Campañas salientes: crear y gestionar campañas

Los administradores y supervisores gestionan el ciclo de vida completo de la campaña desde el Aircall Dashboard, desde la configuración inicial hasta la supervisión en tiempo real y el seguimiento posterior a la campaña. Este artículo cubre cada paso: crear una campaña, iniciarla y gestionarla mientras se ejecuta, y hacer seguimiento del progreso a través de las vistas de campaña.

Quién puede acceder a esta función

Los Administradores y Supervisores tienen acceso completo a todas las campañas de la organización.

Antes de empezar

Antes de crear tu primera campaña, confirma que lo siguiente esté listo:

• Plan y rol: Outbound Campaigns requiere el plan Professional y un rol de Administrador o Supervisor.
• Lista de contactos: Ten preparada tu lista para importarla, ya sea un archivo CSV o una lista estática de HubSpot. Consulta el Paso 3 a continuación para ver todos los requisitos.
• Números salientes: Debe haber disponible al menos un número de Aircall que cumpla con la normativa local de marcación saliente. Los números que no cumplan se excluyen automáticamente y no aparecerán en el paso de estrategia de marcación.
• Cumplimiento: Confirma que tu actividad de contacto cumple con la normativa de tus mercados objetivo antes del lanzamiento. Consulta la sección Compliance en Outbound Campaigns: Overview.

Crear una campaña

Para crear una campaña, ve a Aircall Dashboard > Campaign y haz clic en el botón Create Campaign.

La creación de campañas sigue un asistente guiado de cuatro pasos. Puedes guardar el progreso de creación de tu campaña como borrador en cualquier momento; solo se requiere el nombre de la campaña para guardarla.

Paso 1: Configuración general

Identidad de la campaña

Introduce un nombre (obligatorio) y una descripción opcional para dar contexto a los agentes y compañeros de equipo.

Etiquetas de resultado

Define las etiquetas que los agentes usarán para calificar las llamadas conectadas. Ejemplos: Interesado, No interesado, Reprogramar, DNC.

• Puedes añadir hasta 10 etiquetas por campaña
• Las etiquetas son específicas de cada campaña y pueden reutilizarse entre campañas

Nota: Las llamadas no satisfactorias (sin respuesta, envío de mensajes del buzón de voz, omitidas, número no válido o bloqueado) se etiquetan automáticamente por el sistema. Los agentes no necesitan seleccionar un resultado para estos casos.

Asignación de agentes

Asigna los agentes que marcarán en esta campaña. Recibirán una notificación cuando se lance la campaña. Puedes añadir o eliminar agentes después del lanzamiento.

Paso 2: Estrategia de marcación

Grupo de números salientes

Selecciona qué números se usarán como ID de la persona que llama para esta campaña:

• Grupo del agente: los agentes marcarán desde los números asignados directamente a ellos
• Grupo específico de la campaña: los agentes marcarán desde un conjunto definido de números, aunque esos números no estén asignados individualmente a los agentes afectados

Nota: Solo aparecen para selección los números que cumplen con la normativa local de marcación saliente. Los números que no cumplen se excluyen automáticamente.

Regla de selección de números

Elige cómo el sistema asigna un número a cada contacto. Las reglas disponibles dependen del tipo de grupo seleccionado.

Si usas el grupo del agente:

• Número predeterminado del agente: usa el propio número predeterminado de cada agente
• Presencia local: selecciona entre los números asignados al agente haciendo coincidir el código de área o el prefijo del país con el número del contacto

Si usas un grupo específico de la campaña:

• Rotación aleatoria: rota entre todos los números del grupo específico de la campaña para evitar el uso excesivo de un solo número
• Presencia local: selecciona desde el grupo específico de la campaña haciendo coincidir el código de área o el prefijo del país con el número del contacto

Paso 3: Importación de contactos

Hay dos métodos disponibles para añadir contactos a una campaña.

Subir un archivo CSV

Descarga una plantilla o usa un archivo CSV de formato libre. Arrastra y suelta o explora para seleccionar un archivo CSV desde tu dispositivo. Requisitos del archivo:

• Tamaño máximo del archivo: 1 MB
• Número máximo de registros: 5.000
• Los números de teléfono deben estar en formato E.164 (p. ej. +33612345678)
• El número de teléfono es el único campo obligatorio
• Campos opcionales: nombre, apellidos, nombre de la empresa, email, notas

Después de subirlo, asigna las columnas del CSV a los campos de Aircall y establece el prefijo de país predeterminado. El prefijo estandariza los números a los que les falta un prefijo de país y solo se aplica a la marcación nacional.

Importar desde HubSpot

También puedes exportar una lista estática de contactos directamente desde HubSpot. Antes de seleccionar una lista, asegúrate de que se cumplan todas las condiciones siguientes:

• La lista ya existe en HubSpot y está creada a partir del objeto Contacto
• Todos los contactos de la lista tienen rellenado un campo de número de teléfono
• La lista no supera los 5.000 contactos
• La autenticación de HubSpot está completa en Integrations > Outbound Campaign en el Aircall Dashboard
• La asignación de campos entre HubSpot y Aircall está configurada en la pestaña Outbound campaigns de la configuración de la integración de HubSpot

Paso 4: Validación de contactos

Después de la importación, los contactos se clasifican en tres categorías:

• Válidos: cumplen todos los requisitos y se añadirán a la campaña
• No válidos: faltan números de teléfono o están mal formateados. Corrígelos directamente en esta vista, exporta los errores para corregirlos y volver a subirlos, o simplemente ignóralos y se excluirán de la importación
• Duplicados: números de teléfono que aparecen más de una vez. Se conserva la primera aparición; los duplicados posteriores se marcan para tu revisión.

Confirma la lista para finalizar la importación y luego inicia la campaña o guárdala como borrador.

Iniciar, pausar y gestionar una campaña

Puedes acceder a tus campañas en Aircall Dashboard > Campaigns. Haz clic en tu campaña activa para acceder a la vista detallada de la campaña.

Ciclo de vida del estado de la campaña

Las fechas de inicio y fin se establecen automáticamente:

• Fecha de inicio: se registra cuando se inicia la campaña
• Fecha de fin: se registra cuando se ha marcado a todos los contactos y la campaña pasa a Completada

Gestionar una campaña activa

Mientras una campaña está En curso, desde la vista de detalles de la campaña puedes:

• Iniciar o pausar la campaña usando el botón de acción
• Añadir o eliminar agentes en cualquier momento desde la pestaña Usuarios
• Añadir contactos al principio o al final de la cola activa
• Mover contactos al principio o al final de la cola
• Eliminar contactos de la cola activa antes de que se les marque

Nota: Los contactos que están sonando actualmente, en una llamada en curso o que ya tuvieron un intento no pueden eliminarse de la campaña.

Supervisar el progreso de la campaña

Vista de lista de campañas

Accede a la sección Campaigns en Aircall Dashboard para ver todas las campañas de tu organización. Cada fila muestra:

• Estado, nombre de la campaña y fecha de creación
• Total de contactos y agentes asignados
• Creador de la campaña
• Fechas de inicio y fin (cuando estén disponibles)
• Periodo: corresponde al tiempo activo de la campaña

Usa la barra de búsqueda para encontrar una campaña por nombre. Filtra por estado o por el miembro del equipo que la creó.

Acciones disponibles desde la lista de campañas

Desde la lista, puedes realizar las siguientes acciones en cada campaña sin abrirla:

• Iniciar o reanudar una campaña usando el botón de reproducción
• Pausar una campaña activa usando el botón de pausa
• Acceder a opciones adicionales mediante el menú de tres puntos (⋮), incluidas editar, eliminar o archivar la campaña. Las opciones adicionales disponibles dependen del estado de la campaña:

Vista detallada de la campaña

Selecciona una campaña para abrir su vista detallada. El nombre de la campaña, el creador, la fecha de creación y el estado aparecen en la parte superior. Inicia o pausa directamente desde aquí, o usa el menú de tres puntos (⋮) para acceder a opciones adicionales.

La vista detallada está organizada en cuatro pestañas:

Resumen

La vista principal de supervisión de una campaña activa. Muestra:

• Estadísticas: % de finalización de la campaña, total de contactos, tiempo activo acumulado de la campaña, duración media de las llamadas, llamadas conectadas (respondidas) y un desglose de llamadas realizadas, respondidas, no respondidas, envíos de mensajes del buzón de voz y duración media de las llamadas
• Subpestaña Resultados: contactos a los que se ha llamado, empresa, con agente, duración de la llamada, fecha y hora, número de intentos, notas y resultado
• Subpestaña Cola activa: contactos que siguen esperando para ser marcados, con el siguiente intento programado y el número de intentos previos. Usa el botón Add contacts para añadir nuevos contactos al principio o al final de la lista de marcación.

Configuración

Muestra y permite editar la configuración de la campaña mientras está activa:

• Nombre y descripción de la campaña
• Etiquetas de resultado (añadir o eliminar usando la opción Add outcome)
• Estrategia de marcación (grupo de números y regla de selección)

Usuarios

Muestra todos los agentes asignados a la campaña. Desde aquí puedes:

• Buscar y añadir agentes individuales
• Eliminar agentes de la campaña

Lista de contactos

Muestra todos los contactos importados a la campaña. Cada fila muestra un número de teléfono, nombre, apellidos, empresa y nota.