Vous pouvez envoyer les transcriptions d’appels générées par Aircall AI à HubSpot à l’aide de l’API de transcriptions tierce de HubSpot. Vos équipes peuvent ainsi travailler avec les transcriptions Aircall directement dans HubSpot, tandis que vous continuez à décider si les enregistrements des appels sont envoyés à HubSpot ou conservés uniquement dans Aircall.
Avant de commencer
Assurez-vous de disposer des éléments suivants :
- Un compte administrateur Aircall
- L’intégration HubSpot installée et connectée dans l’Aircall Dashboard
- Les enregistrements des appels activés dans Aircall, car les transcriptions sont générées à partir des enregistrements
- Des appels d’une durée supérieure à 1 minute
- Pour activer les transcriptions Aircall dans HubSpot, votre compte doit inclure AI Assist ou AI Assist Pro.
Important: Si votre compte n’inclut pas AI Assist ou AI Assist Pro, le paramètre de transcription apparaîtra dans l’intégration HubSpot, mais sera grisé. Un message expliquera cette condition et fournira un lien pour découvrir comment effectuer une mise à niveau.
Pour en savoir plus sur les fonctionnalités d’Aircall AI, consultez la section de notre Centre d’aide Fonctionnalités d’Aircall AI. Si vous devez encore connecter HubSpot, consultez notre article Installer votre intégration HubSpot.
Fonctionnement des paramètres
Dans les paramètres de l’intégration HubSpot de l’Aircall Dashboard, la section Intelligence conversationnelle contient deux options indépendantes :
- Afficher les enregistrements des appels dans HubSpot : détermine si les utilisateurs HubSpot peuvent écouter l’enregistrement audio depuis la fiche d’appel.
- Activer la journalisation des transcriptions Aircall : détermine si HubSpot doit utiliser les transcriptions Aircall ou les transcriptions HubSpot pour les appels pris en charge.
Vous pouvez :
- Utiliser les transcriptions Aircall avec ou sans envoi des enregistrements des appels à HubSpot
- Continuer à utiliser les transcriptions HubSpot tout en choisissant d’envoyer ou non les enregistrements des appels
- Modifier ces options à tout moment pour les futurs appels
Étape 1 : ouvrir les paramètres de l’intégration HubSpot dans Aircall
- Accédez à Aircall Dashboard > Intégrations > Applications.
- Recherchez et sélectionnez HubSpot.
- Faites défiler la page jusqu’à la section Intelligence conversationnelle.
- Repérez les paramètres des enregistrements des appels et des transcriptions.
Étape 2 : décider d’envoyer ou non les enregistrements des appels à HubSpot
Cette étape est facultative, mais recommandée pour de nombreuses équipes.
- Dans la section Intelligence conversationnelle, recherchez Afficher les enregistrements des appels dans HubSpot.
- Sélectionnez le comportement souhaité :
- OUI : HubSpot affichera un lien ou un lecteur pour l’enregistrement de l’appel Aircall.
- NON : l’enregistrement reste uniquement dans Aircall et les utilisateurs HubSpot ne pourront pas l’écouter.
Conseil: Ce paramètre d’enregistrement n’a aucune incidence sur l’envoi des transcriptions. Vous pouvez envoyer les transcriptions Aircall même si vous choisissez de ne pas envoyer les enregistrements des appels.
Étape 3 : activer les transcriptions Aircall dans HubSpot
Choisissez Aircall comme source de transcription
Si vous disposez d’AI Assist ou d’AI Assist Pro
- Dans la section Intelligence conversationnelle, recherchez Activer la journalisation des transcriptions Aircall.
- Sélectionnez OUI dans le menu déroulant pour choisir les transcriptions Aircall comme source dans HubSpot.
Une fois cette option activée :
- Aircall génère la transcription à la fin de chaque appel éligible
- Aircall envoie la transcription à HubSpot à l’aide de l’API de transcriptions tierce
- HubSpot affiche la transcription sur l’activité d’appel correspondante
Remarque: Vous pouvez revenir aux transcriptions HubSpot à tout moment. Le nouveau choix s’applique uniquement aux futurs appels et ne modifie pas les transcriptions déjà stockées dans HubSpot.
Si vous ne disposez pas d’AI Assist ou d’AI Assist Pro
- L’option Activer la journalisation des transcriptions Aircall sera grisée et ne pourra pas être activée.
- Un avis expliquera que cette option est disponible uniquement avec AI Assist ou AI Assist Pro, et proposera un lien vers des informations complémentaires ou des options d’achat.
- Vous pouvez toujours configurer les autres paramètres de l’intégration HubSpot, mais vous ne pouvez pas exporter les transcriptions générées par Aircall sans le forfait AI requis.
Ce que vous verrez dans HubSpot
Une fois tous les éléments configurés et si votre compte inclut le forfait AI requis, les appels pris en charge dans HubSpot afficheront :
- La fiche d’appel
- Une transcription provenant d’Aircall, si les transcriptions Aircall sont sélectionnées
- Un lecteur ou un lien vers l’enregistrement, si vous avez choisi d’envoyer les enregistrements des appels
Vos équipes peuvent :
- Lire la transcription directement dans HubSpot
- Utiliser les outils d’intelligence conversationnelle de HubSpot, tels que la recherche, les filtres et les notes, avec le contenu des transcriptions Aircall
Remarque: :
Si votre forfait HubSpot inclut les fonctionnalités Conversation Intelligence, vos administrateurs HubSpot continueront à gérer ces paramètres. Cette fonctionnalité détermine uniquement l’origine du texte de la transcription.
Limites et comportement attendu
Gardez les points suivants à l’esprit :
- Forfait requis : l’exportation des transcriptions Aircall vers HubSpot nécessite AI Assist ou AI Assist Pro.
- Durée de l’appel : les appels de moins de 1 minute ne génèrent pas de transcriptions.
- Pas en temps réel : les transcriptions sont générées après la fin de l’appel, et non pendant l’appel.
-
Paramètres indépendants : les paramètres d’enregistrement et de transcription sont indépendants. Vous pouvez :
- Utiliser les transcriptions Aircall sans les enregistrements
- Envoyer les enregistrements sans utiliser les transcriptions Aircall
- Appels existants : la modification des sources de transcription ne met pas à jour les transcriptions déjà stockées dans HubSpot. Seuls les nouveaux appels sont concernés.
Questions fréquentes
Dois-je envoyer les enregistrements des appels pour utiliser les transcriptions Aircall dans HubSpot ?
Non. Les transcriptions et les enregistrements sont indépendants.
Que se passe-t-il si je passe des transcriptions HubSpot aux transcriptions Aircall, ou inversement ?
La modification s’applique uniquement aux futurs appels. Les transcriptions existantes restent inchangées.
Vais-je voir deux transcriptions pour le même appel ?
Non. HubSpot utilise une seule source de transcription par enregistrement d’appel.
Pourquoi la transcription de certains appels est-elle manquante ?
Vérifiez les éléments suivants :
- L’appel a duré moins de 1 minute
- Votre compte n’inclut pas AI Assist ou AI Assist Pro
- Les paramètres de l’intégration HubSpot sont incomplets
- L’enregistrement était désactivé pour ce numéro ou cet utilisateur
Cela modifie-t-il le fonctionnement de Conversation Intelligence de HubSpot ?
Non. Les fonctionnalités Conversation Intelligence de HubSpot restent inchangées. Ce paramètre modifie uniquement l’origine du texte de la transcription.
Quel champ de propriété de HubSpot est utilisé pour mapper les transcriptions des enregistrements de messages vocaux ?
HubSpot utilise la propriété Transcription disponible dans l’enregistrement d’appel pour indiquer s’il existe une transcription de message vocal ou d’appel.
Cette propriété est un champ booléen avec les valeurs suivantes :
Vrai : une transcription est disponible pour l’appel.
Faux : aucune transcription n’est disponible.
Le contenu de la transcription est directement associé à l’activité d’appel dans HubSpot. Il n’existe aucune propriété de transcription distincte du côté d’Aircall. La disponibilité et l’affichage de la transcription sont gérés par HubSpot une fois la transcription activée dans les paramètres de l’intégration Aircall et HubSpot. Pour plus d’informations, consultez la documentation HubSpot : Améliorer vos transcriptions
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