Outbound Campaigns: In einer Kampagne wählen

Hinweis: Outbound Campaigns befindet sich derzeit in der Beta-Phase und ist für Kunden mit dem Professional-Tarif ohne zusätzliche Kosten verfügbar. Einige Funktionen werden noch weiter verbessert.

Wenn ein Admin oder Supervisor eine Kampagne startet und Sie ihr zuweist, erhalten Sie in Aircall Workspace eine Benachrichtigung. Dort können Sie die Kampagnendetails prüfen, mit dem Wählen beginnen und Ergebnisse protokollieren – alles im Bereich Kampagnen. Dieser Artikel beschreibt den gesamten Wählvorgang von der Benachrichtigung bis zur Nachbearbeitung.

Hinweis: Das Wählen in Kampagnen ist nur in Aircall Workspace auf Desktop und im Web verfügbar. Es wird weder in der Aircall Smartphone-App noch in CTI-Integrationen unterstützt.

Wer auf diese Funktion zugreifen kann

Agenten, denen von einem Admin oder Supervisor eine aktive Kampagne zugewiesen wurde.

Eine Kampagnenbenachrichtigung erhalten

In Aircall Workspace erhalten Sie ein Benachrichtigungsbanner, wenn eine Ihnen zugewiesene Kampagne gestartet oder fortgesetzt wird. Über das Banner können Sie sofort mit dem Wählen beginnen, die Kampagnendetails öffnen oder es schließen und manuell zu Kampagnen navigieren.

Sie erhalten in Aircall Workspace eine Warnmeldung und Ihre Kampagne wird automatisch pausiert, wenn:

• keine geeigneten ausgehenden Nummern verfügbar sind, um die Kampagne zu wählen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Compliance in unserem Artikel Outbound Campaigns: Überblick.
• Ihre Sitzung aufgrund eines Netzwerkproblems unterbrochen wird
• Ihre Sitzung endet, weil die Geschäftszeiten erreicht wurden
• Sie Aircall Workspace erneut öffnen, nachdem Sie während einer laufenden Sitzung alle aktiven Web-Tabs geschlossen haben

Hinweis: Wenn ein Admin oder Supervisor die Kampagne pausiert, während Sie sich in einem aktiven Gespräch befinden, wird Ihr aktueller Anruf normal beendet. Die Kampagne verschwindet dann aus Ihrer Liste, bis sie fortgesetzt wird.

Ihre Kampagnen anzeigen

Öffnen Sie in Aircall Workspace den Bereich Kampagnen in der linken Seitenleiste. Dort sehen Sie alle Kampagnen, die Ihnen aktuell zugewiesen sind.

Jeder Eintrag zeigt:

• Kampagnenname und Beschreibung (falls hinzugefügt)
• Anzahl der Teammitglieder in derselben Kampagne
• Ihren Fortschritt (Prozentsatz der gewählten Kontakte)

Wählen Sie eine Kampagne aus, um ihre Detailansicht zu öffnen. Die Detailansicht zeigt:

• Zugewiesene Teammitglieder, wobei die aktuell wählenden hervorgehoben sind
• Gesamtzahl der Kontakte und für die Kampagne konfigurierte Ergebnislabels
• Wählstrategie (zugewiesene ausgehende Nummern und die Logik ihrer Auswahl)
• Ersteller der Kampagne und Startdatum

Eine Wählsitzung starten

Schritte:

1. Öffnen Sie die Kampagnen-Detailansicht oder das Benachrichtigungsbanner.
2. Klicken Sie oben rechts auf die grüne Schaltfläche Sitzung starten.
3. Das System fügt Sie der Live-Warteschlange der Kampagne hinzu, weist Ihnen den nächsten verfügbaren Kontakt zu und beginnt automatisch mit dem Wählen. Eine manuelle Eingabe der Nummer ist nicht erforderlich.

Sobald Ihre Sitzung startet, ändert sich Ihr Status auf all Ihren Geräten zu In Kampagne. Solange dieser Status aktiv ist, sind Sie für Eingehende Anrufe nicht verfügbar.

Hinweis: Wenn Sie alle Workspace-Tabs schließen oder die Verbindung verlieren, werden Sie automatisch aus der Kampagne entfernt. Wenn Sie sich erneut verbinden, erklärt eine Aufforderung, was passiert ist. Wählen Sie Sitzung starten oder Sitzung fortsetzen, um wieder beizutreten — Sie werden nicht automatisch wieder in die Warteschlange aufgenommen.

Anrufstatus während einer Sitzung

Ihre Sitzung pausieren und fortsetzen

Zum Pausieren wählen Sie im Kampagnen-Header in Aircall Workspace Kampagne pausieren. Ihr aktueller Anruf wird normal beendet und die Nachbearbeitung wird gegebenenfalls geöffnet. Nach dem Pausieren wird kein neuer Kontakt gewählt. Andere Agenten sind nicht betroffen und die Kampagne bleibt In Bearbeitung.

Zum Fortsetzen wählen Sie in der Kampagnen-Detailansicht Sitzung starten.

Tipp: Wenn Sie pausieren müssen, bevor der nächste Kontakt gewählt wird, wählen Sie während des aktuellen Anrufs oder der Nachbearbeitungsphase Pause.

Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen dem Pausieren Ihrer eigenen Sitzung und dem Pausieren der Kampagne durch einen Supervisor:

Kontaktkontext während eines Anrufs prüfen

Der In-Call-Arbeitsbereich hat drei Bereiche:

• Kampagnenleiste oben (immer sichtbar): Kampagnenname, Ihr Fortschritt in Prozent und die Schaltfläche Kampagne pausieren
• In-Call-Symbolleiste (immer sichtbar): Kontaktname, Telefonnummer und In-Call-Aktionsschaltflächen
• Kontextbereiche (Hauptbereich): Die angezeigten Bereiche hängen von der Konfiguration Ihrer Organisation ab

Erstellung und Aktualisierung von Kontakten

In eine Kampagne importierte Kontakte werden in Aircall erst erstellt oder aktualisiert, wenn ein Anruf erfolgt. Die Erstellung und Aktualisierung von Kontakten folgt vorrangig Ihrer bestehenden CRM-Synchronisation, falls konfiguriert. Das CRM bleibt die primäre Datenquelle.

Wenn ein Anruf klingelt, sucht das System nach der Telefonnummer des Kontakts:

• Kontakt noch nicht in Aircall: Der Kontaktbereich ist mit importierten Datenvorschlägen vorausgefüllt. Sie können den Kontakt dort optional erstellen. Bitte beachten Sie, dass dies den Anruf nicht blockiert.
• Kontakt bereits in Aircall: Der bestehende Datensatz wird angezeigt. Wenn importierte Daten zusätzliche oder widersprüchliche Informationen enthalten, wird dies markiert und eine Bearbeitungsaktion vorgeschlagen. Sie können den Kontakt dort optional aktualisieren. Bitte beachten Sie, dass dies den Anruf nicht blockiert.
• CRM-Synchronisation aktiv: Die Erstellung und Aktualisierung von Kontakten folgt Ihrer bestehenden CRM-Synchronisationskonfiguration. Das CRM bleibt die primäre Datenquelle.

Den Anruf bearbeiten und ein Ergebnis protokollieren

Standardmäßige In-Call-Aktionen sind während des gesamten Anrufs verfügbar (Halten, Stummschalten). Der Abschnitt mit den Anrufdetails ist ebenfalls während des Anrufs und in der Nachbearbeitung verfügbar: Verwenden Sie ihn, um standardmäßige Aircall-Anruf-Tags und Notizen hinzuzufügen. Dies ist optional und unabhängig vom Kampagnenergebnis.

Was nach jedem Anruftyp passiert

Verbundener Anruf: Die Nachbearbeitung wird automatisch geöffnet. Wählen Sie das Ergebnislabel, das das Resultat am besten beschreibt, führen Sie die Kampagnenaktion aus und wählen Sie Speichern und nächsten wählen, um zum nächsten Kontakt zu wechseln. Wenn die Nachbearbeitungszeit abläuft, bevor Sie ein Ergebnis auswählen, weist das System automatisch ein nicht spezifiziertes Ergebnis zu und wählt den nächsten Kontakt.

Keine Antwort: Das System wendet automatisch ein Ergebnis an. Die Nachbearbeitung wird übersprungen und der nächste Anruf startet sofort.

Voicemail: Wählen Sie Voicemail Drop, um Ihre vorab aufgezeichnete Nachricht zu hinterlassen. Das System wendet automatisch ein Ergebnis an, sobald die Nachricht abgelegt wurde. Da der Anruf verbunden ist, ist weiterhin ein Nachbearbeitungsschritt erforderlich — Sie können ein anderes Ergebnis auswählen oder Kampagnenaktionen ausführen.

Übersprungener Anruf: Wählen Sie Überspringen, um weiterzugehen. Das System wendet automatisch ein Ergebnis an und die Nachbearbeitung wird übersprungen.

Nach dem Anruf: Nachbearbeitung

Wenn ein verbundener Anruf endet, wird die Nachbearbeitung automatisch geöffnet. Ein Countdown zeigt die verfügbare Zeit für diesen Schritt an. Die Nachbearbeitungsansicht hat vier Abschnitte:

• Kontakt: Kontaktdetails bleiben sichtbar und bearbeitbar. Aktualisieren Sie ein beliebiges Feld oder fügen Sie eine Notiz hinzu, bevor Sie fortfahren.
• Ergebnis: Wählen Sie das Label, das das Resultat am besten beschreibt. Eine Auswahl ist erforderlich, bevor Sie fortfahren können.
• Anrufdetails: Fügen Sie standardmäßige Aircall-Anruf-Tags und eine Notiz hinzu, um Ihre bestehenden Analyse- und Automatisierungs-Workflows beizubehalten.

Wählen Sie Speichern und nächsten wählen, um zu bestätigen und automatisch zum nächsten Kontakt zu wechseln.

Achtung: Ergebnislabels in der Nachbearbeitung sind spezifisch für diese Kampagne. Sie sind getrennt von den standardmäßigen Aircall-Anruf-Tags, die im Abschnitt mit den Anrufdetails weiterhin verfügbar sind und Ihre bestehenden Analyse- und Automatisierungs-Workflows weiter unterstützen.

Hinweis: Wenn der Timer für die Nachbearbeitung abläuft, bevor Sie ein Ergebnis auswählen, weist das System automatisch ein nicht spezifiziertes Ergebnis zu und wählt den nächsten Kontakt.

Kampagnenzyklus

Jeder Kontakt hat einen Kampagnenzyklus: die für diesen Kontakt konfigurierte Anzahl von Anrufversuchen. Der Zyklus beginnt, wenn der Kontakt importiert wird.

Der Zyklus wird fortgesetzt (der Kontakt wird erneut in die Warteschlange gestellt), wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Der Anruf wurde nicht beantwortet (nicht beantwortet, Voicemail Drop oder übersprungen)
• Es sind noch Versuche übrig
• Die Nummer wurde nicht als ungültig oder blockiert markiert.

Der Kontakt kehrt nach dem konfigurierten Wiederholungsintervall ans Ende der Warteschlange zurück.

Der Zyklus wird abgeschlossen (der Kontakt wird aus der Warteschlange entfernt), wenn einer der folgenden Fälle eintritt:

• Der Agent hat ein Nachbearbeitungsergebnis mit Abschließen oder Abschließen und mir zuweisen gespeichert
• Die maximal konfigurierte Anzahl an Versuchen wurde erreicht.
• Die Nummer wurde als ungültig oder blockiert erkannt (der Kontakt wird in dieser Kampagne dauerhaft von Wiederholungsversuchen ausgeschlossen)
• Es wurde nur ein Versuch konfiguriert (der Zyklus endet immer nach einem einzelnen Versuch, unabhängig vom Ergebnis)

Zum nächsten Kontakt wechseln

• Erfolgloser Anruf (z. B. keine Antwort, übersprungen): Die Nachbearbeitung wird übersprungen und der nächste Anruf startet sofort
• Verbundener Anruf: Der nächste Kontakt wird automatisch gewählt, sobald die Nachbearbeitung abgeschlossen ist oder der Timer für die Nachbearbeitung abgelaufen ist

Wenn alle Kontakte gewählt wurden, wechselt die Kampagne in den Status Abgeschlossen und Sie gelangen zur Kampagnenlistenansicht.

Kampagnenanrufe in Ihrem Anrufverlauf finden

Kampagnenanrufe erscheinen in den Ansichten Konversationen und Anrufe in Aircall Workspace zusammen mit allen anderen Anrufaktivitäten.