WhatsApp in Aircall einrichten

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Ihre Aircall-Rufnummern für den Nachrichtenaustausch mit WhatsApp verbinden. Nach der Verbindung kann Ihr Team WhatsApp-Nachrichten direkt über Aircall Workspace und mobile Apps senden und empfangen.

Achtung: Um WhatsApp in Aircall zu Ihrem Abonnement hinzuzufügen, melden Sie sich beim Aircall Dashboard an.

Übersicht über die Einrichtungsschritte

Um WhatsApp in Aircall zu nutzen, muss Ihr Unternehmen die folgenden drei Schritte ausführen:

1. Sicherstellen, dass ein verifiziertes Meta Business Portfolio vorhanden ist
2. Das Add-on WhatsApp in Aircall erwerben und Nutzern, die Zugriff benötigen, Lizenzen zuweisen
3. Aircall-Rufnummern mit WhatsApp verbinden

Schritt 1: Meta Business Portfolio vorbereiten

Bevor Sie Ihre Rufnummern verbinden, muss Ihr Unternehmen über ein Meta Business Portfolio verfügen.

Meta Business Portfolio verifizieren oder erstellen

• Die meisten Unternehmen verfügen bereits über ein Meta Business Portfolio. Prüfen Sie, ob bereits eines vorhanden ist, bevor Sie einen neuen Account erstellen.
• Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an Ihr Marketingteam, um zu prüfen, ob eines vorhanden ist.
• Wenn Ihr Unternehmen kein Meta Business Portfolio besitzt, erstellen Sie eines gemäß den Einrichtungsanweisungen von Meta.

Tipp: Greifen Sie über einen bestehenden Facebook-Account auf Ihr Meta Business Portfolio zu, um das Risiko zu verringern, von Meta markiert oder gesperrt zu werden. Fügen Sie beim Erstellen eines neuen Business-Accounts schrittweise Administratoren hinzu, um mögliche Einschränkungen zu vermeiden.

Unternehmen bei Meta verifizieren

Wenn Ihr Unternehmen noch nicht verifiziert ist, befolgen Sie die Verifizierungsanweisungen von Meta.
Die Verifizierung kann zwischen 10 Minuten und 14 Geschäftstagen dauern. Meta benachrichtigt Sie, sobald die Prüfung abgeschlossen ist.

Schritt 2: WhatsApp für Ihren Aircall-Account aktivieren

• Option 1: Den Self-Service-Ablauf in Ihrem Aircall Dashboard nutzen

• Option 2: Wenden Sie sich an unser Customer-Account-Management-Team, um das Add-on WhatsApp in Aircall zu erwerben, falls diese Option für Sie nicht als Self-Service verfügbar ist.

Schritt 3: Aircall-Rufnummern mit WhatsApp verbinden

Achtung: Stellen Sie vor dem Fortfahren Folgendes sicher:
1. Alle oben genannten erforderlichen Schritte sind abgeschlossen.
2. Der Aircall-Admin, der die Einrichtung durchführt, ist in einem separaten Browser-Tab als Admin beim Meta Business-Account des Unternehmens angemeldet (nicht bei einem persönlichen Facebook-Account).
3. Führen Sie diese Einrichtung auf einem Desktop- oder Laptop-Computer durch. Smartphones und Tablets werden beim Verbindungsablauf für Rufnummern nicht unterstützt. Dies gilt auch, wenn auf diesen Geräten die Desktop-Version eines Browsers verwendet wird.

Diese Schritte gewährleisten eine ordnungsgemäße Verbindung zwischen Ihrer Aircall-Rufnummer und dem Meta-Account Ihres Unternehmens.

Erste Rufnummer verbinden

Schritte:

1. Nachdem Meta Ihr Unternehmen verifiziert hat, öffnen Sie im Aircall Dashboard den Tab Rufnummern.
2. Wählen Sie die erste Rufnummer aus, die Sie mit WhatsApp verbinden möchten.
3. Klicken Sie innerhalb dieser Rufnummer auf den Tab „Integration“ und starten Sie den eingebetteten Ablauf, um sie mit WhatsApp zu verbinden. 
4. Prüfen Sie im geöffneten Modul die von Aircall angeforderten Berechtigungen und klicken Sie auf Weiter.
5. Geben Sie die genaue Aircall-Rufnummer einschließlich der Landesvorwahl ein, die Sie registrieren, und klicken Sie dann auf Weiter.

6. Ändern Sie auf dem Bildschirm Telefonnummer verifizieren die Verifizierungsmethode von Textnachricht zu Telefonanruf.

Hinweis: Meta bietet möglicherweise standardmäßig eine Textnachricht als Verifizierungsmethode an. Wählen Sie stattdessen jedoch Telefonanruf. Die Verifizierung per Textnachricht wird für Aircall-Rufnummern nicht unterstützt. Außerdem führt Meta nur eine begrenzte Anzahl von Anrufversuchen durch. Wenn Sie mehrere verpassen, kann dies weitere Versuche verzögern.

So stellen Sie sicher, dass Sie den Verifizierungsanruf erhalten:

• Vergewissern Sie sich, dass die Aircall-Rufnummer derzeit Anrufe empfangen kann (d. h., dass der Anruf innerhalb der Geschäftszeiten erfolgt).
• Stellen Sie sicher, dass Sie oder eine Person aus Ihrem Team dem Anruf zugewiesen sind, um ihn anzunehmen und den Verifizierungscode zu notieren.

7. Nehmen Sie den Anruf an und notieren Sie den von Meta genannten Verifizierungscode. Geben Sie den Code ein und klicken Sie auf Weiter.

Achtung: Der während des Telefonanrufs übermittelte Code wird nur einmal wiederholt. Halten Sie sich daher bereit, ihn zu notieren.

8. Wählen Sie auf dem Bildschirm Business-Assets auswählen, die mit Aircall Integration geteilt werden sollen Ihr Meta Business Portfolio aus der Liste der vorhandenen Portfolios aus oder erstellen Sie bei Bedarf ein neues. Wenn Sie noch keines besitzen, wählen Sie im Dropdown-Menü Neues Meta Business Portfolio erstellen aus. Meta führt Sie dann im Pop-up schrittweise durch die Erstellung.

Achtung: Mit einem Aircall-Account kann nur ein Meta Business Portfolio verbunden werden. Das ausgewählte Portfolio gilt für alle mit WhatsApp in Aircall verknüpften Rufnummern.

9. Wählen Sie einen WhatsApp Business Account aus: Wählen Sie einen bestehenden aus oder wählen Sie WhatsApp Business Account erstellen, um unter diesem Portfolio einen einzurichten.

Hinweis: Wenn Sie einen neuen WhatsApp Business Account erstellen, fordert Meta Sie direkt im Pop-up schrittweise zur Eingabe der erforderlichen Angaben auf.

10. Klicken Sie auf Weiter, überprüfen Sie, welche Daten Sie mit Aircall Integration teilen, und klicken Sie auf Bestätigen.
11. Eine Meldung bestätigt, dass Ihr Account verbunden ist und Ihr Unternehmen auf Konformität geprüft wird. Klicken Sie auf Abschließen.

Sie werden zurück zum Tab Integrationen der Rufnummer geleitet. Dort wird im Bereich WhatsApp in Aircall der Prüfstatus Ihres Accounts angezeigt, zum Beispiel Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt, während Meta die Konformitätsprüfung durchführt.

Hinweis: Normalerweise ändert sich der Verbindungsstatus Ihrer Rufnummer innerhalb von 30 Minuten zu *Online*. Es kann einige Tage dauern, bis der Anzeigename erscheint. Während dieser Zeit ist die Funktionalität von WhatsApp in Aircall eingeschränkt.

Nach der vollständigen Genehmigung wird der Validierungsstatus zusammen mit Ihrer Anfragenbegrenzung als Online angezeigt.

Eine detailliertere Übersicht der Prüfung, einschließlich der Überprüfung der Handelsrichtlinien und der Genehmigung des Anzeigenamens, finden Sie unter Meta Business Manager > WhatsApp Manager im Bereich Accountübersicht oder Rufnummern.

Weitere Rufnummern verbinden

So verbinden Sie nach Ihrer ersten Rufnummer weitere Rufnummern:

Schritte:

1. Wählen Sie im Tab Rufnummern eine weitere Rufnummer aus, die Sie verbinden möchten.
2. Öffnen Sie den Tab Integrationen und klicken Sie auf WhatsApp aktivieren.
3. Folgen Sie denselben Anweisungen wie zuvor. Wählen Sie jedoch auf dem Bildschirm Unternehmensressourcen auswählen, die mit Aircall Integration geteilt werden sollen dasselbe Meta Business Portfolio und denselben WhatsApp Business Account aus, die Sie für Ihre erste Rufnummer verwendet haben.

Achtung: Erstellen Sie beim Verbinden weiterer Rufnummern kein neues Meta Business Portfolio und keinen neuen WhatsApp Business Account. Alle Rufnummern im selben Aircall Account müssen dasselbe Portfolio und dieselbe WABA verwenden.

Nach dem Verbinden wird für die Rufnummern auf der Seite „Rufnummern“ des Aircall Dashboards in der Spalte WhatsApp-Symbol ein WhatsApp-Symbol angezeigt. Sie können außerdem nach WhatsApp-fähigen Rufnummern filtern.

Wenn der Verbindungsstatus einer Rufnummer Online lautet, können Agenten WhatsApp in Aircall in den Apps verwenden.

Eine detaillierte Anleitung zur Nutzung finden Sie unter WhatsApp in Aircall verwenden.

Nutzerzugriff und Berechtigungen verwalten

Hinweis: Dieser Abschnitt gilt nicht während der Betaphase.

So legen Sie fest, welche Nutzer auf WhatsApp in Aircall zugreifen können:

Schritte:

1. Öffnen Sie im Aircall Dashboard den Tab Nutzer.
2. Weisen Sie Nutzern, die Zugriff auf Nachrichten benötigen, eine WhatsApp in Aircall Add-on-Lizenz zu.

Achtung: Nur Nutzer mit einer WhatsApp in Aircall Add-on-Lizenz können WhatsApp-Nachrichten senden.

3. Fügen Sie lizenzierte Nutzer der Rufweiterleitung für die verbundenen WhatsApp-Rufnummern hinzu.

Achtung: Nur Nutzer, die verbundenen Rufnummern hinzugefügt wurden, können in Aircall WhatsApp-Nachrichten senden.
Nur Admins können Rufnummern verbinden und Business Accounts in Meta verwalten.

Konformität

Ausführliche Informationen zur Konformität finden Sie unter WhatsApp in Aircall – Konformität.