Outbound Campaigns: Übersicht

Outbound Campaigns ermöglichen es Vertriebs- und Customer-Success-Teams, koordinierte Kontaktaufnahmen in großem Umfang durchzuführen. Mehrere Agenten wählen gleichzeitig eine gemeinsame Kontaktliste durch, Admins/Supervisoren überwachen Fortschritt und Ergebnisse in Echtzeit, und jedes Ergebnis wird auf Kontaktebene nachverfolgt. Dieser Artikel erklärt, wie die Funktion funktioniert, wer sie nutzen kann und welche grundlegenden Konzepte Sie vor dem Start kennen sollten.

Hinweis: Outbound Campaigns ist nur in Aircall Workspace Desktop und im Web verfügbar. Die Funktion wird weder in der Aircall Smartphone-App noch in Computer-Telefonie-Integration (CTI)-Integrationen unterstützt.

Was sind Outbound Campaigns?

Outbound Campaigns ist eine strukturierte Wählfunktion, die mehrere Agenten koordiniert, die dieselbe Kontaktliste bearbeiten, ohne dass jemals zwei Agenten gleichzeitig denselben Kontakt anrufen.

Sie unterscheidet sich in drei wesentlichen Punkten von standardmäßigen ausgehenden Anrufen:

• Kontakte sind in einer Kampagne organisiert: eine benannte Liste mit zugewiesenen Agenten, Anrufregeln und Ergebnislabels
• Das Wählen ist automatisiert: Das System stellt Kontakte in eine Warteschlange und geht nach jedem Anruf zum nächsten über
• Ergebnisse werden auf Kontaktebene nachverfolgt: Jedes Ergebnis wird dem Kontakt zugeordnet, wodurch Admins und Supervisoren vollständige Transparenz über den Fortschritt erhalten

Kampagnen werden im Aircall Dashboard eingerichtet und verwaltet. Agenten wählen im Bereich „Campaigns“ in Aircall Workspace.

Für wen sind Outbound Campaigns geeignet?

Outbound Campaigns eignen sich am besten für Vertriebs- und Customer-Success-Teams, die koordinierte Kontaktaufnahmen mit mehreren Agenten durchführen und bei denen ein Admin oder Supervisor steuern muss, wer angerufen wird, Ergebnisse teamübergreifend nachverfolgen und auf Resultate reagieren muss.

Typische Anwendungsfälle sind:

• Nachfassen bei qualifizierten Leads und Reaktivierung inaktiver Kontakte
• Die Pipeline mit strukturiertem Follow-up in Bewegung halten
• Zeitkritische Kontaktaufnahmen zu einem bestimmten Zeitpunkt: Produkteinführungen, Verlängerungszeiträume, Quartalsendspurt
• Callback-Sequenzen nach Veranstaltungen: Follow-ups nach Webinaren, Callbacks nach Konferenzen

Wer kann Outbound Campaigns verwenden?

Outbound Campaigns sind im Professional-Tarif verfügbar.

Wichtige Konzepte

Kampagne

Eine benannte Kontaktinitiative, bestehend aus einer Kontaktliste, zugewiesenen Agenten, einer Wählstrategie und einem Satz Ergebnislabels. Eine Kampagne erfordert vor dem Start Folgendes:

• Einen Namen
• Mindestens einen Kontakt
• Mindestens ein Ergebnislabel
• Mindestens einen zugewiesenen Agenten

Kampagnenlebenszyklus

Jede Kampagne durchläuft die folgenden Status:

Kampagnenergebnisse

Ergebnislabels kennzeichnen das Resultat jedes Kontaktversuchs, zum Beispiel: Interessiert, Nicht interessiert, Neu terminieren, DNC. Sie werden pro Kampagne vom Admin oder Supervisor definiert, auf Kontaktebene nachverfolgt und unterscheiden sich von standardmäßigen Aircall-Anruf-Tags, die weiterhin verfügbar sind und wie bisher funktionieren.

Ergebnisse werden auf zwei Arten angewendet:

• Manuell: Der Agent wählt nach einem verbundenen Anruf ein Label aus.
• Automatisch: Das System wendet ein Label an, wenn ein Anruf unbeantwortet bleibt, an Voicemail geht, übersprungen wird oder die Nummer als ungültig oder blockiert markiert ist.

Kampagnenzyklus

Jeder Kontakt hat einen Kampagnenzyklus: die für diesen Kontakt konfigurierte Menge an Anrufversuchen. Der Zyklus läuft weiter, solange noch Versuche verbleiben und der Kontakt nicht erreicht wurde. Er endet, wenn die maximale Anzahl an Versuchen ausgeschöpft ist oder wenn der Agent den Kontakt nach einem verbundenen Anruf abschließt.

Warteschlange für das Wählen

Wenn eine Kampagne läuft, weist das System verfügbare Agenten automatisch Kontakten zu. Jeder Kontakt wird während des Wählens gesperrt, sodass niemals zwei Agenten gleichzeitig dieselbe Person anrufen.

Agent-Status: On Campaign

Wenn ein Agent eine Wählsitzung startet, ändert sich sein Status auf all seinen Geräten zu On Campaign. Solange dieser Status aktiv ist, ist der Agent für eingehende Anrufe nicht verfügbar.

So arbeiten die beiden Rollen zusammen

Admins und Supervisoren erstellen die Kampagne, importieren Kontakte, konfigurieren die Wählstrategie und starten sie. Sobald die Kampagne live geht, erhalten Agenten eine Benachrichtigung in Aircall Workspace und können sofort mit dem Wählen beginnen.

• Einrichtung und Kampagnenverwaltung finden Sie unter Outbound Campaigns: Kampagnen erstellen und verwalten.
• Informationen zur Wählerfahrung für Agenten finden Sie unter Outbound Campaigns: Eine Kampagne wählen.

Compliance

Ausgehende Anrufe unterliegen Vorschriften, die je nach Land und Region unterschiedlich sind. Vergewissern Sie sich vor dem Start einer Kampagne, dass Sie:

• bestätigt haben, dass Anrufe bei Ihren Zielkontakten während Ihrer geplanten Zeiten zulässig sind. Das Starten und Pausieren von Kampagnen liegt in der Verantwortung des Admins oder Supervisors.
• Ihre Do-not-call-(DNC)-Listen geprüft haben. Agenten können Kontakte nach einem Anruf mit Do-not-call-Ergebnislabels kennzeichnen, der Ausschluss aus künftigen Kampagnenlisten bleibt jedoch ein manueller Prozess.
• sichergestellt haben, dass Ihr Kontakt darüber informiert ist, dass er im Rahmen einer Kampagne kontaktiert werden kann, sofern dies nach lokalem Recht erforderlich ist. Die Verwaltung von Einwilligungen liegt in der Verantwortung Ihrer Organisation.
• die Nummernberechtigung geprüft haben. Nur Nummern, die den lokalen Vorschriften entsprechen, stehen als ausgehende Anrufer-IDs zur Verfügung. Nicht konforme Nummern werden automatisch ausgeschlossen. Länderspezifische Einschränkungen können Sie in der folgenden Tabelle prüfen:

Hinweis: Wenn einem Agenten keine geeigneten Nummern zugewiesen sind, wird die Kampagne für diesen Agenten pausiert und er erhält eine Benachrichtigung. Er kann erst wieder wählen, wenn ihm eine geeignete Nummer zugewiesen wurde.

Achtung: Aircall wendet die Filterung der Nummernberechtigung automatisch an. Alle anderen Compliance-Verpflichtungen (einschließlich Anrufzeiten, Dokumentation von Einwilligungen und Verwaltung von Do Not Call-Listen) bleiben in der Verantwortung Ihrer Organisation. Prüfen Sie Ihre rechtlichen Verpflichtungen, bevor Sie Kampagnen in regulierten Märkten starten.

FAQs

Wie unterscheidet sich Outbound Campaigns von Power Dialer?

Outbound Campaigns und Power Dialer sind separate Funktionen für unterschiedliche Anwendungsfälle. Wenn Ihr Team derzeit Power Dialer verwendet, sehen Sie hier den Vergleich der beiden:

Kann ich Kontakte aus Salesforce importieren?

Derzeit nicht. Statische HubSpot-Listen und CSV-Dateien sind die beiden unterstützten Importmethoden. Der Import aus Salesforce ist aktuell nicht verfügbar.

Was passiert, wenn ein Kontakt zurückruft, nachdem er aus einer Kampagne heraus angerufen wurde?

Der Rückruf folgt dem standardmäßigen Inbound-Routing für die verwendete Nummer. Die Kampagnenlogik gilt nicht für eingehende Anrufe.