Sobald Ihr Konto und Ihre Nummer für WhatsApp in Aircall aktiviert sind, können Sie WhatsApp-Nachrichten direkt aus Aircall Workspace senden und empfangen. In diesem Leitfaden wird erklärt, wie Agenten Konversationen starten, WhatsApp als Nachrichtenkanal auswählen, Sprachnachrichten senden und Nachrichten mithilfe von Vorlagen oder benutzerdefiniertem Text senden können.

Achtung: Um WhatsApp in Aircall zu verwenden, muss Ihre Organisation WhatsApp in Aircall zu ihrem Abonnement hinzugefügt haben. Nur Agenten mit zugewiesenen WhatsApp in Aircall-Lizenzen können WhatsApp-Nachrichten senden.

Zugriff auf WhatsApp in Aircall

Wenn WhatsApp aktiviert ist, greifen Agenten auf den WhatsApp-Kanal ähnlich zu wie auf SMS in Aircall. Agenten können eine Nachricht auf zwei Arten starten:

Option 1: Eine neue Konversation starten

Schritte:

  1. Klicken Sie auf das Symbol Start a conversation.
  2. Wählen Sie die passende Aircall-Nummer aus.
  3. Geben Sie die Telefonnummer des Empfängers ein.
  4. Klicken Sie auf Nachricht, um die Konversationsansicht zu öffnen.
The Aircall interface shows a “Start conversation” window. The user can choose a phone number (Jordan) as the sender and enter a recipient number (+1 817 319 5188). Two buttons — “Message” and “Call” — allow starting a text or call. A contact named Jordan Williams is displayed under Contacts.png

Option 2: Aus der Konversationsansicht des Kunden

Agenten können direkt zu einer bestehenden Kundenkonversation navigieren und dort die Nachricht starten.

The Aircall Conversations dashboard displays ongoing and past calls with Jordan Williams. On the right, detailed call logs are shown, including call durations and timestamps. The chat input field at the bottom allows typing a new message. The “Reopen conversation” button is available in the top-right corner..png

Weitere Informationen zu Nachrichten finden Sie unter Aircall Workspace – Nachrichten senden.

WhatsApp in Aircall auswählen

Sobald ein Admin eine Nummer mit WhatsApp in Aircall verbindet und ihr Status als Online angezeigt wird, sehen Agenten die WhatsApp-Funktion für diese Nummer.

An Aircall Workspace conversation screen showing an AI-generated summary of a call with Jade Edwards. The summary includes a positive mood indicator, a short synopsis of the customer’s interest, and relevant tags like Discount Request and Churn. The left panel lists multiple open conversations with other contacts..png

Schritte:

  1. Wählen Sie in der Konversationsansicht im Kanal-Drop-down WhatsApp aus.
  2. Wählen Sie im Absender-Drop-down die passende Aircall-Nummer aus. Für WhatsApp aktivierte Nummern sind klar gekennzeichnet.
A close-up of a message input bar in Aircall Workspace showing a warning: “This number isn’t enabled for SMS/MMS.” The send button is greyed out, preventing the user from sending a message..png
Another close-up of the Aircall Workspace message input bar, this time showing a warning that “This number isn’t enabled for WhatsApp.” The WhatsApp icon appears next to the message field, and the send button is disabled..png

 

Hinweis: Wenn eine Nummer nicht für SMS/MMS oder WhatsApp aktiviert ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Achtung: Agenten ohne WhatsApp in Aircall-Lizenz können WhatsApp-Konversationen ansehen, aber keine Nachrichten senden. Sie sollten einen Admin kontaktieren, um eine Lizenz zu erhalten.
A message composer in Aircall Workspace showing both SMS and WhatsApp as available message channels. A tooltip explains that “Your company hasn’t enabled WhatsApp yet. Ask an owner to do it.” The WhatsApp option is greyed out..png

Wenn eine Aircall-Nummer Offline geht (zum Beispiel, wenn Meta die Funktion entfernt), ist der WhatsApp-Kanal in Aircall Workspace nicht mehr sichtbar.

Eine WhatsApp-Nachricht senden

Sobald WhatsApp und eine für WhatsApp aktivierte Aircall-Nummer ausgewählt wurden, können Agenten je nach Art der Konversation Nachrichten senden. 

Wenn Sie eine Konversation initiieren, ist eine genehmigte Nachrichtenvorlage erforderlich; Antworten innerhalb einer Konversation können mit benutzerdefinierten Nachrichten gesendet werden, für die keine Vorlage erforderlich ist. Konversationen haben ein Kundendienst-Zeitfenster von 24 Stunden, das jedes Mal zurückgesetzt wird, wenn Ihr Gesprächspartner Ihnen eine Nachricht sendet. Nach 24 Stunden ohne Antwort des Gesprächspartners wird die Konversation geschlossen und die Kommunikation kann von Ihrer Seite nur mit einer genehmigten Vorlage erneut gestartet werden.

An active conversation view in Aircall Workspace with a dropdown showing available sender numbers — including Support NA, Sales Germany, Sales Japan, and Sales USA — each with icons for SMS, MMS, and WhatsApp. Some numbers show warnings for unavailable messaging types..png

Schritte:

  1. Wählen Sie in der Konversationsansicht WhatsApp und die richtige Aircall-Nummer aus.
  2. Abhängig vom Konversationsverlauf können Sie Folgendes senden:
    • Eine benutzerdefinierte Nachricht (wenn Sie sich innerhalb des 24-stündigen Kundendienst-Zeitfensters befinden)
    • Eine Nachrichtenvorlage (wenn das 24-Stunden-Zeitfenster abgelaufen ist)
The Select a template window in Aircall Workspace for sending a WhatsApp message. Two marketing message templates are visible, one of which includes an image and a welcome message from “acme innovation.” The user can preview and choose a template before sending..png

Eine Vorlagennachricht senden

Wenn eine Vorlage erforderlich ist:

  1. Klicken Sie auf Vorlage auswählen.
  2. Ein Pop-up zeigt Vorschauen der verfügbaren Vorlagen an.
  3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, um das Nachrichtenfeld zu füllen.
  4. Bearbeiten Sie bei Bedarf Variablen und stellen Sie sicher, dass alle Felder gültige Einträge enthalten.
  5. Klicken Sie auf Senden, um die Nachricht zu übermitteln.
A personalized WhatsApp message preview in Aircall Workspace. The system automatically inserts the contact name Jade Edwards into a prewritten welcome message. The user can also edit placeholders like {program} before clicking Apply or Send.png

Details zu Vorlagen und benutzerdefinierten Nachrichten finden Sie unter WhatsApp in Aircall: Nachrichtenvorlagen erstellen und genehmigen

Eine benutzerdefinierte Nachricht senden

Wenn Sie sich innerhalb des 24-stündigen Kundendienst-Zeitfensters befinden:

  1. Geben Sie Ihre Nachricht in das Nachrichtenfeld ein.
  2. Klicken Sie auf Senden, um sie an den Kunden zu übermitteln.
Tipp: Wenn ein Kunde eine Nachricht sendet oder auf eine Nachricht antwortet, beginnt ein neues 24-stündiges Nachrichtenfenster (oder wird aktualisiert). Während dieses Zeitfensters können Sie diesem Kunden unbegrenzt benutzerdefinierte Nachrichten senden.

WhatsApp-Audionachrichten verwenden

Sie können jetzt Audionachrichten direkt über WhatsApp in Aircall senden und empfangen. Diese Funktion macht die Kommunikation schneller, persönlicher und leichter verständlich, insbesondere wenn Ton oder Klang für die Konversation wichtig sind.

Warum Audionachrichten verwenden

Audionachrichten bieten eine effiziente und persönliche Möglichkeit, mit Kunden zu kommunizieren. Sie ermöglichen es Benutzern, Tonfall und Emotionen auszudrücken oder Geräusche zu demonstrieren, die in Text möglicherweise nicht klar rüberkommen. Das ist besonders nützlich in Kundensupport-Situationen, in denen das Problem akustische Hinweise umfasst, zum Beispiel bei der Fehlerbehebung an Audiogeräten oder Hardware.

Wie Audionachrichten in Aircall erscheinen

Audionachrichten fügen sich nahtlos in die Aircall-Konversationsansicht ein, sodass Ihr Team WhatsApp-Kommunikation innerhalb einer einzigen Oberfläche verwalten kann. So bleiben alle Interaktionen, einschließlich Audio, Text und Medien, an einem übersichtlichen Ort organisiert.

So senden Sie eine Audionachricht

Schritte:

  1. Öffnen Sie Aircall Workspace und wählen Sie die WhatsApp-Konversation aus, in der Sie eine Audionachricht senden möchten.
  2. Klicken Sie auf das Mikrofonsymbol, um die Aufnahme zu starten.
  3. Nehmen Sie Ihre Nachricht direkt in Aircall auf.
  4. Hören Sie sich Ihre Aufnahme an, um sicherzustellen, dass sie wie beabsichtigt klingt.
  5. Klicken Sie auf Senden, um Ihre Audionachricht zu teilen.
Tipp: Audionachrichten sind ideal für Fälle, in denen Kunden ein Tonproblem beschreiben oder demonstrieren müssen, zum Beispiel wenn sie Geräusche eines Geräts melden oder eine Fehlfunktion erklären.
Achtung: Die Nummern können aufgrund von mehr als 30 Tagen WhatsApp-Inaktivität (durch Meta) gesperrt werden. Das bedeutet, dass für WhatsApp aktivierte Nummern plötzlich keine Nachrichten mehr senden können und als gesperrt erscheinen, ohne vorherige Warnung.

WhatsApp mit externen Nummern in Aircall verwenden

Sie können externe Nummern zur Verwendung mit WhatsApp mit Aircall verbinden, aber es gibt mehrere wichtige Bedingungen, die Sie kennen sollten, bevor Sie fortfahren.

Anforderungen und Einrichtungsprozess

Um eine externe Nummer mit Aircall und WhatsApp zu verwenden, führen Sie diese Schritte aus.

Schritte:

  1. Fügen Sie die externe Nummer zu Ihrem Aircall-Konto hinzu
    Kontaktieren Sie das Customer Support-Team und bitten Sie darum, die Nummer als externe Nummer hinzuzufügen. Sie werden aufgefordert, einen Eigentumsnachweis oder andere erforderliche Unterlagen vorzulegen.
  2. Entfernen Sie die Nummer aus ihrem bestehenden WhatsApp-Konto
    Die Nummer muss von jeder bestehenden WhatsApp-Registrierung getrennt werden, bevor sie zu Aircall hinzugefügt werden kann.
  3. Registrieren Sie die Nummer im Aircall-Dashboard
    Sobald die Nummer Ihrem Konto hinzugefügt wurde, können Sie sie mit demselben Prozess registrieren wie jede andere Aircall-Nummer.
Achtung: Der Verifizierungsanruf für WhatsApp folgt nicht der Rufweiterleitung von Aircall. Er wird von dem System empfangen, in dem die Nummer derzeit registriert ist. Stellen Sie sicher, dass Sie den Verifizierungsanruf direkt in diesem System annehmen können.
Hinweis: Beim Verschieben der Nummer geht der gesamte bestehende WhatsApp-Chatverlauf verloren.

Wichtige Hinweise

  • Aircall kann externe Nummern mit WhatsApp verbinden, nachdem der Support sie in Ihrem Konto erstellt hat.
  • Der Verifizierungsanruf erscheint nicht in Aircall; er klingelt nur über den ursprünglichen Carrier oder Anbieter der Nummer.
  • Sie müssen bereit sein, den Verifizierungsanruf außerhalb von Aircall zu empfangen und anzunehmen.

Wenn Sie diese Schritte und Vorsichtsmaßnahmen befolgen, können Sie Ihre externe Nummer erfolgreich zur Verwendung mit WhatsApp mit Aircall verbinden.

Compliance

Informationen zu den Compliance-Anforderungen für WhatsApp in Aircall finden Sie unter WhatsApp in Aircall – Compliance.