Utilisez votre intégration Pipedrive

L’intégration d’Aircall avec Pipedrive aide les équipes à connecter leur activité d’appels avec leurs flux de travail CRM. L’intégration synchronise automatiquement les contacts, enregistre les appels et affiche les informations pertinentes directement dans Aircall. Avec des fonctionnalités telles que Création et synchronisation de contacts, Cartes d’informations, Journal des appels, Insights IA et Journal des messages, l’intégration garantit que toutes les interactions clients sont facilement accessibles et exploitables.

Journal des appels

L’intégration enregistre automatiquement les appels Aircall dans Pipedrive en tant qu’Activités, selon que l’appel est entrant, sortant, répondu ou manqué.

Journalisation des appels vers des contacts existants

Si un numéro de téléphone valide correspond à un Contact/Personne dans Pipedrive, l’appel est enregistré comme une Activité sous ce contact selon vos paramètres d’intégration.

Journalisation des appels vers de nouveaux contacts

Si aucune correspondance n’est trouvée et que vos paramètres permettent la création de nouveaux contacts, un nouveau Contact/Personne est créé dans Pipedrive avec :

• Nom : [Numéro de téléphone] Aircall nouvelle personne (ex. 33102030405 Aircall nouvelle personne)
• Téléphone : le numéro de téléphone

Formats de numéro de téléphone pris en charge

L’intégration Pipedrive prend en charge plusieurs formats de numéros en plus du format E164. Voici quelques exemples de formats de numéros de téléphone pris en charge.

Remarque: Veuillez noter que cette liste n’est pas exhaustive, mais fournit quelques exemples de formats de numéros de téléphone pris en charge.

Détails du journal des appels

Chaque appel enregistré comprend :

• Titre de l’activité : basé sur la direction et le statut de l’appel
  (ex. Appel entrant répondu sur [nom du numéro Aircall])
• Date et heure
• Numéro de l’appelant et numéro Aircall
• Temps d’attente (appels manqués) ou durée (appels connectés)
• Lien vers l’enregistrement ou la messagerie vocale
• Notes laissées dans Aircall et l’utilisateur qui les a ajoutées

Règles d’attribution

Important: Si l’administrateur Pipedrive qui a configuré l’intégration ne peut pas être trouvé, l’appel ne sera attribué à aucun utilisateur.

Remarque: Les appels sont enregistrés uniquement aux Contacts/Personnes, pas directement aux Affaires ou Organisations. Si un numéro existe uniquement sous une Organisation, l’appel peut être enregistré à un nouveau Contact ou pas du tout selon les paramètres.

Si un Contact est lié à une Affaire ouverte ou gagnée ou à une Organisation, les appels sont automatiquement enregistrés sur ces entités également. Les appels ne sont pas enregistrés sur les Affaires perdues.

Les appels seront enregistrés en tant qu’activités sur les contacts et associés soit à la dernière affaire mise à jour, soit à un lead s’il n’y a pas d’affaire.

Lors de l’installation de l’intégration Aircall-Pipedrive, assurez-vous qu’il y a de la place pour cinq nouveaux champs personnalisés dans Pipedrive. Ces champs sont créés automatiquement lors de la configuration. Pour plus d’informations, voir Installation de votre intégration Pipedrive.

Création et synchronisation des contacts

Lorsque la synchronisation des contacts est activée, vos Contacts/Personnes enregistrés dans Pipedrive se synchronisent automatiquement avec votre application téléphonique Aircall. Cela permet aux noms des contacts d’apparaître automatiquement pendant les appels.

Tous les numéros associés à un contact dans Pipedrive sont synchronisés avec Aircall et affichés comme numéros principaux et autres numéros. 

Étapes :

1. Assurez-vous que tous les numéros de téléphone dans Pipedrive sont enregistrés au format E.164 (par exemple, +15555555555) ou un autre format de numéro pris en charge.
2. Activez la synchronisation des contacts dans votre tableau de bord Aircall via les Paramètres Pipedrive.
3. Une fois qu’un numéro au format valide est trouvé dans Pipedrive, Aircall ajoute le Téléphone et le Nom au contact dans Aircall, avec un lien direct vers le contact Pipedrive.

Vous pouvez mettre à jour les contacts synchronisés directement dans Pipedrive en cliquant sur le lien Contact Pipedrive dans l’espace de travail Aircall.

Important: Si deux Contacts/Personnes partagent le même numéro, Aircall enregistrera dans celui trouvé en premier dans Pipedrive — généralement celui mis à jour le plus récemment.

La création de nouveaux contacts peut être activée via les Paramètres Pipedrive et configurée pour déterminer si un nouveau contact seul doit être créé ou un nouveau contact avec un nouveau lead ou une nouvelle affaire. Une fois un nouveau contact créé, l’appel et les messages seront enregistrés pour ce contact.

Lors de l’utilisation de l’intégration Aircall–Pipedrive, il est essentiel de comprendre comment Aircall enregistre les appels et comment les informations de contact sont associées dans Pipedrive. Cela garantit que les appels sont enregistrés avec précision et liés aux bons enregistrements.

Correspondance des contacts et comportement d’enregistrement

Aircall utilise le numéro de téléphone enregistré dans Pipedrive pour déterminer où un appel doit être enregistré.

Important: Si deux Contacts ou Personnes dans Pipedrive partagent le même numéro de téléphone, Aircall enregistrera l’appel au Contact ou à la Personne qui apparaît en premier lors de la recherche dans Pipedrive. Il s’agit généralement de l’enregistrement le plus récemment mis à jour.

Remarque: Les numéros de téléphone doivent être enregistrés dans le champ Téléphone dans Pipedrive. Si un numéro est stocké dans un autre champ (par exemple, *Champ Téléphone 2*), les appels vers ou depuis ce numéro ne seront pas enregistrés pour cette Personne.

Où les appels sont enregistrés

• Les appels sont enregistrés directement aux Contacts/Personnes dans Pipedrive.
• Les appels ne peuvent pas être enregistrés directement aux Affaires ou Organisations.
• Si un numéro de téléphone existe uniquement au niveau de l’Organisation, l’appel sera soit :
  • Enregistré à un nouveau Contact/Personne, ou
  • Pas enregistré du tout, selon vos paramètres d’intégration.

Conseil: Lorsqu’un Contact/Personne est lié à une Affaire ouverte ou gagnée ou à une Organisation, Aircall associe automatiquement l’appel à cette Affaire et/ou Organisation. Les appels ne seront pas enregistrés sur les Affaires perdues.

Cartes d’informations

Lorsqu’un contact est trouvé dans Pipedrive, Aircall affiche une Carte d’information dans votre application téléphonique. Cette carte inclut un lien cliquable pour ouvrir le contact correspondant dans Pipedrive.

Si un numéro n’est pas encore enregistré et que vos paramètres permettent la création de nouveaux contacts, un nouveau contact Pipedrive est automatiquement créé et affiché via la Carte d’information.

L’intégration Aircall - Pipedrive prend en charge les cartes d’information par défaut et personnalisées. Vous pouvez activer et configurer des cartes personnalisées via les paramètres de l’intégration Pipedrive. Si aucune carte personnalisée n’est activée, la carte d’information par défaut sera affichée.

Cartes d’informations par défaut

Cartes d’informations pour les contacts

• Les cartes d’informations pour les contacts contiennent un lien vers la page du contact dans Pipedrive, le nom du contact et son Organisation.
• Si un appel est passé/reçu vers/depuis un nouveau numéro, la section « Nom » affichera le numéro de téléphone suivi du texte « Aircall nouvelle personne ».

Cartes d’informations pour les affaires

• Les cartes d’informations pour les affaires apparaîtront si le client a une affaire existante, ouverte ou gagnée, associée à son contact dans Pipedrive.
• Les cartes d’informations afficheront jusqu’à 5 affaires ouvertes et jusqu’à 2 affaires gagnées. De plus, elles montreront le nom, le statut et le nom du propriétaire de chaque affaire.

Important: Si un client a à la fois des affaires ouvertes et gagnées, les affaires ouvertes ont la priorité, et les cartes d’informations pour ces affaires apparaîtront en premier.

Cartes d’informations personnalisées

Vous pouvez personnaliser les Cartes d’informations pour les Contacts/Personnes, Leads, Affaires et Organisations dans les paramètres de votre intégration Pipedrive. Chaque type de carte peut être activé ou désactivé individuellement, et jusqu’à cinq champs peuvent être mappés pour affichage.

Logique d’affichage

• Seules les cartes activées apparaissent.
• Si aucune carte personnalisée n’est activée, la carte par défaut est affichée.
• Le système recherche d’abord un Contact/Personne.
• Si des Leads ou Affaires associés existent et que leurs cartes sont activées, elles sont également affichées.
• Pour plusieurs leads ou affaires, la plus récemment mise à jour est affichée.
• Jusqu’à trois affaires peuvent apparaître (une par statut : Ouverte, Gagnée, Perdue).
• Si aucun Contact/Personne n’est trouvé, le système recherche une Organisation et affiche sa carte si activée.

Remarque: Pour les cartes d’information personnalisées pour une organisation, un nouveau champ personnalisé "Numéro de téléphone Org Aircall" a été ajouté. Ce champ doit contenir le numéro de téléphone de l’organisation, permettant à Aircall de rechercher l’organisation par numéro de téléphone.
Les appels ne sont pas enregistrés pour une organisation même si elle est trouvée dans une carte d’information.

Lors de la configuration de l’intégration Aircall–Pipedrive, assurez-vous que votre compte Pipedrive dispose de suffisamment d’espace pour les nouveaux champs personnalisés.

Important: L’intégration Aircall–Pipedrive ajoute cinq champs personnalisés à votre compte Pipedrive lors de l’installation. Vous devez disposer d’au moins cinq emplacements de champs personnalisés disponibles avant de poursuivre la configuration.

Journalisation de la transcription des appels

Avec Aircall AI, vous pouvez enregistrer les transcriptions d’appels dans les activités Pipedrive.

Exigences :

• Intégration Pipedrive active
• Numéros Aircall associés à l’intégration
• Aircall AI activé
• Transcription d’appel activée pour les numéros concernés

Important: Les transcriptions ne sont générées que pour les appels de plus d’une minute. Les appels plus courts ne créeront pas ni n’enregistreront de transcription.

Vous pouvez gérer ce paramètre sous Enregistrer la transcription d’appel dans Pipedrive dans votre tableau de bord. Le paramètre par défaut est Oui.

Journalisation des insights IA

L’intégration peut enregistrer des insights IA en plus des transcriptions d’appel, notamment :

• Résumé d’appel
• Sujets clés
• Sentiment
• Actions à mener

Ces informations sont ajoutées à la note d’activité dans Pipedrive.

Sujets clés

Vous pouvez choisir comment enregistrer les Sujets clés :

• En tant que note d’activité
• En tant que tags pour une Personne/Contact, un Lead ou une Affaire

Un nouveau champ personnalisé appelé Tags Aircall a été introduit pour remplacer les Tags Aircall qui seront dépréciés à l’avenir.

Actions à mener

Vous pouvez choisir d’enregistrer les Actions à mener :

• En tant que note d’activité
• En tant qu’activité ouverte dans la section Focus des activités Pipedrive

Journalisation des messages

Journalisation des SMS

L’intégration d’Aircall avec Pipedrive enregistre automatiquement les messages SMS entrants et sortants en tant qu’activités, vous aidant à conserver un historique complet des interactions clients en parallèle de votre historique d’appels.

Comment les messages SMS sont enregistrés

Les messages SMS entrants et sortants apparaissent dans Pipedrive en tant que type d’activité distinct des appels. Ce type d’activité est créé automatiquement par Aircall lors de l’installation.

Chaque activité SMS peut être enregistrée comme ouverte ou fermée, selon vos paramètres d’intégration.

Remarque: Si un SMS entrant est reçu d’un numéro inconnu, Aircall créera automatiquement un nouveau contact dans Pipedrive.

Important: Les nouveaux types d’activité sont créés automatiquement lors de l’installation ou de la migration de l’intégration Pipedrive.
Si l’un de ces types d’activité est supprimé manuellement, l’intégration doit être réinstallée pour les restaurer.

Journalisation des MMS

Les messages MMS envoyés ou reçus via des numéros Aircall compatibles SMS/MMS liés à Pipedrive sont enregistrés en tant que notes d’activité. Les fichiers multimédias sont listés et accessibles dans l’onglet Fichiers.

La journalisation SMS & MMS suit également les paramètres de création d’activité pour les messages, permettant d’enregistrer les messages comme activités ouvertes ou fermées.

Journalisation des messages WhatsApp

Les messages WhatsApp (texte et multimédia) envoyés ou reçus via le canal Aircall WhatsApp sont enregistrés dans Pipedrive en tant que notes d’activité pour les numéros associés.

La note inclut :

• Détails du message
• Liste des fichiers multimédias envoyés ou reçus
  (accessibles via l’onglet Fichiers dans la section Historique)

Vous pouvez choisir d’enregistrer les messages WhatsApp comme activités ouvertes ou fermées via le paramètre création d’activité pour les messages.

Règles d’attribution

Titres d’activités personnalisés

Vous pouvez personnaliser les titres d’activités à l’aide du paramètre Titre d’activité personnalisé dans votre tableau de bord d’intégration.

Lorsqu’il est activé :

• Vous pouvez définir des titres personnalisés pour tous les types d’appels/conversations ou pour certains types spécifiques.
• Pour tout type d’appel sans titre personnalisé, le titre par défaut est utilisé.
• Vous pouvez choisir d’ajouter le nom du numéro (le nom du numéro Aircall utilisé) en cochant l’option correspondante.

En tirant parti de ces fonctionnalités, l’intégration Aircall avec Pipedrive aide les équipes à rationaliser la communication, automatiser les mises à jour CRM et capturer des insights précieux à travers les appels, messages et analyses pilotées par IA – le tout dans un espace de travail connecté unique.

Journalisation des appels avec agent vocal IA 

Lors de l’utilisation du Voice Agent, les appels peuvent suivre deux chemins possibles :

• Agent vocal uniquement : l’appel est entièrement géré par l’agent vocal sans transfert.
• Agent vocal → utilisateur Aircall : l’agent vocal transfère l’appel à un utilisateur humain Aircall.

Dans les deux cas, les appels sont enregistrés dans Pipedrive en tant qu’appels entrants reçus pour assurer un reporting et une visibilité précis.

Agent vocal uniquement

Pour les appels entièrement gérés par l’agent vocal :

• Les appels sont enregistrés en tant qu’appels entrants reçus.
• Il est immédiatement clair dans le journal que l’appel a été géré par l’agent vocal.
• Les notes de l’agent vocal sont incluses et facilement distinguables des autres notes.

Agent vocal → utilisateur Aircall

Lorsqu’un appel est transféré de l’agent vocal à un utilisateur humain Aircall, l’enregistrement dépend du fait que le transfert soit répondu ou manqué.

Transfert répondu

Si l’agent répond à l’appel transféré, celui-ci est enregistré en tant qu’appel entrant répondu. Pour plus de clarté dans le reporting :

• Le titre inclut à la fois l’agent vocal et le nom de l’agent.
• Les notes de l’utilisateur et de l’agent vocal sont enregistrées.
• Les tags indiquent qu’il s’agissait d’un appel de l’agent vocal, ainsi que les tags utilisateur.

Transfert manqué

Si l’agent ne répond pas à l’appel transféré, celui-ci est enregistré en tant qu’appel manqué, mais toujours marqué comme transfert de l’agent vocal. Le journal comprendra :

• Un titre indiquant que l’appel a été transféré par l’agent vocal.
• Notes de l’agent vocal.
• L’enregistrement de l’appel.
• Tags indiquant qu’il s’agissait d’un appel de l’agent vocal.

Transfert manqué vers la messagerie vocale

Lorsqu’un appel transféré n’est pas répondu par l’agent et que l’appelant laisse un message vocal, Aircall l’enregistre en tant que Messagerie vocale tout en conservant son statut de transfert par l’agent vocal dans le journal des appels.

Ce qui apparaît dans le journal des appels

Le journal des appels pour un transfert manqué qui aboutit à une messagerie vocale comprend :

• Titre indiquant que l’appel s’est terminé en messagerie vocale après avoir été escaladé par l’agent vocal
• Notes ajoutées par l’agent vocal
• Enregistrement de la messagerie vocale de l’appelant
• Tags indiquant qu’il s’agissait d’un appel de l’agent vocal

Synchronisation des tags Aircall

Vous pouvez désormais synchroniser les tags Aircall avec des objets dans Pipedrive. Cette fonctionnalité vous permet de choisir si les tags Aircall se synchronisent avec une Activité, une Affaire, une Personne ou rien, vous donnant plus de contrôle sur l’organisation des données d’appels dans votre CRM.

Choix de l’objet de synchronisation

Lors de la configuration de la synchronisation des tags entre Aircall et Pipedrive, vous pouvez sélectionner un seul objet Pipedrive vers lequel les tags seront synchronisés.

• Activité : Les tags se synchroniseront avec le champ de tags par défaut de Pipedrive.
• Affaire ou Personne : Les tags se synchroniseront avec un champ personnalisé créé dans Pipedrive.
• Rien : Les tags ne seront synchronisés avec aucun objet Pipedrive.

Important: Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul type d’objet (Activité, Affaire ou Personne) pour la synchronisation des tags.

Comportement de la synchronisation des tags

Une fois configurés, les tags appliqués dans Aircall se synchroniseront automatiquement avec l’objet Pipedrive choisi.

• Les appels peuvent être tagués ou détagués dans les 2 heures suivant l’appel.
• Après cette fenêtre de 2 heures, toute mise à jour des tags dans Aircall ne sera pas synchronisée avec Pipedrive.

Remarque: Si vous choisissez Affaire ou Personne, Aircall créera et synchronisera les tags dans un champ personnalisé dans Pipedrive. Pour Activité, les tags se synchronisent avec le champ de tags par défaut.

Création d’activité

Chaque type d’appel et de message se voit attribuer son propre type d’activité, permettant une analyse plus avancée directement dans Pipedrive en segmentant les types d’activités.

Lorsque vous installez l’intégration Pipedrive avec Aircall, de nouveaux types d’activités sont automatiquement créés pour garantir que les appels et messages sont correctement enregistrés entre les deux systèmes.

Important: Ces types d’activités sont créés lors de l’installation de l’intégration Pipedrive. Ne les désactivez pas et ne les supprimez pas dans les paramètres de votre compte Pipedrive, car cela pourrait empêcher l’enregistrement correct des appels et messages.

Si un type d’activité est supprimé manuellement, vous devrez réinstaller l’intégration Pipedrive pour restaurer le bon fonctionnement.

Pipedrive et synchronisation des appels sortants avec Google Calendar

Lorsque vous utilisez l’intégration d’Aircall avec Pipedrive, il se peut que vous remarquiez l’apparition d’appels sortants dans votre Google Calendar. Cela se produit généralement en raison des paramètres de synchronisation du calendrier propres à Pipedrive. Cet article explique pourquoi cela arrive et comment y remédier.

Pourquoi les appels sortants apparaissent dans Google Calendar

Si la fonctionnalité de synchronisation du calendrier de Pipedrive est activée, elle peut enregistrer automatiquement certaines activités dans votre Google Calendar connecté. Les appels sortants effectués via Aircall peuvent faire partie de cette synchronisation, ce qui entraîne l’ajout d’entrées d’appel dans votre calendrier.

Comment empêcher la synchronisation des appels sortants avec Google Calendar

Pour éviter que les appels sortants apparaissent dans votre Google Calendar, ajustez vos paramètres directement dans Pipedrive.

Étapes:

1. Ouvrez votre compte Pipedrive.
2. Accédez à vos paramètres de synchronisation du calendrier.
3. Désactivez la fonctionnalité de synchronisation du calendrier ou modifiez la configuration pour empêcher l’enregistrement des activités d’appel dans votre Google Calendar.

Pour en savoir plus, consultez la documentation de Pipedrive : Pipedrive calendar sync