Cómo funciona la integración con HubSpot

La integración con HubSpot conecta Aircall con tu cuenta de HubSpot, permitiendo la sincronización automática de contactos, registros de llamadas, tickets e información. Esta integración ayuda a los equipos a gestionar las interacciones con los clientes de manera fluida en ambas plataformas.

Sincronización de contactos

Con la integración de HubSpot, tus Contactos de HubSpot guardados se sincronizan automáticamente con la aplicación telefónica de Aircall. Esto asegura que cuando realices o recibas una llamada, el nombre y los detalles del contacto aparezcan al instante.

Requisitos para la sincronización de contactos

Para que la sincronización funcione correctamente, todos los números de teléfono en HubSpot deben guardarse en formato E.164 (por ejemplo, +15555555555). La sincronización de contactos ocurre cuando se guarda un número E.164 válido y no vacío en el campo Número de teléfono de un Contacto de HubSpot.

Importante: Los números de teléfono móvil solo se sincronizarán si también hay un campo Número de teléfono válido (no vacío) y correctamente formateado.

Cuando la sincronización de contactos está habilitada en tu panel de Aircall, se añaden los siguientes detalles a Aircall:

• Número de teléfono

• Número de teléfono móvil

• Foto

• Correo electrónico

• Nombre y apellido

• Correo electrónico 1 y correo electrónico 2

• Un enlace directo al Contacto de HubSpot

Puedes editar los contactos sincronizados directamente en HubSpot siguiendo el enlace Editar en HubSpot desde Aircall. Si un contacto se elimina en HubSpot, permanecerá guardado en Aircall.

Nota: Si la sincronización de contactos está desactivada, los enlaces a los registros de llamadas de HubSpot no serán visibles en la pantalla posterior a la llamada ni en los detalles de la llamada. La sincronización de contactos no es compatible actualmente con dispositivos iOS.

Importante: La sincronización de contactos solo funciona con Contactos de HubSpot y no con registros de Empresas.

Tarjetas de información

Por cada llamada vinculada a un Contacto, Empresa, Trato o Ticket de HubSpot, Aircall muestra una Tarjeta de información que contiene datos relevantes de HubSpot.

Cuando existe un Contacto en HubSpot

Los detalles mostrados incluyen:

• Título: Nombre y apellido si están guardados en HubSpot, con un enlace directo a esa página de Contacto.

• Empresa: Nombre de la Empresa asociada con el número en HubSpot.

• Correo electrónico: Dirección de correo electrónico del contacto.

• Propietario: El propietario del Contacto. Si existe un usuario de Aircall con un correo electrónico coincidente, se mostrará el nombre del usuario de Aircall, su icono y su estado de disponibilidad actual.

• Último contacto: La fecha en que se contactó por última vez al Contacto, con formato MM/DD/AAAA.

NOTA:
Las asociaciones llamada-Empresa son gestionadas directamente por HubSpot.

Cuando solo existe una Empresa en HubSpot

Para cada llamada en la que una Empresa esté guardada en HubSpot con un número que llama o es llamado, y no exista un contacto en HubSpot, se mostrará la información de la Empresa:

• Título: Nombre de la Empresa guardado en HubSpot con un enlace a la página de la Empresa en HubSpot.

• Propietario: Propietario de la Empresa. Si existe un usuario de Aircall con un correo electrónico coincidente, se mostrará el nombre del usuario de Aircall, su icono y su estado de disponibilidad actual.

• Último contacto: La fecha en que se contactó por última vez a la Empresa, con formato MM/DD/AAAA.

Cuando se asocia un Trato

Para cada llamada en la que un Contacto o Empresa en HubSpot esté asociado con un Trato, y el Trato no esté cerrado, se mostrará la información correspondiente del Trato:

• Título: Nombre del Trato guardado en HubSpot, con un enlace directo a esa página del Trato.

• Cantidad: Importe y moneda del Trato.

• Etapa: Etapa del Trato en HubSpot.

• Canalización: Nombre de la canalización del Trato en HubSpot.

Nota: Las asociaciones llamada-Trato son gestionadas por HubSpot.

Cuando se asocia un Ticket

Para cada llamada en la que se encuentre un Ticket asociado con un Contacto o Empresa guardados en HubSpot, se mostrará la información correspondiente del Ticket:

• Título: Nombre del Ticket guardado en HubSpot, con un enlace directo a esa página del Ticket.

• Etapa: La etapa del Ticket en HubSpot.

• Canalización: El nombre de la canalización del Ticket en HubSpot.

• Propietario: Propietario del Ticket (Si existe un usuario de Aircall con un correo electrónico coincidente, se mostrará el nombre del usuario de Aircall, su icono y su estado de disponibilidad actual.)

Registro de llamadas en registros existentes

Registro de llamadas en un contacto nuevo

Si ningún Contacto de HubSpot coincide con el correo electrónico del Contacto de Aircall o con el número que llama o es llamado, y no se encuentra ninguna Empresa con un número de teléfono coincidente, entonces (si la configuración de tu panel permite la creación de nuevos Contactos) se creará un nuevo Contacto en HubSpot.

El nuevo Contacto se creará con la siguiente información:

• Nombre: Número de teléfono (formato E.164).

• Apellido: “Aircall new contact”.

• Número de teléfono principal: Formato E.164.

• Propietario: Basado en la configuración de tu integración.

Registros de llamadas, campos e información

Cada llamada se registra en HubSpot según la configuración de tu integración. Las llamadas se crean como Compromisos de HubSpot (mostrados como Actividad de llamada en el registro) y se asignan según la siguiente lógica.

Lógica de propiedad de llamada

Llamada entrante (contestada)

• Si el usuario que responde tiene el mismo correo electrónico en HubSpot y Aircall, se le asigna como Propietario de la actividad de llamada.
• Si los correos electrónicos no coinciden, la propiedad se asigna al Propietario del Contacto o Empresa en HubSpot.
• Si no existe Propietario, la llamada se asigna según la configuración de integración.

Llamada entrante (no contestada)

• Si se pierde una llamada en una línea con un usuario que tiene el mismo correo electrónico en HubSpot y Aircall, ese usuario se establece como Propietario.
• Si el correo electrónico del usuario no coincide, o si la llamada perdida ocurre en una línea compartida por varios usuarios o equipos, la propiedad se asigna al Propietario del Contacto o Empresa.
• Si no hay Propietario de Contacto o Empresa, la propiedad se asigna según la configuración de integración.

Llamada saliente

• Si el usuario que realiza la llamada tiene el mismo correo electrónico en HubSpot y Aircall, se le asigna como Propietario.
• Si los correos electrónicos no coinciden, se asigna al Propietario del Contacto o Empresa.
• Si no existe Propietario, la propiedad se asigna según la configuración de integración.

Llamadas transferidas

• Si una llamada entrante o saliente se transfiere a otro usuario de Aircall cuyo correo electrónico coincide con su cuenta de HubSpot, ese usuario se convierte en el Propietario, incluso si no responde.

Metadatos del compromiso

Cada compromiso se establece con Tipo de compromiso = Llamada e incluye los siguientes detalles:

Importante: Las llamadas salientes que conectan con un buzón de voz se consideran conectadas o contestadas. Para más información, consulta Solución de problemas: Las llamadas que van al buzón de voz se marcan como conectadas en HubSpot.

El campo Duración de la llamada muestra el tiempo total empleado en la llamada (excluyendo cualquier tiempo de espera en llamadas entrantes) en el formato hh:mm:ss. Si la llamada no es contestada, la duración será de 0 segundos.

Información extra registrada en compromisos de llamada

Dependiendo de las acciones realizadas durante o después de una llamada, se añaden automáticamente detalles adicionales al cuerpo del compromiso en HubSpot.

Grabación o buzón de voz

• Grabación: Añadida como un enlace a la grabación de audio de la llamada.

• Buzón de voz: Añadido como un enlace al audio del buzón de voz.

Llamadas transferidas

• Transferencia exitosa: Añade “Llamada transferida con éxito del agente de Aircall A nombre al agente de Aircall B nombre.”

• Transferencia no exitosa o no contestada: Añade “Intento de transferencia de llamada del agente de Aircall A nombre al agente de Aircall B nombre.”

Llamadas asignadas

Si una llamada se reasigna a otro usuario de Aircall, el compromiso se actualiza con: “Llamada asignada al agente de Aircall B nombre por el agente de Aircall A nombre.”

Notas

Si se añaden notas en Aircall (durante o después de la llamada), el compromiso incluye: “El agente de Aircall nombre añadió un nuevo comentario: [contenido de la nota].”

Etiquetas

Si se aplican etiquetas en Aircall (durante o después de la llamada), el compromiso incluye: tag_name_1; tag_name_2. Cualquier etiqueta adicional añadida posteriormente se añade a esta lista.

Automatización de cierre de tareas

Si la Automatización de cierre de tareas está habilitada y se cierra una tarea después de la llamada, el compromiso se actualiza con:
“(Tarea cerrada)” seguido de un enlace a la tarea cerrada.

Complemento Aircall AI (si está habilitado)

Si el Complemento Aircall AI está activo y se genera un resumen de la llamada o temas clave:

• El resumen de la llamada se añade bajo el título Resumen de la llamada. Si el resumen es extenso, se proporciona un enlace en su lugar.

• Los temas clave se añaden bajo el título Temas clave y se separan por punto y coma.

Llamadas sin un registro coincidente

Si no existe un Contacto o Empresa en HubSpot y tu integración está configurada para no crear nuevos Contactos, la llamada aún se registra pero solo es visible en el Panel de actividad de HubSpot. Estas llamadas incluyen los siguientes detalles:

• "[Nombre del propietario] registró una llamada con un registro eliminado o desconocido".
• Fecha y hora.
• Resultado de la llamada, basado en la configuración de tu integración.
• "<llamada contestada, no contestada o perdida> a través del número de teléfono de Aircall contestada por [Agente de Aircall] – Devolver llamada al número de teléfono del contacto (formato E.164) (Grabación)”

Creación de tickets

Si la creación de tickets está habilitada, cada llamada genera un Ticket de HubSpot asociado con el Contacto o la Empresa.

Detalles del ticket

• Tipo de canalización: Basado en la configuración de integración.

• Etapa: Basado en la configuración de integración.

• Nombre del ticket: Número de teléfono en formato E.164 Aircall nuevo ticket.

• Fechas: Creado y abierto desde la fecha de la llamada.

• Fuente: Teléfono.

• Propietario: Determinado usando la misma lógica que la propiedad de la llamada

Nota: Si la creación de Contactos/Empresas nuevos está deshabilitada, no se crearán tickets para números desconocidos.

Marcación desde HubSpot

Usa Click-to-Dial mediante las extensiones de navegador de Aircall para realizar llamadas directamente desde HubSpot. Esta función transfiere automáticamente los números a tu aplicación Aircall para marcarlos.

Nota: Click-to-Dial no funciona actualmente en la aplicación móvil de HubSpot.

Formatos de número compatibles con HubSpot

Al agregar un número de teléfono en HubSpot, puedes aplicar formato al número o eliminar el formato.

• Aplicar formato al número: HubSpot formateará automáticamente el número a un estándar basado en el código de país del número. Estos formatos automáticos son compatibles con la integración de Aircall y HubSpot.

• Eliminar formato del número: Puedes ingresar el número en cualquier formato. Para asegurar que la integración funcione correctamente, introduce el número usando uno de los formatos compatibles listados a continuación.

Ejemplos específicos por país