WhatsApp in Aircall einrichten

In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie Ihre Aircall Rufnummern mit WhatsApp für Nachrichten verbinden. Nach der Verbindung kann Ihr Team WhatsApp-Nachrichten direkt in Aircall Workspace und in Smartphone-Apps senden und empfangen.

Achtung: Um WhatsApp in Aircall zu Ihrem Abonnement hinzuzufügen, melden Sie sich bitte im Aircall Dashboard an.

Überblick über die Einrichtungsschritte

Um WhatsApp in Aircall zu verwenden, muss Ihr Unternehmen die folgenden drei Schritte abschließen:

1. Sicherstellen, dass ein verifiziertes Meta Business Portfolio vorhanden ist
2. Das WhatsApp in Aircall Add-on kaufen und Lizenzen Nutzern zuweisen, die Zugriff benötigen
3. Aircall Rufnummern mit WhatsApp verbinden

Schritt 1: Ihr Meta Business Portfolio vorbereiten

Bevor Sie Ihre Rufnummern verbinden, muss Ihr Unternehmen über ein Meta Business Portfolio verfügen.

Ihr Meta Business Portfolio verifizieren oder erstellen

• Die meisten Unternehmen haben bereits ein Meta Business Portfolio. Prüfen Sie vor dem Erstellen eines neuen Kontos, ob bereits eines vorhanden ist.
• Wenn Sie unsicher sind, wenden Sie sich an Ihr Marketing-Team, um zu prüfen, ob bereits eines existiert.
• Wenn Ihr Unternehmen kein Meta Business Portfolio hat, erstellen Sie eines anhand der Einrichtungsanweisungen von Meta.

Tipp: Greifen Sie mit einem bestehenden Facebook-Konto auf Ihr Meta Business Portfolio zu, um das Risiko zu verringern, von Meta markiert oder blockiert zu werden. Wenn Sie ein neues Business-Konto erstellen, fügen Sie Administratoren schrittweise hinzu, um mögliche Einschränkungen zu vermeiden.

Ihr Unternehmen bei Meta verifizieren

Wenn Ihr Unternehmen noch nicht verifiziert ist, folgen Sie den Verifizierungsanweisungen von Meta.
Die Verifizierung kann zwischen 10 Minuten und 14 Werktagen dauern. Meta benachrichtigt Sie, sobald die Prüfung abgeschlossen ist.

Schritt 2: WhatsApp für Ihr Aircall-Konto aktivieren

• Option 1: Dem Self-Service-Ablauf in Ihrem Aircall Dashboard folgen

• Option 2: Kontaktieren Sie unser Customer Account Management-Team, um das WhatsApp in Aircall Add-on zu kaufen, falls diese Option für Sie nicht im Self-Service verfügbar ist.

Schritt 3: Aircall Rufnummern mit WhatsApp verbinden

Achtung: Stellen Sie vor dem Fortfahren Folgendes sicher:
1. Alle oben genannten Voraussetzungen sind erfüllt.
2. Der Aircall Admin, der die Einrichtung durchführt, ist in einem separaten Browser-Tab als Admin im Meta Business-Konto des Unternehmens angemeldet (nicht in einem persönlichen Facebook-Konto).
3. Führen Sie diese Einrichtung an einem Desktop- oder Laptop-Computer durch. Smartphones und Tablets werden für den Ablauf der Rufnummernverbindung nicht unterstützt, auch nicht bei Verwendung der Desktop-Version eines Browsers auf diesen Geräten.

Diese Schritte stellen eine korrekte Verbindung zwischen Ihrer Aircall Rufnummer und dem Meta-Konto Ihres Unternehmens sicher.

Ihre erste Rufnummer verbinden

Schritte:

1. Sobald Meta Ihr Unternehmen verifiziert hat, gehen Sie im Aircall Dashboard zur Registerkarte Rufnummern.
2. Wählen Sie die erste Rufnummer aus, die Sie mit WhatsApp verbinden möchten.

3. Klicken Sie bei dieser Rufnummer auf die Integrationsregisterkarte und starten Sie den eingebetteten Ablauf, um sie mit WhatsApp zu verbinden. 

   

4. Folgen Sie im angezeigten Meta-Modul den Anweisungen, um Berechtigungen zu erteilen.
   • Stellen Sie sicher, dass das richtige Meta Business Portfolio ausgewählt ist.

Achtung: Mit einem Aircall-Konto kann nur ein Meta Business Portfolio verbunden werden. Das ausgewählte Profil gilt für alle mit WhatsApp in Aircall verknüpften Rufnummern.

5. Wählen Sie unter Create or Select a WhatsApp Business Profile die Option Create a new WhatsApp Business Profile und klicken Sie auf Next.

6. Geben Sie Ihren WhatsApp Business-Anzeigenamen ein (für Kunden sichtbar) und wählen Sie eine Kategorie, die Ihr Unternehmen am besten beschreibt.

7. Klicken Sie auf Add a new number und geben Sie die genaue Aircall Rufnummer ein, die Sie registrieren.

Achtung: Geben Sie nur die Rufnummer ein, für die Sie gerade den eingebetteten Registrierungsablauf durchführen.

8. Wählen Sie zur Verifizierung Phone call.

Hinweis: Eine Verifizierung per SMS wird nicht unterstützt. Meta versucht nur eine begrenzte Anzahl an Anrufen. Wenn mehrere Anrufe verpasst werden, können sich weitere Verifizierungsversuche verzögern.

So stellen Sie sicher, dass Sie den Verifizierungsanruf erhalten:

• Bestätigen Sie, dass die Aircall Rufnummer derzeit Anrufe empfangen kann (d. h. sie liegt innerhalb der Geschäftszeiten).
• Stellen Sie sicher, dass Sie oder jemand in Ihrem Team dem Anruf zugewiesen ist, um ihn anzunehmen und den Verifizierungscode zu notieren.

9. Wenn der Anruf eingeht, nehmen Sie ihn an und notieren Sie den von Meta übermittelten Verifizierungscode.
10. Geben Sie den Code ein und folgen Sie den Anweisungen, um die Einrichtung abzuschließen.

11. Klicken Sie auf Finish, um den Vorgang abzuschließen.

Sie werden zurück zur Registerkarte Funktionen geleitet, wo für die Rufnummer der Status Ausstehende Genehmigung angezeigt wird.

Hinweis: In der Regel wechselt der Verbindungsstatus Ihrer Rufnummer innerhalb von 30 Minuten zu *Online*. Der Anzeigename kann einige Tage brauchen, bis er erscheint. Während dieser Zeit ist die Funktionalität von WhatsApp in Aircall eingeschränkt.

Sobald alles vollständig genehmigt ist, wird der Validierungsstatus als Online angezeigt, zusammen mit Ihrer Anfragenbegrenzung.

Zusätzliche Rufnummern verbinden

So verbinden Sie nach der ersten weitere Rufnummern:

Schritte:

1. Wählen Sie auf der Registerkarte Rufnummern eine weitere Rufnummer zur Verbindung aus.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Funktionen und starten Sie den eingebetteten Ablauf.
3. Folgen Sie denselben Anweisungen wie zuvor, beachten Sie jedoch Folgendes:
   • WhatsApp Business Account (WABA): Verwenden Sie denselben wieder, den Sie für die erste Rufnummer erstellt haben. Jedem Aircall-Konto kann nur ein WABA zugeordnet sein.
   • WhatsApp Business Profile: Erstellen Sie für jede verbundene Rufnummer ein neues Profil.

Nach der Verbindung wird auf der Seite Rufnummern im Aircall Dashboard bei den Rufnummern ein WhatsApp-Symbol angezeigt. Sie können auch nach WhatsApp-fähigen Rufnummern filtern.

Wenn der Verbindungsstatus einer Rufnummer Online ist, können Agenten WhatsApp in Aircall-Anwendungen verwenden.

Ausführliche Hinweise zur Nutzung finden Sie unter Using WhatsApp in Aircall.

Nutzerzugriff und Berechtigungen verwalten

Hinweis: Dieser Abschnitt gilt nicht während der Beta-Phase.

So steuern Sie, welche Nutzer auf WhatsApp in Aircall zugreifen können:

Schritte:

1. Gehen Sie im Aircall Dashboard zur Registerkarte Nutzer.
2. Weisen Sie Nutzern, die Nachrichtenzugriff benötigen, eine WhatsApp in Aircall Add-on-Lizenz zu.

Achtung: Nur Nutzer mit einer WhatsApp in Aircall Add-on-Lizenz können WhatsApp-Nachrichten senden.

3. Fügen Sie lizenzierte Nutzer zur Rufweiterleitung für die verbundenen WhatsApp-Rufnummern hinzu.

Achtung: Nur Nutzer, die verbundenen Rufnummern hinzugefügt wurden, können in Aircall WhatsApp-Nachrichten senden.
Nur Admins können Rufnummern verbinden und Geschäftskonten in Meta verwalten.

Compliance

Ausführliche Informationen zur Compliance finden Sie unter WhatsApp in Aircall – Compliance.