Die Funktion „Lokale Präsenz“ verstehen

Die Lokale Präsenz wählt für jeden Anruf automatisch die relevanteste ausgehende Rufnummer basierend auf dem Land und der Region des Anrufziels aus. Dadurch steigt die Quote der angenommenen Anrufe und Rufnummern müssen nicht mehr manuell gewechselt werden.

Wenn Agents mit einer Rufnummer anrufen, die für die empfangende Person lokal aussieht, wird der Anruf eher angenommen. Die Funktion ist weltweit verfügbar und gleicht Rufnummern sowohl auf Landesebene als auch, sofern möglich, auf einer detaillierteren Ebene wie Bundesland oder Ortsvorwahl ab.

Hinweis: Die Lokale Präsenz wählt aus Rufnummern aus, die bereits erworben und dem Agent in Aircall zugewiesen wurden. Wenden Sie sich an Ihr Aircall-Team, um lokale Rufnummern zu erwerben und Ihre geografische Abdeckung zu erweitern.

Wer diese Funktion nutzen kann

Die Lokale Präsenz ist im Professional-Abonnement und höher verfügbar. Standardmäßig ist die Lokale Präsenz für alle Nutzer aktiviert. Admins können sie für einzelne Nutzer deaktivieren, die keine ausgehenden Anrufe bearbeiten.

So funktioniert die Lokale Präsenz

Wenn ein Agent bei aktiver Lokaler Präsenz einen Anruf tätigt, liest Aircall die Zielrufnummer und wählt automatisch die am besten passende verfügbare ausgehende Rufnummer aus den diesem Agent zugewiesenen Rufnummern aus.

Aircall bewertet Übereinstimmungen in der folgenden Reihenfolge:

1. Dieselbe Ortsvorwahl wie die Zielrufnummer
2. Dasselbe Bundesland oder dieselbe Region (sofern zutreffend, beispielsweise in den USA und Kanada)
3. Dasselbe Land
4. Standard-Rufnummer des Agent, die als Ausweichoption verwendet wird, wenn keine Übereinstimmung gefunden wird

Der Abgleich basiert auf der Landesvorwahl und der lokalen Ortsvorwahl der Zielrufnummer.

Beispiel: Anruf bei einer Rufnummer in San Francisco (+1 415)

Beispiel: Anruf bei einer Rufnummer in Paris (+33 1)

Hinweis: Die Lokale Präsenz gilt nur für ausgehende Sprachanrufe. Sie wirkt sich nicht auf SMS, MMS oder WhatsApp-Nachrichten aus.

Wo die Lokale Präsenz verfügbar ist

• Aircall Workspace (Desktop und Web)
• Aircall CTI | Computer Telephony Integration für Salesforce
• Aircall CTI | Computer Telephony Integration für Zendesk

Voraussetzungen

Bevor Agents die Lokale Präsenz nutzen können:

• Dem Agent müssen lokale Rufnummern für die relevanten Länder zugewiesen sein
• Ein Admin muss in den Anrufpräferenzen bestätigen, dass die Lokale Präsenz für jeden Nutzer aktiviert ist

Je mehr lokale Rufnummern im Bestand eines Agent verfügbar sind, desto genauer kann Aircall eine Übereinstimmung finden.

Lokale Präsenz für einen Nutzer aktivieren (Admin)

Schritte:

1. Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Nutzer und Teams
2. Wählen Sie den Nutzer aus, den Sie konfigurieren möchten
3. Klicken Sie auf den Tab Anrufpräferenzen
4. Scrollen Sie zum Abschnitt Lokale Präsenz
5. Aktivieren oder deaktivieren Sie Lokale Präsenz für diesen Nutzer aktivieren
6. Klicken Sie auf Speichern

Nach der Aktivierung wird dem Agent die Option „Lokale Präsenz“ im Wählprogramm von Aircall Workspace angezeigt.

Lokale Präsenz für ausgehende Anrufe verwenden (Agents)

Schritte:

1. Öffnen Sie Aircall Workspace und gehen Sie zu Neue Konversation
2. Öffnen Sie im Feld Von das Dropdown-Menü und wählen Sie Lokale Präsenz aus
3. Im Feld Von wird „Rufnummer wird automatisch ausgewählt“ angezeigt. Dies bestätigt, dass die Lokale Präsenz aktiv ist
4. Geben Sie die Zielrufnummer in das Feld An ein und tätigen Sie den Anruf

Aircall wählt automatisch die am besten passende ausgehende Rufnummer aus. Sobald die Verbindung hergestellt ist, wird die verwendete Rufnummer in den Anrufdetails angezeigt. Nach der Auswahl bleibt die Lokale Präsenz Ihre standardmäßige Option für ausgehende Anrufe, bis Sie sie manuell ändern.

Tipp: Die Lokale Präsenz funktioniert mit Click-to-Dial. Wenn Sie in Ihrem CRM oder Browser auf eine Telefonnummer klicken, wird das Feld „An“ automatisch vorausgefüllt und die Abgleichlogik angewendet, sobald Sie den Anruf tätigen.

Lokale Präsenz in einer Power Dialer-Sitzung verwenden (Agents)

Die Lokale Präsenz kann als standardmäßige Option für ausgehende Anrufe in einer Power Dialer-Sitzung festgelegt werden. Diese Einstellung ist unabhängig von Ihrer Standardeinstellung für ausgehende Anrufe. Eine Änderung der einen Einstellung wirkt sich nicht auf die andere aus.

Schritte:

1. Öffnen Sie Aircall Workspace und navigieren Sie in der linken Navigationsleiste zu Power Dialer
2. Fügen Sie Ihrer Sitzung die Kontakte hinzu, die Sie anrufen möchten
3. Öffnen Sie im Feld Von das Dropdown-Menü und wählen Sie Lokale Präsenz aus
4. Im Feld Von wird „Rufnummer wird automatisch ausgewählt“ angezeigt
5. Klicken Sie auf Sitzung starten

Aircall wendet die Abgleichslogik auf jeden Anruf in der Sitzung an. Die ausgewählte Rufnummer wird angezeigt, sobald der jeweilige Anruf verbunden ist.

Hinweis: Um die ausgehende Rufnummer während einer aktiven Sitzung zu ändern, pausieren Sie die Sitzung, aktualisieren Sie das Feld „Von“ und setzen Sie die Sitzung anschließend fort.

Lokale Präsenz auf Aircall Mobile

So aktivieren Sie die lokale Präsenz auf Android- und iOS-Geräten:

1. Öffnen Sie den Bildschirm Ziffernblock
2. Tippen Sie auf die Leitungsauswahl
3. Wählen Sie Lokale Präsenz aus, um die automatische Leitungsauswahl zu aktivieren
4. Geben Sie die Zielrufnummer in das Feld ein und tätigen Sie den Anruf

Nach dem Wählen wählt Aircall automatisch die am besten passende ausgehende Rufnummer aus, genau wie in der Aircall Desktop-App. Die verwendete Rufnummer wird in den Anrufdetails angezeigt, sobald der Anruf verbunden ist. Nach der Auswahl bleibt die lokale Präsenz Ihre standardmäßige Option für ausgehende Anrufe, bis Sie sie im Menü zur Leitungsauswahl manuell ändern.

Hinweis: Nach der Aktivierung ermöglicht die lokale Präsenz die automatische Leitungsauswahl nur für Anrufe, die über den Ziffernblock gestartet werden. Bei Anrufen von anderen Stellen aus, etwa über die Konversationsdetails oder den Verlauf, wird die automatische Leitungsauswahl nicht ausgelöst.

Best Practices

Weiterleitung von Rückrufen

Wenn ein Empfänger die auf seinem Bildschirm angezeigte Rufnummer zurückruft, folgt der Anruf den für diese Rufnummer konfigurierten Standardregeln für die Weiterleitung eingehender Anrufe. Stellen Sie sicher, dass die Weiterleitung Ihrer Rufnummern korrekt eingerichtet ist, bevor Sie sie für die lokale Präsenz verwenden.

Regionale Vorschriften

In einigen Ländern gelten Einschränkungen dafür, welche Rufnummerntypen für ausgehende geschäftliche Anrufe verwendet werden dürfen. Sie sind weiterhin dafür verantwortlich, dass Ihre Praktiken für ausgehende Anrufe den lokalen Vorschriften entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Richtlinien für ausgehende Anrufe: Berechtigungen und Einschränkungen.

Steuern, welche Rufnummern in den Pool für lokale Präsenz aufgenommen werden

Die lokale Präsenz greift auf alle einem Agenten zugewiesenen Rufnummern zurück, einschließlich der über Teams oder zur Beaufsichtigung zugewiesenen Rufnummern. Wenn ein Agent eine persönliche Rufnummer hat, die von anderen Agenten oder Teammitgliedern nicht als ausgehende Rufnummer verwendet werden soll, konfigurieren Sie die Ausweichoption sorgfältig im Anrufablauf-Editor.

Verwenden Sie das Widget Weiterleiten an (anstelle von Klingeln lassen bei), wenn Anrufe von dieser Rufnummer weggeleitet werden sollen. Da Weiterleiten an den eigenen Anrufablauf der Rufnummer vollständig beendet, wird die Rufnummer für alle Personen außer ihrem direkten Besitzer aus dem Pool für lokale Präsenz ausgeschlossen.

Weitere Informationen finden Sie unter Widgets für Anrufabläufe: Klingeln lassen bei und Weiterleiten an.

Rückrufe an den Agenten weiterleiten, der den Kontakt zuletzt angerufen hat

Wenn ein Agent einen ausgehenden Anruf mit lokaler Präsenz tätigt, sieht der Empfänger eine lokale Rufnummer. Wenn der Empfänger zurückruft, folgt der Anruf der standardmäßigen Weiterleitung eingehender Anrufe für diese Rufnummer. Dadurch wird er möglicherweise nicht mit dem ursprünglichen Agenten verbunden.

Um Rückrufe an den Agenten weiterzuleiten, der zuletzt Kontakt mit einem Anrufer hatte, konfigurieren Sie das Widget Klingeln lassen bei (über API) im Anrufablauf der für ausgehende Anrufe verwendeten Rufnummer. Dieses Widget fragt den letzten ausgehenden Anruf an die Rufnummer des zurückrufenden Anrufers ab und leitet den Rückruf entsprechend weiter.

Achtung: Das Widget „Klingeln lassen bei (über API)“ muss über ein Feature-Flag aktiviert werden. Wenden Sie sich vor der Einrichtung an Ihre Aircall-Ansprechperson.

Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie unter Intelligente Anrufweiterleitung zum letzten Agenten mit dem Widget „Klingeln lassen bei (über API)“ in einem Anrufablauf konfigurieren

Auswirkungen der lokalen Präsenz auf die Performance ausgehender Anrufe nachverfolgen

Sie können mithilfe vorhandener Analyse-Dashboards messen, ob die lokale Präsenz die Verbindungsquoten verbessert.

• Dashboard für ausgehende Anrufe (Professional-Abonnement): Navigieren Sie zu Aircall Dashboard > Analysen > Ausgehende Anrufe. Überwachen Sie den Prozentsatz der verbundenen ausgehenden Anrufe als primäre Kennzahl für die Verbindungsquote. Vergleichen Sie mit dem Zeitverlaufsdiagramm die Performance über verschiedene Zeiträume hinweg.
• Dashboard für ausgehende Anrufe+ (Analytics+-Add-on): Navigieren Sie zu Aircall Dashboard >Analysen > Ausgehende Anrufe+. Sie erhalten Zugriff auf dieselben zentralen Kennzahlen sowie eine nach Rufnummer aufgeschlüsselte Performance, einschließlich verbundener Anrufe, durchschnittlicher Gesprächszeit und Gesamtgesprächszeit pro Leitung.

Tipp: Um einen möglichst aussagekräftigen Vergleich zu erhalten, legen Sie als Beginn des Berichtszeitraums das Datum fest, an dem die lokale Präsenz für die betreffenden Nutzer aktiviert wurde, und vergleichen Sie diesen Zeitraum anschließend mit einem gleich langen vorherigen Zeitraum.

Weitere Informationen finden Sie unter Analytics Professional: Dashboard für ausgehende Anrufe und Analytics+: Dashboard für ausgehende Anrufe+.

Häufig gestellte Fragen

Was geschieht, wenn keine Rufnummer in meinem Bestand mit dem Ziel übereinstimmt?

Aircall greift auf Ihre standardmäßige ausgehende Rufnummer zurück. Wenn überhaupt keine Rufnummer verfügbar ist, kann der Anruf nicht getätigt werden. Wenden Sie sich an Ihren Admin, damit Ihnen eine Rufnummer zugewiesen wird.

Was geschieht, wenn zwei Rufnummern auf derselben Ebene übereinstimmen?

Aircall wählt nach dem Zufallsprinzip eine aus, um die Nutzung auf Ihre verfügbaren Rufnummern zu verteilen.

Kann ich nach dem Anruf sehen, welche Rufnummer verwendet wurde?

Ja. Die ausgehende Rufnummer wird in den Anrufdetails in Aircall Workspace und im Verlauf des Aircall Dashboards erfasst.

Gilt die lokale Präsenz für Notrufe?

Nein. Die lokale Präsenz gilt nicht für Anrufe bei Notrufnummern. Der Agent muss die ausgehende Rufnummer manuell auswählen, um den Notdienst anzurufen.

Welche Rufnummern sind im Pool für die lokale Präsenz enthalten? 

Alle dem Agenten zugewiesenen Rufnummern kommen infrage, einschließlich Rufnummern, die direkt, über Teams oder zu Überwachungszwecken zugewiesen wurden. Kurz gesagt: Jede Rufnummer, die in der Liste der ausgehenden Rufnummern des Agenten sichtbar ist, kann von der lokalen Präsenz ausgewählt werden. Aircall unterscheidet derzeit nicht zwischen Rufnummern, die ausschließlich für eingehende Anrufe vorgesehen sind, und solchen, die ausschließlich für ausgehende Anrufe vorgesehen sind.

Kann ein Agent die lokale Präsenz außer Kraft setzen und eine Rufnummer manuell auswählen?

Ja. Agenten können jederzeit zur manuellen Rufnummernauswahl zurückkehren. Pausieren Sie bei Power Dialer-Sitzungen zuerst die Sitzung, aktualisieren Sie das Feld „Von“ und setzen Sie die Sitzung dann fort.

Funktioniert die lokale Präsenz mit HubSpot CTI oder der Aircall-Smartphone-App?

Derzeit nicht. Die lokale Präsenz wird in Aircall Workspace (Desktop und Web), Aircall CTI für Salesforce und Aircall CTI für Zendesk unterstützt. Die Unterstützung für HubSpot CTI und Smartphones ist für eine zukünftige Version geplant.

Funktioniert die lokale Präsenz mit AIVA?

Derzeit nicht. AIVA unterstützt nur eine ausgehende Rufnummer pro Virtual Agent. Daher gilt die lokale Präsenz derzeit nicht.

Wie kann ich prüfen, welche Rufnummern in meiner Organisation bereits verfügbar sind?

Gehen Sie zu Aircall Dashboard > Rufnummern und exportieren Sie Ihre Rufnummernliste. So erhalten Sie eine vollständige Übersicht über alle in Ihrem Konto verfügbaren Rufnummern und Vorwahlen.