¿Cómo funciona la integración de HubSpot?

Sincronización de contactos

Con la integración de HubSpot, puedes sincronizar automáticamente tus contactos guardados en HubSpot con tu aplicación de teléfono Aircall para que al realizar llamadas, el nombre u otra información de tu contacto se muestre automáticamente.

Para que la sincronización de contactos funcione correctamente, asegúrate de guardar todos los números en HubSpot con el formato E164 (+15555555555).

La sincronización de contactos con HubSpot funcionará si se encuentra un número con formato válido (E164) en la propiedad Número de teléfono o Número de teléfono móvil del contacto de HubSpot. Tenga en cuenta que la sincronización de contactos para números de teléfono móvil solo se produce si también hay un número de teléfono con formato válido.

Cuando se encuentra un contacto en HubSpot y la sincronización del contacto está habilitada en la configuración del panel, el número de teléfono, el número de teléfono móvil, la imagen, el correo electrónico, el nombre y apellido, el correo electrónico 1 y el correo electrónico. 2 se agregarán todos al contacto en Aircall. Además, se proporcionará un enlace directo al contacto de HubSpot en ese contacto de Aircall.

Para contactos sincronizados, puedes actualizarlos según sea necesario directamente en HubSpot siguiendo el enlace Editar en HubSpot:

Ten en cuenta que si el contacto se elimina de HubSpot, el contacto de Aircall permanecerá guardado.

NOTA: Si la sincronización de contactos está desactivada, los enlaces a los registros de llamadas de HubSpot no serán visibles en la pantalla posterior a la llamada ni en los detalles de la llamada una vez finalizada. Como Contact Sync no está disponible actualmente en dispositivos iOS, estos enlaces no están visibles en nuestra aplicación iOS en este momento.

⚠️ Nota: la función Sincronización de contactos solo funciona con contactos en Hubspot. No funcionará con los registros de la empresa.

Tarjetas de conocimiento

Para cada llamada en la que un contacto ya esté guardado en HubSpot, o cuando se configure un nuevo contacto para crear en HubSpot para números que aún no están guardados, se mostrará una tarjeta de información en ¡Tu aplicación de teléfono Aircall con la información relevante! Esta información incluiría:

• “Título”: nombre y apellido si se guardan en HubSpot, con un enlace directo a esa página de contacto.

• “Empresa”: Nombre de la Empresa asociada al número en HubSpot.

• “Email”: Correo electrónico de contacto.

• “Propietario”: El propietario del contacto. Si existe un usuario de Aircall con un correo electrónico coincidente, se mostrará el nombre, el icono y el estado de disponibilidad actual del usuario de Aircall.

• “Último contacto”: la fecha en la que se contactó por última vez al contacto, con el formato MM/DD/AAAA.

⚠️ Nota: HubSpot realiza la asociación de llamadas a empresas a través del contacto.

Para cada llamada en la que se guarda una empresa en HubSpot con un número llamando o siendo llamado, y no existe ningún contacto en HubSpot, se mostrará la información adecuada de la empresa:

• “Título”: nombre de la empresa guardado en HubSpot, con un enlace directo a esa página de la empresa.

• “Propietario”: El propietario de la empresa. Si existe un usuario de Aircall con un correo electrónico coincidente, se mostrará el nombre, el icono y el estado de disponibilidad actual del usuario de Aircall.

• “Último contacto”: la fecha en la que se contactó por última vez a la empresa, con el formato MM/DD/AAAA.

Para cada llamada en la que un contacto o empresa en HubSpot esté asociado con una oferta y la oferta no esté cerrada, se mostrará la información adecuada de la oferta:

• “Título”: nombre de la oferta guardado en HubSpot, con un enlace directo a esa página de la oferta.

• “Monto”: la moneda/monto asociado con la oferta.

• “Etapa”: la etapa del acuerdo en HubSpot.

• “Pipeline”: el nombre del Deal Pipeline en HubSpot.

⚠️ Nota: HubSpot realiza la asociación de llamadas a ofertas a través del contacto.

Para cada llamada en la que se encuentre un Ticket asociado con un Contacto o Empresa guardado en HubSpot, se mostrará la información del Ticket correspondiente:

• “Título”: nombre del ticket guardado en HubSpot, con un enlace directo a esa página del ticket.

• “Etapa”: La etapa del Ticket en HubSpot.

• “Pipeline”: el nombre del Ticket Pipeline en HubSpot.

• “Propietario”: El propietario del billete. Si existe un usuario de Aircall con un correo electrónico coincidente, se mostrará el nombre, el icono y el estado de disponibilidad actual del usuario de Aircall.

Registro de llamadas a contactos/empresas existentes

Todas las llamadas hacia y desde un teléfono o número de teléfono móvil asociado con un contacto o empresa en HubSpot se registrarán como una actividad en ese objeto de contacto o empresa!

Aircall primero busca contactos y luego busca empresas.

Si un contacto de Aircall creado manualmente con el número que llama o recibe una llamada tiene un correo electrónico guardado que coincide con el correo electrónico de un contacto guardado en HubSpot, las llamadas se asociarán con ese contacto en HubSpot. En el caso de que no exista ningún contacto de Aircall con un correo electrónico para el número, o no se encuentre un correo electrónico coincidente para un contacto en HubSpot, Aircall buscará un número coincidente dentro de HubSpot. Si se encuentra un contacto en HubSpot con un número en el campo Número de teléfono o Número de teléfono móvil, en un formato válido (consulte la sección Formatos de números admitidos por HubSpot al final de este artículo para obtener una lista de formatos admitidos), la llamada se asociará a ese contacto.

Si en este momento no se encuentra ningún contacto, Aircall buscará una empresa con un número de teléfono coincidente. Si se encuentra uno, la llamada se registrará directamente en esa empresa.

⚠️ Nota: si tienes dos contactos o dos empresas guardadas con el mismo número, Aircall iniciará sesión en el contacto o empresa que se encuentre primero al buscar en HubSpot. Por lo general, este sería el contacto o la empresa que se actualizó más recientemente.

Registro de llamadas a un nuevo contacto

Si ningún contacto en HubSpot coincide con el correo electrónico de un contacto de Aircall guardado o con el número que llama o recibe la llamada, no se encuentra ninguna empresa con un número de teléfono coincidente y tu configuración en el panel es tal que Quieres que se cree un nuevo contacto en HubSpot, en este punto se creará.

El nuevo contacto se creará con la siguiente información:

• Nombre = Número de teléfono en E164

• Apellido = “Nuevo contacto de Aircall”

• Campo de número de teléfono principal = Número de teléfono en E164

• Propietario: según su configuración de integración

Registros de llamadas: campo e información

Cada llamada se registrará según su configuración de integración. Las llamadas se crearán como interacciones de HubSpot (se ven como "Actividad de llamadas" en el registro dentro de tu propio HubSpot) y se asignarán según la siguiente lógica:

1. Se responde la llamada entrante:
   Si el usuario que responde tiene el mismo correo electrónico tanto en HubSpot como en Aircall, se le selecciona como propietario de la actividad de la llamada.
   Si los correos electrónicos no coinciden, entonces la llamada será propiedad del usuario de HubSpot, que es el propietario del contacto/empresa. Si el contacto/empresa no tiene propietario, la llamada se configura como propiedad según su configuración de integración .

2. La llamada entrante no se responde:
   Si se pierde una llamada en una línea con un solo usuario, que tiene el mismo correo electrónico tanto en HubSpot como en Aircall, ese usuario se establecerá como el propietario de la interacción de llamada. Si el usuario no tiene el mismo correo electrónico, se establecerá que el Propietario será el propietario del Contacto/Empresa. Si la llamada se pierde en una línea que tiene varios usuarios, o uno o más equipos, la actividad de la llamada también será propiedad del contacto/propietario de la empresa.
   En el caso de que una interacción de llamada deba configurarse como propiedad del contacto/propietario de la empresa según lo anterior, pero no hay un contacto/propietario de la empresa, entonces la interacción de llamada se configura como propiedad según su configuración de integración .

3. Llamada saliente:
   Si el usuario que realiza la llamada tiene el mismo correo electrónico tanto en HubSpot como en Aircall, se le selecciona como propietario.
   Si los correos electrónicos no coinciden, entonces la llamada será propiedad del usuario de HubSpot, que es el propietario del contacto/empresa. Si el contacto/empresa no tiene propietario, la llamada se configura como propiedad según su configuración de integración .

4. Llamadas transferidas:
   En el caso de que una llamada entrante o saliente se transfiera a otro usuario de Aircall con un correo electrónico coincidente en HubSpot, el propietario de la El compromiso está configurado para ser el usuario al que se transfirió la llamada, independientemente de si responde.

Cada interacción se establecerá con tipo de interacción = llamada y tendrá los siguientes metadatos:

⚠️ Tenga en cuenta que las llamadas salientes que se conectan a un correo de voz se considerarán conectadas/respondidas. Para obtener más información, visita: Solución de problemas: las llamadas que van al correo de voz se marcan como conectadas en HubSpot

Además, el tiempo total transcurrido en la llamada (excluyendo el tiempo de espera de la persona que llama para las llamadas entrantes) se mostrará en el campo Duración de la llamada. Esta hora aparece en el formato: hh:mm:ss. Si no se responde una llamada, la duración aparecerá como 0 segundos.

Información adicional registrada en Interacciones de llamadas

1. Si la llamada tiene Grabación o Correo de Voz, el cuerpo del compromiso se actualiza con la siguiente información:
   • Grabación: este valor "(Grabación)" se agrega al cuerpo del compromiso como un enlace al audio de la grabación.
   • Correo de voz: este valor "(correo de voz)" se agrega al cuerpo del compromiso como un enlace al audio del correo de voz.
2. Si se transfiere la convocatoria, el cuerpo del compromiso se actualiza con la siguiente información:
   • Transferencia exitosa: la frase "Llamada transferida exitosamente del nombre del agente A de Aircall al nombre del agente B de Aircall" se agrega en la descripción del compromiso
   • Transferencia fallida/sin respuesta: la frase "Intento de transferencia de llamada del nombre del agente A de Aircall al nombre del agente B de Aircall"
3. Si la llamada se asigna a otro usuario en Aircall, el cuerpo de la interacción se actualizará para incluir: "Llamada asignada al nombre del agente B de Aircall por el nombre del agente A de Aircall"
4. Si se dejan notas en la llamada en Aircall, ya sea durante la llamada o en un momento posterior, el cuerpo del compromiso se actualizará para incluir: "El nombre del agente de Aircall agregó un nuevo comentario: [Contenido de la nota]"
5. Si se asignan etiquetas a la llamada en Aircall, ya sea durante la llamada o más adelante, el cuerpo de la interacción se actualizará para incluir: “'Etiquetas:' nombre_etiqueta_1; etiqueta_nombre_2”. Cada etiqueta adicional que se agregue más adelante se agregará a esta lista.
6. Si el administrador ha habilitado Automatización de cierre de tareas , y si una tarea se cerró después de esta llamada, la participación de la llamada se actualizará con la información "(Tarea cerrada)" que será un enlace a la tarea que se cerró.
7. Si el complemento Aircall AI está habilitado para esta cuenta, si hay un resumen de la llamada y temas clave asociados con esta llamada:
   • El resumen de la llamada se agregará al cuerpo de la participación de la llamada precedido por el mosaico "Resumen de la llamada". Si el resumen es demasiado largo, se agregará un enlace en su lugar.
   • Los temas clave generados para esa convocatoria se agregarán en el cuerpo del compromiso precedidos por el título "Temas clave" y separados por punto y coma.

Tenga en cuenta que si no existe ningún contacto/empresa y ha configurado la integración para no crear un nuevo contacto, la llamada seguirá registrada, pero solo será visible. en los paneles de actividad de HubSpot. Se registrarán con la siguiente información:

• “ Nombre del propietario registró una llamada con registro eliminado o desconocido”

• “ a hora código> ”

• “Resultado de la llamada: [Seleccionado según su configuración de integración]”

• “ < Entrante o saliente > < respondido, no respondido o perdido > llamada a través de nombre del número de teléfono de Aircall respondida por nombre del agente de Aircall - Número de teléfono de contacto de devolución de llamada [escrito en E164] (Grabación)”

Creación de entradas

Si ha habilitado la creación de tickets en su configuración de integración, cada llamada creará un ticket, asociado con el contacto o la empresa, según esa configuración. El ticket se creará con la siguiente información:

• Tipo de canalización de tickets: seleccionado según el valor en la configuración de integración

• Etapa del ticket: según el valor en la configuración de integración

• Nombre del billete = Número de teléfono en E164 “Nuevo billete de Aircall”

• Fecha de apertura desde: Fecha de creación / fecha de convocatoria

• Fecha de creación: Fecha de convocatoria

• Fuente: Teléfono

• Propietario: (el propietario del contacto se configurará de la misma manera que una interacción de llamada como se describe anteriormente)

Tenga en cuenta que si ha configurado la integración para no crear un nuevo contacto/empresa, no se crearán tickets para llamadas hacia/desde números que aún no estén guardados en un contacto. /Compañía.

Marcando desde HubSpot

Cuando usas HubSpot, puedes agregar fácilmente los números que necesitas marcar a tu aplicación Aircall haciendo uso de la función Hacer clic para marcar a través de nuestro Extensiones del navegador .

Actualmente, la función hacer clic para marcar no funciona si estás utilizando la aplicación móvil de HubSpot.

Formatos de números admitidos por HubSpot

Al agregar un número de teléfono en HubSpot, tendrás la opción de aplicar formato de número o eliminar el formato de número.

Si se aplica el formato de número, HubSpot formateará automáticamente tu número a un formato estándar basado en el código de país del número. Estos formatos automáticos serán compatibles con la integración de HubSpot de Aircall.

Si se elimina el formato, podrá ingresar el número en cualquier formato que desee. En este caso, para garantizar que la integración funcione correctamente, asegúrese de ingresar el número en uno de los formatos de números admitidos que se enumeran a continuación:

Todos los países

• Original: 33176360695

• Nacional: 01 76 36 06 95

• E164: +33176360695

• Internacional: +33 1 76 36 06 95

• IDD: 0033176360695

Francia

• 0176360695

• 01.76.36.06.95

• 01-76-36-06-95

Alemania

• 0694/076620

• 694076620

• 0694076620

• 069 407 6620

• +49694 076620

Gran Bretaña

• (2087) 653 456

• 02087653456

• (20876) 53456

• (2087 65) 3456

Grecia

• +30 2375 077000

EE.UU.

• 415-438-0247

• 415 438 0247

• 4154380247

• +1 415-438-0247

España

• 911233281

• 911 233 281

• +34 911 233 281

Brasil

• 11 4680-3559

• 11 46803559

• 11-4680-3559

• 11-46803559

• 11 46801-3559

• 11 468013559

• 11-46801-3559

• 11-468013559

• +55 11 4680-3559

Singapur

• +65 6789 2196

Canadá

• 416-438-0247

• 416 438 0247

• 4164380247