzeichnet.
  • Geringe Etablierung einer Rufnummer: Rufnummern mit wenig oder keiner Anrufhistorie bergen ein höheres Risiko. Da Spammer ständig zu neuen Rufnummern wechseln, um nicht erkannt zu werden, stufen Anbieter von Analysen neue Rufnummern grundsätzlich als wenig vertrauenswürdig ein. Frühe Kennzeichnungen neuer Rufnummern verschwinden oft von selbst, wenn sich im Laufe der Zeit eine unauffällige Nutzung etabliert.

Warum das Ersetzen einer gekennzeichneten Rufnummer nicht hilft

Eine gekennzeichnete Rufnummer nicht mehr zu nutzen und eine neue zu aktivieren, ist eine häufige Reaktion, aber meist kontraproduktiv. Da Spammer ständig zu brandneuen Rufnummern wechseln, um nicht erkannt zu werden, stufen die Algorithmen der Telefonanbieter Rufnummern ohne Anrufhistorie grundsätzlich als verdächtig ein. Wenn von einer Ersatzrufnummer plötzlich viele ausgehende Anrufe getätigt werden, entspricht das dem Muster einer Spam-Aktion, die einen neuen Wechselzyklus beginnt. Die Ersatzrufnummer kann daher noch schneller gekennzeichnet werden als die ursprüngliche.

Eine etablierte Rufnummer aufzugeben, bedeutet auch, die bisherige Anrufhistorie und den Wiedererkennungswert zu verlieren. Eine gute Reputation entsteht schrittweise über Wochen oder Monate. Wer eine Rufnummer aufgibt, fängt wieder bei null an.

ACHTUNG:
Aircall setzt den automatisierten Austausch von Rufnummern nicht als Strategie gegen Spam-Kennzeichnungen ein. Langfristig ist es wirksam, eine stabile Identität der Rufnummer durch einheitliches Anrufverhalten, die Registrierung der Rufnummer und, wo sinnvoll, Branded Caller ID zu schützen und aufzubauen.

Wie Aircall helfen kann

Aircall hat keinen direkten Einfluss auf Spam-Datenbanken oder die Entfernung von Spam-Kennzeichnungen. Zwei integrierte Funktionen helfen Ihnen jedoch, den Status Ihrer Rufnummern einzuschätzen und das Risiko einer Spam-Kennzeichnung zu senken.

Rufnummernreputation

Rufnummernreputation ist ein nutzungsbasiertes Add-on, das den täglichen Spam-Status jeder angemeldeten Rufnummer direkt im Aircall Dashboard überwacht: „Unbedenklich“, „Risiko“ oder „Spam“ mit einer Kennzeichnungskategorie. Der Status ist bei ausgehenden Anrufen in der Rufnummernauswahl und bei der Konfiguration des Rufnummernpools für Kampagnen sichtbar. So können Sie vermeiden, gekennzeichnete Rufnummern zu verwenden. Verfügbar in den USA, Kanada, dem Vereinigten Königreich, Frankreich und Spanien.

Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter Rufnummernreputation: Spam-Kennzeichnungen Ihrer Rufnummern überwachen und verwalten.

Branded Caller ID

Branded Caller ID ist ein nutzungsbasiertes Add-on, das Ihren Unternehmensnamen und Ihr Logo auf dem Bildschirm der angerufenen Person anzeigt, bevor sie den Anruf annimmt. Da Ihre Markenidentität über das Analysenetzwerk bestätigt wird, können Netzbetreiber Ihre Anrufe als Anrufe eines bekannten, seriösen Unternehmens einstufen. Das kann die Wahrscheinlichkeit einer Spam-Kennzeichnung senken, ist aber nicht garantiert. Am wirksamsten ist die Funktion, wenn sie vorsorglich aktiviert wird, bevor ein Spam-Problem auftritt. Verfügbar für Rufnummern aus den USA, Kanada, dem Vereinigten Königreich, Frankreich und Spanien.

Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter Branded Caller ID: Ihren Unternehmensnamen bei ausgehenden Anrufen anzeigen.

Achtung: Weder die Rufnummernreputation noch Branded Caller ID können garantieren, dass eine Spam-Kennzeichnung entfernt wird. Darüber entscheiden ausschließlich die jeweiligen Netzbetreiber oder Spam-Erkennungsdienste. Langfristig ist die Verbesserung Ihres Verhaltens bei ausgehenden Anrufen die wirksamste Lösung.

Bewährte Vorgehensweisen beim Telefonieren

Die folgenden bewährten Vorgehensweisen können dazu beitragen, Spam-Kennzeichnungen zu reduzieren und die Annahmequote Ihrer Anrufe zu erhöhen.

Anrufvolumen pro Rufnummer reduzieren

  • Verteilen Sie ein hohes Volumen ausgehender Anrufe auf zwei oder drei verschiedene Rufnummern.
  • Vermeiden Sie es, dieselbe Rufnummer mehrmals an einem Tag anzurufen.

Kurze und unbeantwortete Anrufe reduzieren

  • Vermeiden Sie Anrufzeiten, zu denen Personen wahrscheinlich sofort auflegen.
  • Hinterlassen Sie eine Sprachnachricht, in der Sie erklären, wer Sie sind und warum Sie anrufen.
  • Erhöhen Sie die Rückrufquote, indem Sie Ihre Kontaktdaten klar angeben.
  • Achten Sie darauf, dass sich Ihr Team zu Beginn jedes Anrufs eindeutig vorstellt.

Einwilligung und Zielgruppenauswahl verbessern

  • Rufen Sie keine Personen an, die in nationalen Sperrlisten für Werbeanrufe eingetragen sind, etwa im US-Register oder bei Ofcom (Vereinigtes Königreich).
  • Stellen Sie sicher, dass Sie vorab eine Einwilligung für Anrufe eingeholt haben, sofern die örtlichen Vorschriften dies verlangen.
  • Rufen Sie vorrangig qualifizierte Leads oder Kontakte an, die dem Erhalt von Mitteilungen zugestimmt haben.
  • Verwenden Sie eine personalisierte Begrüßungsansage, damit Personen bei einem Rückruf Ihr Unternehmen eindeutig erkennen.
Tipp: Wenn Sie die Tageszeit für die Kontaktaufnahme mit Kunden sorgfältig wählen, können Sie die Annahmequote deutlich erhöhen und Spam-Beschwerden reduzieren.

Anrufvolumen verteilen: Ihren Rufnummernpool nutzen

Konfigurieren Sie für Kampagnen in den Kampagneneinstellungen einen Rufnummernpool. So werden Anrufe automatisch auf die angemeldeten Rufnummern verteilt und keine einzelne Rufnummer trägt ein unverhältnismäßig hohes Volumen.

Stellen Sie für lokale Präsenz sicher, dass Sie über genügend lokale Rufnummern verfügen, um die Vorwahlen der Zielgebiete wirksam abzudecken. So ermitteln Sie die benötigten Vorwahlen:

  • Exportieren Sie den Verlauf der ausgehenden Anrufe der letzten drei Monate und ermitteln Sie die häufigsten Vorwahlen der angerufenen Rufnummern. Diese zeigen, in welchen Gebieten Sie tatsächlich anrufen.
  • Für die Abdeckung der USA können Sie sich allgemein an den bevölkerungsreichsten Metropolregionen orientieren. Eine Referenzliste zum Herunterladen ist verfügbar.

Wenn Sie zusätzliche Rufnummern benötigen, um Ihren Pool zu vervollständigen:

  • Rufnummern kaufen: Gehen Sie im Aircall Dashboard zu Rufnummern → Rufnummer erstellen. Für bestimmte Länder und Rufnummerntypen kann eine gesetzlich vorgeschriebene Verifizierung erforderlich sein, die ein bis drei Tage dauern kann.
  • Konfiguration des Anrufablaufs kopieren: Um den Anrufablauf einer vorhandenen Rufnummer zu übernehmen, öffnen Sie beide Rufnummern in derselben Sitzung im Aircall Dashboard und kopieren Sie die Widgets von der ursprünglichen auf die neue Rufnummer. Das Kopieren einzelner Widgets wird unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Weiterleitung im Anrufablauf: häufig gestellte Fragen.
  • Vorlagen für Anrufabläufe: Wenn mehrere Rufnummern dieselbe Weiterleitungslogik verwenden, speichern Sie diese als Vorlage und wenden Sie sie schnell auf neue Rufnummern an. Weitere Informationen finden Sie unter Vorlagen für Anrufabläufe verwenden.

Was tun, wenn eine Rufnummer als Spam gekennzeichnet wird?

  1. Setzen Sie die Nutzung der markierten Rufnummer aus oder verwenden Sie sie vorsichtig.
    • Entfernen Sie sie aus den Rufnummernpools für Kampagnen und bitten Sie die Agents, manuell eine andere Rufnummer auszuwählen.
    • Wenn Rufnummernreputation für Sie aktiviert ist, erkennen Sie unauffällige Rufnummern an der Reputationskennzeichnung in der Rufnummernauswahl.
    • Löschen Sie die Rufnummer nicht. Die Löschung ist dauerhaft.
    • Wenn Sie mehrere Rufnummern für ausgehende Anrufe haben: Setzen Sie die Nutzung der markierten Rufnummer aus und verwenden Sie während der Klärung eine andere Rufnummer mit einem etablierten Anrufverlauf.
    • Wenn es Ihre einzige Rufnummer für ausgehende Anrufe ist: Rufen Sie weiterhin mit einer gleichmäßigen, konstanten Frequenz an. Eine gleichmäßige Nutzung signalisiert den Algorithmen der Telefonanbieter legitime Aktivität besser als ein Nutzungsstopp.
    • Optional: Es kann helfen, eine markierte Rufnummer neben einem Antrag auf Entfernung der Markierung 2 bis 4 Wochen ruhen zu lassen. Die Ergebnisse unterscheiden sich jedoch je nach Telefonanbieter und sind nicht garantiert.
  2. Prüfen Sie den Status über die Rufnummernreputation, sofern Sie diese eingerichtet haben. Das Dashboard zeigt die Kategorie der Markierung und das Datum der letzten Prüfung an.
  3. Beantragen Sie die Entfernung der Spam-Markierung (optional). In der Seitenleiste einer markierten Rufnummer finden Sie die Schaltfläche „Entfernung beantragen“. Sie öffnet direkt das entsprechende Formular des Anbieters von Analysen. Die Bearbeitung erfolgt außerhalb von Aircall; die Entfernung ist nicht garantiert. Wenn sich nach einigen Tagen nichts ändert, wenden Sie sich an den Aircall Support.
  4. Überprüfen und ändern Sie Ihr Anrufverhalten. Ohne eine Änderung des Verhaltens ist die Entfernung nur vorübergehend: Die Markierungen kehren zurück, wenn sich die Muster, die sie ausgelöst haben, nicht ändern. Überprüfen Sie das Anrufvolumen, die Annahmequoten, die Anrufdauer und die Qualität Ihrer Kontaktlisten. Beachten Sie die Best Practices weiter oben.
  5. Erwägen Sie Branded caller ID, um das Risiko einer erneuten Markierung zu verringern, sobald die Markierung entfernt wurde. Eine verifizierte Unternehmensregistrierung kann künftige falsche Markierungen reduzieren, allerdings nur bei unauffälligem Anrufverhalten. Weitere Informationen finden Sie unter  Branded caller ID: Zeigen Sie bei ausgehenden Anrufen Ihren Unternehmensnamen an.

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