Puoi inviare e ricevere messaggi WhatsApp direttamente da Aircall Workspace una volta che Il mio conto e il Numero sono abilitati per WhatsApp in Aircall. Questa guida spiega come gli Agenti possono avviare conversazioni, selezionare WhatsApp come canale di Messaggistica, inviare messaggi vocali e inviare messaggi utilizzando modelli o testo personalizzato.
Importante: Per utilizzare WhatsApp in Aircall, la tua organizzazione deve aver aggiunto WhatsApp in Aircall al proprio abbonamento. Solo gli Agenti con licenze WhatsApp in Aircall assegnate possono inviare messaggi WhatsApp.
Accedere a WhatsApp in Aircall
Quando WhatsApp è abilitato, gli Agenti accedono al canale WhatsApp in modo simile a come utilizzano gli SMS in Aircall. Gli Agenti possono avviare un messaggio in due modi:
Opzione 1: avviare una nuova conversazione
Passaggi:
- Fai clic sull'icona Avvia una conversazione.
- Seleziona il Numero Aircall pertinente.
- Inserisci il Numero di telefono del destinatario.
- Fai clic su Messaggio per aprire la vista Conversazione.
Opzione 2: dalla vista Conversazione del cliente
Gli Agenti possono accedere direttamente a una conversazione esistente con il cliente e avviare lì il messaggio.
Per ulteriori dettagli sulla Messaggistica, consulta Aircall Workspace – Invio di messaggi.
Selezionare WhatsApp in Aircall
Una volta che un Amministratore collega un Numero a WhatsApp in Aircall e il suo stato risulta Online, gli Agenti vedranno la funzionalità WhatsApp disponibile per quel Numero.
Passaggi:
- Nella vista Conversazione, seleziona WhatsApp dal menu a discesa dei canali.
- Scegli il Numero Aircall appropriato dal menu a discesa del mittente. I Numeri abilitati per WhatsApp saranno indicati chiaramente.
Nota: Se un Numero non è abilitato per SMS/MMS o WhatsApp, viene visualizzato un messaggio di errore.
Importante: Gli Agenti senza una licenza WhatsApp in Aircall possono visualizzare le conversazioni WhatsApp, ma non possono inviare messaggi. Devono contattare un Amministratore per ottenere una licenza.
Se un Numero Aircall passa Offline (ad esempio, se Meta rimuove la funzionalità), il canale WhatsApp non sarà più visibile in Aircall Workspace.
Inviare un messaggio WhatsApp
Dopo aver selezionato WhatsApp e un Numero Aircall abilitato per WhatsApp, gli Agenti possono inviare messaggi in base al tipo di conversazione.
Se stai avviando una conversazione, è necessario un modello di messaggio approvato; le risposte all'interno di una conversazione possono essere inviate con messaggi personalizzati che non richiedono un modello. Le conversazioni hanno una Finestra del servizio clienti di 24 ore, che si reimposta ogni volta che il tuo interlocutore ti invia un messaggio. Dopo 24 ore senza una risposta dell'interlocutore, la conversazione viene chiusa e la comunicazione può essere riavviata da parte tua solo utilizzando un modello approvato.
Passaggi:
- Nella vista Conversazione, seleziona WhatsApp e il Numero Aircall corretto.
- A seconda della cronologia della conversazione, puoi inviare:
- Un messaggio personalizzato (se rientra nella Finestra del servizio clienti di 24 ore)
- Un modello di messaggio (se la finestra di 24 ore è scaduta)
Inviare un messaggio da un modello
Se è necessario un modello:
- Fai clic su Seleziona un modello.
- Una finestra popup mostrerà le anteprime dei modelli disponibili.
- Seleziona il modello desiderato per compilare il campo del messaggio.
- Modifica le variabili secondo necessità, assicurandoti che tutti i campi contengano valori validi.
- Fai clic su Invia per recapitare il messaggio.
Per maggiori dettagli sui modelli e sui messaggi personalizzati, consulta WhatsApp in Aircall: creazione e approvazione dei modelli di messaggio
Inviare un messaggio personalizzato
Se ti trovi entro la Finestra del servizio clienti di 24 ore:
- Digita il messaggio nel relativo campo.
- Fai clic su Invia per recapitarlo al cliente.
Suggerimento: Quando un cliente invia un messaggio o risponde, inizia (o si aggiorna) una nuova finestra di messaggistica di 24 ore. Durante questa finestra, puoi inviare un numero illimitato di messaggi personalizzati a quel cliente.
Utilizzare i messaggi audio di WhatsApp
Ora puoi inviare e ricevere messaggi audio direttamente tramite WhatsApp in Aircall. Questa funzionalità rende la comunicazione più rapida, più personale e più facile da comprendere, soprattutto quando il tono o il suono sono importanti per la conversazione.
Perché utilizzare i messaggi audio
I messaggi audio offrono un modo efficiente e personale per comunicare con i clienti. Consentono agli utenti di esprimere tono ed emozioni o di riprodurre suoni che potrebbero non risultare chiari nel testo. Ciò è particolarmente utile nelle situazioni di assistenza clienti in cui il problema riguarda segnali audio, ad esempio durante la risoluzione dei problemi di dispositivi audio o hardware.
Come vengono visualizzati i messaggi audio in Aircall
I messaggi audio si integrano perfettamente nella vista delle conversazioni di Aircall, consentendo al tuo team di gestire le comunicazioni WhatsApp all'interno di un'unica Interfaccia. In questo modo, tutte le interazioni, inclusi audio, testo e contenuti multimediali, rimangono organizzate in un unico posto.
Come inviare un messaggio audio
Passaggi:
- Apri Aircall Workspace e seleziona la conversazione WhatsApp in cui desideri inviare un messaggio audio.
- Fai clic sull'icona del microfono per avviare la registrazione.
- Registra il messaggio direttamente in Aircall.
- Ascolta la registrazione per assicurarti che il risultato sia quello desiderato.
- Fai clic su Invia per condividere il messaggio audio.
Suggerimento: I messaggi audio sono ideali nei casi in cui i clienti devono descrivere o riprodurre un problema sonoro, ad esempio segnalare un rumore proveniente da un dispositivo o spiegare un malfunzionamento.
Importante: I Numeri potrebbero essere bloccati a causa di oltre 30 giorni di inattività su WhatsApp (da parte di Meta). Ciò significa che i Numeri abilitati per WhatsApp potrebbero improvvisamente non riuscire più a inviare messaggi e apparire come bloccati, senza alcun preavviso.
Utilizzare WhatsApp con Numeri esterni in Aircall
Puoi collegare Numeri esterni ad Aircall per utilizzarli con WhatsApp, ma prima di procedere è necessario conoscere alcune condizioni importanti.
Requisiti e procedura di configurazione
Per utilizzare un Numero esterno con Aircall e WhatsApp, segui questi passaggi.
Passaggi:
-
Aggiungi il Numero esterno al tuo Il mio conto Aircall
Contatta il team di assistenza clienti e richiedi di aggiungere il Numero come Numero esterno. Ti verrà chiesto di fornire una prova di titolarità o altra documentazione richiesta. -
Rimuovi il Numero dal suo Il mio conto WhatsApp esistente
Il Numero deve essere scollegato da qualsiasi registrazione WhatsApp esistente prima di poter essere aggiunto ad Aircall. -
Registra il Numero nella Dashboard Aircall
Una volta aggiunto il Numero al tuo Il mio conto, puoi registrarlo seguendo la stessa procedura usata per qualsiasi altro Numero Aircall.
Importante: La chiamata di verifica di WhatsApp non seguirà il flusso di Distribuzione delle chiamate di Aircall. Verrà ricevuta dal sistema in cui il Numero è attualmente registrato. Assicurati di poter rispondere alla chiamata di verifica direttamente da tale sistema.
Nota: Durante il trasferimento del Numero, tutta la cronologia esistente delle chat WhatsApp andrà persa.
Considerazioni principali
- Aircall può collegare Numeri esterni a WhatsApp dopo che il supporto li ha creati nel tuo Il mio conto.
- La chiamata di verifica non verrà visualizzata in Aircall; squillerà solo tramite l'operatore o il fornitore originale del Numero.
- Devi essere pronto a ricevere e rispondere alla chiamata di verifica al di fuori di Aircall.
Seguendo questi passaggi e queste precauzioni, puoi collegare correttamente il tuo Numero esterno ad Aircall per utilizzarlo con WhatsApp.
Conformità
Per conoscere i requisiti di conformità di WhatsApp in Aircall, consulta WhatsApp in Aircall – Conformità.
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