Vous pouvez envoyer les transcriptions d'appels générées par l'IA d'Aircall à HubSpot en utilisant l'API de transcription tierce de HubSpot. Cela permet à vos équipes de travailler directement avec les transcriptions Aircall dans HubSpot, tout en continuant à contrôler si les enregistrements d'appels sont envoyés à HubSpot ou conservés uniquement dans Aircall.

Avant de commencer

Assurez-vous de disposer de :

  • Un compte administrateur Aircall
  • L'intégration HubSpot installée et connectée dans le Tableau de bord Aircall
  • Les enregistrements d'appels activés dans Aircall, car les transcriptions sont générées à partir des enregistrements
  • Des appels d'une durée supérieure à 1 minute
  • Pour activer la transcription Aircall dans HubSpot, votre compte doit inclure AI Assist ou AI Assist Pro. 
Important: :
Si votre compte n'inclut pas AI Assist ou AI Assist Pro, le paramètre de transcription apparaîtra dans l'intégration HubSpot mais sera grisé. Un message expliquera la condition requise et fournira un lien pour apprendre comment effectuer une mise à niveau.

Pour plus d'informations sur les fonctionnalités IA d'Aircall, veuillez consulter notre section du Centre d'aide Fonctionnalités IA d'Aircall. Si vous devez encore connecter HubSpot,  veuillez consulter notre article sur l'installation de votre intégration HubSpot.

Comment fonctionnent les paramètres

Dans les paramètres de l'intégration HubSpot dans le Tableau de bord Aircall, la section Conversation Intelligence contient deux options indépendantes :

  • Exposer les enregistrements d'appels à HubSpot : Contrôle si les utilisateurs HubSpot peuvent écouter l'enregistrement audio depuis le dossier d'appel.
  • Activer la journalisation des transcriptions Aircall : Détermine si HubSpot doit utiliser les transcriptions Aircall ou les transcriptions HubSpot pour les appels pris en charge.

Image showing the different options under conversation intelligence section

Vous pouvez :

  • Utiliser les transcriptions Aircall avec ou sans envoyer les enregistrements d'appels à HubSpot
  • Continuer à utiliser les transcriptions HubSpot tout en choisissant d'envoyer ou non les enregistrements d'appels
  • Mettre à jour ces options à tout moment pour les appels futurs

Étape 1 : Ouvrir les paramètres de l'intégration HubSpot dans Aircall

  1. Accédez à Tableau de bord Aircall > Intégrations et API.
  2. Recherchez et sélectionnez HubSpot.
  3. Faites défiler jusqu'à la section Conversation Intelligence.
  4. Repérez les paramètres pour les enregistrements d'appels et les transcriptions.

Étape 2 : Décider d'envoyer ou non les enregistrements d'appels à HubSpot

Cette étape est optionnelle mais recommandée pour de nombreuses équipes.

  1. Dans la section Conversation Intelligence, trouvez Exposer les enregistrements d'appels à HubSpot.
  2. Sélectionnez votre comportement préféré :
    • OUI : HubSpot affichera un lien ou un lecteur pour l'enregistrement d'appel Aircall.
    • NON : L'enregistrement reste uniquement dans Aircall, et les utilisateurs HubSpot ne pourront pas l'écouter.
CONSEIL :
Ce paramètre d'enregistrement n'affecte pas l'envoi des transcriptions. Vous pouvez envoyer les transcriptions Aircall même si vous choisissez de ne pas envoyer les enregistrements d'appels.

Étape 3 : Activer les transcriptions Aircall dans HubSpot

Choisissez Aircall comme source de transcription

Si vous disposez d'AI Assist ou AI Assist Pro

  1. Dans la section Conversation Intelligence, trouvez Activer la journalisation des transcriptions Aircall.
  2. Sélectionnez OUI dans le menu déroulant pour choisir les transcriptions Aircall comme source dans HubSpot.

Image showing how to turn on Aircall Transcript if you have AI assist

Une fois activé :

  • Aircall génère la transcription après la fin de chaque appel éligible
  • Aircall envoie la transcription à HubSpot en utilisant l'API de transcription tierce
  • HubSpot affiche la transcription sur l'interaction d'appel correspondante
REMARQUE :
Vous pouvez revenir aux transcriptions HubSpot à tout moment. Le nouveau choix s'applique uniquement aux appels futurs et ne modifie pas les transcriptions déjà stockées dans HubSpot.

Si vous ne disposez pas d'AI Assist ou AI Assist Pro

  • L'option Activer la journalisation des transcriptions Aircall sera grisée et ne pourra pas être activée.
  • Un avis expliquera que cette option est disponible uniquement avec AI Assist ou AI Assist Pro, et fournira un lien vers plus d'informations ou des options d'achat.
  • Vous pouvez toujours configurer d'autres paramètres de l'intégration HubSpot, mais vous ne pouvez pas exporter les transcriptions générées par Aircall sans le package IA requis.

Ce que vous verrez dans HubSpot

Une fois tout configuré et votre compte incluant le package IA requis, les appels pris en charge dans HubSpot afficheront :

  • Le dossier d'appel
  • Une transcription provenant d'Aircall, si les transcriptions Aircall sont sélectionnées
  • Un lecteur ou un lien d'enregistrement, si vous avez choisi d'envoyer les enregistrements d'appels

Vos équipes peuvent :

  • Lire la transcription directement dans HubSpot
  • Utiliser les outils Conversation Intelligence de HubSpot tels que la recherche, les filtres et les notes en complément du contenu de la transcription Aircall
REMARQUE :
Si votre plan HubSpot inclut des fonctionnalités Conversation Intelligence, vos administrateurs HubSpot continueront à gérer ces paramètres. Cette fonctionnalité ne détermine que la provenance du texte de la transcription.

Limitations et comportement attendu

Gardez à l'esprit les points suivants :

  • Exigence de plan : L'export des transcriptions Aircall vers HubSpot nécessite AI Assist ou AI Assist Pro.
  • Durée de l'appel : Les appels de moins d'1 minute ne génèrent pas de transcriptions.
  • Pas en temps réel : Les transcriptions sont générées après la fin de l'appel, pas pendant l'appel.
  • Paramètres indépendants : Les paramètres d'enregistrement et de transcription ne dépendent pas l'un de l'autre. Vous pouvez :
    • Utiliser les transcriptions Aircall sans enregistrements
    • Envoyer des enregistrements sans utiliser les transcriptions Aircall
  • Appels existants : Le changement de source de transcription ne met pas à jour les transcriptions déjà stockées dans HubSpot. Seuls les nouveaux appels sont affectés.

Questions fréquentes

Dois-je envoyer les enregistrements d'appels pour utiliser les transcriptions Aircall dans HubSpot ?

Non. Les transcriptions et les enregistrements sont indépendants.

Que se passe-t-il si je bascule entre les transcriptions HubSpot et Aircall ?

Le changement s'applique uniquement aux appels futurs. Les transcriptions existantes restent inchangées.

Vais-je voir deux transcriptions pour le même appel ?

Non. HubSpot utilise une seule source de transcription par dossier d'appel.

Pourquoi une transcription manque-t-elle pour certains appels ?

Vérifiez ces facteurs :

  • L'appel a duré moins d'une minute
  • Votre compte n'inclut pas AI Assist ou AI Assist Pro
  • Les paramètres de l'intégration HubSpot sont incomplets
  • L'enregistrement était désactivé pour ce numéro ou utilisateur

Cela change-t-il le fonctionnement de Conversation Intelligence dans HubSpot ?

Non. Les fonctionnalités Conversation Intelligence de HubSpot restent les mêmes. Ce paramètre modifie uniquement la provenance du texte de la transcription.

Quel champ de propriété dans HubSpot est utilisé pour mapper les transcriptions des enregistrements de messagerie vocale ?

HubSpot utilise la propriété Transcription disponible sur le dossier d'appel pour indiquer si une transcription de messagerie vocale ou d'appel existe.

Cette propriété est un champ booléen avec les valeurs suivantes :

  • Vrai : Une transcription est disponible pour l'appel.

  • Faux : Aucune transcription n'est disponible.

Le contenu de la transcription lui-même est attaché directement à l'interaction d'appel dans HubSpot. Il n'existe pas de propriété de transcription distincte côté Aircall. La disponibilité et l'affichage de la transcription sont gérés par HubSpot une fois la transcription activée via les paramètres d'intégration Aircall et HubSpot. Pour plus d'informations, veuillez consulter la documentation HubSpot :  Améliorez vos transcriptions