Come configurare l'Integrazione HubSpot

Una volta che la tua Integrazione HubSpot è stata installata correttamente, puoi configurare le impostazioni direttamente dal Dashboard Aircall. Dopo l'installazione verrai reindirizzato a queste impostazioni, ma potrai tornarvi in qualsiasi momento accedendo a Dashboard Aircall > Integrazioni e API e facendo clic sulla tua Integrazione HubSpot.

Stato dell'integrazione e Numeri connessi

Puoi attivare o disattivare l'integrazione in qualsiasi momento.

Quando l'integrazione è inattiva, il Registro chiamate e le altre funzionalità correlate vengono sospesi, ma l'integrazione rimane installata. In questo modo puoi interrompere temporaneamente la sincronizzazione dei dati senza disinstallare l'integrazione.

Importante: Le chiamate effettuate mentre l'integrazione è inattiva non verranno registrate retroattivamente dopo la riattivazione.

Puoi anche aggiungere o rimuovere Numeri connessi all'integrazione:

• Le chiamate provenienti dai Numeri connessi verranno registrate in HubSpot in base alle tue impostazioni.
• Le chiamate provenienti dai Numeri non connessi non verranno registrate.

Per maggiori informazioni su come aggiungere Numeri, consulta il nostro articolo Assegnare il tuo Numero di telefono all'integrazione.

Impostazioni dell'esito della chiamata

Per ogni chiamata, l'integrazione crea un'attività di chiamata (interazione) in HubSpot e applica il relativo esito della chiamata. Puoi configurarlo nella pagina delle Impostazioni dell'Integrazione HubSpot nel tuo Dashboard Aircall.

I possibili esiti sono i seguenti:

Nota: Gli esiti personalizzati non sono supportati nelle impostazioni standard dell'esito della chiamata. Usa i Tag Aircall per acquisire ulteriori dettagli sui risultati delle chiamate.
Per maggiori informazioni, consulta il nostro articolo: Report HubSpot con i Tag.

Mappatura degli esiti personalizzati

La Sezione degli esiti personalizzati consente di mappare dinamicamente i Tag Aircall agli esiti delle chiamate di HubSpot, inclusi quelli standard e personalizzati.

Le opzioni di mappatura mostrano tutti i Tag Aircall e gli esiti delle chiamate di HubSpot disponibili. Poiché questo elenco è dinamico, qualsiasi modifica in HubSpot, come l'aggiunta, la modifica o l'eliminazione degli esiti delle chiamate, aggiornerà automaticamente le opzioni disponibili nel tuo Dashboard Aircall.

Per creare una regola di mappatura, fai clic su Aggiungi regola per l'esito per scegliere un Tag dall'elenco predefinito e mapparlo a un esito della chiamata di HubSpot, che avrà la precedenza sulle impostazioni dell'esito della chiamata.

Esempio:
Se l'esito predefinito di HubSpot per una chiamata in uscita con risposta è Connessa, ma mappi il Tag Chiamata negativa a Nessuna risposta, tutte le chiamate in uscita con risposta contrassegnate con il Tag Chiamata negativa verranno registrate in HubSpot con l'esito Nessuna risposta. Per ogni attività di chiamata o interazione è possibile un solo esito.

Come funziona la logica di mappatura

• Se un Tag non è mappato a un esito della chiamata di HubSpot, verrà applicato l'esito predefinito della Sezione relativa all'esito della chiamata.

• Se un Tag mappato viene rimosso dalla chiamata e non rimangono altri Tag mappati, verrà applicato l'esito predefinito.

• Se una chiamata include più Tag mappati che rimandano a esiti diversi, verrà applicato l'esito predefinito.

Importante:
• Quando un Tag mappato viene aggiunto durante una chiamata attiva, l'esito mappato comparirà in HubSpot solo al termine della chiamata.
• L'eliminazione di una mappatura non aggiorna retroattivamente le attività di chiamata registrate in precedenza in HubSpot.
• Se un Tag mappato viene eliminato in Aircall, comparirà come «Tag eliminato» nell'elenco delle mappature e tutti gli esiti registrati in precedenza in HubSpot rimarranno invariati.
• Quando un esito personalizzato mappato viene eliminato da HubSpot, rimarrà attivo per due ore nel Registro delle chiamate di Aircall per tutte le chiamate che utilizzano quel Tag. Dopo due ore, non verrà più utilizzato e verrà rimosso immediatamente dalle Impostazioni del Dashboard Aircall per impedirne una nuova mappatura.

Creazione dei ticket

In questa Sezione puoi scegliere se le chiamate e i messaggi SMS di Aircall devono creare o aggiornare i ticket di HubSpot.

Passaggi:

1. Seleziona la pipeline dei ticket HubSpot in cui registrare le chiamate e i messaggi SMS.
2. Scegli se:
   • Creare un nuovo ticket
   • Aggiornare un ticket esistente
   • Non fare nulla
3. Se crei o aggiorni ticket, seleziona la fase della pipeline in cui verranno visualizzati i nuovi ticket.
4. Configura le preferenze per ogni tipo di comunicazione:
   • Chiamata in uscita con risposta
   • Chiamata in uscita senza risposta
   • Chiamata in entrata con risposta
   • Chiamata persa senza segreteria telefonica
   • Chiamata persa con segreteria
   • SMS in uscita
   • SMS in entrata

Se una pipeline o fase selezionata viene eliminata in HubSpot, verrà visualizzato un avviso e i Tipi di chiamata interessati torneranno automaticamente all'opzione Non creare un ticket.

Impostazioni generali

Nella Sezione Impostazioni generali puoi definire nel dettaglio come Aircall sincronizza i dati delle chiamate e degli SMS con HubSpot, nonché la modalità di gestione dei contatti e della proprietà.

Opzioni disponibili:

• Scegli se Aircall deve registrare le attività di chiamata e SMS in HubSpot solo durante l'Orario lavorativo di ciascun Numero o per Tutte le chiamate, incluse quelle ricevute o effettuate Al di fuori dell'orario lavorativo.

• Decidi se Aircall deve creare automaticamente nuovi contatti HubSpot quando vengono effettuate o ricevute chiamate da Numeri non ancora salvati in HubSpot.

  Importante: Per maggiori dettagli sull'impatto della disattivazione della creazione dei contatti sulla registrazione delle chiamate e dei ticket, consulta Come funziona l'Integrazione HubSpot.

• Abilita l'opzione per creare e sincronizzare i contatti da HubSpot ad Aircall. Quando è attiva, tutti i contatti HubSpot salvati con un Numero di telefono verranno creati in Aircall e mantenuti automaticamente aggiornati.

• Definisci chi deve essere assegnato come Proprietario di un'attività di chiamata o di un contatto appena creato quando non viene trovato alcun proprietario. È possibile impostare Nessuno o qualsiasi Utente HubSpot presente nel tuo Il mio conto.

• Rinomina l'Integrazione HubSpot nel Dashboard di Aircall per identificarla più facilmente. Questa opzione è particolarmente utile se la tua organizzazione gestisce più Integrazioni HubSpot.

• Scegli quali elementi generati dall'IA includere nella nota della chiamata HubSpot tramite Seleziona gli artefatti IA da registrare. Gli elementi disponibili includono Elementi da eseguire, Sentiment, rapporto di conversazione e Scheda di valutazione.
• Scegli quali informazioni generali sulla chiamata includere nella nota della chiamata HubSpot tramite Seleziona le informazioni generali da registrare. Gli elementi disponibili includono l'identificazione della richiamata, la selezione IVR, il tempo di attesa, il motivo della Chiamata persa e le informazioni sul trasferimento esterno.

Disattivazione/Disinstallazione

Se devi smettere di utilizzare l'integrazione, hai due opzioni:

1. Disattivala selezionando "Inattiva" nella pagina delle Impostazioni. Questa opzione è ideale per gli Utenti che desiderano salvare le proprie Impostazioni per poter riattivare l'integrazione in un secondo momento. Per ulteriori informazioni sulla disattivazione delle Integrazioni, consulta Disattivazione dell'integrazione.

2. Elimina completamente l'integrazione. Rimuovila definitivamente selezionando Elimina questa integrazione nella parte inferiore della Sezione Generale.

Nota: La disattivazione o l'eliminazione dell'integrazione non rimuove da HubSpot i dati Aircall esistenti.
Se il tuo Il mio conto Aircall viene eliminato, le attività di chiamata precedenti rimarranno visibili in HubSpot, ma le registrazioni delle chiamate non saranno più accessibili.

Puoi anche disinstallare l'App Aircall direttamente da HubSpot nella sezione App collegate. Per le istruzioni complete, consulta la guida di HubSpot sulla gestione delle App collegate.