Campañas salientes: Resumen

Nota: Las campañas salientes están actualmente en fase beta y disponibles para clientes del Plan Professional sin coste adicional. Algunas funciones todavía se están perfeccionando.

Las campañas salientes permiten a los equipos de ventas y éxito del cliente realizar actividades de contacto coordinadas a escala. Varios agentes llaman simultáneamente desde una lista de contactos compartida, los administradores/supervisores supervisan el progreso y los resultados en tiempo real, y cada resultado se registra a nivel de contacto. Este artículo explica cómo funciona la función, quién puede utilizarla y los conceptos fundamentales que debe conocer antes de empezar.

Nota: Las campañas salientes solo están disponibles en Aircall Workspace para escritorio y web. No son compatibles con la aplicación móvil de Aircall ni con las integraciones de CTI.

¿Qué son las campañas salientes?

Las campañas salientes son una función de marcación estructurada que coordina a varios agentes que trabajan con la misma lista de contactos, sin que dos agentes llamen nunca al mismo contacto al mismo tiempo.

Se diferencia de las llamadas salientes estándar de tres maneras clave:

• Los contactos se organizan en una campaña: una lista con nombre que incluye agentes asignados, reglas de llamada y etiquetas de resultados
• La marcación está automatizada: el sistema pone en cola los contactos y avanza al siguiente después de cada llamada
• Los resultados se registran a nivel de contacto: cada resultado se registra para el contacto, lo que proporciona a los administradores y supervisores visibilidad completa del progreso

Las campañas se configuran y gestionan en el Panel de control de Aircall. Los agentes llaman desde la sección Campañas de Aircall Workspace.

¿Para quién son las campañas salientes?

Las campañas salientes funcionan mejor para equipos de ventas y éxito del cliente que realizan actividades de contacto coordinadas con varios agentes, en las que un administrador o supervisor necesita controlar a quién se llama, realizar un seguimiento de los resultados de todo el equipo y actuar en función de los resultados.

Los casos de uso habituales incluyen:

• Realizar seguimiento de clientes potenciales interesados y volver a captar contactos inactivos
• Mantener el flujo de ventas en movimiento con un seguimiento estructurado
• Actividades de contacto urgentes vinculadas a un momento específico: lanzamientos de productos, períodos de renovación, esfuerzos de fin de trimestre
• Secuencias de devolución de llamada posteriores a eventos: seguimientos de webinars, devoluciones de llamada de conferencias

¿Quién puede utilizar las campañas salientes?

Las campañas salientes están disponibles en el Plan Professional.

Conceptos clave

Campaña

Una iniciativa de contacto con nombre formada por una lista de contactos, agentes asignados, una estrategia de marcación y un conjunto de etiquetas de resultados. Una campaña requiere lo siguiente antes de poder iniciarse:

• Un nombre
• Al menos un contacto
• Al menos una etiqueta de resultado
• Al menos un agente asignado

Ciclo de vida de la campaña

Cada campaña pasa por los siguientes estados:

Resultados de campaña

Las etiquetas de resultados califican el resultado del intento de cada contacto, por ejemplo: Interesado, No interesado, Reprogramar, DNC. El administrador o supervisor las define para cada campaña, se registran a nivel de contacto y son distintas de las etiquetas de llamadas estándar de Aircall, que siguen disponibles y funcionan como antes.

Los resultados se aplican de dos maneras:

• Manualmente: el agente selecciona una etiqueta después de una llamada conectada.
• Automáticamente: el sistema aplica una etiqueta cuando no se contesta una llamada, va al buzón de voz, se omite o el número se marca como no válido o bloqueado.

Ciclo de campaña

Cada contacto tiene un ciclo de campaña: el conjunto de intentos de llamada configurados para ese contacto. El ciclo continúa mientras queden intentos y no se haya contactado al contacto. Se detiene cuando se agotan los intentos máximos o cuando el agente finaliza el contacto después de una llamada conectada.

Cola de marcación

Cuando una campaña está en curso, el sistema asigna automáticamente contactos a los agentes disponibles. Cada contacto se bloquea mientras se le llama, lo que evita que dos agentes llamen a la misma persona al mismo tiempo.

Estado del agente: En campaña

Cuando un agente inicia una sesión de marcación, su estado cambia a En campaña en todos sus dispositivos. Mientras está activo, este estado hace que el agente no esté disponible para llamadas entrantes.

Cómo trabajan juntas las dos funciones

Los administradores y supervisores crean la campaña, importan contactos, configuran la estrategia de marcación y la inician. Una vez que la campaña se activa, los agentes reciben una notificación en Aircall Workspace y pueden empezar a llamar de inmediato.

• Para la configuración y gestión de campañas, consulte Campañas salientes: Creación y gestión de campañas.
• Para conocer la experiencia de marcación de los agentes, consulte Campañas salientes: Marcación de una campaña.

Cumplimiento

Las llamadas salientes están sujetas a normativas que varían según el país y la región. Antes de lanzar cualquier campaña, asegúrese de haber:

• Confirmado que está permitido llamar a sus contactos objetivo durante el horario previsto. El lanzamiento y la pausa de la campaña son responsabilidad del administrador o supervisor.
• Verificado sus listas de no llamar (DNC). Los agentes pueden marcar contactos usando etiquetas de resultado de no llamar después de una llamada, pero la exclusión de futuras listas de campaña sigue siendo un proceso manual.
• Garantizado que su contacto esté informado de que se le puede contactar como parte de una campaña, cuando así lo exija la legislación local. La gestión del consentimiento es responsabilidad de su organización.
• Verificado la elegibilidad de los números. Solo los números que cumplan con las normativas locales están disponibles como ID de la persona que llama para llamadas salientes. Los números que no cumplen la normativa se excluyen automáticamente. Puede consultar las restricciones específicas de cada país en la tabla siguiente:

Nota: Si un agente no tiene números elegibles asignados, la campaña se pausará para ese agente y recibirá una notificación. No podrá marcar hasta que se le asigne un número elegible.

Importante: Aircall aplica el filtrado de elegibilidad de números automáticamente. Todas las demás obligaciones de cumplimiento (incluidos los horarios de llamada, la documentación del consentimiento y la gestión de listas de no llamar) siguen siendo responsabilidad de su organización. Revise sus obligaciones legales antes de lanzar campañas en mercados regulados.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencian las Campañas salientes de Power Dialer?

Las Campañas salientes y Power Dialer son funciones independientes que sirven para distintos casos de uso. Si su equipo utiliza actualmente Power Dialer, así es como se comparan:

¿Puedo importar contactos desde Salesforce?

Actualmente no. Las listas estáticas de HubSpot y los archivos CSV son los dos métodos de importación compatibles. La importación desde Salesforce no está disponible en este momento.

¿Qué ocurre si un contacto devuelve la llamada después de haber sido marcado desde una campaña?

La devolución de llamada sigue el enrutamiento estándar de llamadas entrantes para el número utilizado. La lógica de la campaña no se aplica a las llamadas entrantes.