Ausgehende Kampagnen: Kampagnen erstellen und verwalten

Admins und Supervisors verwalten den gesamten Kampagnenlebenszyklus über das Aircall Dashboard – von der Ersteinrichtung über die Echtzeitüberwachung bis hin zur Nachverfolgung nach der Kampagne. Dieser Artikel behandelt jeden Schritt: das Erstellen einer Kampagne, ihren Start und ihre Verwaltung während der Laufzeit sowie die Fortschrittsverfolgung über die Kampagnenansichten.

Wer kann auf diese Funktion zugreifen?

Admins und Supervisors haben vollen Zugriff auf alle Kampagnen in der Organisation.

Bevor Sie beginnen

Vergewissern Sie sich vor dem Erstellen Ihrer ersten Kampagne, dass Folgendes vorhanden ist:

• Abonnement und Rolle: Ausgehende Kampagnen erfordern das Professional-Abonnement sowie eine Admin- oder Supervisor-Rolle.
• Kontaktliste: Halten Sie Ihre Liste für den Import bereit, entweder als CSV-Datei oder als statische HubSpot-Liste. Die vollständigen Anforderungen finden Sie unten in Schritt 3.
• Ausgehende Rufnummern: Mindestens eine Aircall-Rufnummer, die den lokalen Vorschriften für ausgehende Anrufe entspricht, muss verfügbar sein. Nicht konforme Rufnummern werden automatisch ausgeschlossen und erscheinen nicht im Schritt zur Wählstrategie.
• Compliance: Vergewissern Sie sich vor dem Start, dass Ihre Kontaktaufnahme den Vorschriften in Ihren Zielmärkten entspricht. Siehe den Abschnitt Compliance in Ausgehende Kampagnen: Übersicht.

Eine Kampagne erstellen

Um eine Kampagne zu erstellen, gehen Sie zu Aircall Dashboard > Kampagne und klicken Sie auf die Schaltfläche Kampagne erstellen.

Die Kampagnenerstellung erfolgt über einen geführten Prozess mit vier Schritten. Sie können den Fortschritt bei der Kampagnenerstellung jederzeit als Entwurf speichern; zum Speichern ist nur der Kampagnenname erforderlich.

Schritt 1: Allgemeine Einstellungen

Kampagnenidentität

Geben Sie einen Namen (erforderlich) und eine optionale Beschreibung ein, um Agents und Mitarbeiter:innen Kontext zu geben.

Ergebnisbezeichnungen

Definieren Sie die Bezeichnungen, die Agents zur Qualifizierung verbundener Anrufe verwenden. Beispiele: Interessiert, Nicht interessiert, Neu planen, DNC.

• Sie können pro Kampagne bis zu 10 Bezeichnungen hinzufügen.
• Bezeichnungen sind kampagnenspezifisch und können kampagnenübergreifend wiederverwendet werden.

Hinweis: Erfolglose Anrufe (nicht beantwortet, Voicemail Drop, übersprungen, ungültige oder blockierte Rufnummer) werden automatisch vom System gekennzeichnet. Agents müssen für diese Fälle kein Ergebnis auswählen.

Zuweisung von Agents oder Teams

Weisen Sie die Agents oder Teams zu, die diese Kampagne anwählen werden. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Kampagne gestartet wird. Nach dem Start können Sie Agents oder Teams hinzufügen oder entfernen.

Schritt 2: Wählstrategie

Pool ausgehender Rufnummern

Wählen Sie aus, welche Rufnummern als Anrufer-ID für diese Kampagne verwendet werden:

• Pool des Agents: Agents wählen direkt über ihre ihnen zugewiesene Standard-Rufnummer.
• Spezifischer Kampagnenpool: Agents wählen über einen festgelegten Satz von Rufnummern, auch wenn diese Rufnummern den betreffenden Agents nicht einzeln zugewiesen sind.

Hinweis: Nur Rufnummern, die den lokalen Vorschriften für ausgehende Anrufe entsprechen, werden zur Auswahl angezeigt. Nicht konforme Rufnummern werden automatisch ausgeschlossen.

Regel für die Rufnummernauswahl

Legen Sie fest, wie das System jeder Kontaktperson eine Rufnummer zuordnet. Die verfügbaren Regeln hängen vom ausgewählten Pooltyp ab.

Bei Verwendung des Agent-Pools:

• Standard-Rufnummer des Agents: Verwendet die eigene Standard-Rufnummer jedes Agents.
• Lokale Präsenz: Gilt nicht, wenn Agents zugewiesene Rufnummern verwenden. Für alle Anrufe wird die Standard-Rufnummer eines Agents verwendet.

Bei Verwendung eines spezifischen Kampagnenpools:

• Zufällige Rotation: Wechselt zwischen allen Rufnummern im spezifischen Kampagnenpool, um eine einzelne Rufnummer nicht übermäßig zu verwenden.
• Lokale Präsenz: Wählt aus dem spezifischen Kampagnenpool anhand einer Übereinstimmung der Ortsvorwahl oder Ländervorwahl mit der Rufnummer der Kontaktperson aus.

Einstellungen für ausgehende Anrufe

Konfigurieren Sie die Verteilung von Anrufen, ihre Taktung und ihren Abschluss. Standardmäßig verwenden Kampagnen 1 Anrufversuch, 30 Sekunden Klingeldauer und 60 Sekunden Nachbearbeitungszeit.

• Anrufversuche: bis zu 3 pro Kontaktperson.
• Zeit zwischen Versuchen: 1–72 Stunden.
• Klingel-Timeout: mindestens 15 Sekunden.
• Nachbearbeitungszeit: Kann auf 0 gesetzt werden, um die Nachbearbeitung am Ende des Anrufs zu überspringen, dies wird jedoch nicht empfohlen. Ohne Nachbearbeitung können Agents keine benutzerdefinierten Ergebnisse auswählen, und beantwortete Anrufe werden automatisch als Nicht angegeben markiert.

Schritt 3: Kontaktimport

Es stehen zwei Methoden zum Hinzufügen von Kontakten zu einer Kampagne zur Verfügung.

Eine CSV-Datei hochladen

Laden Sie eine Vorlage herunter oder verwenden Sie eine CSV-Datei im freien Format. Ziehen Sie eine CSV-Datei per Drag-and-Drop herein oder wählen Sie sie über die Dateisuche auf Ihrem Gerät aus. Dateianforderungen:

• Maximale Dateigröße: 1 MB
• Maximale Anzahl an Datensätzen: 5.000
• Rufnummern müssen im E.164-Format vorliegen (z. B. +33612345678).
• Die Rufnummer ist das einzige Pflichtfeld.
• Optionale Felder: Vorname, Nachname, Unternehmensname, E-Mail, Notizen

Ordnen Sie nach dem Upload die CSV-Spalten den Aircall-Feldern zu und legen Sie die standardmäßige Ländervorwahl fest. Die Vorwahl standardisiert Rufnummern ohne Ländervorwahl und gilt nur für nationale Anrufe.

Aus HubSpot importieren

Sie können eine statische Kontaktliste auch direkt aus HubSpot abrufen. Stellen Sie vor der Auswahl einer Liste sicher, dass alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• Die Liste ist bereits in HubSpot vorhanden und basiert auf dem Kontaktobjekt
• Jeder Kontakt in der Liste verfügt über ein ausgefülltes Rufnummernfeld
• Die Liste umfasst nicht mehr als 5.000 Kontakte
• Die HubSpot-Authentifizierung ist unter Integrationen > Ausgehende Anrufe in Aircall Dashboard abgeschlossen
• Die Feldzuordnung zwischen HubSpot und Aircall ist im Tab „Kampagnen für ausgehende Anrufe“ in den Einstellungen der HubSpot-Integration konfiguriert

Schritt 4: Kontaktvalidierung

Nach dem Import werden Kontakte in drei Kategorien sortiert:

• Gültig: erfüllen alle Anforderungen und werden der Kampagne hinzugefügt
• Ungültig: fehlende oder falsch formatierte Rufnummern. Korrigieren Sie sie direkt in dieser Ansicht, exportieren Sie die Fehler zum Beheben und laden Sie sie erneut hoch oder ignorieren Sie sie – dann werden sie vom Import ausgeschlossen
• Duplikate: Rufnummern, die mehr als einmal vorkommen. Das erste Vorkommen wird beibehalten; nachfolgende Duplikate werden zur Überprüfung markiert.

Bestätigen Sie die Liste, um den Import abzuschließen. Starten Sie dann die Kampagne oder speichern Sie sie als Entwurf.

Kampagne starten, pausieren und verwalten

Sie können auf Ihre Kampagnen unter Aircall Dashboard > Kampagnen zugreifen. Klicken Sie auf Ihre aktive Kampagne, um die Kampagnendetailansicht zu öffnen.

Statuslebenszyklus der Kampagne

Start- und Enddaten werden automatisch festgelegt:

• Startdatum: wird beim Start der Kampagne erfasst
• Enddatum: wird erfasst, wenn alle Kontakte angewählt wurden und die Kampagne auf Abgeschlossen wechselt

Aktive Kampagne verwalten

Während eine Kampagne in Bearbeitung ist, können Sie in der Kampagnendetailansicht:

• die Kampagne über die Aktionsschaltfläche starten oder pausieren
• die Kampagne einschließlich aller Kontakte in der Warteschlange oder Kontakte mit bestimmten Ergebnissen duplizieren.
• jederzeit im Tab „Benutzer“ Agents hinzufügen oder entfernen
• Kontakte oben oder unten in der Live-Warteschlange hinzufügen
• Kontakte an den Anfang oder das Ende der Warteschlange verschieben
• Kontakte aus der Live-Warteschlange entfernen, bevor sie angewählt werden

Hinweis: Kontakte, bei denen es gerade klingelt, die sich in einem aktiven Anruf befinden oder für die bereits ein Anwahlversuch erfolgt ist, können nicht aus der Kampagne entfernt werden.

Kampagnenfortschritt überwachen

Kampagnenlistenansicht

Öffnen Sie den Bereich Kampagnen in Aircall Dashboard, um alle Kampagnen in Ihrer Organisation anzuzeigen. Jede Zeile zeigt:

• Status, Kampagnenname und Erstellungsdatum
• Gesamtzahl der Kontakte und zugewiesene Agents
• Ersteller der Kampagne
• Start- und Enddaten (falls verfügbar)
• Zeitraum – entspricht der aktiven Zeit der Kampagne

Verwenden Sie die Suchleiste, um eine Kampagne nach Namen zu finden. Filtern Sie nach Status oder nach dem Teammitglied, das sie erstellt hat.

In der Kampagnenliste verfügbare Aktionen

In der Liste können Sie für jede Kampagne folgende Aktionen durchführen, ohne sie zu öffnen:

• Eine Kampagne starten oder fortsetzen über die Wiedergabeschaltfläche
• Eine aktive Kampagne pausieren über die Pausenschaltfläche
• Zusätzliche Optionen öffnen über das Drei-Punkte-Menü (⋮), einschließlich Bearbeiten, Löschen oder Archivieren der Kampagne. Die verfügbaren zusätzlichen Optionen hängen vom Status der Kampagne ab:

Kampagnendetailansicht

Wählen Sie eine Kampagne aus, um ihre Detailansicht zu öffnen. Der Kampagnenname, der Ersteller, das Erstellungsdatum und der Status werden oben angezeigt. Starten oder pausieren Sie direkt von hier aus, oder verwenden Sie für zusätzliche Optionen das Drei-Punkte-Menü (⋮).

Die Detailansicht ist in vier Tabs gegliedert:

Übersicht

Die Hauptüberwachungsansicht für eine aktive Kampagne. Sie zeigt:

• Statistiken: Abschlussgrad der Kampagne in %, Gesamtzahl der Kontakte, kumulierte aktive Zeit der Kampagne, durchschnittliche Anrufdauer, verbundene Anrufe (beantwortet) sowie eine Aufschlüsselung nach angewählt, beantwortet, nicht beantwortet, Voicemail Drops und durchschnittlicher Anrufdauer
• Untertab „Ergebnisse“: Kontakte, die angerufen wurden, Unternehmen, mit Agent, Anrufdauer, Datum und Uhrzeit, Anzahl der Versuche, Notizen und Ergebnis
• Untertab „Live-Warteschlange“: Kontakte, die noch auf die Anwahl warten, mit nächstem geplanten Versuch und Anzahl vorheriger Versuche. Verwenden Sie die Schaltfläche Kontakte hinzufügen, um neue Kontakte oben oder unten in der Anwahlliste hinzuzufügen.

Eine Anzeige für aktive Anrufe oben auf der Registerkarte „Live“ zeigt, wie viele Anrufe derzeit მიმდინარეობენ. Wählen Sie den Link daneben aus, um die Live-Verfolgung für Aktivitäten pro Agent zu öffnen.

Einstellungen

Zeigt die Kampagnenkonfiguration an und ermöglicht deren Bearbeitung, während die Kampagne aktiv ist:

• Kampagnenname und -beschreibung
• Ergebnislabels (über die Option „Ergebnis hinzufügen“ hinzufügen oder entfernen)
• Rufnummernpool und Auswahlregel

Einige Einstellungen der Wählstrategie, einschließlich der Anzahl der Anrufversuche, der Intervalle zwischen den Versuchen, des Klingelzeitlimits und der Nachbearbeitungszeit, können nicht aktualisiert werden, wenn die Kampagne bereits live ist. 

Benutzer

Zeigt alle der Kampagne zugewiesenen Agenten an. Hier können Sie:

• Nach einzelnen Agenten oder Teams suchen und diese hinzufügen
• Agenten aus der Kampagne entfernen

Kontaktliste

Zeigt alle in die Kampagne importierten Kontakte an. Jede Zeile enthält eine Rufnummer, einen Vornamen, einen Nachnamen, ein Unternehmen und eine Notiz.