Comment configurer l’intégration HubSpot

Une fois votre intégration HubSpot installée avec succès installée, vous pouvez configurer vos paramètres directement depuis le tableau de bord Aircall. Vous serez redirigé vers ces paramètres après l’installation, mais vous pouvez y revenir à tout moment en allant dans Tableau de bord Aircall > Intégrations & API et en cliquant sur votre intégration HubSpot.

Statut de l’intégration et numéros connectés

Vous pouvez activer ou désactiver votre intégration à tout moment.

Lorsque l’intégration est inactive, la journalisation des appels et les autres fonctionnalités associées seront suspendues, mais l’intégration restera installée. Cela vous permet d’arrêter temporairement la synchronisation des données sans désinstaller l’intégration.

Important: :
Les appels passés pendant que l’intégration est inactive ne seront pas enregistrés rétroactivement une fois réactivée.

Vous pouvez également ajouter ou supprimer des numéros connectés à l’intégration :

• Les appels des numéros connectés seront enregistrés dans HubSpot selon vos paramètres.
• Les appels des numéros non connectés ne seront pas enregistrés.

Pour plus d’informations sur la façon d’ajouter des numéros, veuillez consulter notre article Attribuer votre numéro de téléphone à votre intégration.

Paramètres de résultat d’appel

Pour chaque appel, l’intégration crée une activité d’appel (engagement) dans HubSpot et applique le résultat d’appel pertinent. Vous pouvez configurer cela dans la page des paramètres d’intégration HubSpot, dans votre tableau de bord Aircall.

Les résultats possibles sont les suivants :

REMARQUE :  
Les résultats personnalisés ne sont pas pris en charge dans les paramètres standards de résultat d’appel. Utilisez les **Tags Aircall** pour capturer des détails supplémentaires sur les résultats d’appel.  
Pour plus d’informations, consultez notre article : Rapports HubSpot avec tags.

Correspondance des résultats personnalisés

La section Résultat personnalisé vous permet de mapper dynamiquement les Tags Aircall aux résultats d’appel HubSpot, y compris les résultats standards et personnalisés.

Les options de correspondance affichent tous les Tags Aircall disponibles et les résultats d’appel HubSpot. Comme cette liste est dynamique, toute modification dans HubSpot (comme l’ajout, la modification ou la suppression de résultats d’appel) mettra automatiquement à jour les options disponibles dans votre tableau de bord Aircall.

Pour créer une règle de correspondance, cliquez sur Ajouter une règle de résultat pour choisir un tag dans la liste prédéfinie et le mapper à un résultat d’appel HubSpot, ce qui remplacera les paramètres du Résultat d’appel.

Exemple :
Si le résultat HubSpot par défaut pour un appel sortant répondu est Connecté, mais que vous mappez le tag Mauvais appel à Pas de réponse, alors tout appel sortant répondu tagué Mauvais appel sera enregistré dans HubSpot avec le résultat Pas de réponse. Un seul résultat est possible par activité d’appel ou engagement.

Fonctionnement de la logique de correspondance

• Si un tag n’est pas mappé à un résultat d’appel HubSpot, le résultat par défaut de la section Résultat d’appel s’appliquera.

• Si un tag mappé est retiré de l’appel, et qu’aucun autre tag mappé ne reste, le résultat par défaut s’appliquera.

• Si un appel inclut plusieurs tags mappés pointant vers des résultats différents, le résultat par défaut s’appliquera.

Important: :

• Lorsqu’un tag mappé est ajouté pendant un appel actif, le résultat mappé apparaîtra dans HubSpot uniquement après la fin de l’appel.
• La suppression d’une correspondance ne met pas à jour rétroactivement les activités d’appel précédemment enregistrées dans HubSpot.
• Si un tag mappé est supprimé dans Aircall, il apparaîtra comme « Tag supprimé » dans votre liste de correspondance, et les résultats enregistrés précédemment dans HubSpot resteront inchangés.
• Lorsqu’un résultat personnalisé mappé est supprimé dans HubSpot, il restera actif pendant deux heures dans les journaux d’appels Aircall (pour tous les appels utilisant ce tag). Après deux heures, il ne sera plus utilisé et sera instantanément supprimé des paramètres du tableau de bord Aircall pour éviter toute nouvelle correspondance.

Création de ticket

Dans cette section, vous pouvez choisir si les appels et messages SMS Aircall doivent créer ou mettre à jour des tickets HubSpot.

Étapes :

1. Sélectionnez le pipeline de tickets HubSpot où les appels et SMS doivent être enregistrés.
2. Choisissez si vous souhaitez :
   • Créer un nouveau ticket
   • Mettre à jour un ticket existant
   • Ne rien faire
3. Si vous créez ou mettez à jour des tickets, sélectionnez la phase du pipeline où les nouveaux tickets apparaîtront.
4. Configurez vos préférences pour chaque type de communication :
   • Appel sortant répondu
   • Appel sortant non répondu
   • Appel entrant répondu
   • Appel manqué sans message vocal
   • Appel manqué avec message vocal
   • SMS sortant
   • SMS entrant

Si un pipeline ou une phase sélectionné est supprimé dans HubSpot, un avertissement apparaîtra et les types d’appels concernés reviendront automatiquement à Ne pas créer de ticket.

Paramètres généraux

Dans la section Paramètres généraux, vous pouvez affiner la façon dont Aircall synchronise les données d’appels et de SMS avec HubSpot, ainsi que la gestion des contacts et de la propriété.

Options disponibles :

• Choisissez si Aircall doit enregistrer l’activité d’appel et de SMS dans HubSpot uniquement pendant les heures d’ouverture de chaque numéro ou pour tous les appels, y compris ceux reçus ou passés en dehors des heures d’ouverture.

• Décidez si Aircall doit créer automatiquement de nouveaux contacts HubSpot lors d’appels passés ou reçus à partir de numéros non encore enregistrés dans HubSpot.

  Important: :
  Pour plus de détails sur l’impact de la désactivation de la création de contacts sur l’enregistrement des appels et des tickets, veuillez consulter Comment fonctionne l’intégration HubSpot.

• Activez l’option pour créer et synchroniser les contacts de HubSpot vers Aircall. Lorsqu’elle est active, tout contact HubSpot enregistré avec un numéro de téléphone sera créé dans Aircall et mis à jour automatiquement.

• Définissez qui doit être assigné en tant que propriétaire d’une activité d’appel ou d’un contact nouvellement créé lorsqu’aucun propriétaire n’est trouvé. Cela peut être défini sur Personne ou sur n’importe quel utilisateur HubSpot de votre compte.

• Renommez votre intégration HubSpot dans le tableau de bord Aircall pour la rendre plus facile à identifier — particulièrement utile si votre organisation gère plusieurs intégrations HubSpot.

Désactiver/Désinstaller

Vous avez deux options si vous devez arrêter d’utiliser l’intégration :

1. Désactivez-la en sélectionnant « Inactive » sur la page des paramètres. Cette option est idéale pour les utilisateurs qui souhaitent conserver leurs paramètres afin que l’intégration puisse être réactivée ultérieurement. Pour plus d’informations sur la désactivation des intégrations, veuillez consulter Désactivation de l’intégration.

2. Supprimez complètement l’intégration. Elle sera définitivement supprimée en sélectionnant Supprimer cette intégration en bas de la section Général.

REMARQUE :
Désactiver ou supprimer l’intégration ne supprime pas les données Aircall existantes de HubSpot.  
Si votre compte Aircall est supprimé, l’activité d’appel passée restera visible dans HubSpot, mais les enregistrements d’appels ne seront plus accessibles.

Vous pouvez également désinstaller l’application Aircall directement depuis HubSpot sous Applications connectées. Pour des instructions complètes, consultez le guide HubSpot sur la gestion des applications connectées.