WhatsApp in Aircall: Erstellen und Genehmigen von Nachrichtenvorlagen

Sobald eine WhatsApp-Nummer mit Aircall verbunden ist, können Administratoren Nachrichtenvorlagen direkt im Aircall-Dashboard erstellen und verwalten. Vorlagen werden über alle Aircall-Nummern, die mit demselben WhatsApp Business-Konto verknüpft sind, geteilt, um eine konsistente Kommunikation über alle verbundenen Leitungen hinweg zu gewährleisten.

Achtung: Um WhatsApp in Aircall zu Ihrem Abonnement hinzuzufügen, folgen Sie diesem Link.

Erstellen von Nachrichtenvorlagen

Schritte:

1. Navigieren Sie zu einer WhatsApp-verbundenen Aircall-Nummer im Aircall-Dashboard.
2. Klicken Sie auf den Reiter Integrationen.
3. Suchen Sie im Abschnitt WhatsApp den Bereich Vorlagen.
   • Wenn noch keine Vorlagen erstellt wurden, klicken Sie auf Jetzt Vorlage erstellen.
   • Wenn bereits Vorlagen vorhanden sind, klicken Sie auf Eine Vorlage hinzufügen.
4. Wählen Sie die Kategorie für Ihre Vorlage:

• Marketing: Geeignet für Willkommensnachrichten, Werbeaktionen, Angebote, Gutscheine und Ankündigungen.
• Nützlich: Am besten für Bestellbestätigungen, Kontoaktualisierungen, Quittungen oder Erinnerungen.
• Authentifizierung: Wird verwendet, um die Identität eines Nutzers während der Customer Journey zu verifizieren.

Hinweis: Meta hat die Zustellung von Marketing-Vorlagennachrichten an WhatsApp-Nutzer mit US-Telefonnummern vorübergehend ausgesetzt.

5. Konfigurieren Sie die Details Ihrer Vorlage:
   • Name: Der Anzeigename, der sowohl im Aircall-Dashboard als auch im Aircall Workspace angezeigt wird.
   • Sprache: Die Sprache der Nachricht.
   • Nachricht: Der Textinhalt der Vorlage.
   • Variablen: Fügen Sie Variablen ein (zum Beispiel customer_name), um Ihre Nachricht automatisch zu personalisieren.
   • Medien (optional): Fügen Sie Ihrer Vorlage ein Bild hinzu:
     • Datei hochladen: Laden Sie ein Bild von Ihrem Gerät hoch.
     • URL eingeben: Fügen Sie eine öffentlich zugängliche Bild-URL ein.
6. (Optional) Fügen Sie Buttons zu Ihrer Vorlage hinzu (verfügbar für die Kategorien Marketing und Nützlich):
   • Bis zu 5 Schnellantworten
   • Bis zu 2 Website-Richtungen
   • 1 Anruf-Button
   • 1 Kopiercode-Button
   • Buttons können mit Medienanhängen kombiniert werden.
   • Eine Vorschau im Dashboard zeigt, wie die endgültige Vorlage aussieht.

Hinweis: Vorlagen-Buttons und deren Nutzung sind auf Mobilgeräten noch nicht verfügbar.

7. Nachdem alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf Vorlage absenden, um sie an Meta zur Genehmigung zu senden.

Bei der Nutzung von WhatsApp in Aircall wendet Meta standardmäßige Ratenbegrenzungen an, um die Anzahl der Nachrichten zu kontrollieren, die innerhalb eines Zeitraums von 24 Stunden gesendet werden können. Diese Limits tragen zur Stabilität der Plattform bei und stellen eine faire Nutzung für alle Konten sicher.

Sendet ein Kunde eine Nachricht oder antwortet einem Agenten, öffnet sich ein 24-Stunden-Konversationsfenster. In diesem Zeitraum können Agenten beliebig viele individuelle Nachrichten versenden.

Jede neue Nachricht des Kunden verlängert dieses Fenster und startet den 24-Stunden-Countdown erneut. Nach Ablauf des Fensters muss der Agent eine Vorlagennachricht senden, um den Kontakt wieder aufzunehmen. Sobald der Kunde auf die Vorlage antwortet, öffnet sich erneut ein 24-Stunden-Fenster.

Tipp: Vorlagen können jederzeit gesendet werden, auch während eines aktiven Konversationsfensters, ohne dieses zu unterbrechen.

Hinweis: Vorlagennachrichten können nicht an andere WhatsApp-Business-Nummern gesendet werden.

Individuelle Nachrichten sind personalisierte Antworten, die Agenten manuell eingeben und an Kunden senden. Sie können nur gesendet werden, wenn ein Konversationsfenster aktiv ist. Ausführliche Richtlinien finden Sie in der WhatsApp-Business-Messaging-Richtlinie.

Standard-Rate-Limits von Meta

Meta definiert die Nachrichten-Limits basierend auf dem Typ Ihres WhatsApp Business-Profils:

• Standardprofil: 1.000 Nachrichten pro 24 Stunden

• Begrenztes Profil: 250 Nachrichten pro 24 Stunden

HINWEIS:
Sie können Ihr aktuelles Rate-Limit direkt in Ihrem Aircall-Dashboard einsehen. Suchen Sie nach dem Abschnitt „Rate Limit“, der die erlaubte Anzahl von Nachrichten pro 24-Stunden-Zeitraum anzeigt.

Genehmigung der Vorlage

Der Genehmigungsstatus jeder Vorlage wird in der Spalte Status im Vorlagenbereich angezeigt.

• Die meisten Vorlagen werden innerhalb von etwa 5 Minuten geprüft, aber die Genehmigung kann mehrere Tage dauern, wenn Meta zusätzliche Überprüfungen durchführt.
• Sobald eine Vorlage als Aktiv markiert ist, steht sie den Agenten im Aircall Workspace zur Verfügung.

Hinweis: WhatsApp-Vorlagen können nur im Aircall Workspace verwendet werden und werden auf Mobilgeräten noch nicht unterstützt.

Verwalten von Vorlagen

Administratoren können alle eingereichten Vorlagen im Aircall-Dashboard anzeigen und verwalten.

Schritte:

1. Navigieren Sie zu einer WhatsApp-verbundenen Aircall-Nummer.
2. Öffnen Sie den Reiter Integrationen.
3. Im Bereich Vorlagen sehen Sie alle vorhandenen Vorlagen.
4. Klicken Sie auf eine Vorlage, um:
   • den Inhalt in der Vorschau anzuzeigen.
   • sie zu löschen, indem Sie Vorlage löschen auswählen.

Achtung: Vorlagen können nach der Erstellung nicht bearbeitet werden. Um Änderungen vorzunehmen, löschen Sie die vorhandene Vorlage und erstellen Sie eine neue mit den gewünschten Anpassungen.

Hinweis: Vorlagen werden über alle WhatsApp in Aircall-Nummern geteilt. Das Hinzufügen oder Löschen einer Vorlage für eine Nummer wirkt sich auf alle verbundenen Nummern aus.