Configurer le routage intelligent vers le propriétaire du contact HubSpot à l’aide du widget Ring-to (via API) dans Smartflows

Configurez le routage intelligent vers le propriétaire du contact HubSpot sur un numéro Aircall partagé afin de garantir que les appelants soient efficacement mis en relation avec leur interlocuteur dédié.

Remarque: The video tutorial may show the previous version of the Test Response section. Always rely on the written steps in this article for the most current guidance.

Dans ce guide, vous apprendrez :

• Comment l’utilisation du widget Ring-to (via API) améliore l’efficacité et l’expérience client

• Comment configurer le routage intelligent vers le propriétaire du contact HubSpot

  • Première étape : création de champs personnalisés dans HubSpot et génération d’un jeton bearer

  • Deuxième étape : configuration du widget Ring-to (via API) dans Smartflows

Important: The Ring to (via API) widget is available only on the Professional plan. To upgrade, please contact your Aircall account manager.

Comment l’utilisation du widget Ring-to (via API) améliore l’efficacité et l’expérience client

Le routage intelligent sur un numéro partagé offre des avantages majeurs en termes d’efficacité, de précision et d’expérience client. En dirigeant intelligemment les appels entrants sur la base des données CRM, le routage intelligent garantit que chaque appelant atteint rapidement la bonne personne, réduisant ainsi les temps d’attente et améliorant les taux de résolution dès le premier appel.

En utilisant le widget Ring-to (via API) d’Aircall dans Smartflows, une implémentation courante consiste à diriger les appelants entrants directement vers leur propriétaire de contact HubSpot. Cela évite que toute l’équipe soit dérangée par des appels qui ne leur sont pas destinés et supprime la nécessité de mettre les appelants en attente lors du transfert vers leur interlocuteur dédié.

Comment configurer le routage intelligent vers le propriétaire du contact HubSpot

Première étape : créer des propriétés personnalisées dans HubSpot et générer un jeton bearer

Important: This step requires familiarity with HubSpot Custom Fields and HubSpot Private Apps.

Commencez dans HubSpot par la création d’une propriété personnalisée pour stocker l’adresse e-mail du propriétaire du contact.

Étapes

1. Accédez à Propriétés de contact dans les paramètres HubSpot.

2. Sélectionnez Créer une propriété.

3. Complétez les détails de la propriété comme suit :

Remarque: Configure the Rules section as desired, but make sure special characters are not restricted, since email addresses include characters such as @ and .

4. Vous pouvez ensuite créer un workflow HubSpot pour renseigner ce champ automatiquement :

• Inscrivez tous les nouveaux contacts lors de leur création.

• Pour inclure les contacts existants, sélectionnez Oui, inscrire les contacts existants qui remplissent les critères de déclenchement à partir de maintenant à l’étape Revue & Publication de la configuration de votre workflow.

5. Une fois la propriété créée, renseignez-la avec une adresse e-mail. Vous aurez besoin de cette valeur plus tard pour tester la validité du chemin dans le widget Ring-to (via API).

6. Ensuite, générez un Jeton Bearer dans votre Portail Développeur HubSpot. Ce jeton authentifiera votre requête API lors de la configuration du widget Ring-to (via API) dans Smartflows. Pour des instructions détaillées, consultez le guide de HubSpot sur les applications privées.

Étape 2 : configurer le widget Ring-to (via API) dans Aircall Smartflows

Important: This section requires familiarity with HubSpot REST API, JSON, and Smartflows.

1. Allez dans Aircall Dashboard > Numéros, et ouvrez le numéro Smartflows à configurer.

   • Il est important de noter que les utilisateurs Aircall vers qui les appels seront routés via l’API n’ont pas besoin d’être affectés à la distribution d’appels Smartflows. S’ils sont affectés, l’utilisateur recevra toute notification d’appel manqué dans sa liste À faire en cas d’appel transféré manqué. Cependant, il ne recevra pas ces notifications s’il n’est pas affecté au numéro.

2. Accédez au numéro de téléphone sur lequel vous souhaitez configurer le widget Ring-to (via API). Ajoutez le widget Ring-to (via API) à l’emplacement souhaité dans votre distribution Smartflows pour ouvrir l’éditeur du widget.

3. Définissez la méthode d’authentification sur Bearer Token, puis cliquez sur Définir les identifiants. Dans le formulaire contextuel, collez le Jeton Bearer créé à l’étape précédente.

4. Revenez à l’éditeur du widget et complétez la configuration de la requête :

• URL : https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/contacts/search

• Méthode : POST

• Corps :

  {
    "properties": [
      "firstname",
      "lastname",
      "company",
      "email",
      "hubspot_owner_id",
      "aircall_contact_owner_email",
      "hs_calculated_phone_number",
      "hs_calculated_mobile_number",
      "hs_searchable_calculated_phone_number",
      "hs_searchable_calculated_mobile_number",
      "last_used_aircall_phone_number"
    ],
    "filterGroups": [
      {
        "filters": [
          {
            "propertyName": "hs_calculated_mobile_number",
            "operator": "EQ",
            "value": "{{callerNumber}}"
          }
        ]
      },
      {
        "filters": [
          {
            "propertyName": "hs_calculated_phone_number",
            "operator": "EQ",
            "value": "{{callerNumber}}"
          }
        ]
      }
    ],
    "sorts": [
      {
        "propertyName": "lastmodifieddate",
        "direction": "DESCENDING"
      }
    ],
    "limit": 10
  }

5. Définissez la configuration de la réponse :

• Type de réponse = User (ID or email)
• Chemin = results[0].properties.aircall_contact_owner_email

6. Effectuez un test dans le champ dédié Test Response :

• Saisissez un numéro de téléphone valide au format international E.164.

• Vérifiez qu’une charge utile JSON est renvoyée.

• Vérifiez que le Chemin est valide pour trouver la valeur utilisée pour transférer ou router l’appel entrant.

• Vérifiez que l’adresse e-mail du contact existant correspond à l’adresse e-mail d’un utilisateur existant dans Aircall.

Conseil: Adjust the ringing settings directly beneath the test to suit your business operations.

Vous êtes maintenant prêt à commencer à tester les appels entrants pour le routage intelligent vers le propriétaire du contact HubSpot à l’aide du widget Ring-to (via API).