Usa tu integración de Pipedrive

La integración de Aircall con Pipedrive ayuda a los equipos a conectar su actividad de llamadas con sus flujos de trabajo de CRM. La integración sincroniza automáticamente los contactos, registra las llamadas y muestra información relevante directamente dentro de Aircall. Con funciones como Creación y sincronización de contactos, Tarjetas de información, Registro de llamadas, Insights de IA y Registro de mensajes, la integración asegura que todas las interacciones con clientes sean fácilmente accesibles y accionables.

Registro de llamadas

La integración registra automáticamente las llamadas de Aircall en Pipedrive como Actividades, según si la llamada es entrante, saliente, contestada o perdida.

Registro de llamadas a contactos existentes

Si un número de teléfono válido coincide con un Contacto/Persona en Pipedrive, la llamada se registra como una Actividad bajo ese contacto según la configuración de tu integración.

Registro de llamadas a nuevos contactos

Si no se encuentra coincidencia y tu configuración permite crear nuevos contactos, se crea un nuevo Contacto/Persona en Pipedrive con:

• Nombre: [Número de teléfono] Aircall nueva persona (por ejemplo, 33102030405 Aircall nueva persona)
• Teléfono: el número de teléfono

Formatos de número de teléfono soportados

La integración con Pipedrive soporta múltiples formatos de número aparte del formato E164. A continuación, algunos ejemplos de formatos de número de teléfono soportados.

Nota: Ten en cuenta que esta lista no es exhaustiva, pero proporciona algunos ejemplos de formatos de número de teléfono soportados.

Detalles del registro de llamadas

Cada llamada registrada incluye:

• Título de la actividad: basado en la dirección y el estado de la llamada
  (por ejemplo, Llamada entrante contestada en [nombre del número Aircall])
• Fecha y hora
• Número del llamante y número de Aircall
• Tiempo de espera (llamadas perdidas) o duración (llamadas conectadas)
• Enlace a grabación o buzón de voz
• Notas dejadas en Aircall y el usuario que las añadió
• Detalles de asignación y transferencia de llamada: Se registra la información sobre llamadas asignadas a otro usuario o transferidas a un número interno o externo.

Nota: Las llamadas de menos de 1 minuto tendrán la misma hora de inicio y fin añadida a las actividades en Pipedrive.

Reglas de asignación

Importante: Si no se encuentra al administrador de Pipedrive que configuró la integración, la llamada no se asignará a ningún usuario.

Nota: Las llamadas se registran solo a Contactos/Personas, no directamente a Tratos. Si un número existe solo bajo una Organización, la llamada se registrará solo si está habilitado mediante la configuración de integración de Pipedrive.

Si un Contacto está vinculado a un Trato abierto o ganado o a una Organización, las llamadas se registran automáticamente también en esas entidades.

También puedes registrar llamadas en Trato perdido así como en una Organización (si no se encuentra el contacto), siempre que esto esté habilitado en la configuración de integración de Pipedrive.

Al registrar llamadas en Tratos perdidos, las llamadas y mensajes se registrarán en tratos perdidos solo si no hay un trato abierto o ganado para un contacto o persona. Los tratos abiertos o ganados tienen prioridad, y si hay múltiples tratos perdidos, la llamada o mensaje se registrará en el trato perdido más recientemente actualizado.

Las llamadas se registrarán como actividades en los contactos y se asociarán ya sea con el trato más recientemente actualizado o con un lead si no hay trato.

Al instalar la integración Aircall-Pipedrive, asegúrate de que haya espacio para siete (7) nuevos campos personalizados en Pipedrive. Estos campos se crean automáticamente durante la configuración. Para más información, consulta Instalación de tu integración de Pipedrive.

Nota: El número de teléfono de una organización debe añadirse al campo personalizado “Org Phone Number Aircall” en la Organización.
Las actividades añadidas a una organización no serán visibles para ningún contacto/lead o trato asociado/vinculado ya que Pipedrive no lo soporta.

Asignación de llamadas perdidas

Puedes asignar una actividad de llamada perdida abierta o cerrada al usuario o agente que perdió la llamada. Solo asegúrate de que el usuario o agente tenga la misma dirección de correo electrónico en ambas cuentas, Aircall y Pipedrive.

Cuando hay una llamada perdida, Aircall verificará si el usuario o agente existe en Pipedrive usando la dirección de correo electrónico. Si se encuentra coincidencia, la actividad de llamada perdida se asignará a ese usuario.

Fecha y hora de la última llamada

La fecha y hora de la última llamada se guardarán en Pipedrive para un contacto o persona en dos campos personalizados: Aircall Last Call Date y Aircall Last Call Time.

Un aviso: la zona horaria para la fecha y hora registrada coincidirá con la zona horaria del número usado para la llamada.

Creación y sincronización de contactos

Cuando se habilita la Sincronización de Contactos, tus Contactos/Personas guardados en Pipedrive se sincronizan automáticamente con tu aplicación telefónica Aircall. Esto permite que los nombres de contacto aparezcan automáticamente durante las llamadas.

Todos los números asociados a un contacto en Pipedrive se sincronizan con Aircall y se muestran como números Principal y Otros.

Pasos:

1. Asegúrate de que todos los números de teléfono en Pipedrive estén guardados en formato E.164 (por ejemplo, +15555555555) u otro formato de número soportado.
2. Habilita la Sincronización de Contactos en tu panel de control de Aircall a través de Configuración de Pipedrive.
3. Una vez que se encuentre un número con formato válido en Pipedrive, Aircall añade el Teléfono y el Nombre al contacto en Aircall, junto con un enlace directo al contacto en Pipedrive.

Puedes actualizar los contactos sincronizados directamente en Pipedrive haciendo clic en el enlace de contacto de Pipedrive en el espacio de trabajo de Aircall.

Importante: Si dos Contactos/Personas comparten el mismo número, Aircall registrará la llamada en el que se encuentre primero en Pipedrive, normalmente el más recientemente actualizado.

La Creación de nuevos contactos también puede habilitarse a través de Configuración de Pipedrive y configurarse para determinar si solo se debe crear un nuevo contacto o un nuevo contacto junto con un nuevo lead o trato. Una vez creado un nuevo contacto, la llamada y los mensajes se registrarán en ese contacto.

Al usar la integración Aircall–Pipedrive, es fundamental entender cómo Aircall registra las llamadas y cómo se empareja la información de contacto en Pipedrive. Esto garantiza que las llamadas se registren correctamente y se vinculen a los registros adecuados.

Emparejamiento de contactos y comportamiento de registro

Aircall usa el número de teléfono guardado en Pipedrive para determinar dónde se debe registrar una llamada.

Importante: Si dos Contactos o Personas en Pipedrive comparten el mismo número de teléfono, Aircall registrará la llamada en el Contacto o Persona que aparezca primero al buscar en Pipedrive. Normalmente, este es el registro que fue actualizado más recientemente.

Nota: Los números de teléfono deben guardarse en el campo Teléfono en Pipedrive. Si un número se almacena en un campo diferente (por ejemplo, *Campo Teléfono 2*), las llamadas hacia o desde ese número no se registrarán en esa Persona.

Dónde se registran las llamadas

• Las llamadas se registran directamente en Contactos/Personas en Pipedrive.
• Las llamadas no pueden registrarse directamente en Tratos.
• Si un número de teléfono solo está guardado a nivel de Organización, la llamada:
  • Se registrará en un nuevo Contacto/Persona, o en la Organización, si el registro de llamadas para Organizaciones está activado en la configuración de integración de Pipedrive.
  • No se registrará en absoluto, dependiendo de cómo hayas configurado tu integración.
• Las solicitudes de devolución de llamada pueden registrarse como actividades abiertas o cerradas en Pipedrive, según la opción que elijas en la configuración "Creación de actividad para llamada".

Consejo: Cuando vinculas un Contacto/Persona a un Trato abierto o ganado o a una Organización, Aircall asocia automáticamente la llamada con ese Trato y/o Organización. También puedes registrar llamadas en Tratos perdidos si habilitas esta opción en la configuración de integración de Pipedrive.

Tarjetas de información

Cuando se encuentra un contacto en Pipedrive, Aircall muestra una Tarjeta de información en tu aplicación telefónica. Esta tarjeta incluye un enlace clicable para abrir el contacto correspondiente en Pipedrive.

Si un número aún no está guardado y tu configuración permite crear nuevos contactos, se crea un nuevo contacto en Pipedrive automáticamente y se muestra mediante la Tarjeta de información.

La integración Aircall - Pipedrive soporta tarjetas de información predeterminadas y personalizadas. Puedes habilitar y configurar tarjetas de información personalizadas a través de la configuración de integración de Pipedrive. Si no está habilitada una tarjeta personalizada, se mostrará la Tarjeta de información predeterminada.

Tarjetas de información predeterminadas

Tarjetas de información para contactos

• Las tarjetas de información para contactos contienen un enlace a la página del contacto en Pipedrive, el nombre del contacto y su Organización.
• Si se realiza o recibe una llamada desde un número nuevo, la sección “Nombre” mostrará el número de teléfono seguido del texto “Aircall nueva persona”.

Tarjetas de información para tratos

• Las tarjetas de información para tratos aparecerán si el cliente tiene un trato existente, abierto, ganado o perdido asociado con su contacto en Pipedrive.
• Las tarjetas de información mostrarán hasta 5 tratos abiertos y hasta 2 tratos ganados. Además, mostrarán el nombre, estado y nombre del propietario de cada trato. Los tratos perdidos también se mostrarán en las tarjetas de información.

Importante: Si un cliente tiene tratos abiertos, ganados y perdidos, los tratos abiertos tienen prioridad y las tarjetas de información de esos tratos aparecerán primero.

Tarjetas de información personalizadas

Puedes personalizar las Tarjetas de información para Contactos/Personas, Leads, Tratos y Organizaciones en la configuración de integración de Pipedrive. Cada tipo de tarjeta puede habilitarse o deshabilitarse individualmente, y se pueden mapear hasta cinco campos para mostrar.

Lógica de visualización

• Solo aparecen las tarjetas habilitadas.
• Si no se habilita ninguna tarjeta personalizada, se muestra la tarjeta predeterminada.
• El sistema busca primero un Contacto/Persona.
• Si existen Leads o Tratos asociados y sus tarjetas están habilitadas, también se muestran.
• Para múltiples leads o tratos, se muestra el más recientemente actualizado.
• Hasta tres tratos pueden aparecer (uno por estado: Abierto, Ganado, Perdido).
• Si no se encuentra un Contacto/Persona, el sistema busca una Organización y muestra su tarjeta si está habilitada.

Nota: Para las tarjetas de información personalizadas de una organización, se ha añadido un nuevo campo personalizado "Org Phone Number Aircall". Este campo debe contener el número de teléfono de la organización, permitiendo que Aircall busque la organización por número de teléfono.
Las llamadas no se registran para una organización aunque se encuentre como parte de una tarjeta de información.

Al configurar la integración Aircall–Pipedrive, asegúrate de que tu cuenta de Pipedrive tenga suficiente espacio para nuevos campos personalizados.

Importante: La integración Aircall–Pipedrive añade cinco campos personalizados a tu cuenta de Pipedrive durante la instalación. Debes tener al menos cinco espacios disponibles para campos personalizados antes de proceder con la configuración.

Registro de transcripciones de llamadas

Con Aircall AI, puedes registrar Transcripciones de llamadas en las Actividades de Pipedrive.

Requisitos:

• Integración activa con Pipedrive
• Números de Aircall asociados con la integración
• Aircall AI habilitado
• Transcripción de llamadas activada para los números relevantes

Importante: Las transcripciones solo se generan para llamadas de más de 1 minuto. Las llamadas más cortas no crearán ni registrarán una transcripción.

Puedes gestionar esta configuración en Registrar transcripción de llamada en Pipedrive en tu panel de control. La configuración predeterminada es Sí.

Registro de insights de IA

La integración puede registrar Insights de IA además de las transcripciones de llamadas, incluyendo:

• Resumen de llamada
• Temas clave
• Sentimiento
• Tareas o acciones

Estos se añaden a la Nota de actividad en Pipedrive.

Temas clave

Puedes elegir cómo registrar los Temas clave:

• Como una Nota de actividad
• Como etiquetas para una Persona/Contacto, Lead o Trato

Se ha introducido un nuevo campo personalizado llamado Etiquetas Aircall para reemplazar Aircall Tags, que será descontinuado en el futuro.

Tareas o acciones

Puedes elegir registrar las Tareas o acciones:

• Como una Nota de actividad
• Como una Actividad abierta en la sección de Enfoque de Actividades en Pipedrive

Registro de AI Assist Pro

Playbook y Resumen personalizado también pueden registrarse en Pipedrive, siempre que tengas el paquete AI Assist Pro y hayas habilitado la configuración de integración para el registro.

Cuando el Playbook o el Resumen personalizado se actualizan, también se registran en Pipedrive con un encabezado/título claro que indica que ha sido actualizado.

Registro de mensajería

Registro de SMS

La integración de Aircall con Pipedrive registra automáticamente los mensajes SMS entrantes y salientes como actividades, ayudándote a mantener un registro completo de las interacciones con clientes junto con tu historial de llamadas.

Cómo se registran los mensajes SMS

Los mensajes SMS entrantes y salientes aparecen en Pipedrive como un tipo de actividad separado de las llamadas. Este tipo de actividad es creado automáticamente por Aircall durante la instalación.

Cada actividad de SMS puede registrarse como abierta o cerrada, según la configuración de tu integración.

Nota: Si se recibe un SMS entrante desde un número desconocido, Aircall creará automáticamente un nuevo contacto en Pipedrive.

Importante: Los nuevos tipos de actividad se crean automáticamente cuando se instala o migra la integración de Pipedrive.
Si alguno de estos tipos de actividad se elimina manualmente, la integración debe reinstalarse para restaurarlos.

Registro de MMS

Los mensajes MMS enviados o recibidos a través de números de Aircall habilitados para SMS/MMS vinculados a Pipedrive se registran como Notas de actividad. Los archivos multimedia se listan y son accesibles en la pestaña Archivos.

El registro de SMS y MMS también sigue la configuración de Creación de actividad para mensajes, permitiendo que los mensajes se registren como Actividades abiertas o cerradas.

Registro de mensajes de WhatsApp

Los mensajes de WhatsApp (texto y multimedia) enviados o recibidos a través del canal de WhatsApp de Aircall se registran en Pipedrive como Notas de actividad para los números asociados.

La nota incluye:

• Detalles del mensaje
• Lista de archivos multimedia enviados o recibidos
  (accesible vía la pestaña Archivos en la sección Historial)

Puedes elegir registrar los mensajes de WhatsApp como Actividades abiertas o cerradas usando la configuración Creación de actividad para mensajes.

Reglas de asignación

Títulos personalizados de actividades

Puedes personalizar los Títulos de actividad usando la configuración Título personalizado de actividad en tu panel de integración.

Cuando está habilitado:

• Puedes definir títulos personalizados para todos o tipos específicos de llamadas/conversaciones.
• Para cualquier tipo de llamada sin título personalizado, se usa el título predeterminado.
• Puedes elegir añadir el nombre del número (el nombre del número Aircall usado) marcando la opción correspondiente.

Aprovechando estas funciones, la integración de Aircall con Pipedrive ayuda a los equipos a optimizar la comunicación, automatizar las actualizaciones del CRM y capturar valiosos insights a través de llamadas, mensajes y análisis impulsados por IA, todo dentro de un espacio de trabajo conectado.

Registro de llamadas con agente de voz AI

Al usar el Agente de voz, las llamadas pueden seguir dos caminos posibles:

• Solo agente de voz: La llamada es manejada completamente por el agente de voz sin transferencia.
• Agente de voz → usuario de Aircall: El agente de voz transfiere la llamada a un usuario humano de Aircall.

En ambos casos, las llamadas se registran en Pipedrive como llamadas entrantes recibidas para garantizar un reporte y visibilidad precisos.

Solo agente de voz

Para llamadas manejadas completamente por el agente de voz:

• Las llamadas se registran como llamadas entrantes recibidas.
• Se identifica inmediatamente en el registro que la llamada fue manejada por el agente de voz.
• Las notas del agente de voz se incluyen y son fácilmente distinguibles de otras notas.

Agente de voz → usuario de Aircall

Cuando una llamada es transferida del agente de voz a un usuario humano de Aircall, el registro depende de si la transferencia es contestada o perdida.

Transferencia contestada

Si el agente responde la llamada transferida, se registra como una llamada entrante contestada. Para mayor claridad en el reporte:

• El título incluye tanto al agente de voz como al nombre del agente.
• Se registran las notas tanto del usuario como del agente de voz.
• Las etiquetas indican que fue una llamada del agente de voz, junto con cualquier etiqueta del usuario.

Transferencia perdida

Si el agente no contesta la llamada transferida, se registra como una llamada perdida, pero aún marcada como transferencia del agente de voz. El registro incluirá:

• Un título que muestra que la llamada fue transferida por el agente de voz.
• Las notas del agente de voz.
• La grabación de la llamada.
• Las etiquetas que muestran que fue una llamada del agente de voz.

Transferencia perdida al buzón de voz

Cuando una llamada transferida no es contestada por el agente y el llamante deja un buzón de voz, Aircall la registra como un buzón de voz manteniendo su estado de transferencia de agente de voz en el registro de llamadas.

Qué aparece en el registro de llamadas

El registro de una transferencia perdida que resulta en buzón de voz incluye:

• Título que indica que la llamada terminó en buzón de voz tras ser escalada por el agente de voz
• Notas añadidas por el agente de voz
• Grabación del buzón de voz del llamante
• Etiquetas que muestran que fue una llamada del agente de voz

Sincronización de etiquetas de Aircall

Ahora puedes sincronizar las etiquetas de Aircall con objetos en Pipedrive. Esta función te permite elegir si las etiquetas de Aircall se sincronizan con una Actividad, Trato, Persona o Nada, dándote más control sobre cómo se organiza la información de llamadas en tu CRM.

Elección del objeto de sincronización

Al configurar la sincronización de etiquetas entre Aircall y Pipedrive, solo puedes seleccionar un objeto de Pipedrive para que las etiquetas se sincronicen.

• Actividad: Las etiquetas se sincronizan con el campo de etiquetas predeterminado de Pipedrive.
• Lead, Trato o Persona: Las etiquetas se sincronizan con un campo personalizado creado en Pipedrive.
• Nada: Las etiquetas no se sincronizan con ningún objeto de Pipedrive.

Importante: Solo puedes seleccionar un tipo de objeto (Actividad, Lead, Trato o Persona) para la sincronización de etiquetas.

Comportamiento de sincronización de etiquetas

Una vez configurado, las etiquetas aplicadas en Aircall se sincronizan automáticamente con el objeto de Pipedrive elegido.

• Las llamadas pueden ser etiquetadas o desetiquetadas dentro de las 2 horas posteriores a la llamada.
• Después de esta ventana de 2 horas, cualquier actualización de etiquetas hecha en Aircall no se sincronizará con Pipedrive.

Nota: Si eliges Trato o Persona, Aircall creará y sincronizará etiquetas en un campo personalizado en Pipedrive. Para Actividad, las etiquetas se sincronizan en el campo de etiquetas predeterminado.

Automatización de SMS

Puedes crear reglas de automatización de SMS para enviar mensajes basados en una actualización o acción específica en Pipedrive. Para más detalles, consulta Automatización de SMS en la integración de Pipedrive.

Creación de actividades

Cada tipo de llamada y mensaje tiene asignado su propio tipo de actividad, permitiendo implementar análisis más avanzados en Pipedrive segmentando los tipos de actividades.

Al instalar la integración de Pipedrive con Aircall, se crean automáticamente nuevos tipos de actividad para asegurar que las llamadas y mensajes se registren correctamente entre ambos sistemas.

Importante: Estos tipos de actividad se crean durante la instalación de la integración de Pipedrive. No los deshabilites ni elimines en la configuración de tu cuenta de Pipedrive, ya que esto podría impedir que las llamadas y mensajes se registren correctamente.

Si un tipo de actividad se elimina manualmente, deberás reinstalar la integración de Pipedrive para restaurar la funcionalidad adecuada.

Sincronización de llamadas salientes de Pipedrive con Google Calendar

Al usar la integración de Aircall con Pipedrive, puede que notes que las llamadas salientes aparecen en tu Google Calendar. Esto suele ocurrir debido a la configuración propia de sincronización de calendario de Pipedrive. Este artículo explica por qué sucede y cómo resolverlo.

Por qué las llamadas salientes aparecen en Google Calendar

Si la función de sincronización de calendario de Pipedrive está habilitada, puede registrar automáticamente ciertas actividades en tu Google Calendar conectado. Las llamadas salientes realizadas a través de Aircall pueden incluirse en esta sincronización, lo que resulta en entradas de llamadas añadidas a tu calendario.

Cómo evitar que las llamadas salientes se sincronicen con Google Calendar

Para evitar que las llamadas salientes aparezcan en tu Google Calendar, ajusta la configuración directamente en Pipedrive.

Pasos:

1. Abre tu cuenta de Pipedrive.
2. Ve a la configuración de sincronización de calendario.
3. Desactiva la función de sincronización de calendario o modifica la configuración para evitar que las actividades de llamada se registren en tu Google Calendar.

Para más detalles, consulta la documentación de Pipedrive: Sincronización de calendario de Pipedrive