La función de dejar mensaje de voz automáticamente ayuda a los equipos que realizan un gran volumen de llamadas salientes. Dado que muchas llamadas llegan al buzón de voz, los agentes a menudo dedican mucho tiempo a dejar mensajes similares. Dejar mensaje de voz automáticamente agiliza este flujo de trabajo permitiendo a los agentes enviar un mensaje pregrabado con un solo clic después del tono.
Los agentes pueden grabar y gestionar sus propios mensajes, y luego enviar rápidamente uno durante cualquier llamada saliente estándar o llamada con marcador automático.
Los usuarios pueden:
Pregrabar mensajes de voz personalizados
Gestionar las grabaciones escuchando, eliminando, renombrando o estableciendo un mensaje predeterminado
Enviar un mensaje de voz automáticamente después del tono
Ver el historial de envíos y aplicar filtros
Cómo acceder a dejar mensaje de voz automáticamente
Dejar mensaje de voz automáticamente está disponible en el plan Aircall Professional.
Está soportado en las aplicaciones de escritorio y web de Aircall Workspace. Próximamente se añadirá soporte para iOS y Android.
Un botón para dejar mensaje de voz aparece en la vista de detalles de la llamada cuando al menos un mensaje de dejar mensaje de voz ha sido configurado en la configuración de llamadas. Los usuarios pueden enviar un mensaje tan pronto como lleguen a un contestador automático y escuchen el tono.
Cómo configurar mensajes para dejar mensaje de voz automáticamente
Se debe configurar al menos un mensaje en la configuración de llamadas antes de poder usar dejar mensaje de voz automáticamente. Los mensajes se graban a través del micrófono de cada usuario y son únicos para cada usuario individual. Otros usuarios de la organización no pueden acceder a ellos.
Para grabar o editar mensajes de dejar mensaje de voz automáticamente, haz clic en tu nombre en la esquina inferior izquierda, selecciona Configuración y luego abre la sección Dejar mensaje de voz automáticamente en Configuración de llamadas.
Limitaciones y consejos
Antes de grabar, ten en cuenta:
Solo se soportan llamadas salientes
Se pueden grabar hasta 10 mensajes por usuario
Cada mensaje puede durar hasta 180 segundos
Los nombres de los mensajes deben ser únicos y no pueden exceder los 48 caracteres
NOTA: Algunos contestadores limitan la duración del mensaje de voz. Mantén los mensajes cortos para asegurar que se entreguen correctamente.
Grabar mensaje para dejar mensaje de voz automáticamente
Grabar un mensaje para dejar mensaje de voz automáticamente
Tu primera grabación se convierte en el mensaje predeterminado. Puedes cambiar el predeterminado en cualquier momento. Durante una llamada, se puede seleccionar cualquier mensaje guardado si el predeterminado no es adecuado.
Pasos:
Abre la vista de configuración de Dejar mensaje de voz automáticamente.
Introduce un nombre para la grabación de hasta 48 caracteres.
Haz clic en Grabar. Aparecerá una cuenta regresiva de tres segundos antes de que comience la grabación.
Graba tu mensaje. Tienes un límite de tres minutos. La grabación se detendrá automáticamente si superas el límite.
Escucha la grabación para confirmar la calidad.
Haz clic en Regrabar si necesitas grabar de nuevo.
Haz clic en Guardar para almacenar el mensaje.
Importante: E:
Verifica la configuración y permisos de tu micrófono antes de comenzar a grabar.
Gestionar mensajes existentes de dejar mensaje de voz automáticamente
Haz clic en el icono de editar en cualquier mensaje guardado para gestionarlo. Puedes:
Escuchar la grabación
Renombrar el mensaje
Establecer como predeterminado para que sea la opción de un solo clic
Eliminar el mensaje permanentemente
Dejar un mensaje de voz automáticamente
El tiempo es crítico. Siempre espera al tono del buzón de voz antes de hacer clic en el botón de dejar mensaje de voz automáticamente.
Importante: E:
Hacer clic en el botón antes del tono puede resultar en que el mensaje quede incompleto o no se entregue.
Enviar el mensaje predeterminado
Pasos:
Llega al buzón de voz del contacto.
Espera el tono.
Haz clic en Dejar mensaje de voz automáticamente.
La llamada termina automáticamente y una notificación confirma el envío exitoso.
En los detalles de la llamada verás que se dejó un mensaje de voz.
Enviar un mensaje desde la lista
Si tienes múltiples mensajes:
Pasos:
Llega al buzón de voz del contacto.
Espera el tono.
Haz clic en la flecha desplegable junto al botón principal de dejar mensaje de voz automáticamente.
Selecciona el mensaje que quieres usar.
La llamada termina automáticamente y aparece una notificación de éxito.
Los detalles de la llamada indicarán que se dejó un mensaje de voz.
Ver historial y aplicar filtros
En la Bandeja de entrada, las llamadas salientes que incluyen un mensaje de voz dejado automáticamente muestran un icono de dejar mensaje de voz en las páginas de Conversaciones y Llamadas.
Para buscar más rápido, puedes filtrar por Tipos de llamada > Mensaje de voz enviado en la página de Llamadas para mostrar solo las llamadas donde se dejó un mensaje de voz.
Errores
Ocasionalmente pueden ocurrir errores:
Durante la grabación: no se pudo guardar el mensaje
Durante la eliminación: no se pudo eliminar el mensaje
Durante la modificación (renombrar o establecer como predeterminado): no se pudo actualizar el mensaje
Durante el envío: no se pudo enviar el mensaje
Si encuentras un error, inténtalo de nuevo más tarde. Si el problema persiste, contacta con el Equipo de Soporte de Aircall.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Qué pasa si la persona a la que llamo contesta pero accidentalmente hago clic en el botón de dejar mensaje de voz automáticamente?
La llamada termina inmediatamente de tu lado. La persona a la que llamaste permanece en línea y escucha la grabación del mensaje de voz. Después de que termina la grabación, la llamada termina para ellos. No se deja ningún mensaje de voz.
¿Puedo dejar un mensaje de voz si la llamada es transferida en caliente?
No.
¿Puedo dejar un mensaje de voz durante una llamada interna?
No.
¿Qué pasa si hago clic en el botón de dejar mensaje de voz automáticamente antes del tono?
Tu destinatario puede no recibir la grabación o recibir un mensaje incompleto.
¿Qué pasa si hablo después del tono y luego hago clic en el botón de dejar mensaje de voz automáticamente?
Tu contacto escuchará tanto tu mensaje hablado como el mensaje pregrabado.
¿Qué pasa si espero demasiado tiempo después del tono antes de hacer clic en el botón de dejar mensaje de voz automáticamente?
El mensaje puede no transmitirse. El sistema puede interpretar la demora como silencio, lo que puede causar que la llamada se desconecte del lado del destinatario mientras tú permaneces conectado.
¿Puedo solicitar desactivar dejar mensaje de voz automáticamente para mi cuenta?
Sí. Un administrador puede solicitarlo enviando un ticket al Soporte.
¿Por qué no puedo escuchar mi mensaje de Envío de mensajes del buzón de voz cuando reproduzco una grabación de llamada en el Aircall Dashboard?
Si dejas un mensaje de Envío de mensajes del buzón de voz en el buzón de voz de un contacto, la grabación de la llamada en el Aircall Dashboard no reproducirá el audio del Envío de mensajes del buzón de voz. Cuando escuches esa llamada más adelante desde el Dashboard, no oirás la grabación del propio Envío de mensajes del buzón de voz.
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