Puedes enviar y recibir mensajes de WhatsApp directamente desde Aircall Workspace una vez que tu cuenta y número estén habilitados para WhatsApp en Aircall. Esta guía explica cómo los agentes pueden iniciar conversaciones, seleccionar WhatsApp como canal de mensajería, enviar mensajes de voz y enviar mensajes utilizando plantillas o texto personalizado.

Importante: Para usar WhatsApp en Aircall, tu organización debe haber añadido WhatsApp en Aircall a su suscripción. Solo los agentes con licencias asignadas de WhatsApp en Aircall pueden enviar mensajes de WhatsApp.

Acceso a WhatsApp en Aircall

Cuando WhatsApp está habilitado, los agentes accederán al canal de WhatsApp de manera similar a como usan SMS en Aircall. Los agentes pueden iniciar un mensaje de dos maneras:

Opción 1: Iniciar una nueva conversación

Pasos:

  1. Haz clic en el icono Iniciar una conversación.
  2. Selecciona el número de Aircall correspondiente.
  3. Introduce el número de teléfono del destinatario.
  4. Haz clic en Mensaje para abrir la vista de conversación.
The Aircall interface shows a “Start conversation” window. The user can choose a phone number (Jordan) as the sender and enter a recipient number (+1 817 319 5188). Two buttons — “Message” and “Call” — allow starting a text or call. A contact named Jordan Williams is displayed under Contacts.png

Opción 2: Desde la vista de conversación del cliente

Los agentes pueden navegar directamente a una conversación existente con un cliente e iniciar el mensaje allí.

The Aircall Conversations dashboard displays ongoing and past calls with Jordan Williams. On the right, detailed call logs are shown, including call durations and timestamps. The chat input field at the bottom allows typing a new message. The “Reopen conversation” button is available in the top-right corner..png

Para más detalles sobre mensajería, consulta Aircall Workspace – Envío de mensajes.

Seleccionar WhatsApp en Aircall

Una vez que un administrador conecta un número a WhatsApp en Aircall y su estado muestra En línea, los agentes verán la capacidad de WhatsApp disponible para ese número.

An Aircall Workspace conversation screen showing an AI-generated summary of a call with Jade Edwards. The summary includes a positive mood indicator, a short synopsis of the customer’s interest, and relevant tags like Discount Request and Churn. The left panel lists multiple open conversations with other contacts..png

Pasos:

  1. En la vista de conversación, selecciona WhatsApp en el desplegable de canales.
  2. Elige el número de Aircall apropiado en el desplegable de remitentes. Los números habilitados para WhatsApp estarán claramente indicados.
A close-up of a message input bar in Aircall Workspace showing a warning: “This number isn’t enabled for SMS/MMS.” The send button is greyed out, preventing the user from sending a message..png
Another close-up of the Aircall Workspace message input bar, this time showing a warning that “This number isn’t enabled for WhatsApp.” The WhatsApp icon appears next to the message field, and the send button is disabled..png

 

Nota: Si un número no está habilitado para SMS/MMS o WhatsApp, aparecerá un mensaje de error.
Importante: Los agentes sin licencia de WhatsApp en Aircall pueden ver las conversaciones de WhatsApp pero no pueden enviar mensajes. Deben contactar a un administrador para obtener una licencia.
A message composer in Aircall Workspace showing both SMS and WhatsApp as available message channels. A tooltip explains that “Your company hasn’t enabled WhatsApp yet. Ask an owner to do it.” The WhatsApp option is greyed out..png

Si un número de Aircall pasa a estar Desconectado (por ejemplo, si Meta elimina la capacidad), el canal de WhatsApp ya no será visible en Aircall Workspace.

Enviar un mensaje de WhatsApp

Una vez que WhatsApp y un número de Aircall habilitado para WhatsApp han sido seleccionados, los agentes pueden enviar mensajes según el tipo de conversación. Para más información sobre esto, visita: WhatsApp en Aircall - Plantillas vs Mensajes personalizados

An active conversation view in Aircall Workspace with a dropdown showing available sender numbers — including Support NA, Sales Germany, Sales Japan, and Sales USA — each with icons for SMS, MMS, and WhatsApp. Some numbers show warnings for unavailable messaging types..png

Pasos:

  1. En la vista de conversación, selecciona WhatsApp y el número de Aircall correcto.
  2. Dependiendo del historial de la conversación, puedes enviar:
    • Un mensaje personalizado (si estás dentro de la ventana de servicio al cliente de 24 horas)
    • Una plantilla de mensaje (si la ventana de 24 horas ha expirado)
The Select a template window in Aircall Workspace for sending a WhatsApp message. Two marketing message templates are visible, one of which includes an image and a welcome message from “acme innovation.” The user can preview and choose a template before sending..png

Enviar un mensaje con plantilla

Si se requiere una plantilla:

  1. Haz clic en Seleccionar una plantilla.
  2. Aparecerá una ventana emergente con vistas previas de las plantillas disponibles.
  3. Selecciona la plantilla deseada para rellenar el campo del mensaje.
  4. Edita las variables según sea necesario, asegurándote de que todos los campos tengan entradas válidas.
  5. Haz clic en Enviar para entregar el mensaje.
A personalized WhatsApp message preview in Aircall Workspace. The system automatically inserts the contact name Jade Edwards into a prewritten welcome message. The user can also edit placeholders like {program} before clicking Apply or Send.png

Para detalles sobre plantillas y mensajes personalizados, consulta WhatsApp en Aircall – Plantillas vs Mensajes personalizados.

Enviar un mensaje personalizado

Si estás dentro de la ventana de servicio al cliente de 24 horas:

  1. Escribe tu mensaje en el campo de mensaje.
  2. Haz clic en Enviar para entregarlo al cliente.
Consejo: Cuando un cliente envía o responde a un mensaje, comienza (o se renueva) una nueva ventana de mensajería de 24 horas. Durante esta ventana, puedes enviar mensajes personalizados ilimitados a ese cliente.

Para más información sobre esto, visita: WhatsApp en Aircall: Creación y aprobación de plantillas de mensajería.

Uso de mensajes de audio en WhatsApp

Ahora puedes enviar y recibir mensajes de audio directamente a través de WhatsApp en Aircall. Esta función hace que la comunicación sea más rápida, personal y fácil de entender, especialmente cuando el tono o el sonido son importantes para la conversación.

Por qué usar mensajes de audio

Los mensajes de audio proporcionan una forma eficiente y personal de comunicarse con los clientes. Permiten a los usuarios expresar tono, emoción o demostrar sonidos que pueden no transmitirse claramente en texto. Esto es especialmente útil en situaciones de soporte al cliente donde el problema involucra señales de audio, como la resolución de problemas con dispositivos de sonido o hardware.

Cómo aparecen los mensajes de audio en Aircall

Los mensajes de audio se integran perfectamente en la vista de conversación de Aircall, asegurando que tu equipo pueda gestionar las comunicaciones de WhatsApp dentro de una sola interfaz. Esto mantiene todas las interacciones, incluyendo audio, texto y medios, en un lugar organizado.

Cómo enviar un mensaje de audio

Pasos:

  1. Abre el Aircall Workspace y selecciona la conversación de WhatsApp donde deseas enviar un mensaje de audio.
  2. Haz clic en el icono de micrófono para comenzar a grabar.
  3. Graba tu mensaje directamente dentro de Aircall.
  4. Escucha tu grabación para asegurarte de que suena como deseas.
  5. Haz clic en Enviar para compartir tu mensaje de audio.
CONSEJO:
Los mensajes de audio son ideales para casos en los que los clientes necesitan describir o demostrar un problema de sonido, como reportar ruido de un dispositivo o explicar un mal funcionamiento.

Uso de WhatsApp con números externos en Aircall

Puedes conectar números externos a Aircall para usar con WhatsApp, pero hay varias condiciones importantes que debes tener en cuenta antes de proceder.

Requisitos y proceso de configuración

Para usar un número externo con Aircall y WhatsApp, sigue estos pasos.

Pasos:

  1. Añade el número externo a tu cuenta de Aircall
    Contacta con el equipo de soporte de Aircall y solicita añadir el número como un número externo. Te pedirán que proporciones prueba de propiedad u otra documentación requerida.
  2. Elimina el número de su cuenta de WhatsApp existente
    El número debe estar desvinculado de cualquier registro de WhatsApp existente antes de poder añadirse a Aircall.
  3. Registra el número en el panel de Aircall
    Una vez que el número esté añadido a tu cuenta, puedes registrarlo usando el mismo proceso que para cualquier otro número de Aircall.
Importante: La llamada de verificación para WhatsApp no seguirá el flujo de distribución de llamadas de Aircall. Será recibida por el sistema donde el número está actualmente registrado. Asegúrate de poder responder la llamada de verificación directamente desde ese sistema.
Nota: Al mover el número, se perderá todo el historial de chat de WhatsApp existente.

Consideraciones clave

  • Aircall puede conectar números externos a WhatsApp después de que el soporte los haya creado en tu cuenta.
  • La llamada de verificación no aparecerá en Aircall; solo sonará a través del operador o proveedor original del número.
  • Debes estar preparado para recibir y responder la llamada de verificación fuera de Aircall.

Siguiendo estos pasos y precauciones, puedes conectar con éxito tu número externo a Aircall para usar con WhatsApp.

Cumplimiento

Para conocer los requisitos de cumplimiento de WhatsApp en Aircall, consulta WhatsApp en Aircall – Cumplimiento.