Comment fonctionne l'intégration HubSpot ?

Synchronisation des contacts

Grâce à l'intégration HubSpot, vous pouvez synchroniser automatiquement vos contacts enregistrés dans HubSpot avec votre application téléphonique Aircall afin que lorsque vous passez des appels, le nom/autres informations de votre contact soient automatiquement affichés !

Pour que la synchronisation des contacts fonctionne correctement, assurez-vous d'enregistrer tous les numéros dans HubSpot au format E164 (+15555555555).

La synchronisation des contacts avec HubSpot fonctionnera si un numéro correctement formaté (E164) est trouvé dans la propriété Numéro de téléphone ou Numéro de téléphone mobile du contact HubSpot. Veuillez noter que la synchronisation des contacts pour les numéros de téléphone mobile ne se produit que s'il existe également un numéro de téléphone correctement formaté.

Lorsqu'un contact est trouvé dans HubSpot et que la synchronisation des contacts est activée dans les paramètres du tableau de bord, le numéro de téléphone, le numéro de téléphone portable, la photo, l'e-mail, le prénom et le nom, l'e-mail 1 et l'e-mail 2 seront tous ajoutés au contact dans Aircall. De plus, un lien directement vers le contact HubSpot sera fourni dans ce contact Aircall !

Pour les contacts synchronisés, vous pouvez les mettre à jour selon vos besoins directement dans HubSpot en suivant le lien Modifier dans HubSpot :

Veuillez noter que si le contact est supprimé de HubSpot, le contact Aircall restera enregistré.

REMARQUE : Si Contact Sync est désactivé, les liens vers les journaux d'appels HubSpot ne seront pas visibles sur l'écran après l'appel ou dans les détails de l'appel une fois l'appel terminé. Comme Contact Sync n'est actuellement pas disponible sur les appareils iOS, ces liens ne sont pas visibles sur notre application iOS pour le moment.

⚠️ Veuillez noter : la fonctionnalité Contact Sync ne fonctionne qu'avec les contacts dans Hubspot. Cela ne fonctionnera pas avec les enregistrements de l'entreprise.

Cartes Insight

Pour chaque appel dans lequel un contact est déjà enregistré dans HubSpot, ou lorsqu'un nouveau contact doit être créé dans HubSpot pour des numéros qui ne sont pas déjà enregistrés, une carte d'informations s'affichera dans votre application téléphonique Aircall avec les informations pertinentes ! Ces informations incluraient :

• « Titre » : prénom et nom s'ils sont enregistrés dans HubSpot, avec un lien direct vers cette page de contact.

• « Société » : nom de la société associée au numéro dans HubSpot.

• « Email » : Email du contact.

• « Propriétaire » : Le propriétaire du contact. S'il existe un utilisateur Aircall avec une adresse e-mail correspondante, le nom, l'icône et l'état de disponibilité actuel de l'utilisateur Aircall seront affichés.

• « Dernier contacté » : date à laquelle le contact a été contacté pour la dernière fois, au format MM/JJ/AAAA.

⚠️ Attention : L'association des appels vers les entreprises via le Contact est réalisée par HubSpot.

Pour chaque appel au cours duquel une entreprise est enregistrée dans HubSpot avec un numéro appelant/appelé, et aucun contact n'existe dans HubSpot, les informations appropriées sur l'entreprise seront affichées :

• « Titre » : nom de l'entreprise enregistré dans HubSpot, avec un lien direct vers cette page d'entreprise.

• « Propriétaire » : Le propriétaire de la société. S'il existe un utilisateur Aircall avec une adresse e-mail correspondante, le nom, l'icône et l'état de disponibilité actuel de l'utilisateur Aircall seront affichés.

• « Dernier contacté » : date à laquelle la société a été contactée pour la dernière fois, au format MM/JJ/AAAA.

Pour chaque appel dans lequel un contact ou une entreprise dans HubSpot est associé à une transaction et que la transaction n'est pas clôturée, les informations appropriées sur la transaction seront affichées :

• « Titre » : nom de la transaction enregistré dans HubSpot, avec un lien direct vers cette page de transaction.

• « Montant » : la devise/montant associé à la transaction.

• « Étape » : l'étape de la transaction dans HubSpot.

• « Pipeline » : le nom du Deal Pipeline dans HubSpot.

⚠️ Attention : L'association des appels aux deals via le contact est réalisée par HubSpot.

Pour chaque appel au cours duquel un ticket est associé à un contact ou une entreprise enregistré dans HubSpot, les informations appropriées sur le ticket seront affichées :

• « Titre » : nom du ticket enregistré dans HubSpot, avec un lien directement vers cette page du ticket.

• « Stage » : l'étape du ticket dans HubSpot.

• « Pipeline » : le nom du Ticket Pipeline dans HubSpot.

• « Propriétaire » : Le propriétaire du billet. S'il existe un utilisateur Aircall avec une adresse e-mail correspondante, le nom, l'icône et l'état de disponibilité actuel de l'utilisateur Aircall seront affichés.

Journalisation des appels vers des contacts/entreprises existants

Tous les appels vers et depuis un numéro de téléphone ou de téléphone mobile associé à un contact ou une entreprise dans HubSpot seront enregistrés en tant qu'activité sur cet objet Contact ou Entreprise !

Aircall recherche d'abord les contacts, puis les entreprises.

Si un contact Aircall créé manuellement avec le numéro appelant/appelé possède une adresse e-mail enregistrée qui correspond à l'adresse e-mail d'un contact enregistré dans HubSpot, alors les appels seront associés à ce contact dans HubSpot. Dans le cas où aucun contact Aircall avec une adresse e-mail n'existe pour le numéro, ou si aucune adresse e-mail correspondante n'est trouvée pour un contact dans HubSpot, Aircall recherchera un numéro correspondant dans HubSpot. Si un contact est trouvé dans HubSpot avec un numéro dans le champ Numéro de téléphone ou Numéro de téléphone mobile, dans un format valide (veuillez consulter la section Formats de numéro pris en charge par HubSpot au bas de cet article pour une liste des formats pris en charge), l'appel sera associé à ce contact.

Si à ce stade aucun contact n'est trouvé, Aircall recherchera une entreprise avec un numéro de téléphone correspondant. S’il en trouve un, l’appel sera directement envoyé à cette société.

⚠️ Remarque : si vous avez deux contacts ou deux entreprises enregistrées avec le même numéro, Aircall se connectera au contact ou à l'entreprise trouvé en premier lors de la recherche dans HubSpot. Il s'agit généralement du contact ou de l'entreprise qui a été mis à jour le plus récemment.

Journalisation des appels vers un nouveau contact

Si aucun contact dans HubSpot ne correspond à l'e-mail d'un contact Aircall enregistré ou au numéro qui appelle/est appelé, aucune entreprise avec un numéro de téléphone correspondant n'est trouvée et vos paramètres dans le tableau de bord sont tels que vous souhaitez qu'un nouveau contact soit créé dans HubSpot, à ce stade, il sera créé.

Le nouveau contact sera créé avec les informations suivantes :

• Prénom = Numéro de téléphone dans E164

• Nom = « Nouveau contact Aircall »

• Champ Numéro de téléphone principal = Numéro de téléphone dans E164

• Propriétaire : en fonction de votre paramètres d'intégration

Journaux d'appels - Champ et informations

Chaque appel sera enregistré en fonction de vos paramètres d'intégration. Les appels seront créés en tant qu'engagements HubSpot (considérés comme « Activité d'appel » dans l'enregistrement dans votre propre HubSpot) et seront attribués selon la logique suivante :

1. L'appel entrant reçoit une réponse :
   Si l'utilisateur qui répond a le même e-mail dans HubSpot et Aircall, il est sélectionné comme propriétaire de l'activité d'appel.
   Si les e-mails ne correspondent pas, l'appel est défini comme appartenant à l'utilisateur HubSpot qui est le propriétaire du contact/de l'entreprise. Si le contact/l'entreprise n'a pas de propriétaire, l'appel est défini comme appartenant en fonction de votre paramètres d'intégration .

2. L'appel entrant ne reçoit pas de réponse :
   Si un appel est manqué sur une ligne avec un seul utilisateur, qui a le même e-mail dans HubSpot et Aircall, cet utilisateur sera défini comme propriétaire de l'engagement d'appel. Si l'utilisateur n'a pas le même email, le propriétaire sera défini comme étant le propriétaire du contact/de l'entreprise. Si l'appel est manqué sur une ligne qui compte plusieurs utilisateurs, ou une ou plusieurs équipes, l'activité d'appel sera également définie comme appartenant au contact/propriétaire de l'entreprise.
   Dans le cas où un engagement d'appel doit être défini pour appartenir au contact/propriétaire de l'entreprise comme ci-dessus, mais qu'il n'y a pas de contact/propriétaire de l'entreprise, l'engagement d'appel est défini pour appartenir en fonction de votre paramètres d'intégration .

3. Appel sortant :
   Si l'utilisateur qui effectue l'appel a la même adresse e-mail dans HubSpot et Aircall, il est sélectionné comme propriétaire.
   Si les e-mails ne correspondent pas, l'appel est défini comme appartenant à l'utilisateur HubSpot qui est le propriétaire du contact/de l'entreprise. Si le contact/l'entreprise n'a pas de propriétaire, l'appel est défini comme appartenant en fonction de votre paramètres d'intégration .

4. Appels transférés :
   Dans le cas où un appel entrant ou sortant est transféré à un autre utilisateur Aircall avec une adresse e-mail correspondante dans HubSpot, le propriétaire du l'engagement est défini sur l'utilisateur vers lequel l'appel a été transféré, qu'il réponde ou non.

Chaque Engagement sera défini avec Type d'engagement = Appel et aura les métadonnées suivantes :

⚠️ Veuillez noter que les appels sortants qui se connectent à une messagerie vocale seront considérés comme connectés/réponsés. Pour plus d'informations, veuillez consulter : Dépannage : les appels envoyés vers la messagerie vocale sont marqués comme connectés dans HubSpot

De plus, la durée totale passée dans l'appel (à l'exclusion de tout temps d'attente de l'appelant pour les appels entrants) sera affichée dans le champ Durée de l'appel. Cette heure est répertoriée au format : hh:mm:ss. Si un appel ne reçoit pas de réponse, la durée sera indiquée comme 0 seconde.

Informations supplémentaires enregistrées dans les engagements d'appel

1. Si l'appel comporte un enregistrement ou une messagerie vocale, le corps de l'engagement est mis à jour avec les informations suivantes :
   • Enregistrement : cette valeur « (Enregistrement) » est ajoutée au corps de l'engagement en tant que lien vers l'enregistrement audio.
   • Messagerie vocale : cette valeur « (Messagerie vocale) » est ajoutée au corps de l'engagement en tant que lien vers l'audio de la messagerie vocale.
2. Si l'appel est transféré, le corps de l'engagement est mis à jour avec les informations suivantes :
   • Transfert réussi : la phrase « Appel transféré avec succès du nom de l'agent Aircall A au nom de l'agent Aircall B » est ajoutée dans la description de l'engagement
   • Transfert infructueux/sans réponse : phrase « Tentative de transfert d'appel du nom de l'agent Aircall A vers le nom de l'agent Aircall B »
3. Si l'appel est attribué à un autre utilisateur dans Aircall, le corps de l'engagement sera mis à jour pour inclure : "Appel attribué au nom de l'agent Aircall B par le nom de l'agent Aircall A"
4. Si des notes sont laissées lors de l'appel dans Aircall, que ce soit pendant l'appel ou ultérieurement, le corps de l'engagement sera mis à jour pour inclure : "Le nom de l'agent Aircall a ajouté un nouveau commentaire : [Contenu de la note]"
5. Si des tags sont attribués à l'appel dans Aircall, soit pendant l'appel, soit ultérieurement, le corps de l'engagement sera mis à jour pour inclure : "'Tags :' tag_name_1 ; tag_name_2 ». Chaque balise supplémentaire ajoutée ultérieurement sera ajoutée à cette liste.
6. Si l'administrateur a activé Automatisation de la clôture des tâches , et si une tâche a été fermée après cet appel, alors l'engagement d'appel sera mis à jour avec les informations « (Tâche fermée) » qui seront un lien vers la tâche qui a été fermée.
7. Si le module complémentaire Aircall AI est activé pour ce compte, alors s'il existe un résumé de l'appel et des sujets clés associés à cet appel :
   • Le résumé de l'appel sera ajouté au corps de l'engagement d'appel précédé de la vignette « Résumé de l'appel ». Si le résumé est trop long, un lien sera ajouté à la place.
   • Les sujets clés générés pour cet appel seront ajoutés dans le corps de l'engagement précédés du titre « Sujets clés » et séparés par des points-virgules.

Veuillez noter que si aucun contact/entreprise n'existe déjà et que vous avez configuré l'intégration pour ne pas créer de nouveau contact, l'appel sera toujours enregistré, mais uniquement visible. dans les tableaux de bord d'activité de HubSpot. Ils seront connectés avec les informations suivantes :

• « Nom du propriétaire a enregistré un appel avec un enregistrement supprimé ou inconnu »

• « Date à heure »

• "Résultat de l'appel : [Sélectionné en fonction de vos paramètres d'intégration]"

• « < Entrant ou sortant > < répondu, sans réponse ou manqué > appel via Nom du numéro de téléphone Aircall répondu par Nom de l'agent Aircall - Numéro de téléphone du contact de rappel [écrit en E164] (Enregistrement)"

Création de tickets

Si vous avez activé la création de tickets dans vos paramètres d'intégration, chaque appel créera un ticket, associé au contact ou à l'entreprise, en fonction de ces paramètres. Le ticket sera créé avec les informations suivantes :

• Type de pipeline de tickets : sélectionné en fonction de la valeur dans les paramètres d'intégration

• Étape du ticket : basée sur la valeur dans les paramètres d'intégration

• Nom du billet = Numéro de téléphone dans E164 « Nouveau billet Aircall »

• Date d'ouverture depuis : Date de création / date d'appel

• Date de création : Date d'appel

• Source : Téléphone

• Propriétaire : (le propriétaire du contact sera défini de la même manière qu'un engagement d'appel, comme décrit ci-dessus)

Veuillez noter que si vous avez configuré l'intégration pour ne pas créer de nouveau contact/entreprise, les tickets ne seront pas créés pour les appels vers/depuis des numéros qui ne sont pas déjà enregistrés dans un contact. /Entreprise.

Appel depuis HubSpot

Lorsque vous utilisez HubSpot, vous pouvez facilement ajouter les numéros que vous devez composer à votre application Aircall en utilisant la fonctionnalité Click-to-Dial via notre Extensions de navigateur .

Actuellement, la fonctionnalité Click to Dial ne fonctionne pas si vous utilisez l'application mobile HubSpot.

Formats numériques pris en charge par HubSpot

Lors de l'ajout d'un numéro de téléphone dans HubSpot, vous aurez la possibilité d'appliquer le formatage des nombres ou de supprimer le formatage des nombres.

Si le formatage du numéro est appliqué, votre numéro sera automatiquement formaté par HubSpot dans un format standard basé sur le code pays du numéro. Ces formats automatiques seront pris en charge par l'intégration HubSpot d'Aircall.

Si le formatage est supprimé, vous pourrez saisir le numéro dans le format de votre choix. Dans ce cas, pour garantir le bon fonctionnement de l'intégration, assurez-vous de saisir le numéro dans l'un des formats numériques pris en charge répertoriés ci-dessous :

Tous les pays

• Original : 33176360695

• Nationale : 01 76 36 06 95

• E164 : +33176360695

• International : +33 1 76 36 06 95

• IDD : 0033176360695

France

• 0176360695

• 01.76.36.06.95

• 01-76-36-06-95

Allemagne

• 0694/076620

• 694076620

• 0694076620

• 069 407 6620

• +49694 076620

Grande-Bretagne

• (2087) 653 456

• 02087653456

• (20876) 53456

• (2087 65) 3456

Grèce

• +30 2375 077000

États-Unis

• 415-438-0247

• 415 438 0247

• 4154380247

• +1 415-438-0247

Espagne

• 911233281

• 911 233 281

• +34 911 233 281

Brésil

• 11 4680-3559

• 11 46803559

• 11-4680-3559

• 11-46803559

• 11 46801-3559

• 11 468013559

• 11-46801-3559

• 11-468013559

• +55 11 4680-3559

Singapour

• +65 6789 2196

Canada

• 416-438-0247

• 416 438 0247

• 4164380247