Utilisez votre intégration Pipedrive

L’intégration d’Aircall avec Pipedrive aide les équipes à connecter leur activité d’appels à leurs flux de travail CRM. L’intégration synchronise automatiquement les contacts, enregistre les appels et affiche les informations pertinentes directement dans Aircall. Avec des fonctionnalités telles que la création et synchronisation de contacts, les cartes Insight, le journal d’appels, les insights IA et le journal des messages, l’intégration garantit que toutes les interactions client sont facilement accessibles et exploitables.

Journal d’appels

L’intégration enregistre automatiquement les appels Aircall dans Pipedrive en tant que Activités, selon que l’appel est entrant, sortant, répondu ou manqué.

Enregistrement des appels vers des contacts existants

Si un numéro de téléphone valide correspond à un Contact/Personne dans Pipedrive, l’appel est enregistré comme une Activité sous ce contact en fonction de vos paramètres d’intégration.

Enregistrement des appels vers de nouveaux contacts

Si aucune correspondance n’est trouvée et que vos paramètres permettent la création de nouveaux contacts, un nouveau Contact/Personne est créé dans Pipedrive avec :

• Nom : [Numéro de téléphone] Aircall nouvelle personne (par exemple 33102030405 Aircall nouvelle personne)
• Téléphone : le numéro de téléphone

Formats de numéros de téléphone pris en charge

L’intégration Pipedrive prend en charge plusieurs formats de numéros en plus du format E164. Voici quelques exemples de formats de numéros de téléphone pris en charge.

Remarque: :
Veuillez noter que cette liste n’est pas exhaustive, mais fournit quelques exemples de formats de numéros de téléphone pris en charge.

Détails du journal d’appels

Chaque appel enregistré inclut :

• Titre de l’activité : basé sur la direction et le statut de l’appel
  (par exemple Appel entrant répondu sur [nom du numéro Aircall])
• Date et heure
• Numéro de l’appelant et numéro Aircall
• Temps d’attente (appels manqués) ou durée (appels connectés)
• Lien vers l’enregistrement ou la messagerie vocale
• Notes laissées dans Aircall et l’utilisateur qui les a ajoutées
• Détails d’assignation et de transfert d’appel : les informations concernant les appels assignés à un autre utilisateur ou transférés vers un numéro interne ou externe sont enregistrées.

Remarque: :
Les appels de moins d’une minute auront la même heure de début et de fin ajoutée aux activités Pipedrive.

Règles d’assignation

Important: :
Si l’administrateur Pipedrive qui a configuré l’intégration ne peut pas être trouvé, l’appel ne sera assigné à aucun utilisateur.

Remarque: :
Les appels sont enregistrés uniquement aux Contacts/Personnes, pas directement aux Affaires. Si un numéro existe uniquement sous une Organisation, l’appel sera enregistré uniquement si cela est activé via les paramètres d’intégration Pipedrive.

Si un Contact est lié à une Affaire ouverte ou gagnée ou à une Organisation, les appels sont automatiquement enregistrés également pour ces entités.

Vous pouvez également enregistrer les appels dans une Affaire perdue ainsi que dans une Organisation (si le contact n’est pas trouvé), à condition que cela soit activé dans les paramètres d’intégration Pipedrive.

Lors de l’enregistrement des appels dans les Affaires perdues, les appels et messages seront enregistrés uniquement si aucun Affaire Ouverte ou Gagnée n’existe pour un contact ou une personne. Les Affaires Ouvertes ou Gagnées ont la priorité, et s’il y a plusieurs affaires perdues, l’appel ou le message sera enregistré dans l’affaire perdue la plus récemment mise à jour.

Les appels seront enregistrés comme activités sur les contacts et associés soit à la dernière affaire mise à jour, soit à un prospect s’il n’y a pas d’affaire.

Lors de l’installation de l’intégration Aircall-Pipedrive, assurez-vous qu’il y a de la place pour sept (7) nouveaux champs personnalisés dans Pipedrive. Ces champs sont créés automatiquement lors de la configuration. Pour plus d’informations, consultez Installer votre intégration Pipedrive.

Remarque: :
Le numéro de téléphone d’une organisation doit être ajouté au champ personnalisé « Org Phone Number Aircall » dans l’Organisation.
Les activités ajoutées à une organisation ne seront pas visibles par les contacts/prospects ou affaires associés/liés car cela n’est pas supporté par Pipedrive.

Assignation des appels manqués

Vous pouvez assigner une activité d’appel manqué ouvert ou fermé à l’utilisateur ou agent qui a manqué l’appel. Assurez-vous simplement que l’utilisateur ou l’agent a la même adresse email dans les comptes Aircall et Pipedrive.

Lorsqu’un appel est manqué, Aircall vérifie si l’utilisateur ou l’agent existe dans Pipedrive en utilisant l’adresse email. Si une correspondance est trouvée, l’activité d’appel manqué sera assignée à cet utilisateur.

Date et heure du dernier appel

La date et l’heure du dernier appel seront enregistrées dans Pipedrive pour un contact ou une personne dans deux champs personnalisés : Aircall Last Call Date et Aircall Last Call Time.

Pour information, le fuseau horaire de la date et de l’heure enregistrées correspondra au fuseau horaire du numéro utilisé pour l’appel.

Création et synchronisation des contacts

Lorsque la Synchronisation des contacts est activée, vos Contacts/Personnes enregistrés dans Pipedrive se synchronisent automatiquement avec votre application téléphonique Aircall. Cela permet aux noms des contacts d’apparaître automatiquement lors des appels.

Tous les numéros associés à un contact dans Pipedrive sont synchronisés avec Aircall et affichés comme numéros principaux et autres numéros.

Étapes :

1. Assurez-vous que tous les numéros de téléphone dans Pipedrive sont enregistrés au format E.164 (par exemple, +15555555555) ou dans un autre format de numéro de téléphone pris en charge.
2. Activez la Synchronisation des contacts dans votre tableau de bord Aircall via les Paramètres Pipedrive.
3. Une fois qu’un numéro au format valide est trouvé dans Pipedrive, Aircall ajoute le Téléphone et le Nom au contact dans Aircall, ainsi qu’un lien direct vers le contact Pipedrive.

Vous pouvez mettre à jour les contacts synchronisés directement dans Pipedrive en cliquant sur le lien Contact Pipedrive dans l’espace de travail Aircall.

Important: :
Si deux Contacts/Personnes partagent le même numéro, Aircall enregistrera dans celui trouvé en premier dans Pipedrive — généralement le plus récemment mis à jour.

La création de nouveau contact peut être activée via les Paramètres Pipedrive et configurée pour déterminer si seul un nouveau contact doit être créé ou si un nouveau contact ainsi qu’un nouveau prospect ou une nouvelle affaire doivent être créés. Une fois un nouveau contact créé, l’appel et les messages seront enregistrés pour ce contact.

Lors de l’utilisation de l’intégration Aircall–Pipedrive, il est essentiel de comprendre comment Aircall enregistre les appels et comment les informations de contact sont associées dans Pipedrive. Cela garantit que les appels sont enregistrés avec précision et liés aux bons enregistrements.

Correspondance des contacts et comportement d’enregistrement

Aircall utilise le numéro de téléphone enregistré dans Pipedrive pour déterminer où un appel doit être enregistré.

Important: :
Si deux Contacts ou Personnes dans Pipedrive partagent le même numéro de téléphone, Aircall enregistrera l’appel sur le Contact ou la Personne qui apparaît en premier lors de la recherche dans Pipedrive. Il s’agit généralement de l’enregistrement le plus récemment mis à jour.

Remarque: :
Les numéros de téléphone doivent être enregistrés dans le champ Téléphone dans Pipedrive. Si un numéro est stocké dans un autre champ (par exemple, *Champ Téléphone 2*), les appels vers ou depuis ce numéro ne seront pas enregistrés pour cette Personne.

Où les appels sont enregistrés

• Les appels sont enregistrés directement aux Contacts/Personnes dans Pipedrive.
• Les appels ne peuvent pas être enregistrés directement aux Affaires.
• Si un numéro de téléphone est uniquement enregistré au niveau de l’Organisation, l’appel sera soit :
  • Enregistré pour un nouveau Contact/Personne, ou pour l’Organisation, si l’enregistrement des appels pour les Organisations est activé dans vos paramètres d’intégration Pipedrive.
  • Pas du tout enregistré, selon la configuration de votre intégration.
• Les demandes de rappel peuvent être enregistrées comme activités ouvertes ou fermées dans Pipedrive, selon l’option choisie dans les paramètres « Création d’activité pour appel ».

ASTUCE :
Lorsque vous liez un Contact/Personne à une Affaire ouverte ou gagnée ou à une Organisation, Aircall associe automatiquement l’appel à cette Affaire et/ou Organisation. Vous pouvez également enregistrer les appels dans les Affaires perdues si vous activez cette option dans les paramètres d’intégration Pipedrive.

Cartes Insight

Lorsqu’un contact est trouvé dans Pipedrive, Aircall affiche une Carte Insight dans votre application téléphonique. Cette carte inclut un lien cliquable pour ouvrir le contact correspondant dans Pipedrive.

Si un numéro n’est pas encore enregistré, et que vos paramètres permettent la création de nouveaux contacts, un nouveau contact Pipedrive est automatiquement créé et affiché via la Carte Insight.

L’intégration Aircall - Pipedrive prend en charge les cartes Insight par défaut et personnalisées. Vous pouvez activer et configurer des cartes Insight personnalisées via les paramètres d’intégration Pipedrive. Si aucune carte personnalisée n’est activée, la Carte Insight par défaut sera affichée.

Cartes Insight par défaut

Cartes Insight pour Contacts

• Les cartes Insight pour contacts contiennent un lien vers la page du contact dans Pipedrive, le nom du contact et son Organisation.
• Si un appel est passé/reçu vers/depuis un nouveau numéro, la section « Nom » affichera le numéro de téléphone suivi du texte « Aircall nouvelle personne ».

Cartes Insight pour Affaires

• Les cartes Insight pour affaires apparaissent si le client a une affaire existante, ouverte, gagnée ou perdue, associée à son contact dans Pipedrive.
• Les cartes Insight afficheront jusqu’à 5 affaires ouvertes et jusqu’à 2 affaires gagnées. De plus, elles afficheront le nom, le statut et le nom du propriétaire de chaque affaire. Les affaires perdues seront également affichées dans les cartes Insight.

Important: :
Si un client a des affaires ouvertes, gagnées et perdues, les affaires ouvertes ont la priorité, et les cartes Insight pour ces affaires apparaîtront en premier.

Cartes Insight personnalisées

Vous pouvez personnaliser les Cartes Insight pour les Contacts/Personnes, Prospects, Affaires et Organisations dans vos paramètres d’intégration Pipedrive. Chaque type de carte peut être activé ou désactivé individuellement, et jusqu’à cinq champs peuvent être mappés pour affichage.

Logique d’affichage

• Seules les cartes activées apparaissent.
• Si aucune carte personnalisée n’est activée, la carte par défaut est affichée.
• Le système recherche d’abord un Contact/Personne.
• Si des Prospects ou Affaires associés existent et que leurs cartes sont activées, elles sont également affichées.
• Pour plusieurs prospects ou affaires, celle la plus récemment mise à jour est affichée.
• Jusqu’à trois affaires peuvent apparaître (une par statut : Ouverte, Gagnée, Perdue).
• Si aucun Contact/Personne n’est trouvé, le système recherche une Organisation et affiche sa carte si activée.

Remarque: :
Pour les cartes Insight personnalisées d’une organisation, un nouveau champ personnalisé "Org Phone Number Aircall" a été ajouté. Ce champ doit contenir le numéro de téléphone de l’organisation, permettant à Aircall de rechercher l’organisation par numéro de téléphone.
Les appels ne sont pas enregistrés pour une organisation même si elle est trouvée dans une Carte Insight.

Lors de la configuration de l’intégration Aircall–Pipedrive, assurez-vous que votre compte Pipedrive dispose de suffisamment d’espace pour les nouveaux champs personnalisés.

Important: :
L’intégration Aircall–Pipedrive ajoute cinq champs personnalisés à votre compte Pipedrive lors de l’installation. Vous devez avoir au moins cinq emplacements de champs personnalisés disponibles avant de poursuivre la configuration.

Journal des transcriptions d’appels

Avec Aircall AI, vous pouvez enregistrer les Transcriptions d’appels dans les Activités Pipedrive.

Prérequis :

• Intégration Pipedrive active
• Numéros Aircall associés à l’intégration
• Aircall AI activé
• Transcription d’appel activée pour les numéros concernés

Important: :
Les transcriptions ne sont générées que pour les appels de plus d’une minute. Les appels plus courts ne créeront ni n’enregistreront de transcription.

Vous pouvez gérer ce paramètre sous Enregistrer la transcription d’appel dans Pipedrive dans votre tableau de bord. Le paramètre par défaut est Oui.

Journal des insights IA

L’intégration peut enregistrer des Insights IA en plus des transcriptions d’appels, notamment :

• Résumé d’appel
• Sujets clés
• Sentiment
• Actions à réaliser

Ces éléments sont ajoutés à la Note d’activité dans Pipedrive.

Sujets clés

Vous pouvez choisir comment enregistrer les Sujets clés :

• En tant que Note d’activité
• En tant que tags pour une Personne/Contact, un Prospect ou une Affaire

Un nouveau champ personnalisé appelé Tags Aircall a été introduit pour remplacer les Aircall Tags, qui seront dépréciés à l’avenir.

Actions à réaliser

Vous pouvez choisir d’enregistrer les Actions à réaliser :

• En tant que Note d’activité
• En tant qu’activité ouverte dans la section Focus des Activités Pipedrive

Journal AI Assist Pro

Playbook et Résumé personnalisé peuvent également être enregistrés dans Pipedrive, à condition que vous disposiez du package AI Assist Pro et que vous ayez activé les paramètres d’intégration pour l’enregistrement.

Lorsque le Playbook ou le résumé personnalisé est mis à jour, il sera également enregistré dans Pipedrive, avec un titre clair indiquant la mise à jour.

Journal des messages

Journal des SMS

L’intégration d’Aircall avec Pipedrive enregistre automatiquement les messages SMS entrants et sortants en tant qu’activités, vous aidant à conserver un historique complet des interactions clients aux côtés de votre historique d’appels.

Comment les messages SMS sont enregistrés

Les messages SMS entrants et sortants apparaissent dans Pipedrive comme un type d’activité distinct des appels. Ce type d’activité est créé automatiquement par Aircall lors de l’installation.

Chaque activité SMS peut être enregistrée comme ouverte ou fermée, selon vos paramètres d’intégration.

Remarque: :
Si un SMS entrant est reçu d’un numéro inconnu, Aircall créera automatiquement un nouveau contact dans Pipedrive.

Important: :
Les nouveaux types d’activités sont créés automatiquement lors de l’installation ou de la migration de l’intégration Pipedrive.
Si l’un de ces types d’activités est supprimé manuellement, l’intégration doit être réinstallée pour les restaurer.

Journal des MMS

Les messages MMS envoyés ou reçus via des numéros Aircall compatibles SMS/MMS liés à Pipedrive sont enregistrés en tant que Notes d’activité. Les fichiers multimédias sont listés et accessibles dans l’onglet Fichiers.

Le journal des SMS et MMS suit également les paramètres de création d’activité pour les messages, permettant d’enregistrer les messages comme activités ouvertes ou fermées.

Journal des messages WhatsApp

Les messages WhatsApp (texte et multimédia) envoyés ou reçus via le canal WhatsApp Aircall sont enregistrés dans Pipedrive en tant que Notes d’activité pour les numéros associés.

La note inclut :

• Détails du message
• Liste des fichiers multimédias envoyés ou reçus
  (accessibles via l’onglet Fichiers dans la section Historique)

Vous pouvez choisir d’enregistrer les messages WhatsApp en tant qu’activités ouvertes ou fermées en utilisant le paramètre Création d’activité pour les messages.

Règles d’assignation

Titres d’activité personnalisés

Vous pouvez personnaliser les titres d’activité en utilisant le paramètre Titre d’activité personnalisé dans votre tableau de bord d’intégration.

Lorsqu’il est activé :

• Vous pouvez définir des titres personnalisés pour tous les types d’appels/conversations ou pour certains types spécifiques.
• Pour tout type d’appel sans titre personnalisé, le titre par défaut est utilisé.
• Vous pouvez choisir d’ajouter le nom du numéro (le nom du numéro Aircall utilisé) en cochant l’option correspondante.

En tirant parti de ces fonctionnalités, l’intégration Aircall–Pipedrive aide les équipes à rationaliser la communication, automatiser les mises à jour CRM et capturer des insights précieux à travers les appels, messages et analyses pilotées par IA - le tout dans un espace de travail connecté unique.

Journal des appels avec agent vocal IA

Lors de l’utilisation de l’Agent vocal, les appels peuvent suivre deux chemins possibles :

• Agent vocal uniquement : l’appel est entièrement géré par l’Agent vocal sans transfert.
• Agent vocal → utilisateur Aircall : l’Agent vocal transfère l’appel à un utilisateur humain Aircall.

Dans les deux cas, les appels sont enregistrés dans Pipedrive en tant qu’appels entrants reçus pour garantir un reporting et une visibilité précis.

Agent vocal uniquement

Pour les appels gérés entièrement par l’Agent vocal :

• Les appels sont enregistrés en tant qu’appels entrants reçus.
• Il est immédiatement clair dans le journal que l’appel a été géré par l’Agent vocal.
• Les notes de l’Agent vocal sont incluses et facilement distinguables des autres notes.

Agent vocal → utilisateur Aircall

Lorsqu’un appel est transféré de l’Agent vocal à un utilisateur humain Aircall, l’enregistrement dépend si le transfert est répondu ou manqué.

Transfert répondu

Si l’agent répond à l’appel transféré, il est enregistré comme un appel entrant répondu. Pour plus de clarté dans le reporting :

• Le titre inclut à la fois l’Agent vocal et le nom de l’agent.
• Les notes de l’utilisateur et de l’Agent vocal sont enregistrées
• Les tags indiquent qu’il s’agissait d’un appel avec Agent vocal, en plus des tags utilisateur.

Transfert manqué

Si l’agent ne répond pas à l’appel transféré, il est enregistré comme un appel manqué, mais toujours marqué comme transfert d’Agent vocal. Le journal inclura :

• Un titre indiquant que l’appel a été transféré par l’Agent vocal.
• Les notes de l’Agent vocal.
• L’enregistrement de l’appel.
• Les tags montrant qu’il s’agissait d’un appel avec Agent vocal.

Transfert manqué vers la messagerie vocale

Lorsqu’un appel transféré n’est pas répondu par l’agent et que l’appelant laisse un message vocal, Aircall l’enregistre en tant que Messagerie vocale tout en conservant son statut de transfert Agent vocal dans le journal d’appels.

Ce qui apparaît dans le journal d’appels

Le journal d’appels pour un transfert manqué aboutissant à une messagerie vocale inclut :

• Un titre indiquant que l’appel s’est terminé en messagerie vocale après avoir été escaladé par l’Agent vocal
• Les notes ajoutées par l’Agent vocal
• L’enregistrement de la messagerie vocale de l’appelant
• Les tags montrant qu’il s’agissait d’un appel avec Agent vocal

Synchronisation des tags Aircall

Vous pouvez désormais synchroniser les tags Aircall avec des objets dans Pipedrive. Cette fonctionnalité vous permet de choisir si les tags Aircall se synchronisent avec une Activité, une Affaire, une Personne, ou rien, vous donnant plus de contrôle sur la façon dont les données d’appel sont organisées dans votre CRM.

Choix de l’objet de synchronisation

Lors de la configuration de la synchronisation des tags entre Aircall et Pipedrive, vous pouvez sélectionner un seul objet Pipedrive pour la synchronisation des tags.

• Activité : Les tags seront synchronisés avec le champ tags par défaut de Pipedrive.
• Prospect ou Affaire ou Personne : Les tags seront synchronisés avec un champ personnalisé créé dans Pipedrive.
• Rien : Les tags ne seront synchronisés avec aucun objet Pipedrive.

Important: :
Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul type d’objet (Activité, Prospect, Affaire ou Personne) pour la synchronisation des tags.

Comportement de synchronisation des tags

Une fois configurés, les tags appliqués dans Aircall seront automatiquement synchronisés avec l’objet Pipedrive choisi.

• Les appels peuvent être tagués ou détagués dans les 2 heures suivant l’appel.
• Passé ce délai de 2 heures, toute mise à jour des tags dans Aircall ne sera pas synchronisée avec Pipedrive.

Remarque: :
Si vous choisissez Affaire ou Personne, Aircall créera et synchronisera les tags dans un champ personnalisé dans Pipedrive. Pour Activité, les tags se synchronisent avec le champ tags par défaut.

Automatisation SMS

Vous pouvez créer des règles d’automatisation SMS pour envoyer des messages SMS basés sur une mise à jour ou une action spécifique dans Pipedrive. Pour plus de détails, consultez Automatisation SMS dans l’intégration Pipedrive.

Création d’activité

Chaque type d’appel et de message se voit attribuer son propre type d’activité, permettant la mise en place d’analyses plus avancées directement dans Pipedrive en segmentant les types d’activités.

Lorsque vous installez l’intégration Pipedrive avec Aircall, de nouveaux types d’activités sont automatiquement créés pour garantir que les appels et messages soient correctement enregistrés entre les deux systèmes.

Important: :
Ces types d’activités sont créés lors de l’installation de l’intégration Pipedrive. Ne les désactivez pas ni ne les supprimez dans les paramètres de votre compte Pipedrive, car cela pourrait empêcher l’enregistrement correct des appels et messages.

Si un type d’activité est supprimé manuellement, vous devrez réinstaller l’intégration Pipedrive pour restaurer la fonctionnalité correcte.

Synchronisation Pipedrive et appels sortants Google Agenda

Lorsque vous utilisez l’intégration Aircall avec Pipedrive, vous pouvez remarquer que les appels sortants apparaissent dans votre Google Agenda. Cela se produit généralement en raison des paramètres de synchronisation de calendrier propres à Pipedrive. Cet article explique pourquoi cela arrive et comment le résoudre.

Pourquoi les appels sortants apparaissent dans Google Agenda

Si la fonction de synchronisation de calendrier de Pipedrive est activée, elle peut automatiquement enregistrer certaines activités dans votre Google Agenda connecté. Les appels sortants effectués via Aircall peuvent être inclus dans cette synchronisation, ce qui entraîne l’ajout d’entrées d’appel dans votre agenda.

Comment empêcher les appels sortants de se synchroniser avec Google Agenda

Pour empêcher que les appels sortants apparaissent dans votre Google Agenda, ajustez vos paramètres directement dans Pipedrive.

Étapes :

1. Ouvrez votre compte Pipedrive.
2. Accédez aux paramètres de synchronisation de calendrier.
3. Désactivez la fonction de synchronisation de calendrier ou modifiez la configuration pour empêcher l’enregistrement des activités d’appel dans votre Google Agenda.

Pour plus de détails, consultez la documentation de Pipedrive : Synchronisation du calendrier Pipedrive