Sie können WhatsApp-Nachrichten direkt aus dem Aircall Workspace senden und empfangen, sobald Ihr Konto und Ihre Nummer für WhatsApp in Aircall freigeschaltet sind. Diese Anleitung erklärt, wie Agenten Gespräche starten, WhatsApp als Messaging-Kanal auswählen, Sprachnachrichten senden und Nachrichten mit Vorlagen oder benutzerdefiniertem Text versenden können.

Achtung: Um WhatsApp in Aircall zu nutzen, muss Ihre Organisation WhatsApp in Aircall zu ihrem Abonnement hinzugefügt haben. Nur Agenten mit zugewiesenen WhatsApp in Aircall-Lizenzen können WhatsApp-Nachrichten senden.

Zugriff auf WhatsApp in Aircall

Wenn WhatsApp aktiviert ist, greifen Agenten auf den WhatsApp-Kanal ähnlich zu, wie sie SMS in Aircall verwenden. Agenten können eine Nachricht auf zwei Arten starten:

Option 1: Neues Gespräch starten

Schritte:

  1. Klicken Sie auf das Symbol „Gespräch starten“.
  2. Wählen Sie die entsprechende Aircall-Nummer aus.
  3. Geben Sie die Telefonnummer des Empfängers ein.
  4. Klicken Sie auf Nachricht, um die Gesprächsansicht zu öffnen.
The Aircall interface shows a “Start conversation” window. The user can choose a phone number (Jordan) as the sender and enter a recipient number (+1 817 319 5188). Two buttons — “Message” and “Call” — allow starting a text or call. A contact named Jordan Williams is displayed under Contacts.png

Option 2: Aus der Gesprächsansicht des Kunden

Agenten können direkt zu einem bestehenden Kundengespräch navigieren und dort die Nachricht starten.

The Aircall Conversations dashboard displays ongoing and past calls with Jordan Williams. On the right, detailed call logs are shown, including call durations and timestamps. The chat input field at the bottom allows typing a new message. The “Reopen conversation” button is available in the top-right corner..png

Weitere Details zum Messaging finden Sie unter Aircall Workspace – Nachrichten senden.

WhatsApp in Aircall auswählen

Sobald ein Administrator eine Nummer mit WhatsApp in Aircall verbunden hat und der Status Online anzeigt, sehen Agenten die WhatsApp-Funktion für diese Nummer verfügbar.

An Aircall Workspace conversation screen showing an AI-generated summary of a call with Jade Edwards. The summary includes a positive mood indicator, a short synopsis of the customer’s interest, and relevant tags like Discount Request and Churn. The left panel lists multiple open conversations with other contacts..png

Schritte:

  1. Wählen Sie in der Gesprächsansicht WhatsApp aus dem Kanal-Dropdown-Menü aus.
  2. Wählen Sie die passende Aircall-Nummer aus dem Absender-Dropdown-Menü. WhatsApp-aktivierte Nummern werden deutlich angezeigt.
A close-up of a message input bar in Aircall Workspace showing a warning: “This number isn’t enabled for SMS/MMS.” The send button is greyed out, preventing the user from sending a message..png
Another close-up of the Aircall Workspace message input bar, this time showing a warning that “This number isn’t enabled for WhatsApp.” The WhatsApp icon appears next to the message field, and the send button is disabled..png

 

Achtung: Wenn eine Nummer nicht für SMS/MMS oder WhatsApp aktiviert ist, erscheint eine Fehlermeldung.
Achtung: Agenten ohne WhatsApp in Aircall-Lizenz können WhatsApp-Gespräche ansehen, aber keine Nachrichten senden. Sie sollten einen Administrator kontaktieren, um eine Lizenz zu erhalten.
A message composer in Aircall Workspace showing both SMS and WhatsApp as available message channels. A tooltip explains that “Your company hasn’t enabled WhatsApp yet. Ask an owner to do it.” The WhatsApp option is greyed out..png

Wenn eine Aircall-Nummer Offline geht (z. B. wenn Meta die Funktion entfernt), ist der WhatsApp-Kanal im Aircall Workspace nicht mehr sichtbar.

WhatsApp-Nachricht senden

Sobald WhatsApp und eine WhatsApp-aktivierte Aircall-Nummer ausgewählt sind, können Agenten Nachrichten basierend auf der Art des Gesprächs senden. Für weitere Informationen besuchen Sie bitte: WhatsApp in Aircall – Vorlagen vs. benutzerdefinierte Nachrichten

An active conversation view in Aircall Workspace with a dropdown showing available sender numbers — including Support NA, Sales Germany, Sales Japan, and Sales USA — each with icons for SMS, MMS, and WhatsApp. Some numbers show warnings for unavailable messaging types..png

Schritte:

  1. Wählen Sie in der Gesprächsansicht WhatsApp und die korrekte Aircall-Nummer aus.
  2. Je nach Gesprächsverlauf können Sie senden:
    • Eine benutzerdefinierte Nachricht (wenn Sie sich innerhalb des 24-Stunden-Kundenservicefensters befinden)
    • Eine Nachrichten-Vorlage (wenn das 24-Stunden-Fenster abgelaufen ist)
The Select a template window in Aircall Workspace for sending a WhatsApp message. Two marketing message templates are visible, one of which includes an image and a welcome message from “acme innovation.” The user can preview and choose a template before sending..png

Senden einer Vorlagen-Nachricht

Wenn eine Vorlage erforderlich ist:

  1. Klicken Sie auf Vorlage auswählen.
  2. Ein Pop-up zeigt Vorschauen der verfügbaren Vorlagen an.
  3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, um das Nachrichtenfeld zu füllen.
  4. Bearbeiten Sie bei Bedarf Variablen und stellen Sie sicher, dass alle Felder gültige Einträge enthalten.
  5. Klicken Sie auf Senden, um die Nachricht zu übermitteln.
A personalized WhatsApp message preview in Aircall Workspace. The system automatically inserts the contact name Jade Edwards into a prewritten welcome message. The user can also edit placeholders like {program} before clicking Apply or Send.png

Details zu Vorlagen und benutzerdefinierten Nachrichten finden Sie unter WhatsApp in Aircall: Erstellen und Genehmigen von Nachrichtenvorlagen.

Senden einer benutzerdefinierten Nachricht

Wenn Sie sich innerhalb des 24-Stunden-Kundenservicefensters befinden:

  1. Geben Sie Ihre Nachricht in das Nachrichtenfeld ein.
  2. Klicken Sie auf Senden, um sie an den Kunden zu übermitteln.
Tipp: Wenn ein Kunde eine Nachricht sendet oder darauf antwortet, beginnt ein neues 24-Stunden-Nachrichtenfenster (oder wird erneuert). Während dieses Fensters können Sie unbegrenzt benutzerdefinierte Nachrichten an diesen Kunden senden.

Für weitere Informationen besuchen Sie bitte: WhatsApp in Aircall – Senden von Vorlagen vs. benutzerdefinierten Nachrichten zur Kommunikation mit Kunden.

Verwendung von WhatsApp-Sprachnachrichten

Sie können jetzt Sprachnachrichten direkt über WhatsApp in Aircall senden und empfangen. Diese Funktion macht die Kommunikation schneller, persönlicher und leichter verständlich, besonders wenn Ton oder Klang in der Unterhaltung wichtig sind.

Warum Sprachnachrichten verwenden

Sprachnachrichten bieten eine effiziente und persönliche Möglichkeit, mit Kunden zu kommunizieren. Sie ermöglichen es Nutzern, Tonfall, Emotionen auszudrücken oder Geräusche zu demonstrieren, die im Text nicht klar vermittelt werden können. Dies ist besonders nützlich bei Kundensupport-Situationen, bei denen es um Audiohinweise geht, wie z. B. Fehlerbehebung bei Audiogeräten oder Hardware.

Wie Sprachnachrichten in Aircall angezeigt werden

Sprachnachrichten fügen sich nahtlos in die Aircall-Gesprächsansicht ein, sodass Ihr Team WhatsApp-Kommunikationen innerhalb einer einzigen Oberfläche verwalten kann. Dies hält alle Interaktionen, einschließlich Audio, Text und Medien, an einem organisierten Ort.

Wie man eine Sprachnachricht sendet

Schritte:

  1. Öffnen Sie den Aircall Workspace und wählen Sie das WhatsApp-Gespräch aus, in dem Sie eine Sprachnachricht senden möchten.
  2. Klicken Sie auf das Mikrofonsymbol, um die Aufnahme zu starten.
  3. Nehmen Sie Ihre Nachricht direkt in Aircall auf.
  4. Hören Sie sich Ihre Aufnahme an, um sicherzustellen, dass sie wie gewünscht klingt.
  5. Klicken Sie auf Senden, um Ihre Sprachnachricht zu teilen.
Tipp: Sprachnachrichten sind ideal für Fälle, in denen Kunden ein Klangproblem beschreiben oder demonstrieren müssen, z. B. Geräusche von einem Gerät melden oder eine Fehlfunktion erklären.

Verwendung von WhatsApp mit externen Nummern in Aircall

Sie können externe Nummern mit Aircall für die Nutzung von WhatsApp verbinden, aber es gibt mehrere wichtige Bedingungen, die Sie vor dem Fortfahren beachten sollten.

Anforderungen und Einrichtungsprozess

Um eine externe Nummer mit Aircall und WhatsApp zu verwenden, befolgen Sie diese Schritte.

Schritte:

  1. Fügen Sie die externe Nummer Ihrem Aircall-Konto hinzu
    Kontaktieren Sie das Aircall Support-Team und bitten Sie darum, die Nummer als externe Nummer hinzuzufügen. Sie werden gebeten, einen Eigentumsnachweis oder andere erforderliche Dokumente vorzulegen.
  2. Entfernen Sie die Nummer aus dem bestehenden WhatsApp-Konto
    Die Nummer muss von jeder bestehenden WhatsApp-Registrierung entkoppelt sein, bevor sie zu Aircall hinzugefügt werden kann.
  3. Registrieren Sie die Nummer im Aircall-Dashboard
    Sobald die Nummer Ihrem Konto hinzugefügt wurde, können Sie sie wie jede andere Aircall-Nummer registrieren.
Achtung: Der Verifizierungsanruf für WhatsApp folgt nicht dem Anrufverteilungsfluss von Aircall. Er wird vom System empfangen, bei dem die Nummer aktuell registriert ist. Stellen Sie sicher, dass Sie den Verifizierungsanruf direkt von diesem System aus beantworten können.
Hinweis: Beim Wechsel der Nummer gehen alle bestehenden WhatsApp-Chatverläufe verloren.

Wichtige Überlegungen

  • Aircall kann externe Nummern mit WhatsApp verbinden, nachdem der Support sie in Ihrem Konto erstellt hat.
  • Der Verifizierungsanruf erscheint nicht in Aircall; er klingelt nur beim ursprünglichen Netzbetreiber oder Anbieter der Nummer.
  • Sie müssen bereit sein, den Verifizierungsanruf außerhalb von Aircall zu empfangen und zu beantworten.

Wenn Sie diese Schritte und Vorsichtsmaßnahmen befolgen, können Sie Ihre externe Nummer erfolgreich mit Aircall für die Nutzung von WhatsApp verbinden.

Compliance

Um mehr über die Compliance-Anforderungen von WhatsApp in Aircall zu erfahren, siehe WhatsApp in Aircall – Compliance.