Uso de la integración con Microsoft Dynamics

La integración de Aircall con Microsoft Dynamics registra automáticamente la actividad de llamadas, muestra detalles del cliente durante las llamadas y mantiene su CRM actualizado con opciones flexibles de configuración. Este artículo explica cómo funciona el registro de llamadas, qué información se captura, cómo funcionan las Tarjetas de Información y las opciones de personalización disponibles para nuevos contactos, resultados de llamadas, etiquetas, llamadas anónimas y clic para marcar.

Cómo se registra la actividad de llamadas

Cada llamada de Aircall se registra como una Actividad en la línea de tiempo del Contacto o Lead correspondiente. Aircall coincide con el llamante o receptor basándose en cualquier número de teléfono guardado en Microsoft Dynamics.

• Si el Contacto o Lead está asociado a una Cuenta, la llamada también se registra en la línea de tiempo de esa Cuenta.

• Si no se encuentra un número de teléfono coincidente, Aircall creará automáticamente un nuevo Contacto, un nuevo Lead o no realizará ninguna acción, dependiendo de la configuración de su integración.

Para más información sobre la configuración de la integración, consulte nuestro artículo Cómo configurar su integración con Microsoft Dynamics.

Tipo de contacto para números nuevos

Los administradores pueden elegir qué sucede cuando una llamada proviene de un número que no se encuentra en Dynamics:

• Crear un nuevo Contacto

• Crear un nuevo Lead

• No crear nada

Este comportamiento se aplica automáticamente a todos los números nuevos que no coinciden.

Qué información se registra

Cada entrada de Actividad en Dynamics incluye:

• Contacto o Lead relacionado

• Dirección de la llamada (entrante o saliente)

• Descripción de la llamada, incluyendo:

  • Enlace a la grabación de la llamada o buzón de voz

  • Comentarios o notas añadidas en Aircall

  • Etiquetas aplicadas a la llamada

  • Una nota si la llamada fue reasignada a otro usuario de Aircall

• Duración de la llamada (en minutos)

• Propietario, asignado al usuario de Dynamics que configuró la integración

• Estado de la llamada basado en la dirección de la llamada

  • Las llamadas salientes se registran con el estado realizada

  • Las llamadas entrantes se registran con el estado recibida

Elegir resultados de llamadas

Los administradores pueden configurar el resultado de la llamada (estado en Dynamics) para cada tipo de llamada:

• Saliente contestada

• Saliente no contestada

• Entrante contestada

• Entrante perdida

• Buzón de voz

Para cada tipo de llamada, los administradores pueden elegir si la llamada debe registrarse en Dynamics como:

• En progreso

• Completada

• Nada (sin estado registrado)

Ver quién llama con las Tarjetas de Información

Las Tarjetas de Información de Aircall muestran información del llamante y un enlace directo a su página de Contacto o Lead en Dynamics tan pronto como suena el teléfono o mientras el agente está en una llamada.

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS:
Si no aparecen los detalles del llamante, verifique que el número de teléfono exista en un Contacto o Lead en Dynamics y que el formato del número sea compatible con la integración.

Gestión de llamadas anónimas

Si el número del llamante es anónimo y los administradores han optado por crear un nuevo Contacto o Lead para números no identificados, Aircall creará un Contacto Anónimo de Aircall o un Lead Anónimo de Aircall. Todas las llamadas anónimas futuras se registran allí.

Formatos y campos de número de teléfono aceptados

Aircall soporta los siguientes formatos:

• Formato internacional E.164

• Formato nacional

La integración verifica los siguientes campos de números de teléfono en Dynamics:

• Teléfono de empresa

• Teléfono móvil

• Teléfono de casa

• Teléfono de la compañía

NOTA:
Dynamics también ofrece una opción nativa de clic para marcar que funciona con la aplicación de Aircall, pero usarla abre automáticamente una ventana de actividad de llamada. Este popup de “creación rápida” no puede deshabilitarse.