Vous pouvez envoyer et recevoir des messages WhatsApp directement depuis Aircall Workspace une fois que votre compte et votre numéro sont activés pour WhatsApp dans Aircall. Ce guide explique comment les agents peuvent démarrer des conversations, sélectionner WhatsApp comme canal de messagerie, envoyer des messages vocaux et envoyer des messages en utilisant des modèles ou du texte personnalisé.

Important: Pour utiliser WhatsApp dans Aircall, votre organisation doit avoir ajouté WhatsApp dans Aircall à son abonnement. Seuls les agents avec des licences WhatsApp dans Aircall attribuées peuvent envoyer des messages WhatsApp.

Accéder à WhatsApp dans Aircall

Lorsque WhatsApp est activé, les agents accéderont au canal WhatsApp de manière similaire à l’utilisation de SMS dans Aircall. Les agents peuvent démarrer un message de deux façons :

Option 1 : Démarrer une nouvelle conversation

Étapes :

  1. Cliquez sur l’icône Démarrer une conversation.
  2. Sélectionnez le numéro Aircall pertinent.
  3. Saisissez le numéro de téléphone du destinataire.
  4. Cliquez sur Message pour ouvrir la vue Conversation.
The Aircall interface shows a “Start conversation” window. The user can choose a phone number (Jordan) as the sender and enter a recipient number (+1 817 319 5188). Two buttons — “Message” and “Call” — allow starting a text or call. A contact named Jordan Williams is displayed under Contacts.png

Option 2 : Depuis la vue conversation du client

Les agents peuvent naviguer directement vers une conversation client existante et démarrer le message à cet endroit.

The Aircall Conversations dashboard displays ongoing and past calls with Jordan Williams. On the right, detailed call logs are shown, including call durations and timestamps. The chat input field at the bottom allows typing a new message. The “Reopen conversation” button is available in the top-right corner..png

Pour plus de détails sur la messagerie, consultez Aircall Workspace – Envoi de messages.

Sélectionner WhatsApp dans Aircall

Une fois qu’un administrateur connecte un numéro à WhatsApp dans Aircall et que son statut affiche En ligne, les agents verront la capacité WhatsApp disponible pour ce numéro.

An Aircall Workspace conversation screen showing an AI-generated summary of a call with Jade Edwards. The summary includes a positive mood indicator, a short synopsis of the customer’s interest, and relevant tags like Discount Request and Churn. The left panel lists multiple open conversations with other contacts..png

Étapes :

  1. Dans la vue Conversation, sélectionnez WhatsApp dans le menu déroulant du canal.
  2. Choisissez le numéro Aircall approprié dans le menu déroulant de l’expéditeur. Les numéros activés pour WhatsApp seront clairement indiqués.
A close-up of a message input bar in Aircall Workspace showing a warning: “This number isn’t enabled for SMS/MMS.” The send button is greyed out, preventing the user from sending a message..png
Another close-up of the Aircall Workspace message input bar, this time showing a warning that “This number isn’t enabled for WhatsApp.” The WhatsApp icon appears next to the message field, and the send button is disabled..png

 

Remarque: Si un numéro n’est pas activé pour SMS/MMS ou WhatsApp, un message d’erreur apparaîtra.
Important: Les agents sans licence WhatsApp dans Aircall peuvent voir les conversations WhatsApp mais ne peuvent pas envoyer de messages. Ils doivent contacter un administrateur pour obtenir une licence.
A message composer in Aircall Workspace showing both SMS and WhatsApp as available message channels. A tooltip explains that “Your company hasn’t enabled WhatsApp yet. Ask an owner to do it.” The WhatsApp option is greyed out..png

Si un numéro Aircall devient Hors ligne (par exemple, si Meta retire la capacité), le canal WhatsApp ne sera plus visible dans Aircall Workspace.

Envoyer un message WhatsApp

Une fois WhatsApp et un numéro Aircall activé pour WhatsApp sélectionnés, les agents peuvent envoyer des messages selon le type de conversation. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez visiter : WhatsApp dans Aircall - Modèles vs Messages personnalisés

An active conversation view in Aircall Workspace with a dropdown showing available sender numbers — including Support NA, Sales Germany, Sales Japan, and Sales USA — each with icons for SMS, MMS, and WhatsApp. Some numbers show warnings for unavailable messaging types..png

Étapes :

  1. Dans la vue Conversation, sélectionnez WhatsApp et le numéro Aircall correct.
  2. Selon l’historique de la conversation, vous pouvez envoyer :
    • Un message personnalisé (si dans la fenêtre de service client de 24 heures)
    • Un modèle de message (si la fenêtre de 24 heures est expirée)
The Select a template window in Aircall Workspace for sending a WhatsApp message. Two marketing message templates are visible, one of which includes an image and a welcome message from “acme innovation.” The user can preview and choose a template before sending..png

Envoyer un message modèle

Si un modèle est requis :

  1. Cliquez sur Sélectionner un modèle.
  2. Une fenêtre contextuelle affichera les aperçus des modèles disponibles.
  3. Sélectionnez le modèle désiré pour remplir le champ de message.
  4. Modifiez les variables si nécessaire, en vous assurant que tous les champs contiennent des entrées valides.
  5. Cliquez sur Envoyer pour transmettre le message.
A personalized WhatsApp message preview in Aircall Workspace. The system automatically inserts the contact name Jade Edwards into a prewritten welcome message. The user can also edit placeholders like {program} before clicking Apply or Send.png

Pour plus de détails sur les modèles et les messages personnalisés, consultez WhatsApp dans Aircall : Création et approbation des modèles de messages.

Envoyer un message personnalisé

Si vous êtes dans la fenêtre de service client de 24 heures :

  1. Tapez votre message dans le champ de message.
  2. Cliquez sur Envoyer pour le transmettre au client.
Conseil: Lorsqu’un client envoie ou répond à un message, une nouvelle fenêtre de messagerie de 24 heures débute (ou se renouvelle). Pendant cette fenêtre, vous pouvez envoyer un nombre illimité de messages personnalisés à ce client.

Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez visiter : WhatsApp dans Aircall - Envoi de modèles vs messages personnalisés pour converser avec les clients.

Utilisation des messages audio WhatsApp

Vous pouvez désormais envoyer et recevoir des messages audio directement via WhatsApp dans Aircall. Cette fonctionnalité rend la communication plus rapide, plus personnelle et plus facile à comprendre, surtout lorsque le ton ou le son est important dans la conversation.

Pourquoi utiliser les messages audio

Les messages audio offrent un moyen efficace et personnel de communiquer avec les clients. Ils permettent aux utilisateurs d’exprimer le ton, l’émotion ou de démontrer des sons qui peuvent ne pas être clairs par écrit. Ceci est particulièrement utile dans les situations de support client où le problème implique des indices audio, comme le dépannage de dispositifs sonores ou matériels.

Comment les messages audio apparaissent dans Aircall

Les messages audio s’intègrent parfaitement dans la vue conversation Aircall, garantissant que votre équipe peut gérer les communications WhatsApp dans une interface unique. Cela maintient toutes les interactions, y compris audio, texte et médias, en un seul endroit organisé.

Comment envoyer un message audio

Étapes :

  1. Ouvrez Aircall Workspace et sélectionnez la conversation WhatsApp où vous souhaitez envoyer un message audio.
  2. Cliquez sur l’icône microphone pour commencer l’enregistrement.
  3. Enregistrez votre message directement dans Aircall.
  4. Écoutez votre enregistrement pour vous assurer qu’il sonne comme prévu.
  5. Cliquez sur Envoyer pour partager votre message audio.
Conseil: Les messages audio sont idéaux pour les cas où les clients doivent décrire ou démontrer un problème sonore, comme signaler un bruit provenant d’un appareil ou expliquer un dysfonctionnement.

Utiliser WhatsApp avec des numéros externes dans Aircall

Vous pouvez connecter des numéros externes à Aircall pour une utilisation avec WhatsApp, mais plusieurs conditions importantes doivent être respectées avant de procéder.

Exigences et processus de configuration

Pour utiliser un numéro externe avec Aircall et WhatsApp, suivez ces étapes.

Étapes :

  1. Ajouter le numéro externe à votre compte Aircall
    Contactez l’équipe de support Aircall et demandez l’ajout du numéro en tant que numéro externe. Il vous sera demandé de fournir une preuve de propriété ou d’autres documents requis.
  2. Retirer le numéro de son compte WhatsApp existant
    Le numéro doit être dissocié de tout enregistrement WhatsApp existant avant de pouvoir être ajouté à Aircall.
  3. Enregistrer le numéro dans le tableau de bord Aircall
    Une fois le numéro ajouté à votre compte, vous pouvez l’enregistrer en suivant le même processus que pour tout autre numéro Aircall.
Important: L’appel de vérification pour WhatsApp ne suivra pas le flux de distribution d’appels d’Aircall. Il sera reçu par le système où le numéro est actuellement enregistré. Assurez-vous de pouvoir répondre directement à cet appel de vérification depuis ce système.
Remarque: Lors du transfert du numéro, tout l’historique des discussions WhatsApp existant sera perdu.

Points clés à considérer

  • Aircall peut connecter des numéros externes à WhatsApp après que le support les ait créés dans votre compte.
  • L’appel de vérification n’apparaîtra pas dans Aircall ; il sonnera uniquement via l’opérateur ou le fournisseur d’origine du numéro.
  • Vous devez être prêt à recevoir et répondre à l’appel de vérification en dehors d’Aircall.

En suivant ces étapes et précautions, vous pouvez connecter avec succès votre numéro externe à Aircall pour une utilisation avec WhatsApp.

Conformité

Pour en savoir plus sur les exigences de conformité de WhatsApp dans Aircall, consultez WhatsApp dans Aircall – Conformité.