Outbound Campaigns: Kampagnen erstellen und verwalten

Admins und Supervisors verwalten den gesamten Kampagnenlebenszyklus im Aircall Dashboard – von der ersten Einrichtung bis zur Echtzeitüberwachung und Nachverfolgung nach der Kampagne. Dieser Artikel beschreibt jeden Schritt: eine Kampagne erstellen, sie während der Laufzeit starten und verwalten sowie den Fortschritt über die Kampagnenansichten verfolgen.

Wer kann auf diese Funktion zugreifen

Admins & Supervisors haben vollständigen Zugriff auf alle Kampagnen in der Organisation.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie Ihre erste Kampagne erstellen, stellen Sie sicher, dass Folgendes vorhanden ist:

• Tarif und Rolle: Outbound Campaigns erfordern den Professional-Tarif und eine Admin- oder Supervisor-Rolle.
• Kontaktliste: Halten Sie Ihre Liste für den Import bereit, entweder als CSV-Datei oder als statische HubSpot-Liste. Die vollständigen Anforderungen finden Sie unten in Schritt 3.
• Nummern für ausgehende Anrufe: Mindestens eine Aircall-Nummer, die den lokalen Vorschriften für ausgehende Anrufe entspricht, muss verfügbar sein. Nicht konforme Nummern werden automatisch ausgeschlossen und erscheinen nicht im Schritt zur Wählstrategie.
• Compliance: Stellen Sie vor dem Start sicher, dass Ihre Kontaktaufnahme den Vorschriften in Ihren Zielmärkten entspricht. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Compliance in Outbound Campaigns: Overview.

Eine Kampagne erstellen

Um eine Kampagne zu erstellen, gehen Sie zu Aircall Dashboard > Campaign und klicken Sie auf die Schaltfläche Create Campaign.

Die Kampagnenerstellung erfolgt in einem geführten Vier-Schritte-Assistenten. Sie können den Fortschritt der Kampagnenerstellung jederzeit als Entwurf speichern; nur der Kampagnenname ist zum Speichern erforderlich.

Schritt 1: Allgemeine Einstellungen

Kampagnenidentität

Geben Sie einen Namen (erforderlich) und optional eine Beschreibung ein, um Agents und Teammitgliedern Kontext zu geben.

Ergebnislabels

Definieren Sie die Labels, die Agents zur Qualifizierung verbundener Anrufe verwenden. Beispiele: Interessiert, Nicht interessiert, Neu planen, DNC.

• Sie können bis zu 10 Labels pro Kampagne hinzufügen
• Labels sind kampagnenspezifisch und können kampagnenübergreifend wiederverwendet werden

Hinweis: Nicht erfolgreiche Anrufe (nicht beantwortet, Voicemail Drop, übersprungen, ungültige oder blockierte Nummer) werden automatisch vom System gekennzeichnet. Agents müssen für diese Fälle kein Ergebnis auswählen.

Zuweisung von Agents

Weisen Sie die Agents zu, die diese Kampagne anrufen sollen. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Kampagne gestartet wird. Sie können Agents nach dem Start hinzufügen oder entfernen.

Schritt 2: Wählstrategie

Pool für ausgehende Nummern

Wählen Sie aus, welche Nummern als Anrufer-ID für diese Kampagne verwendet werden:

• Pool des Agents: Agents rufen von Nummern an, die ihnen direkt zugewiesen sind
• Spezifischer Kampagnenpool: Agents rufen von einem festgelegten Nummernsatz an, auch wenn diese Nummern den betroffenen Agents nicht individuell zugewiesen sind

Hinweis: Nur Nummern, die den lokalen Vorschriften für ausgehende Anrufe entsprechen, stehen zur Auswahl. Nicht konforme Nummern werden automatisch ausgeschlossen.

Regel für die Nummernauswahl

Legen Sie fest, wie das System jeder Kontaktperson eine Nummer zuordnet. Die verfügbaren Regeln hängen vom ausgewählten Pooltyp ab.

Bei Verwendung des Pools des Agents:

• Standardnummer des Agents: verwendet die eigene Standardnummer jedes Agents
• Lokale Präsenz: wählt aus den dem Agent zugewiesenen Nummern anhand der Vorwahl oder Landesvorwahl passend zur Nummer des Kontakts aus

Bei Verwendung eines spezifischen Kampagnenpools:

• Zufällige Rotation: rotiert durch alle Nummern im spezifischen Kampagnenpool, um die übermäßige Nutzung einer einzelnen Nummer zu vermeiden
• Lokale Präsenz: wählt aus dem spezifischen Kampagnenpool anhand der Vorwahl oder Landesvorwahl passend zur Nummer des Kontakts aus

Schritt 3: Kontaktimport

Zum Hinzufügen von Kontakten zu einer Kampagne stehen zwei Methoden zur Verfügung.

Eine CSV-Datei hochladen

Laden Sie eine Vorlage herunter oder verwenden Sie eine CSV-Datei im freien Format. Ziehen Sie die Datei per Drag-and-drop hinein oder durchsuchen Sie Ihr Gerät, um eine CSV-Datei auszuwählen. Dateianforderungen:

• Maximale Dateigröße: 1 MB
• Maximale Anzahl Datensätze: 5.000
• Rufnummern müssen im E.164-Format vorliegen (z. B. +33612345678)
• Die Rufnummer ist das einzige Pflichtfeld
• Optionale Felder: Vorname, Nachname, Unternehmensname, E-Mail, Notizen

Nach dem Hochladen ordnen Sie die CSV-Spalten den Aircall-Feldern zu und wählen die Standard-Ländervorwahl aus. Die Vorwahl standardisiert Nummern ohne Landesvorwahl und gilt nur für nationales Wählen.

Aus HubSpot importieren

Sie können auch direkt eine statische Kontaktliste aus HubSpot exportieren. Bevor Sie eine Liste auswählen, stellen Sie sicher, dass alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Liste existiert bereits in HubSpot und basiert auf dem Kontaktobjekt
• Jeder Kontakt in der Liste hat ein ausgefülltes Telefonnummernfeld
• Die Liste umfasst nicht mehr als 5.000 Kontakte
• Die HubSpot-Authentifizierung ist unter Integrations > Outbound Campaign im Aircall Dashboard abgeschlossen
• Die Feldzuordnung zwischen HubSpot und Aircall ist im Tab Outbound campaigns der Einstellungen der HubSpot-Integration konfiguriert

Schritt 4: Kontaktvalidierung

Nach dem Import werden Kontakte in drei Kategorien sortiert:

• Gültig: erfüllen alle Anforderungen und werden der Kampagne hinzugefügt
• Ungültig: fehlende oder falsch formatierte Rufnummern. Korrigieren Sie sie direkt in dieser Ansicht, exportieren Sie die Fehler zur Korrektur und laden Sie sie erneut hoch, oder ignorieren Sie sie einfach; dann werden sie vom Import ausgeschlossen
• Doppelte Einträge: Rufnummern, die mehr als einmal vorkommen. Das erste Vorkommen wird beibehalten; nachfolgende Duplikate werden zur Überprüfung markiert.

Bestätigen Sie die Liste, um den Import abzuschließen, und starten Sie dann die Kampagne oder speichern Sie sie als Entwurf.

Eine Kampagne starten, pausieren und verwalten

Sie können auf Ihre Kampagnen unter Aircall Dashboard > Campaigns zugreifen. Klicken Sie auf Ihre aktive Kampagne, um die Detailansicht der Kampagne zu öffnen.

Lebenszyklus des Kampagnenstatus

Start- und Enddatum werden automatisch gesetzt:

• Startdatum: wird erfasst, wenn die Kampagne gestartet wird
• Enddatum: wird erfasst, wenn alle Kontakte angerufen wurden und die Kampagne in Abgeschlossen übergeht

Eine aktive Kampagne verwalten

Während eine Kampagne In Bearbeitung ist, können Sie in der Kampagnendetailansicht Folgendes tun:

• Die Kampagne über die Aktionsschaltfläche starten oder pausieren
• Agents jederzeit im Tab Users hinzufügen oder entfernen
• Kontakte oben oder unten zur Live-Warteschlange hinzufügen
• Kontakte an den Anfang oder das Ende der Warteschlange verschieben
• Kontakte vor dem Anruf aus der Live-Warteschlange entfernen

Hinweis: Kontakte, bei denen es gerade klingelt, die sich in einem Live-Anruf befinden oder bei denen bereits ein Versuch erfolgt ist, können nicht aus der Kampagne entfernt werden.

Kampagnenfortschritt überwachen

Kampagnenlistenansicht

Öffnen Sie den Bereich Campaigns im Aircall Dashboard, um alle Kampagnen in Ihrer Organisation anzuzeigen. Jede Zeile zeigt:

• Status, Kampagnenname und Erstellungsdatum
• Gesamtzahl der Kontakte und zugewiesenen Agents
• Ersteller der Kampagne
• Start- und Enddatum (falls verfügbar)
• Zeitraum – entspricht der aktiven Kampagnenzeit

Verwenden Sie die Suchleiste, um eine Kampagne nach Namen zu finden. Filtern Sie nach Status oder nach dem Teammitglied, das sie erstellt hat.

Verfügbare Aktionen in der Kampagnenliste

Aus der Liste heraus können Sie für jede Kampagne die folgenden Aktionen ausführen, ohne sie zu öffnen:

• Starten oder fortsetzen einer Kampagne über die Wiedergabeschaltfläche
• Pausieren einer aktiven Kampagne über die Pausenschaltfläche
• Zusätzliche Optionen aufrufen über das Dreipunktmenü (⋮), einschließlich Bearbeiten, Löschen oder Archivieren der Kampagne. Die verfügbaren zusätzlichen Optionen hängen vom Status der Kampagne ab:

Kampagnendetailansicht

Wählen Sie eine Kampagne aus, um ihre Detailansicht zu öffnen. Der Kampagnenname, Ersteller, das Erstellungsdatum und der Status werden oben angezeigt. Starten oder pausieren Sie direkt von hier aus oder verwenden Sie das Dreipunktmenü (⋮) für zusätzliche Optionen.

Die Detailansicht ist in vier Tabs organisiert:

Übersicht

Die Hauptansicht zur Überwachung einer aktiven Kampagne. Sie zeigt:

• Statistiken: % des Kampagnenabschlusses, Gesamtzahl der Kontakte, kumulierte aktive Kampagnenzeit, durchschnittliche Anrufdauer, verbundene Anrufe (beantwortet) sowie eine Aufschlüsselung nach angerufen, beantwortet, nicht beantwortet, Voicemail Drops und durchschnittlicher Anrufdauer
• Untertab Ergebnisse: angerufene Kontakte, Unternehmen, mit Agent, Anrufdauer, Datum und Uhrzeit, Anzahl der Versuche, Notizen und Ergebnis
• Untertab Live-Warteschlange: Kontakte, die noch auf einen Anruf warten, mit nächstem geplantem Versuch und Anzahl vorheriger Versuche. Verwenden Sie die Schaltfläche Add contacts, um neue Kontakte oben oder unten in der Anrufliste hinzuzufügen.

Einstellungen

Zeigt die Kampagnenkonfiguration an und erlaubt deren Bearbeitung während die Kampagne aktiv ist:

• Kampagnenname und Beschreibung
• Ergebnislabels (hinzufügen oder entfernen über die Option Add outcome)
• Wählstrategie (Nummernpool und Auswahlregel)

Users

Zeigt alle der Kampagne zugewiesenen Agents an. Von hier aus können Sie:

• Nach einzelnen Agents suchen und sie hinzufügen
• Agents aus der Kampagne entfernen

Contact List

Zeigt alle in die Kampagne importierten Kontakte an. Jede Zeile zeigt eine Rufnummer, Vorname, Nachname, Unternehmen und Notiz.