Kampagnen für ausgehende Anrufe: Kampagnen mit menschlichen Agenten erstellen und verwalten

Admins und Supervisors verwalten den gesamten Kampagnenlebenszyklus über das Aircall-Dashboard, von der Ersteinrichtung über die Verfolgung in Echtzeit bis zum Nachfassen nach der Kampagne. Dieser Artikel beschreibt alle Schritte: das Erstellen einer Agentenkampagne, das Starten und Verwalten während der Ausführung sowie das Verfolgen des Fortschritts in den Kampagnenansichten. Wenn Sie stattdessen eine Kampagne mit AIVA einrichten, lesen Sie Kampagnen für ausgehende Anrufe: AI Voice Agent-Kampagnen erstellen und verwalten.

Wer kann auf diese Funktion zugreifen?

Admins & Supervisors haben vollständigen Zugriff auf alle Kampagnen der Organisation.

Bevor Sie beginnen

Stellen Sie vor dem Erstellen Ihrer ersten Kampagne sicher, dass Folgendes vorhanden ist:

• Abonnement und Rolle: Kampagnen für ausgehende Anrufe mit menschlichen Agenten erfordern das Professional-Abonnement und die Rolle Admin oder Supervisor. 
• Kontaktliste: Halten Sie Ihre Liste für den Import bereit, entweder als CSV-Datei oder als statische HubSpot-Liste. Die vollständigen Anforderungen finden Sie unten in Schritt 3.
• Rufnummern für ausgehende Anrufe: Es muss mindestens eine Aircall-Rufnummer verfügbar sein, die den lokalen Vorschriften für ausgehende Anrufe entspricht. Nicht konforme Rufnummern werden automatisch ausgeschlossen und erscheinen nicht im Schritt zur Auswahl der Wählstrategie.
• Compliance: Stellen Sie vor dem Start sicher, dass Ihre Kontaktaufnahme den Vorschriften Ihrer Zielmärkte entspricht. Lesen Sie den Abschnitt „Compliance“ unter Kampagnen für ausgehende Anrufe: Übersicht.

Kampagne erstellen

Gehen Sie zum Erstellen einer Kampagne zu Aircall-Dashboard > Kampagne und klicken Sie auf die Schaltfläche Kampagne erstellen.

Die Kampagne wird in vier geführten Schritten erstellt. Sie können Ihren Fortschritt jederzeit als Entwurf speichern. Zum Speichern ist nur der Kampagnenname erforderlich.

Schritt 1: Allgemeine Einstellungen

Kampagnenidentität

Geben Sie einen Namen (erforderlich) und optional eine Beschreibung ein, um Agenten und Mitarbeiter:innen Kontext zu geben.

Zuweisungen

Wählen Sie den Typ Agentenkampagne, der von Ihren menschlichen Agenten gewählt wird. Verfügbar mit dem Professional-Abonnement. 

AI Voice Agent-Kampagnen werden automatisch von AIVA gewählt und sind mit allen Aircall-Abonnements verfügbar. Eine ausführliche Richtlinie zum Erstellen und Verwalten einer AI Voice Agent-Kampagne finden Sie in unserem Artikel Kampagnen für ausgehende Anrufe: AI Voice Agent-Kampagnen erstellen und verwalten.

Ergebnislabels

Legen Sie die Labels fest, mit denen Agenten angenommene Anrufe qualifizieren. Beispiele: Interessiert, Nicht interessiert, Neu planen, DNC.

• Sie können pro Kampagne bis zu 10 Labels hinzufügen
• Labels sind kampagnenspezifisch und können kampagnenübergreifend wiederverwendet werden

Hinweis: Erfolglose Anrufe (nicht angenommen, Voicemail Drop, übersprungen, ungültige oder gesperrte Rufnummer) werden vom System automatisch mit einem Label versehen. Agenten müssen für diese Fälle kein Ergebnis auswählen.

Agenten- oder Teamzuweisung

Weisen Sie die Agenten oder Teams zu, die diese Kampagne anrufen sollen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Kampagne gestartet wird. Sie können nach dem Start Agenten oder Teams hinzufügen oder entfernen.

Schritt 2: Wählstrategie

Rufnummernpool für ausgehende Anrufe

Wählen Sie aus, welche Rufnummern für diese Kampagne als Anrufer-ID verwendet werden sollen:

• Agentenpool: Agenten rufen über ihre Standard-Rufnummer an, die ihnen direkt zugewiesen ist
• Kampagnenspezifischer Pool: Agenten rufen über eine festgelegte Gruppe von Rufnummern an, auch wenn diese Rufnummern den betreffenden Agenten nicht einzeln zugewiesen sind

Hinweis: Zur Auswahl werden nur Rufnummern angezeigt, die den lokalen Vorschriften für ausgehende Anrufe entsprechen. Nicht konforme Rufnummern werden automatisch ausgeschlossen.

Regel zur Rufnummernauswahl

Legen Sie fest, wie das System jedem Kontakt eine Rufnummer zuordnet. Die verfügbaren Regeln hängen vom ausgewählten Pooltyp ab.

Bei Verwendung des Agentenpools:

• Standard-Rufnummer des Agenten: Verwendet die eigene Standard-Rufnummer jedes Agenten
• Lokale Präsenz: Gilt nicht, wenn Agenten zugewiesene Rufnummern verwendet werden. Für alle Anrufe wird die Standard-Rufnummer eines Agenten verwendet.

Bei Verwendung eines kampagnenspezifischen Pools:

• Zufällige Rotation: Wechselt zwischen allen Rufnummern im kampagnenspezifischen Pool, um die übermäßige Nutzung einer einzelnen Rufnummer zu vermeiden
• Lokale Präsenz: Wählt anhand der Übereinstimmung der Orts- oder Landesvorwahl mit der Rufnummer des Kontakts eine Rufnummer aus dem kampagnenspezifischen Pool aus

Einstellungen für ausgehende Anrufe

Konfigurieren Sie, wie Anrufe verteilt werden, in welchen Abständen sie erfolgen und wie sie abgeschlossen werden. Standardmäßig verwenden Kampagnen 1 Anrufversuch, 30 Sekunden Klingeldauer und 60 Sekunden Nachbearbeitungszeit.

• Anrufversuche: bis zu 5 pro Kontakt.
• Zeit zwischen den Versuchen: 1–72 Stunden.
• Klingeldauer bis zum Auflegen: mindestens 15 Sekunden.
• Nachbearbeitungszeit: Kann auf 0 gesetzt werden, um die Nachbearbeitung am Ende des Anrufs zu überspringen. Dies wird jedoch nicht empfohlen. Ohne Nachbearbeitung können Agenten keine benutzerdefinierten Ergebnisse auswählen und angenommene Anrufe werden automatisch als „Nicht angegeben“ markiert.

Schritt 3: Kontaktimport

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kontakte zu einer Kampagne hinzuzufügen.

CSV-Datei hochladen

Laden Sie eine Vorlage herunter oder verwenden Sie eine CSV-Datei mit freiem Format. Ziehen Sie eine CSV-Datei per Drag-and-drop von Ihrem Gerät hierher oder wählen Sie sie über die Dateiauswahl aus. Dateianforderungen:

• Maximale Dateigröße: 1 MB
• Maximale Anzahl an Datensätzen: 5.000
• Rufnummern müssen dem E.164-Format entsprechen (z. B. +33612345678)
• Die Rufnummer ist das einzige Pflichtfeld
• Optionale Felder: Vorname, Nachname, Unternehmensname, E-Mail-Adresse, Notizen

Ordnen Sie nach dem Hochladen die CSV-Spalten den Aircall-Feldern zu und legen Sie die Standard-Ländervorwahl fest. Die Vorwahl vereinheitlicht Rufnummern ohne Ländercode und gilt nur für nationale Anrufe.

Aus HubSpot importieren

Sie können auch eine statische Kontaktliste direkt aus HubSpot abrufen. Stellen Sie vor der Auswahl einer Liste sicher, dass alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Liste ist bereits in HubSpot vorhanden und basiert auf dem Kontaktobjekt
• Bei jedem Kontakt in der Liste ist ein Rufnummernfeld ausgefüllt
• Die Liste umfasst höchstens 5.000 Kontakte
• Die HubSpot-Authentifizierung wurde im Aircall Dashboard unter Integrationen > Ausgehende Kampagne abgeschlossen
• Die Feldzuordnung zwischen HubSpot und Aircall wurde auf der Registerkarte „Ausgehende Kampagnen“ in den Einstellungen der HubSpot-Integration konfiguriert

Schritt 4: Kontaktvalidierung

Nach dem Import werden die Kontakte in drei Kategorien eingeteilt:

• Gültig: erfüllen alle Anforderungen und werden der Kampagne hinzugefügt
• Ungültig: Rufnummern fehlen oder sind falsch formatiert. Korrigieren Sie sie direkt in dieser Ansicht, exportieren Sie die Fehler, um sie zu beheben und erneut hochzuladen, oder ignorieren Sie sie. In diesem Fall werden sie vom Import ausgeschlossen
• Duplikate: Rufnummern, die mehrfach vorkommen. Das erste Vorkommen wird beibehalten; nachfolgende Duplikate werden zur Überprüfung gekennzeichnet.

Bestätigen Sie die Liste, um den Import abzuschließen. Starten Sie anschließend die Kampagne oder speichern Sie sie als Entwurf.

Kampagne starten, pausieren und verwalten

Ihre Kampagnen finden Sie unter Aircall Dashboard > Kampagnen. Klicken Sie auf Ihre aktive Kampagne, um die Detailansicht der Kampagne zu öffnen.

Lebenszyklus des Kampagnenstatus

Start- und Enddatum werden automatisch festgelegt:

• Startdatum: wird beim Start der Kampagne erfasst
• Enddatum: wird erfasst, wenn alle Kontakte angerufen wurden und die Kampagne in den Status „Abgeschlossen“ wechselt

Aktive Kampagne verwalten

Während eine Kampagne in Bearbeitung ist, können Sie in der Detailansicht der Kampagne Folgendes tun:

• Die Kampagne über die Aktionsschaltfläche starten oder pausieren
• Die Kampagne einschließlich aller Kontakte in der Warteschlange oder der Kontakte mit bestimmten Ergebnissen duplizieren.
• Auf der Registerkarte „Nutzer“ jederzeit Agenten hinzufügen oder entfernen
• Kontakte am Anfang oder Ende der aktiven Warteschlange hinzufügen
• Kontakte an den Anfang oder das Ende der Warteschlange verschieben
• Kontakte aus der aktiven Warteschlange entfernen, bevor sie angerufen werden

Hinweis: Kontakte, bei denen es gerade klingelt, die sich in einem Live-Anruf befinden oder bei denen bereits ein Anrufversuch unternommen wurde, können nicht aus der Kampagne entfernt werden.

Kampagnenfortschritt überwachen

Kampagnenlistenansicht

Im Bereich Kampagnen des Aircall Dashboard sehen Sie alle Kampagnen Ihrer Organisation. Jede Zeile zeigt Folgendes:

• Status, Kampagnenname und Erstellungsdatum
• Gesamtzahl der Kontakte und zugewiesene Agenten
• Ersteller der Kampagne
• Start- und Enddatum (sofern verfügbar)
• Zeitraum – entspricht der aktiven Zeit der Kampagne

Über die Suchleiste können Sie eine Kampagne anhand ihres Namens suchen. Filtern Sie nach Status oder nach dem Teammitglied, das die Kampagne erstellt hat.

In der Kampagnenliste verfügbare Aktionen

In der Liste können Sie für jede Kampagne die folgenden Aktionen ausführen, ohne sie zu öffnen:

• Eine Kampagne über die Wiedergabeschaltfläche starten oder fortsetzen
• Eine aktive Kampagne über die Pausenschaltfläche pausieren
• Weitere Optionen über das Dreipunkt-Menü (⋮) aufrufen, darunter das Bearbeiten, Löschen oder Archivieren der Kampagne. Welche weiteren Optionen verfügbar sind, hängt vom Status der Kampagne ab:

Kampagnendetailansicht

Wählen Sie eine Kampagne aus, um die Detailansicht zu öffnen. Kampagnenname, Ersteller, Erstellungsdatum und Status werden oben angezeigt. Starten oder pausieren Sie die Kampagne direkt hier oder verwenden Sie das Dreipunktmenü (⋮) für weitere Optionen.

Die Detailansicht ist in vier Tabs unterteilt:

Übersicht

Die zentrale Überwachungsansicht für eine aktive Kampagne. Sie zeigt Folgendes an:

• Statistiken: prozentualer Kampagnenfortschritt, Gesamtzahl der Kontakte, kumulierte aktive Kampagnenzeit, durchschnittliche Anrufdauer, verbundene Anrufe (angenommen) sowie eine Aufschlüsselung nach angerufen, angenommen, nicht angenommen, Voicemail Drops und durchschnittlicher Anrufdauer
• Untertab „Ergebnisse“: angerufene Kontakte, Unternehmen, zuständiger Agent, Anrufdauer, Datum und Uhrzeit, Anzahl der Versuche, Notizen und Ergebnis
• Untertab „Live-Warteschlange“: Kontakte, die noch angerufen werden müssen, mit dem nächsten geplanten Versuch und der Anzahl vorheriger Versuche. Verwenden Sie die Schaltfläche Kontakte hinzufügen, um neue Kontakte am Anfang oder Ende der Anrufliste hinzuzufügen.

Oben im Tab „Live“ zeigt eine Anzeige für aktive Anrufe, wie viele Anrufe derzeit laufen. Wählen Sie den Link daneben aus, um die Live-Verfolgung mit den Aktivitäten der einzelnen Agenten zu öffnen.

Einstellungen

Zeigt die Kampagnenkonfiguration während der laufenden Kampagne an und ermöglicht deren Bearbeitung:

• Kampagnenname und -beschreibung
• Ergebnisbezeichnungen (über die Option „Ergebnis hinzufügen“ hinzufügen oder entfernen)
• Rufnummernpool und Auswahlregel

Einige Einstellungen der Anrufstrategie können nicht aktualisiert werden, wenn die Kampagne bereits läuft. Dazu gehören die Anzahl der Anrufversuche, die Intervalle zwischen den Versuchen, die Zeitüberschreitung beim Klingeln und die Nachbearbeitungszeit. 

Nutzer

Zeigt alle der Kampagne zugewiesenen Agenten an. Hier können Sie:

• Einzelne Agenten oder Teams suchen und hinzufügen
• Agenten aus der Kampagne entfernen

Kontaktliste

Zeigt alle in die Kampagne importierten Kontakte an. Jede Zeile enthält eine Rufnummer, einen Vornamen, einen Nachnamen, ein Unternehmen und eine Notiz.