Cómo usar tu integración con Jobber

Una vez configurada la integración Aircall–Jobber, esta registra automáticamente la actividad en Jobber y muestra información relevante del cliente en Aircall Workspace. Este artículo explica cómo funciona la integración en el uso diario.

Para consultar los pasos de instalación y configuración, consulta Cómo instalar y configurar la integración de Jobber.

Tarjeta de información de la persona que llama

Cuando recibes una llamada entrante, Aircall Workspace muestra una tarjeta de información de la persona que llama para los clientes reconocidos de Jobber.

De forma predeterminada, la tarjeta incluye:

• Nombre del cliente
• Dirección de correo electrónico
• Nombre de la empresa
• Un enlace para ver el perfil completo del cliente en Jobber 

Si activas la tarjeta de información personalizada en la configuración de tu integración, puedes mostrar en su lugar hasta cinco campos adicionales de tu elección.

Registro de llamadas y mensajes

Una vez que la integración está activa y hay al menos un número conectado, Aircall registra automáticamente la actividad de llamadas y mensajes en el registro del cliente correspondiente de Jobber.

Registro de llamadas

Para cada llamada, se registran los siguientes datos:

• Dirección de la llamada (entrante, saliente o perdida)
• Números de la persona que llama y de la persona llamada
• Nombre y correo electrónico del agente que gestionó la llamada
• Enlaces a la Grabación de llamadas y a los mensajes del buzón de voz
• Notas y Etiquetas añadidas durante la llamada
• Detalles de la asignación y transferencia de la llamada, incluidos los nombres de los agentes y los números externos para las transferencias externas

Registro de mensajes

Para los mensajes, se registran los siguientes datos:

• Dirección del mensaje (enviado o recibido)
• Números del remitente y del destinatario
• Contenido del mensaje
• Archivos multimedia enviados o recibidos mediante MMS o WhatsApp

La actividad se registra como una nota interna o una nueva solicitud en el registro del cliente de Jobber, según tu configuración.

Si no se encuentra ningún cliente coincidente, la integración sigue tu configuración de creación de contactos para determinar si debe crear un cliente nuevo.

Nota: Al buscar una coincidencia en Jobber, la integración comprueba tanto los registros directos de clientes como los contactos asociados a un cliente. La actividad se registra en el cliente coincidente.

Registro de transcripciones e Insights de IA

Si tienes AI Assist o AI Assist Pro y has activado el registro de Insights de IA, los siguientes datos se añaden a Jobber después de cada llamada:

• Transcripción de la llamada
• Resumen de la llamada
• Temas clave (también se pueden registrar como etiquetas)
• Acciones (también se pueden registrar como tareas abiertas)
• Sentimiento de la llamada

Puedes controlar qué Insights se registran y cómo aparecen desde la configuración del registro de entidades de IA en la configuración de tu integración.

Importante: Si tu cuenta no incluye AI Assist ni AI Assist Pro, el registro de Insights de IA no estará disponible y las transcripciones no se registrarán en Jobber.

Creación de contactos

Cuando una llamada o un mensaje se asocia a un número que no existe en Jobber, la integración puede crear automáticamente un nuevo registro de cliente si esta opción está activada.

Los clientes nuevos se crean con:

• Nombre predeterminado: «Nuevo cliente de Aircall»
• El número de teléfono de la persona que llama

Puedes actualizar los datos del cliente directamente en Jobber después de crearlo.

La creación de contactos se aplica tanto a las llamadas y mensajes entrantes como salientes.

Sincronización de contactos

Cuando la sincronización de contactos está activada, los registros de clientes de Jobber se sincronizan con tu sistema telefónico de Aircall. Esto permite que los contactos aparezcan durante las llamadas entrantes y salientes.

La integración sincroniza:

• Nombre del contacto
• Número de teléfono

Cualquier actualización realizada en Jobber se refleja automáticamente en Aircall. Para obtener más información, consulta Sincronizar los contactos de tu integración con Aircall.

Registro de llamadas de AI Voice Agent

La integración Aircall - Jobber permite registrar tanto las Llamadas entrantes como las Llamadas salientes gestionadas por AI Voice Agent. 

Al utilizar el agente de voz, las llamadas entrantes o salientes pueden seguir dos rutas posibles:

• Solo agente de voz: el agente de voz gestiona por completo la llamada entrante o saliente sin transferirla.
• Agente de voz → usuario de Aircall: el agente de voz transfiere la llamada entrante o saliente a un usuario humano de Aircall, o la llamada saliente se transfiere externamente. 

En ambos casos, las llamadas se registran en Jobber como llamadas entrantes o salientes gestionadas para garantizar informes precisos y visibilidad.

Nota: El registro de llamadas de AI Voice Agent debe estar habilitado en la Configuración de Jobber para que se registre cualquiera de las situaciones que se indican a continuación. Asegúrate de que AI Voice Agent se haya añadido a un Smartflow antes de habilitar esta opción.

Solo agente de voz (llamadas entrantes y salientes) 

Para las llamadas gestionadas por completo por el agente de voz:

• Las llamadas se registran como llamadas entrantes o salientes gestionadas por AIVA
• El registro muestra inmediatamente con claridad que la llamada fue gestionada por el agente de voz.
• Las notas del agente de voz se incluyen y se distinguen fácilmente de otras notas.

Nota: Si una llamada saliente no recibe respuesta, se registrará únicamente como una llamada gestionada por el agente de voz.

Agente de voz transferido a un agente humano

Cuando una llamada entrante o saliente se transfiere del agente de voz a un usuario humano de Aircall, o una llamada saliente se transfiere externamente, el registro depende de si la transferencia se responde o se pierde en el caso de las llamadas entrantes, y de si se responde en el caso de las salientes. 

Transferencia respondida (llamadas entrantes y salientes) 

Si el agente responde a la llamada transferida, esta se registra como una llamada entrante o saliente respondida. Para ofrecer mayor claridad en los informes:

• El título incluye tanto el agente de voz como el nombre del número del usuario humano de Aircall.
• Las Notas tanto del usuario como del agente de voz se registran
• Las Etiquetas indican que fue una llamada del agente de voz, junto con las etiquetas del usuario.

Llamada entrante: transferencia perdida

Si el agente no responde a la llamada entrante transferida, esta se registra como una llamada perdida, pero sigue marcada como una transferencia del agente de voz. El registro incluirá:

• Un título que muestra que la llamada fue transferida por el agente de voz.
• Notas del agente de voz.
• La grabación de la llamada.
• Etiquetas que muestran que fue una llamada del agente de voz.

Llamada entrante: transferencia perdida al buzón de voz

Cuando el agente no responde a una llamada entrante transferida y la persona que llama deja un mensaje en el buzón de voz, Aircall la registra como un mensaje del buzón de voz y mantiene su estado de transferencia del agente de voz en el registro de llamadas.

Qué aparece en el registro de llamadas

El registro de una transferencia perdida que acaba en el buzón de voz incluye:

• Título que indica que la llamada acabó en el buzón de voz después de que el agente de voz la escalara
• Notas añadidas por el agente de voz
• Grabación del mensaje del buzón de voz de la persona que llamó
• Etiquetas que muestran que fue una llamada del agente de voz

Llamada saliente: transferencia sin respuesta 

Si una llamada saliente de AI Voice Agent se transfiere a un usuario humano o equipo de Aircall y no recibe respuesta, se registrará como una llamada saliente sin respuesta, incluidos los datos del agente de voz y del usuario/equipo.

El registro incluirá:

• Un título que muestra que la llamada fue transferida por el agente de voz, así como el nombre del número del usuario de Aircall o el nombre del equipo. 
• Notas del agente de voz.
• La grabación de la llamada.
• Etiquetas que muestran que fue una llamada del agente de voz.

Llamada saliente: transferencia externa 

Cuando una llamada saliente de AI Voice Agent se transfiere externamente, se registra como una llamada saliente transferida a un número externo y muestra el nombre del agente de voz y el número externo.

El registro incluirá:

• Un título que muestra que el agente de voz transfirió externamente la llamada, junto con el número externo.
• Notas del agente de voz.
• La grabación de la llamada.
• Etiquetas que muestran que fue una llamada del agente de voz.

Desinstalar o desconectar la integración

Eliminar de Aircall

Al eliminar la integración desde el Panel de control de Aircall, se desconecta de tu cuenta de Jobber. Jobber mostrará entonces una opción para volver a conectarla.

Desconectar de Jobber

Si desconectas la Aplicación Aircall desde Jobber, la integración pasa automáticamente a estar inactiva en Aircall. Aparecerá un mensaje en la configuración de la integración. Para volver a utilizarla, reinstala la integración.

Reinstalar con la misma cuenta de Jobber

Jobber solo permite una conexión activa por cuenta. Si vuelves a instalar la integración con las mismas credenciales de Jobber, la integración anterior se desactiva automáticamente. Durante la instalación se muestra una advertencia, y la integración desactivada muestra un mensaje en su configuración.