Comprendre les modules complémentaires provisionnés dans Aircall

Un module complémentaire provisionné dans Aircall est un modèle de fonctionnalité sous licence dans lequel des licences de modules complémentaires spécifiques sont attribuées à des utilisateurs individuels, au lieu d’être automatiquement disponibles pour tous les utilisateurs d’un compte. Cette approche offre davantage de flexibilité pour gérer l’accès aux fonctionnalités et la facturation.

Actuellement, ce modèle s’applique à AI Assist, AI Assist Pro et l’intégration de WhatsApp dans Aircall.

Comment vérifier si votre compte comprend un module complémentaire provisionné

Étapes :

1. Connectez-vous à votre tableau de bord Aircall (avec un utilisateur disposant des autorisations de Propriétaire) --> Nom de l’entreprise 
2. Accédez à l’onglet Forfait.
3. Consultez la section Modules complémentaires du tableau récapitulatif.

Vous pouvez y vérifier les modules complémentaires provisionnés achetés par votre entreprise. Par exemple, un compte peut compter 3 utilisateurs et 1 licence WhatsApp.

Remarque: :
Pour consulter les tarifs des modules complémentaires, rendez-vous sur la page des tarifs d’Aircall. Sélectionnez d’abord le pays de votre entreprise (par exemple, « France »), puis faites défiler la page jusqu’à la section « Exploitez davantage vos appels » pour obtenir les détails des tarifs d’AI Assist, d’AI Assist Pro ou de WhatsApp. Pour toute question spécifique concernant les tarifs, contactez notre équipe de réussite client.

Facture de modification initiale

Lors de votre premier achat d’un module complémentaire provisionné, vous recevrez une facture de modification unique.
Cette facture distincte couvre les frais du nouveau module complémentaire entre la date d’achat et la fin de votre cycle de facturation en cours (mensuel ou annuel).

Attribution de licences de modules complémentaires provisionnés

Les Propriétaires et les Admin peuvent gérer les modules complémentaires provisionnés depuis la page Utilisateurs et équipes.

La procédure varie selon votre forfait :

• Forfait Professional : AI Assist est inclus dans le forfait. Les Admin activent AI Assist pour des utilisateurs spécifiques. Il n’est pas possible d’acheter des licences AI Assist supplémentaires.

• Forfaits Essentials et Starter : AI Assist doit être attribué aux utilisateurs, et des licences supplémentaires peuvent être achetées si nécessaire.

Attribution par utilisateur

1. Accédez à Tableau de bord Aircall > Utilisateurs et équipes > Tous les utilisateurs.
2. Cliquez sur les modules complémentaires attribués de l’utilisateur que vous souhaitez modifier.
3. Utilisez le bouton d’activation situé à côté de chaque module complémentaire pour attribuer les licences individuellement.
4. Cliquez sur Confirmer pour appliquer la modification.
   • L’activation accorde l’accès et réduit d’une unité le nombre de licences disponibles.
   • La désactivation retire la licence et l’accès de l’utilisateur.

Pour les clients du forfait Professional, l’activation active AI Assist pour cet utilisateur. Il n’est pas possible d’acheter des licences AI Assist supplémentaires.

Pour les clients des forfaits Essentials et Starter AI, l’activation attribue une licence et réduit d’une unité le nombre de licences disponibles. Si aucune licence n’est disponible, l’activation entraîne automatiquement l’achat d’une licence supplémentaire.

Pendant un essai, tous les utilisateurs ont accès au service. Les Admin peuvent cliquer sur Activer pour ouvrir la page d’achat du module complémentaire.

Attribution groupée aux utilisateurs

1. Dans chaque vignette de module complémentaire, saisissez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer des licences.
2. Cliquez sur Confirmer pour effectuer l’attribution.
   • Si le nombre d’utilisateurs ajoutés dépasse celui des licences disponibles, des licences supplémentaires seront automatiquement achetées.

Pour les clients du forfait Professional, cette action active AI Assist pour les utilisateurs sélectionnés. Il n’est pas possible d’acheter des licences AI Assist supplémentaires.

Pour les clients des forfaits Essentials et Starter AI, si le nombre d’utilisateurs sélectionnés dépasse celui des licences disponibles, des licences supplémentaires seront automatiquement achetées.

Pendant un essai, tous les utilisateurs ont accès au service. Les Admin peuvent cliquer sur Activer pour acheter le module complémentaire.

Modules complémentaires et types de provisionnement

Si vous supprimez un utilisateur, toute licence AI Assist, AI Assist Pro ou WhatsApp qui lui est attribuée reste sur votre compte et figurera toujours sur votre prochaine facture mensuelle.

Les modules complémentaires au niveau du compte (Analytics+, Packs d’appels étendus) sont toujours associés à la licence avec laquelle ils ont été créés. Lorsqu’une licence utilisateur Flex est créée, une licence de module complémentaire correspondante est créée en même temps, soit une paire pour chaque module complémentaire dont vous disposez.

Ce qu’il advient de cette association dépend du type de licence dont disposait l’utilisateur supprimé :

• Licence utilisateur Flex : seule la licence de module complémentaire associée à cette licence utilisateur Flex est supprimée à la fin du cycle de facturation en cours, en même temps que la licence utilisateur Flex elle-même. Vos autres licences de modules complémentaires au niveau du compte ne sont pas affectées.
• Licence utilisateur standard : vos licences de modules complémentaires au niveau du compte restent sur votre compte et continuent d’apparaître sur votre facture.

Facturation consolidée

Pour les clients facturés mensuellement

Après la facture rectificative initiale :

• Les futurs frais liés aux modules complémentaires provisionnés sont regroupés sur votre facture mensuelle habituelle.
• Vous recevrez une facture unique couvrant votre forfait de base, votre consommation et tous les modules complémentaires provisionnés.
• Les frais du module complémentaire seront facturés chaque mois.

Pour les clients facturés annuellement

Après la facture rectificative initiale (qui couvre la période allant jusqu’à la fin de votre cycle de facturation annuel en cours) :

• Vous ne verrez pas ces frais réapparaître sur vos factures mensuelles de consommation.

Exemple de scénario de facturation (client facturé mensuellement)

Si votre cycle de facturation commence le 10 de chaque mois et que vous achetez un module complémentaire WhatsApp le 11 juin 2025 :

• Facture rectificative : vous recevrez immédiatement une facture distincte couvrant la période du 11 juin 2025 au 9 juillet 2025.
• Facture consolidée : à compter du 10 juillet 2025, les frais du module complémentaire WhatsApp (prix de l’intégration système et consommation de messages) apparaîtront sur votre facture habituelle, puis chaque mois.

Engagement concernant les modules complémentaires provisionnés

Une fois qu’un module complémentaire provisionné est ajouté à votre compte, il ne peut pas être supprimé pendant la période d’engagement de votre forfait en cours. Le module complémentaire est soumis aux mêmes conditions d’engagement que votre forfait principal.

Important: :

Si vous souhaitez supprimer un module complémentaire, veuillez contacter notre équipe de réussite client. Il est essentiel de comprendre que l’équipe de réussite client peut refuser votre demande de suppression d’un module complémentaire en fonction des conditions de votre contrat actuel. Les modules complémentaires étant souvent liés à des engagements d’abonnement spécifiques, nous pourrions ne pas être en mesure de supprimer les frais avant la fin du cycle de facturation applicable.

Comment identifier les frais des modules complémentaires provisionnés sur votre facture

Une fois la facturation consolidée, les modules complémentaires provisionnés apparaissent comme des postes distincts sur votre facture. La facture rectificative initiale détaillera le module complémentaire nouvellement acheté et ses frais calculés au prorata.

Vous trouverez ces postes dans la section Utilisateurs et numéros, sous l’intitulé intégration de WhatsApp dans Aircall ou Aircall AI, selon le module complémentaire.

• Exemple : AI Assist était auparavant inclus dans le coût des utilisateurs supplémentaires. Les frais apparaîtront désormais séparément pour plus de transparence.

Conseil: :
Comme il s’agit d’un module complémentaire provisionné, une ligne distincte lui sera consacrée sur votre facture. Ce changement clarifie la facturation sans modifier le montant total dû.

Frais de consommation de WhatsApp

En plus du prix fixe de l’intégration système, le module complémentaire WhatsApp entraîne des frais basés sur la consommation. Chaque message distribué vous sera facturé, le tarif variant en fonction du pays du destinataire et de la catégorie du message.

En revanche, AI Assist entraîne uniquement des frais d’intégration système et aucuns frais basés sur la consommation.

Pour en savoir plus sur la facturation de WhatsApp dans Aircall, notamment sur l’application des frais de Meta et la manière dont Aircall facture l’utilisation, consultez Intégration de WhatsApp dans Aircall : tarifs d’utilisation.

Comment suivre la consommation de WhatsApp

Étapes :

1. Connectez-vous à votre tableau de bord Aircall (utilisateur disposant des autorisations de Propriétaire) > Nom de l’entreprise 
2. Accédez à l’onglet Statistiques > Vue d’ensemble
3. Choisissez une plage de dates.
4. Sélectionnez l’onglet Messages et consultez les Messages WhatsApp – Appels sortants.

FAQ

Pourquoi est-ce que je reçois une facture rectificative distincte pour les nouveaux modules complémentaires provisionnés ?
Parce que l’achat a lieu en dehors de votre cycle de facturation actuel. La facture rectificative couvre les frais calculés au prorata jusqu’au début de votre prochaine période de facturation habituelle.

Si je suis facturé annuellement, les modules complémentaires provisionnés apparaîtront-ils sur ma facture mensuelle ?
Non. Les clients facturés annuellement verront uniquement les modules complémentaires provisionnés sur leur facture rectificative, qui couvre le reste de leur cycle de facturation annuel.

Puis-je supprimer un module complémentaire provisionné (AI Assist, AI Assist Pro et WhatsApp) après l’avoir acheté ?
Non. Les modules complémentaires sont liés à la période d’engagement de votre forfait. Pour discuter de leur suppression, contactez notre équipe de réussite client. 

Le provisionnement est-il disponible pour tous les modules complémentaires Aircall ?
Non. Actuellement, le provisionnement s’applique uniquement à AI Assist, AI Assist Pro et WhatsApp, qui doivent être attribués manuellement aux utilisateurs.

Comment les frais de consommation de WhatsApp sont-ils facturés ?
WhatsApp comprend des frais de consommation basés sur les messages, qui varient selon le pays et le type de message et sont facturés en plus du prix de l’intégration système. Ils apparaissent sur vos factures mensuelles habituelles.

Que se passe-t-il si un utilisateur auquel un module complémentaire a été provisionné quitte l’entreprise ?
Si un utilisateur est supprimé du compte, le module complémentaire sous contrat et provisionné qui lui était précédemment associé pourra être réattribué à un autre utilisateur.