Die Funktion „Lokale Präsenz“ verstehen

Lokale Präsenz wählt für jeden Anruf automatisch die am besten geeignete ausgehende Rufnummer aus – anhand des Landes und der Region, die Sie anrufen. Dadurch steigt die Annahmequote, und Sie müssen nicht mehr manuell zwischen Rufnummern wechseln.

Wenn Agenten mit einer Rufnummer anrufen, die für die empfangende Person lokal aussieht, wird der Anruf eher angenommen. Die Funktion ist weltweit verfügbar und gleicht Rufnummern sowohl auf Länderebene als auch, wo zutreffend, genauer ab, beispielsweise nach Bundesstaat oder Ortsvorwahl.

Hinweis: Lokale Präsenz wählt aus Rufnummern aus, die bereits erworben und dem Agenten in Aircall zugewiesen wurden. Wenden Sie sich an Ihr Aircall-Team, um lokale Rufnummern zu erwerben und Ihre geografische Abdeckung zu erweitern.

Wer kann diese Funktion nutzen?

Lokale Präsenz ist ab dem Professional-Abonnement verfügbar. Standardmäßig ist Lokale Präsenz für alle Nutzer aktiviert. Admins können die Funktion für einzelne Nutzer deaktivieren, die keine ausgehenden Anrufe bearbeiten.

So funktioniert Lokale Präsenz

Wenn ein Agent bei aktivierter Lokaler Präsenz einen Anruf tätigt, liest Aircall die Zielrufnummer aus und wählt automatisch die am besten geeignete ausgehende Rufnummer aus den Rufnummern aus, die diesem Agenten zugewiesen sind.

Aircall prüft Übereinstimmungen in der folgenden Reihenfolge:

1. Dieselbe Ortsvorwahl wie die Zielrufnummer
2. Derselbe Bundesstaat oder dieselbe Region (wo zutreffend, beispielsweise in den USA und Kanada)
3. Dasselbe Land
4. Die Standard-Rufnummer des Agenten als Ausweichoption, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird

Der Abgleich basiert auf der Ländervorwahl und der lokalen Ortsvorwahl der Zielrufnummer.

Beispiel: Anruf bei einer Rufnummer in San Francisco (+1 415)

Beispiel: Anruf bei einer Rufnummer in Paris (+33 1)

Hinweis: Lokale Präsenz gilt nur für ausgehende Sprachanrufe. SMS, MMS und WhatsApp-Nachrichten sind davon nicht betroffen.

Wo Lokale Präsenz verfügbar ist

• Aircall Workspace (Desktop und Web)
• Aircall CTI | Computer Telephony Integration für Salesforce
• Aircall CTI | Computer Telephony Integration für Zendesk

Voraussetzungen

Bevor Agenten Lokale Präsenz nutzen können:

• Dem Agenten müssen lokale Rufnummern für die betreffenden Länder zugewiesen sein
• Ein Admin muss in den Anrufpräferenzen der einzelnen Nutzer bestätigen, dass Lokale Präsenz aktiviert ist

Je mehr lokale Rufnummern einem Agenten zur Verfügung stehen, desto genauer kann Aircall eine passende Rufnummer auswählen.

Lokale Präsenz für einen Nutzer aktivieren (Admin)

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Nutzer und Teams > Nutzer
2. Wählen Sie den Nutzer aus, den Sie konfigurieren möchten
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Anrufpräferenzen
4. Scrollen Sie zum Abschnitt Lokale Präsenz
5. Schalten Sie Lokale Präsenz für diesen Nutzer aktivieren ein oder aus
6. Klicken Sie auf Speichern

Nach der Aktivierung sieht der Agent die Option Lokale Präsenz im Wählfeld von Aircall Workspace.

Lokale Präsenz für ausgehende Anrufe verwenden (Agenten)

Schritte:

1. Öffnen Sie Aircall Workspace und gehen Sie zu Neue Unterhaltung
2. Öffnen Sie im Feld Von das Dropdown-Menü und wählen Sie Lokale Präsenz
3. Im Feld Von wird „Rufnummer automatisch auswählen“ angezeigt. Dies bestätigt, dass Lokale Präsenz aktiviert ist
4. Geben Sie die Zielrufnummer in das Feld An ein und tätigen Sie den Anruf

Aircall wählt automatisch die am besten passende ausgehende Rufnummer aus. Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird die verwendete Rufnummer in den Anrufdetails angezeigt. Nach der Auswahl bleibt Lokale Präsenz Ihre Standardoption für ausgehende Anrufe, bis Sie sie manuell ändern.

Tipp: Lokale Präsenz funktioniert mit Click-to-Dial. Wenn Sie in Ihrem CRM oder Browser auf eine Rufnummer klicken, wird das Feld An automatisch ausgefüllt. Sobald Sie den Anruf tätigen, wird die passende Rufnummer ermittelt.

Lokale Präsenz in einer Power Dialer-Sitzung verwenden (Agenten)

Lokale Präsenz kann als Standardoption für ausgehende Anrufe in einer Power Dialer-Sitzung festgelegt werden. Diese Einstellung ist unabhängig von Ihrer üblichen Einstellung für ausgehende Anrufe. Wenn Sie eine der beiden ändern, bleibt die andere unverändert.

Schritte:

1. Öffnen Sie Aircall Workspace und wählen Sie links in der Navigation Power Dialer aus.
2. Fügen Sie Ihrer Sitzung die Kontakte hinzu, die Sie anrufen möchten.
3. Öffnen Sie im Feld Von das Dropdown-Menü und wählen Sie Lokale Präsenz aus.
4. Im Feld Von wird „Rufnummer wird automatisch ausgewählt“ angezeigt.
5. Klicken Sie auf Sitzung starten.

Aircall wendet die Abgleichslogik auf jeden Anruf in der Sitzung an. Die ausgewählte Rufnummer wird angezeigt, sobald der jeweilige Anruf verbunden ist.

Hinweis: Um die ausgehende Rufnummer während einer aktiven Sitzung zu ändern, pausieren Sie die Sitzung, aktualisieren Sie das Feld „Von“ und setzen Sie die Sitzung fort.

Lokale Präsenz in Aircall Mobile

So aktivieren Sie die lokale Präsenz auf Android- und iOS-Geräten:

1. Öffnen Sie die Ansicht Wähltastatur.
2. Tippen Sie auf die Leitungsauswahl.
3. Wählen Sie Lokale Präsenz aus, um die automatische Leitungsauswahl zu aktivieren.
4. Geben Sie die Zielrufnummer in das Feld ein und tätigen Sie den Anruf.

Nach dem Wählen wählt Aircall automatisch die am besten passende ausgehende Rufnummer aus, genau wie in der Aircall-Desktop-App. Die verwendete Rufnummer wird in den Anrufdetails angezeigt, sobald der Anruf verbunden ist. Nach der Auswahl bleibt die lokale Präsenz Ihre Standardoption für ausgehende Anrufe, bis Sie sie im Menü zur Leitungsauswahl manuell ändern.

Hinweis: Nach der Aktivierung ermöglicht die lokale Präsenz die automatische Leitungsauswahl nur für Anrufe, die über die Ansicht „Wähltastatur“ gestartet werden. Bei Anrufen aus anderen Bereichen, etwa den Konversationsdetails oder dem Verlauf, wird die automatische Leitungsauswahl nicht ausgelöst.

Bewährte Vorgehensweisen

Weiterleitung von Rückrufen

Wenn eine angerufene Person die auf ihrem Bildschirm angezeigte Rufnummer zurückruft, gelten für den Anruf die standardmäßigen Regeln für die Weiterleitung eingehender Anrufe, die für diese Rufnummer konfiguriert sind. Stellen Sie sicher, dass die Weiterleitung für Ihre Rufnummern korrekt eingerichtet ist, bevor Sie sie für die lokale Präsenz verwenden.

Regionale Vorschriften

In einigen Ländern ist eingeschränkt, welche Rufnummerntypen für ausgehende geschäftliche Anrufe verwendet werden dürfen. Sie sind weiterhin dafür verantwortlich, dass Ihre Vorgehensweise bei ausgehenden Anrufen den lokalen Vorschriften entspricht. Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinien für ausgehende Anrufe: Berechtigungen und Einschränkungen.

Steuern, welche Rufnummern für die lokale Präsenz zur Auswahl stehen

Die lokale Präsenz berücksichtigt alle Rufnummern, die einem Agenten zugewiesen sind, einschließlich der Rufnummern, die ihm über Teams oder zur Überwachung zugewiesen wurden. Wenn ein Agent eine persönliche Rufnummer hat, die andere Agenten oder Teammitglieder nicht als ausgehende Rufnummer verwenden sollen, konfigurieren Sie die Ausweichoption im Anrufablauf-Editor sorgfältig.

Verwenden Sie das Widget Weiterleiten an (statt Anrufen bei), wenn Anrufe von dieser Rufnummer weggeleitet werden sollen. Da Weiterleiten an den eigenen Anrufablauf der Rufnummer vollständig beendet, steht die Rufnummer bei der lokalen Präsenz nur ihrem direkt zugewiesenen Inhaber zur Auswahl.

Weitere Informationen finden Sie unter Widgets für Anrufabläufe: Anrufen bei und Weiterleiten an.

Rückrufe an den Agenten weiterleiten, der den Kontakt zuletzt angerufen hat

Wenn ein Agent einen ausgehenden Anruf mit lokaler Präsenz tätigt, sieht die angerufene Person eine lokale Rufnummer. Ruft sie zurück, folgt der Anruf der standardmäßigen Weiterleitung eingehender Anrufe für diese Rufnummer. Dadurch wird sie möglicherweise nicht mit dem ursprünglichen Agenten verbunden.

Um Rückrufe an den Agenten weiterzuleiten, der die anrufende Person zuletzt kontaktiert hat, konfigurieren Sie das Widget Anrufen bei (über API) im Anrufablauf der für ausgehende Anrufe verwendeten Rufnummer. Dieses Widget ermittelt den letzten ausgehenden Anruf an die Rufnummer der zurückrufenden Person und leitet den Rückruf entsprechend weiter.

Achtung: Das Widget „Anrufen bei (über API)“ muss über ein Feature-Flag aktiviert werden. Wenden Sie sich an Ihre Aircall-Ansprechperson, bevor Sie es einrichten.

Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter Intelligente Weiterleitung an den letzten Agenten mit dem Widget „Anrufen bei (über API)“ in einem Anrufablauf konfigurieren

Auswirkungen der lokalen Präsenz auf die Leistung bei ausgehenden Anrufen verfolgen

Mit den vorhandenen Analysen-Dashboards können Sie messen, ob die lokale Präsenz die Verbindungsquote verbessert.

• Dashboard „Ausgehende Anrufe“ (Professional-Abonnement): Navigieren Sie zu Aircall-Dashboard > Analysen > Ausgehende Anrufe. Beobachten Sie den Prozentsatz verbundener ausgehender Anrufe als wichtigste Kennzahl für die Verbindungsquote. Vergleichen Sie die Leistung über verschiedene Zeiträume anhand des Zeitverlaufsdiagramms.
• Dashboard „Ausgehende Anrufe+“ (Analytics+-Add-on): Navigieren Sie zu Aircall-Dashboard > Analysen > Ausgehende Anrufe+. Dort finden Sie dieselben Hauptkennzahlen sowie eine Aufschlüsselung der Leistung nach Rufnummer, einschließlich verbundener Anrufe, durchschnittlicher Gesprächsdauer und gesamter Gesprächsdauer pro Leitung.

Tipp: Für einen aussagekräftigen Vergleich legen Sie den Beginn des Berichtszeitraums auf das Datum fest, an dem die lokale Präsenz für die betreffenden Nutzer:innen aktiviert wurde. Vergleichen Sie diesen Zeitraum dann mit einem gleich langen vorherigen Zeitraum.

Weitere Informationen finden Sie unter Analysen für Professional: Dashboard „Ausgehende Anrufe“ und Analytics+: Dashboard „Ausgehende Anrufe+“.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn keine meiner Rufnummern zum Ziel passt?

Aircall verwendet dann Ihre standardmäßige ausgehende Rufnummer. Wenn überhaupt keine Rufnummer verfügbar ist, kann der Anruf nicht getätigt werden. Wenden Sie sich an Ihren Admin, damit Ihnen eine Rufnummer zugewiesen wird.

Was passiert, wenn zwei Rufnummern auf derselben Ebene übereinstimmen?

Aircall wählt zufällig eine davon aus, um die Nutzung auf Ihre verfügbaren Rufnummern zu verteilen.

Kann ich nach dem Anruf sehen, welche Rufnummer verwendet wurde?

Ja. Die für den ausgehenden Anruf verwendete Rufnummer wird in den Anrufdetails in Aircall Workspace und im Anrufverlauf des Aircall Dashboards erfasst.

Gilt die lokale Präsenz auch für Notrufe?

Nein. Die lokale Präsenz gilt nicht für Anrufe bei Notrufnummern. Der Agent muss die Rufnummer für den ausgehenden Anruf manuell auswählen, um einen Notruf abzusetzen.

Welche Rufnummern stehen für die lokale Präsenz zur Auswahl? 

Alle dem Agenten zugewiesenen Rufnummern kommen infrage, unabhängig davon, ob sie ihm direkt, über Teams oder zu Überwachungszwecken zugewiesen wurden. Kurz gesagt: Die lokale Präsenz kann jede Rufnummer auswählen, die in der Liste der Rufnummern für ausgehende Anrufe des Agenten sichtbar ist. Beachten Sie, dass Aircall derzeit nicht zwischen Rufnummern unterscheidet, die nur für eingehende oder nur für ausgehende Anrufe vorgesehen sind.

Kann ein Agent die lokale Präsenz umgehen und manuell eine Rufnummer auswählen?

Ja. Agenten können jederzeit zur manuellen Rufnummernauswahl zurückkehren. Pausieren Sie bei Power Dialer-Sitzungen zunächst die Sitzung, ändern Sie das Feld „Von“ und setzen Sie die Sitzung dann fort.

Funktioniert die lokale Präsenz mit HubSpot CTI | Computer Telephony Integration oder der Aircall-App für Smartphones?

Derzeit nicht. Die lokale Präsenz wird in Aircall Workspace (Desktop und Web), Aircall CTI | Computer Telephony Integration für Salesforce und Aircall CTI | Computer Telephony Integration für Zendesk unterstützt. Die Unterstützung für HubSpot CTI | Computer Telephony Integration und Smartphones ist für eine zukünftige Version geplant.

Funktioniert die lokale Präsenz mit AIVA?

Derzeit nicht. AIVA unterstützt nur eine Rufnummer für ausgehende Anrufe pro Virtual Agent. Daher gilt die lokale Präsenz in dieser Phase nicht für AIVA.

Wie kann ich prüfen, welche Rufnummern in meiner Organisation bereits verfügbar sind?

Öffnen Sie Aircall Dashboard > Rufnummern und exportieren Sie Ihre Rufnummernliste. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle Rufnummern und Ortsvorwahlen, die in Ihrem Konto verfügbar sind.