Vous pouvez envoyer et recevoir des messages WhatsApp directement depuis Aircall Workspace une fois que votre compte et votre numéro sont activés pour l’intégration de WhatsApp dans Aircall. Ce guide explique comment les agents peuvent démarrer des conversations, sélectionner WhatsApp comme canal de messagerie, envoyer des messages vocaux et envoyer des messages à l’aide de modèles ou de texte personnalisé.

Important: Pour utiliser l’intégration de WhatsApp dans Aircall, votre organisation doit avoir l’intégration de WhatsApp dans Aircall ajoutée à son abonnement. Seuls les agents disposant de licences WhatsApp in Aircall attribuées peuvent envoyer des messages WhatsApp.

Accéder à l’intégration de WhatsApp dans Aircall

Lorsque WhatsApp est activé, les agents accèdent au canal WhatsApp de manière similaire à la façon dont ils utilisent les SMS dans Aircall. Les agents peuvent démarrer un message de deux façons :

Option 1 : Démarrer une nouvelle conversation

Étapes :

  1. Cliquez sur l’icône Démarrer une conversation.
  2. Sélectionnez le numéro Aircall concerné.
  3. Saisissez le numéro de téléphone du destinataire.
  4. Cliquez sur Message pour ouvrir la vue de la conversation.
The Aircall interface shows a “Start conversation” window. The user can choose a phone number (Jordan) as the sender and enter a recipient number (+1 817 319 5188). Two buttons — “Message” and “Call” — allow starting a text or call. A contact named Jordan Williams is displayed under Contacts.png

Option 2 : Depuis la vue de conversation du client

Les agents peuvent accéder directement à une conversation client existante et y démarrer le message.

The Aircall Conversations dashboard displays ongoing and past calls with Jordan Williams. On the right, detailed call logs are shown, including call durations and timestamps. The chat input field at the bottom allows typing a new message. The “Reopen conversation” button is available in the top-right corner..png

Pour plus de détails sur les messages, consultez Aircall Workspace – Envoi de messages.

Sélectionner l’intégration de WhatsApp dans Aircall

Une fois qu’un admin connecte un numéro à l’intégration de WhatsApp dans Aircall et que son statut indique En ligne, les agents verront la fonctionnalité WhatsApp disponible pour ce numéro.

An Aircall Workspace conversation screen showing an AI-generated summary of a call with Jade Edwards. The summary includes a positive mood indicator, a short synopsis of the customer’s interest, and relevant tags like Discount Request and Churn. The left panel lists multiple open conversations with other contacts..png

Étapes :

  1. Dans la vue de la conversation, sélectionnez WhatsApp dans la liste déroulante du canal.
  2. Choisissez le numéro Aircall approprié dans la liste déroulante de l’expéditeur. Les numéros activés pour WhatsApp seront clairement indiqués.
A close-up of a message input bar in Aircall Workspace showing a warning: “This number isn’t enabled for SMS/MMS.” The send button is greyed out, preventing the user from sending a message..png
Another close-up of the Aircall Workspace message input bar, this time showing a warning that “This number isn’t enabled for WhatsApp.” The WhatsApp icon appears next to the message field, and the send button is disabled..png

 

Remarque: Si un numéro n’est pas activé pour SMS/MMS ou WhatsApp, un message d’erreur apparaîtra.
Important: Les agents sans licence WhatsApp in Aircall peuvent consulter les conversations WhatsApp, mais ne peuvent pas envoyer de messages. Ils doivent contacter un admin pour obtenir une licence.
A message composer in Aircall Workspace showing both SMS and WhatsApp as available message channels. A tooltip explains that “Your company hasn’t enabled WhatsApp yet. Ask an owner to do it.” The WhatsApp option is greyed out..png

Si un numéro Aircall passe Hors ligne (par exemple, si Meta supprime la fonctionnalité), le canal WhatsApp ne sera plus visible dans Aircall Workspace.

Envoyer un message WhatsApp

Une fois que WhatsApp et un numéro Aircall activé pour WhatsApp ont été sélectionnés, les agents peuvent envoyer des messages selon le type de conversation. 

Si vous lancez une conversation, un modèle de message approuvé est requis ; les réponses dans une conversation peuvent être envoyées avec des messages personnalisés qui ne nécessitent pas de modèle. Les conversations disposent d’une fenêtre du service client de 24 h qui se réinitialise chaque fois que votre interlocuteur vous envoie un message. Après 24 h sans réponse de l’interlocuteur, la conversation est clôturée et la communication ne peut être relancée de votre côté qu’à l’aide d’un modèle approuvé.

An active conversation view in Aircall Workspace with a dropdown showing available sender numbers — including Support NA, Sales Germany, Sales Japan, and Sales USA — each with icons for SMS, MMS, and WhatsApp. Some numbers show warnings for unavailable messaging types..png

Étapes :

  1. Dans la vue de la conversation, sélectionnez WhatsApp et le bon numéro Aircall.
  2. Selon l’historique de la conversation, vous pouvez envoyer :
    • Un message personnalisé (si vous êtes dans la fenêtre du service client de 24 heures)
    • Un modèle de message (si la fenêtre de 24 heures a expiré)
The Select a template window in Aircall Workspace for sending a WhatsApp message. Two marketing message templates are visible, one of which includes an image and a welcome message from “acme innovation.” The user can preview and choose a template before sending..png

Envoyer un message modèle

Si un modèle est requis :

  1. Cliquez sur Sélectionner un modèle.
  2. Une fenêtre contextuelle affichera des aperçus des modèles disponibles.
  3. Sélectionnez le modèle souhaité pour remplir le champ du message.
  4. Modifiez les variables si nécessaire, en vous assurant que tous les champs contiennent des entrées valides.
  5. Cliquez sur Envoyer pour transmettre le message.
A personalized WhatsApp message preview in Aircall Workspace. The system automatically inserts the contact name Jade Edwards into a prewritten welcome message. The user can also edit placeholders like {program} before clicking Apply or Send.png

Pour plus de détails sur les modèles et les messages personnalisés, consultez intégration de WhatsApp dans Aircall : créer et approuver des modèles de message

Envoyer un message personnalisé

Si vous êtes dans la fenêtre du service client de 24 heures :

  1. Saisissez votre message dans le champ du message.
  2. Cliquez sur Envoyer pour l’envoyer au client.
Conseil: Lorsqu’un client envoie un message ou y répond, une nouvelle fenêtre de messages de 24 heures commence (ou est actualisée). Pendant cette fenêtre, vous pouvez envoyer un nombre illimité de messages personnalisés à ce client.

Utiliser les messages audio WhatsApp

Vous pouvez désormais envoyer et recevoir des messages audio directement via l’intégration de WhatsApp dans Aircall. Cette fonctionnalité rend la communication plus rapide, plus personnelle et plus facile à comprendre, notamment lorsque le ton ou le son est important dans la conversation.

Pourquoi utiliser les messages audio

Les messages audio offrent un moyen efficace et personnel de communiquer avec les clients. Ils permettent aux utilisateurs d’exprimer un ton, une émotion ou de démontrer des sons qui peuvent ne pas être clairement perçus dans le texte. Cela est particulièrement utile dans les situations de support client où le problème implique des signaux audio, comme le dépannage d’appareils sonores ou de matériel.

Comment les messages audio apparaissent dans Aircall

Les messages audio s’intègrent parfaitement dans la vue de conversation Aircall, ce qui permet à votre équipe de gérer les communications WhatsApp au sein d’une interface unique. Cela permet de regrouper toutes les interactions, y compris l’audio, le texte et les médias, dans un seul endroit organisé.

Comment envoyer un message audio

Étapes :

  1. Ouvrez Aircall Workspace et sélectionnez la conversation WhatsApp dans laquelle vous souhaitez envoyer un message audio.
  2. Cliquez sur l’icône du microphone pour commencer l’enregistrement.
  3. Enregistrez votre message directement dans Aircall.
  4. Écoutez votre enregistrement pour vous assurer qu’il sonne comme prévu.
  5. Cliquez sur Envoyer pour partager votre message audio.
Conseil: Les messages audio sont idéaux dans les cas où les clients doivent décrire ou démontrer un problème sonore, par exemple pour signaler un bruit provenant d’un appareil ou expliquer un dysfonctionnement.
Important: Les numéros peuvent être verrouillés en raison de plus de 30 jours d’inactivité sur WhatsApp (par Meta). Cela signifie que les numéros activés pour WhatsApp peuvent soudainement ne plus pouvoir envoyer de messages et apparaître comme verrouillés, sans aucun avertissement préalable.

Utiliser WhatsApp avec des numéros externes dans Aircall

Vous pouvez connecter des numéros externes à Aircall pour les utiliser avec WhatsApp, mais il existe plusieurs conditions importantes à connaître avant de poursuivre.

Exigences et processus de configuration

Pour utiliser un numéro externe avec Aircall et WhatsApp, suivez ces étapes.

Étapes :

  1. Ajoutez le numéro externe à votre compte Aircall
    Contactez l’équipe du support client et demandez l’ajout du numéro comme numéro externe. Il vous sera demandé de fournir une preuve de propriété ou d’autres documents requis.
  2. Supprimez le numéro de son compte WhatsApp existant
    Le numéro doit être dissocié de toute inscription WhatsApp existante avant de pouvoir être ajouté à Aircall.
  3. Enregistrez le numéro dans le tableau de bord Aircall
    Une fois le numéro ajouté à votre compte, vous pouvez l’enregistrer en suivant le même processus que pour tout autre numéro Aircall.
Important: L’appel de vérification pour WhatsApp ne suivra pas le flux de distribution d’appels d’Aircall. Il sera reçu par le système où le numéro est actuellement enregistré. Assurez-vous de pouvoir répondre directement à l’appel de vérification depuis ce système.
Remarque: Lors du déplacement du numéro, tout l’historique de chat WhatsApp existant sera perdu.

Points clés à prendre en compte

  • Aircall peut connecter des numéros externes à WhatsApp une fois que le support les a créés dans votre compte.
  • L’appel de vérification n’apparaîtra pas dans Aircall ; il sonnera uniquement via l’opérateur ou le fournisseur d’origine du numéro.
  • Vous devez être prêt à recevoir et à répondre à l’appel de vérification en dehors d’Aircall.

En suivant ces étapes et ces précautions, vous pourrez connecter avec succès votre numéro externe à Aircall pour l’utiliser avec WhatsApp.

Conformité

Pour en savoir plus sur les exigences de conformité de l’intégration de WhatsApp dans Aircall, consultez intégration de WhatsApp dans Aircall – Conformité.