Estado de Aircall
Ayuda para iniciar sesiónLa integración MCP de Calendly conecta tu AI Voice Agent con Calendly y permite a los agentes de IA convertir conversaciones en directo en reuniones, citas, entrevistas, consultas y seguimientos programados sin enviar al cliente a una página de reservas.
Cuando alguien que llama o un cliente potencial quiere hablar con una persona, el agente puede identificar el tipo de evento adecuado, comprobar la disponibilidad en la zona horaria de quien llama, reservar la hora elegida y confirmar los detalles finales al cliente.
Entre los usos habituales se incluyen las demostraciones de ventas, las citas de soporte, las entrevistas de selección, las consultas médicas, las visitas a inmuebles, las sesiones de asesoramiento financiero, las reuniones de Éxito del cliente, las sesiones de incorporación y las revisiones de renovación.
Cómo funciona en llamadas entrantes y salientes
Independientemente de quién inicie la conversación, el objetivo es el mismo: convertir la intención de concertar una cita en eventos confirmados en el calendario.
- Llamadas entrantes: un cliente llama. El agente entiende qué cita necesita, comprueba las franjas horarias disponibles en Calendly y reserva la reunión.
- Llamadas salientes: el agente hace un seguimiento con un cliente potencial, cliente, candidato o paciente y propone o confirma una hora. La invitación de Calendly se crea automáticamente.
La misma integración y las mismas acciones de Calendly sirven para ambos casos. Para configurar un agente que haga llamadas salientes, consulta la guía de configuración del AI Voice Agent para llamadas salientes.
Importante: El agente reserva reuniones reales. Todas las reuniones que reserve se crean en la cuenta de Calendly conectada. Solo debe reservar cuando quien llama haya indicado una fecha y una hora concretas y haya proporcionado los datos necesarios, como el nombre, el correo electrónico y la zona horaria. Usa tus instrucciones para dejar claro cuándo el agente solo puede comprobar la disponibilidad y cuándo puede hacer una reserva.
Antes de empezar
- Una cuenta de Calendly.
- Al menos un AI Voice Agent creado. Si aún no tienes uno, consulta primero Cómo configurar tu AI Voice Agent y luego vuelve a esta guía.
- Permisos de administrador en el Panel de control de Aircall.
Acciones y casos de uso
La integración de agentes Aircall <> Calendly te ofrece tres componentes básicos. Puedes combinarlos para crear distintos agentes.
| Componente básico | Qué define | Ejemplos |
|---|---|---|
| Casos de uso | Quién es el agente y qué resultado de la cita permite conseguir | Demostraciones de ventas, citas de soporte, entrevistas de selección |
| Grupos de acciones | Qué puede hacer el agente en un flujo de trabajo de programación de citas | Seleccionar un tipo de reunión, comprobar las franjas horarias disponibles, reservar una reunión |
| Acciones | A qué puede acceder el agente y qué puede crear en Calendly | Mostrar los tipos de reunión, mostrar las horas disponibles, crear una reunión |
Acciones de IA
Estas son las herramientas individuales a las que tiene acceso tu agente mediante la integración MCP de Calendly. Le dan acceso a flujos de trabajo específicos para programar citas: identificar al anfitrión conectado, buscar tipos de evento, comprobar las franjas horarias disponibles, crear un invitado a una reunión y confirmar el evento programado después de reservarlo.
Las acciones de Calendly se dividen en tres tipos:
- Acciones de búsqueda identifican al anfitrión conectado y encuentran el tipo de evento adecuado.
- Acciones de disponibilidad obtienen franjas horarias que se pueden reservar para un tipo de evento y un intervalo de tiempo concretos.
- Acciones de reserva crean el invitado y, si es necesario, obtienen los detalles finales del evento programado.
| Acción | Tipo | Qué hace | Información útil |
|---|---|---|---|
| Obtener datos del usuario | Búsqueda | Identifica la cuenta del anfitrión de Calendly conectada y devuelve su URI de usuario. | Se ejecuta una vez al inicio de una comprobación de citas, tipos de evento o disponibilidad. El agente utiliza la URI exactamente como se devuelve. |
| Mostrar tipos de evento | Búsqueda | Muestra los tipos de reunión (tipos de evento) de Calendly del usuario conectado o de una organización específica. | Se utiliza después de Obtener datos del usuario para encontrar un tipo de reunión por nombre o duración. El agente proporciona la URI exacta del usuario obtenida con Obtener datos del usuario, no un correo electrónico, un nombre, un identificador de URL ni un valor inventado. |
| Mostrar horas disponibles | Disponibilidad | Devuelve las franjas horarias abiertas para reservar un tipo de reunión dentro del intervalo de tiempo solicitado. | Se utiliza siempre antes de que el agente indique qué horas están disponibles. El agente toma el tipo de reunión del tipo de evento seleccionado, convierte el intervalo de tiempo local de quien llama en marcas de tiempo ISO e indica únicamente las horas devueltas que coincidan con la solicitud. |
| Crear reunión | Reserva | Reserva una plaza para quien llama como invitado en un tipo de reunión y una hora de inicio concretos. | Se utiliza cuando quien llama solicita una fecha y una hora concretas y proporciona los datos necesarios del invitado. El agente intenta reservar la hora de inicio exacta solicitada, la envía en formato ISO 8601 UTC, copia cualquier ubicación obligatoria configurada en el tipo de reunión y omite los campos opcionales cuyos datos no se le hayan facilitado. |
| Obtener evento | Reserva | Obtiene los detalles de la reunión que se acaba de crear. | Se utiliza únicamente después de que Crear reunión se complete correctamente, con la URI del evento devuelta al hacer la reserva. El agente no pide a quien llama una URI de Calendly ni lee en voz alta las URI sin procesar. |
Combinaciones habituales de acciones
- Buscar un tipo de reunión de demostración antes de comprobar la disponibilidad: Obtener datos del usuario y, después, Mostrar tipos de evento.
- Responder a «¿Qué horas hay disponibles el jueves por la tarde?»: Obtener datos del usuario, después Mostrar tipos de evento y, por último, Mostrar horas disponibles.
- Reservar una hora exacta solicitada: Crear reunión y, después, Obtener evento.
Grupos de acciones
Un grupo de acciones combina acciones de Calendly para realizar una tarea de programación de citas. Dado que Calendly puede crear reuniones reales, deja claro el resultado permitido para cada grupo: identificar al anfitrión, seleccionar un tipo de reunión, comprobar la disponibilidad, reservar una reunión o confirmar los detalles finales.
| Grupo de acciones | Qué hace el agente | Acciones utilizadas | Ejemplo de solicitud de quien llama |
|---|---|---|---|
| Identificar al anfitrión de Calendly | Identifica la cuenta del anfitrión conectada antes de mostrar los tipos de reunión o consultar la disponibilidad. | Obtener datos del usuario | «¿Puedes comprobar qué tipos de reunión puedo reservar con la cuenta de Calendly conectada?» |
| Seleccionar el tipo de evento adecuado | Muestra tus tipos de reunión y elige el que coincida por nombre, duración o intención de quien llama. | Obtener datos del usuario y, después, mostrar los tipos de evento | «Me gustaría reservar una demostración del producto de 30 minutos». |
| Consultar los horarios disponibles | Consulta los horarios libres para el tipo de reunión elegido y devuelve solo los que se ajustan a la franja horaria solicitada por quien llama. | Obtener datos del usuario, después mostrar los tipos de evento y, por último, mostrar los horarios disponibles | «¿Qué horarios hay disponibles el jueves por la tarde?» |
| Reservar una reunión | Reserva la reunión cuando quien llama proporciona una fecha y hora concretas y los datos necesarios. | Crear reunión | «Reserva la franja de mañana a las 14:00, hora del Pacífico, con jane@acme.com. Me llamo Jane Doe». |
| Confirmar los detalles de la reunión reservada | Obtiene y confirma los detalles definitivos después de completar la reserva. | Crear reunión y, después, obtener evento | «¿Puedes confirmarme la hora y el lugar definitivos de la reunión que acabamos de reservar?» |
| Proceso completo de programación | Combina la selección del tipo de reunión, la consulta de disponibilidad, la reserva y la confirmación en una sola conversación. | Las cinco acciones | «Busca una franja para una demostración de 30 minutos el jueves por la tarde y reserva la opción de las 15:00 con Alex en alex@example.com». |
Casos de uso
Un caso de uso define quién es tu agente y qué resultado debe lograr con las citas. Cada caso combina los mismos grupos de acciones: seleccionar el tipo de reunión adecuado, consultar los horarios disponibles, reservar una reunión y confirmar los detalles.
| Caso de uso | Qué hace el agente | Ten en cuenta |
|---|---|---|
| Programación de reuniones | Cuando un cliente o cliente potencial quiere hablar con alguien, consulta la disponibilidad y reserva una reunión directamente en Calendly, sin necesidad de intervención humana ni de una página de reservas. | Haz preguntas breves solo cuando sea necesario: tipo de reunión, fecha, hora, zona horaria y nombre y correo electrónico de quien llama. |
| Reserva de demostraciones de ventas | Cuando un cliente potencial pide ver el producto, comparar planes o hablar con el equipo de ventas, encuentra el tipo de reunión de demostración adecuado, ofrece horarios y hace la reserva mientras la persona sigue interesada. | No hagas la reserva hasta tener los datos necesarios. Si coinciden varios tipos de demostración, haz una pregunta breve. |
| Citas de soporte | Cuando un cliente necesita ayuda que requiere una sesión en directo, encuentra el tipo de cita de soporte adecuado, consulta los horarios disponibles y reserva una cita con el equipo de soporte. | No garantices resultados del soporte al programar la cita. Resume brevemente el contexto de la solicitud de soporte. |
| Entrevistas de selección | Cuando un candidato está listo para una llamada de preselección o una entrevista, identifica el tipo de entrevista adecuado, ofrece franjas horarias y la reserva. | No pidas información personal innecesaria. Si el puesto o el tipo de entrevista no está claro, haz una pregunta. |
| Consultas (atención sanitaria, asesoramiento financiero, asuntos legales, educación) | Recoge la solicitud de cita, elige el tipo de consulta adecuado y reserva una cita confirmada. | No des asesoramiento médico, legal, financiero o sujeto a regulación, a menos que tu flujo de trabajo lo permita. No recopiles información sensible innecesaria. |
| Visitas a inmuebles | Cuando un comprador, inquilino o cliente potencial solicita visitar un inmueble, selecciona el tipo de visita adecuado, consulta las franjas horarias y reserva la visita, recogiendo los datos básicos necesarios. | No inventes horarios de visita disponibles, datos de los inmuebles ni ubicaciones. No recopiles información financiera o de identidad innecesaria. |
| Reuniones de Éxito del cliente (incorporación, revisiones empresariales trimestrales, renovaciones, revisiones de cuentas) | Elige el tipo de reunión adecuado, ofrece horarios disponibles y reserva la reunión con el cliente. | No inventes horarios disponibles, datos de la cuenta ni condiciones de renovación. Haz una pregunta si coinciden varios tipos de reunión. |
Configurar las acciones de IA de Calendly
Paso 1: Instalar las acciones de IA de Calendly
Pasos
- Ve a Panel de control de Aircall > Integraciones > Aplicaciones.
- Instala la integración de Calendly si aún no está instalada y, después, ábrela.
- Selecciona la pestaña Acciones de IA.
- Instala las acciones de IA de Calendly.
Después, configura tu agente con las acciones, los grupos de acciones y los casos de uso que se adapten al flujo de trabajo de programación que quieres automatizar. El paso 2 y las secciones siguientes explican cómo hacerlo.
Nota: La instalación de las acciones de IA solo hace que estén disponibles. Un agente podrá usarlas una vez que se las añadas en el paso 2.
Paso 2: Añadir acciones de Calendly a tu AI Voice Agent
Pasos
- Ve a Panel de control de Aircall > Agentes de IA > AI Voice Agent y abre el agente que quieres configurar.
- En Capacidades funcionales, haz clic en Acciones de IA.
- Haz clic en + Añadir acción.
- En Seleccionar de la lista de integraciones, busca Calendly y elige una acción.
- Revisa las instrucciones predefinidas y los datos de entrada obligatorios; después, haz clic en Añadir acción. Repite el proceso para cada acción que quieras que use el agente.
- Haz clic en Guardar.
- Haz clic en Activar agente para empezar a usarlo en tus llamadas.
Nota: Si una acción de Calendly no aparece en el menú desplegable, las acciones de IA de Calendly aún no están instaladas. Vuelve al paso 1.
Instrucción inicial
Esta es una instrucción inicial para una conversación completa de programación de citas. Pégala en las directrices de conversación y adáptala a tu agente.
COMPLETA TODO EL PROCESO DE PROGRAMACIÓN EN CALENDLY
Convierte una conversación para programar una cita en una reunión de Calendly confirmada.
1. Usa «Obtener datos del usuario» para identificar al anfitrión conectado.
2. Usa «Listar tipos de eventos» para seleccionar el tipo de evento activo y disponible para reservas que corresponda, cuando sea necesario.
3. Usa «Listar horarios disponibles» siempre que la persona que llama pregunte qué horarios hay disponibles.
4. Cuando la persona que llama elija un horario o solicite una hora concreta y facilite los datos necesarios del invitado, usa «Crear reunión».
5. Una vez confirmada la reserva, usa «Obtener evento» con el URI resource.event devuelto si necesitas los detalles finales.
6. Confirma la cita definitiva con un lenguaje natural.
Nunca supongas URI, horarios, ubicaciones, datos del invitado ni zonas horarias. Mantén la consulta de disponibilidad separada de la reserva, a menos que la persona que llama pida explícitamente reservar.
Paso 3: Prueba la configuración
Haz las pruebas en dos fases antes de ponerlo en funcionamiento.
Pestaña Pruebas de Acciones de IA (entorno de pruebas MCP)
- Ve a Panel de control de Aircall > Integraciones > Aplicaciones.
- Abre tu integración de Calendly y ve a la pestaña Pruebas de Acciones de IA, que abre el entorno de pruebas MCP.
- Selecciona una acción en el menú desplegable y rellena sus parámetros.
- Haz clic en Ejecutar para comprobar la conexión. El resultado aparece en el panel Salida.
Consejo: Para probar Listar tipos de eventos, ejecuta primero Obtener datos del usuario y luego copia el valor uri de su respuesta en el campo user.
Llamada de prueba
- Ve a Panel de control de Aircall > Agentes de IA > AI Voice Agent y abre el agente que quieras probar.
- Haz clic en Llamada de prueba para simular una conversación real de principio a fin.
Importante: Las llamadas de prueba consumen minutos de AI Voice Agent y pueden crear reuniones reales en Calendly. Crear reunión es una acción de escritura, por lo que cualquier reunión que reserve durante las pruebas será real.
Consejo: Si una acción falla en el entorno de pruebas MCP, comprueba la conexión con Calendly. Si funciona allí pero el agente no la usó durante una llamada, comprueba que la acción esté añadida al agente y que tus instrucciones de conversación indiquen cuándo usarla. Después de cada cambio en tus reglas, haz una nueva llamada de prueba.
Pautas para todos los agentes de Calendly
- Comprueba la disponibilidad antes de ofrecer horarios y comunica solo los horarios que devuelva Calendly.
- Reserva solo cuando la persona que llama haya indicado una fecha y hora concretas y los datos necesarios.
- Si solicita una hora concreta, reserva exactamente esa hora. En los demás casos, mantén separadas la consulta de disponibilidad y la reserva.
- Nunca supongas ni inventes URI, enlaces, identificadores, tipos de reunión, horarios, ubicaciones, direcciones de correo electrónico, nombres ni zonas horarias de Calendly. Usa los datos exactos que devuelva Calendly.
- Usa la zona horaria de la persona que llama para las fechas relativas y las horas locales.
- Confirma solo detalles fáciles de entender, como el tipo de reunión, la fecha, la hora, la zona horaria, la ubicación y el estado. Nunca leas en voz alta enlaces ni URI de Calendly sin procesar.
Preguntas frecuentes
¿El agente reserva reuniones reales en mi Calendly?
Sí. Crear reunión reserva una reunión real en la cuenta de Calendly conectada.
¿Puede el agente comprobar la disponibilidad sin reservar?
Sí. Comprobar la disponibilidad y reservar son acciones separadas. A menos que la persona que llama pida explícitamente reservar, el agente las mantiene separadas.
¿Qué necesita el agente para reservar una reunión?
Una fecha y hora concretas, además de los datos necesarios, como el nombre, el correo electrónico y la zona horaria de la persona que llama.
¿Qué ocurre si tengo varios tipos de reunión en Calendly?
En las instrucciones iniciales, el agente identifica el tipo de reunión por su nombre, finalidad, duración o contexto. Si solo hay un tipo de reunión disponible, usa ese. Si varios podrían corresponder, primero hace una pregunta breve.
¿Leerá el agente en voz alta los enlaces de Calendly?
No. Confirma detalles fáciles de entender, como el tipo de reunión, la fecha, la hora, la zona horaria, la ubicación y el estado.