La integración de Aircall con Pipedrive ayuda a los equipos a conectar su actividad de llamadas con sus flujos de trabajo del CRM. La integración sincroniza automáticamente los contactos, registra las llamadas y muestra información relevante directamente en Aircall. Con funciones como Creación y sincronización de contactos, Insight Cards, Registro de llamadas, Insights de IA y Registro de mensajes, la integración garantiza que todas las interacciones con los clientes sean fácilmente accesibles y prácticas.
Registro de llamadas
La integración registra automáticamente las llamadas de Aircall en Pipedrive como Actividades, en función de si la llamada es entrante, saliente, contestada o perdida.
Registro de llamadas para contactos existentes
Si un número de teléfono válido coincide con un Contacto/Persona en Pipedrive, la llamada se registra como una Actividad para ese contacto según la configuración de la integración.
Registro de llamadas para contactos nuevos
Si no se encuentra ninguna coincidencia y la configuración permite crear contactos nuevos, se crea un nuevo Contacto/Persona en Pipedrive con:
- Nombre: [Phone number] Aircall new person (p. ej., 33102030405 Aircall new person)
- Teléfono: el número de teléfono
Formatos de números de teléfono compatibles
La integración de Pipedrive admite varios formatos de números además del formato E164. A continuación se muestran algunos ejemplos de formatos de números de teléfono compatibles.
Nota: Ten en cuenta que esta lista no es exhaustiva, sino que proporciona algunos ejemplos de formatos de números de teléfono compatibles.
| País | Formatos habituales | País | Formatos habituales | País | Formatos habituales |
|---|---|---|---|---|---|
| Francia |
| Estados Unidos |
| Reino Unido |
|
| Brasil |
| España |
| Alemania |
|
| Australia |
|
Detalles del registro de llamadas
Cada llamada registrada incluye:
-
Título de la actividad: según la dirección y el estado de la llamada
(p. ej., Llamada entrante contestada en [nombre del número de Aircall]) - Fecha y hora
- Número de la persona que llama y número de Aircall
- Tiempo de espera (llamadas perdidas) o duración (llamadas conectadas)
- Enlace a la grabación o al mensaje del buzón de voz
- Notas dejadas en Aircall y el usuario que las añadió
- Detalles de asignación y transferencia de llamadas: Se registra información sobre las llamadas asignadas a otro usuario o transferidas a un número interno o externo.
Nota: Las llamadas de menos de 1 minuto tendrán la misma hora de inicio y finalización en las actividades de Pipedrive.
Reglas de asignación
| Tipo de llamada | Lógica de asignación |
|---|---|
| Llamada entrante contestada | Se asigna al usuario si sus correos electrónicos de Aircall y Pipedrive coinciden. De lo contrario, se asigna al Administrador de Pipedrive que configuró la integración. |
| Llamada entrante perdida | Se asigna al usuario si sus correos electrónicos de Aircall y Pipedrive coinciden. De lo contrario, se asigna al Administrador de Pipedrive que configuró la integración. |
| Llamadas salientes | Se asigna al usuario si los correos electrónicos coinciden; de lo contrario, se asigna al Administrador de Pipedrive. |
Importante: Si no se encuentra al Administrador de Pipedrive que configuró la integración, la llamada no se asignará a ningún usuario.
Nota: Las llamadas solo se registran en Contactos/contactos, no directamente en Negocios. Si un número solo existe en una Organización, la llamada únicamente se registrará si esta opción está habilitada en la configuración de la integración de Pipedrive.
Si un Contacto está vinculado a un Negocio abierto o ganado o a una Organización, las llamadas también se registran automáticamente en esas entidades.
También puedes registrar llamadas en un Negocio perdido, así como en una Organización (si no se encuentra el contacto), siempre que esta opción esté habilitada en la configuración de la integración de Pipedrive.
Al registrar llamadas en negocios perdidos, las llamadas y los mensajes solo se registrarán en estos si no existe ningún negocio abierto o ganado para un contacto o persona. Los negocios abiertos o ganados tienen prioridad y, si hay varios negocios perdidos, la llamada o el mensaje se registrará en el negocio perdido actualizado más recientemente.
Las llamadas se registrarán como actividades en los contactos y se asociarán al negocio actualizado más recientemente o a un cliente potencial si no hay ningún negocio.
Al instalar la integración Aircall-Pipedrive, asegúrate de que haya espacio para siete (7) campos personalizados nuevos en Pipedrive. Estos campos se crean automáticamente durante la configuración. Para obtener más información, consulta Instalar tu integración de Pipedrive.
Nota: El número de teléfono de una organización debe añadirse al campo personalizado “Número de teléfono de la organización de Aircall” de la Organización.
Las actividades añadidas a una organización no serán visibles para ningún contacto, cliente potencial o negocio asociado/vinculado, ya que Pipedrive no lo admite.
Asignación de llamadas perdidas
Puedes asignar una actividad de llamada perdida abierta o cerrada al usuario o agente que perdió la llamada. Solo tienes que asegurarte de que el usuario o agente tenga la misma dirección de correo electrónico en sus cuentas de Aircall y Pipedrive.
Cuando haya una llamada perdida, Aircall comprobará mediante la dirección de correo electrónico si el usuario o agente existe en Pipedrive. Si encuentra una coincidencia, la actividad de llamada perdida se asignará a ese usuario.
Fecha y hora de la última llamada
La fecha y hora de la última llamada se guardarán en Pipedrive para un contacto o persona en dos campos personalizados: Fecha de la última llamada de Aircall y Hora de la última llamada de Aircall.
Ten en cuenta que la zona horaria de la fecha y la hora registradas coincidirá con la zona horaria del número utilizado para la llamada.
Creación y sincronización de contactos
Cuando la Sincronización de contactos está habilitada, los Contactos/contactos guardados en Pipedrive se sincronizan automáticamente con tu aplicación de teléfono de Aircall. Esto permite que los nombres de los contactos aparezcan automáticamente durante las llamadas.
Todos los números asociados a un contacto en Pipedrive se sincronizan con Aircall y aparecen como Principal y Otro.
Pasos:
- Asegúrate de que todos los números de teléfono de Pipedrive estén guardados en formato E.164 (por ejemplo, +15555555555) o en otro formato de número de teléfono compatible.
- Habilita la Sincronización de contactos en tu Panel de control de Aircall desde la Configuración de Pipedrive.
- Cuando se encuentre un número con un formato válido en Pipedrive, Aircall añadirá el Teléfono y el Nombre al contacto en Aircall, junto con un enlace directo al contacto de Pipedrive.
Puedes actualizar los contactos sincronizados directamente en Pipedrive haciendo clic en el enlace del contacto de Pipedrive en Aircall Workspace.
Importante: Si dos Contactos/contactos comparten el mismo número, Aircall registrará la llamada en el que se encuentre primero en Pipedrive, normalmente el actualizado más recientemente.
La Creación de nuevos contactos también se puede habilitar desde la Configuración de Pipedrive y configurar para determinar si solo debe crearse un nuevo contacto o si debe crearse un nuevo contacto junto con un nuevo cliente potencial o negocio. Una vez creado el nuevo contacto, la llamada y los mensajes se registrarán en él.
Al utilizar la integración Aircall–Pipedrive, es fundamental comprender cómo registra Aircall las llamadas y cómo se coteja la información de contacto en Pipedrive. Esto garantiza que las llamadas se registren con precisión y se vinculen a los registros correctos.
Comportamiento de coincidencia y registro de contactos
Aircall utiliza el número de teléfono guardado en Pipedrive para determinar dónde debe registrarse una llamada.
Importante: Si dos Contactos o contactos de Pipedrive comparten el mismo número de teléfono, Aircall registrará la llamada en el Contacto o contacto que aparezca primero al realizar una búsqueda en Pipedrive. Normalmente, este es el registro que se actualizó más recientemente.
Nota: Los números de teléfono deben guardarse en el campo Teléfono de Pipedrive. Si un número se almacena en otro campo (por ejemplo, *Campo de teléfono 2*), las llamadas hacia o desde ese número no se registrarán en esa Persona.
Dónde se registran las llamadas
- Las llamadas se registran directamente en Contactos/Contactos en Pipedrive.
- Las llamadas no pueden registrarse directamente en Negocios.
- Si un número de teléfono solo está guardado en la organización, la llamada:
- Se registrará en un nuevo contacto o en la organización si el registro de llamadas para organizaciones está activado en la configuración de la integración con Pipedrive.
- No se registrará, dependiendo de cómo hayas configurado la integración.
- Las solicitudes de devolución de llamada pueden registrarse como actividades abiertas o cerradas en Pipedrive, según la opción que elijas en la configuración de "Creación de actividades para llamadas".
Consejo: Cuando vinculas un contacto a un negocio abierto o ganado, o a una organización, Aircall asocia automáticamente la llamada con ese negocio y/o esa organización. También puedes registrar llamadas en negocios perdidos si activas esta opción en la configuración de la integración con Pipedrive.
Insight Cards
Cuando se encuentra un contacto en Pipedrive, Aircall muestra una Insight Card en tu aplicación de teléfono. Esta tarjeta incluye un enlace en el que puedes hacer clic para abrir el contacto correspondiente de Pipedrive.
Si aún no se ha guardado un número y tu configuración permite crear nuevos contactos, se crea automáticamente un nuevo contacto de Pipedrive y se muestra mediante la Insight Card.
La integración de Aircall con Pipedrive admite Insight Cards predeterminadas y personalizadas. Puedes activar y configurar Insight Cards personalizadas mediante la configuración de la integración con Pipedrive. Si no se activa una Insight Card personalizada, se mostrará la Insight Card predeterminada.
Insight Cards predeterminadas
Insight Cards para contactos
- Las Insight Cards para contactos contienen un enlace a la página del contacto en Pipedrive, el nombre del contacto y su organización.
- Si se realiza o recibe una llamada a o desde un número nuevo, la sección “Nombre” mostrará el número de teléfono seguido del texto “Nueva persona de Aircall”.
Insight Cards para negocios
- Las Insight Cards para negocios aparecerán si el cliente tiene un negocio existente abierto, ganado o perdido asociado a su contacto en Pipedrive.
- Las Insight Cards mostrarán hasta 5 negocios abiertos y hasta 2 negocios ganados. Además, mostrarán el nombre, el estado y el nombre del propietario de cada negocio. Los negocios perdidos también se mostrarán en las Insight Cards.
Importante: Si un cliente tiene negocios abiertos, ganados y perdidos, los negocios abiertos tienen prioridad y las Insight Cards de esos negocios aparecerán primero.
Insight Cards personalizadas
Puedes personalizar las Insight Cards para Contactos/Contactos, Clientes potenciales, Negocios y Organizaciones en la configuración de la integración con Pipedrive. Cada tipo de tarjeta puede activarse o desactivarse de forma individual y se pueden asignar hasta cinco campos para mostrarlos.
Lógica de visualización
- Solo aparecen las tarjetas activadas.
- Si no hay ninguna tarjeta personalizada activada, se muestra la tarjeta predeterminada.
- El sistema busca primero un contacto.
- Si existen clientes potenciales o negocios asociados y sus tarjetas están activadas, también se muestran.
- Si hay varios clientes potenciales o negocios, se muestra el actualizado más recientemente.
- Pueden aparecer hasta tres negocios (uno por estado: abierto, ganado y perdido).
- Si no se encuentra ningún contacto, el sistema busca una organización y muestra su tarjeta si está activada.
Nota: Para las Insight Cards personalizadas de una organización, se ha añadido un nuevo campo personalizado: "Número de teléfono de la organización de Aircall". Este campo debe contener el número de teléfono de la organización, lo que permite a Aircall buscarla mediante dicho número.
Las llamadas no se registran para una organización aunque esta se encuentre como parte de una Insight Card.
Al configurar la integración de Aircall con Pipedrive, asegúrate de que tu cuenta de Pipedrive tenga suficiente espacio para nuevos campos personalizados.
Importante: La integración de Aircall con Pipedrive añade siete campos personalizados a tu cuenta de Pipedrive durante la instalación. Debes disponer de al menos siete espacios para campos personalizados antes de continuar con la configuración.
Registro de transcripciones de llamadas
Con Aircall AI, puedes registrar transcripciones de llamadas en las actividades de Pipedrive.
Requisitos:
- Integración con Pipedrive activa
- Números de Aircall asociados a la integración
- Aircall AI activado
- Transcripción de llamadas activada para los números correspondientes
Importante: Las transcripciones solo se generan para llamadas de más de 1 minuto. Las llamadas más cortas no crearán ni registrarán ninguna transcripción.
Puedes gestionar esta opción en Registrar la transcripción de llamadas en Pipedrive en tu Panel de control. La opción predeterminada es Sí.
Registro de Insights de IA
La integración puede registrar Insights de IA además de las transcripciones de llamadas, incluidos:
- Resumen de la llamada
- Temas clave
- Sentimiento
- Acciones
Estos elementos se añaden a la Nota de actividad en Pipedrive.
Temas clave
Puedes elegir cómo registrar los Temas clave:
- Como una Nota de actividad
- Como etiquetas para una Persona/Contacto, un Cliente potencial o un Trato
Se ha introducido un nuevo campo personalizado llamado Etiquetas de Aircall para sustituir a Etiquetas Aircall, que dejará de estar disponible en el futuro.
Acciones
Puedes elegir cómo registrar las Acciones:
- Como una Nota de actividad
- Como una Actividad abierta en la sección Enfoque de Actividades de Pipedrive
Registro de AI Assist Pro
La Guía y el Resumen personalizado también pueden registrarse en Pipedrive, siempre que tengas el paquete AI Assist Pro y hayas activado la configuración de registro de la integración.
Cuando se actualice la Guía o el Resumen personalizado, también se registrará en Pipedrive con un encabezado/título claro que indique que se ha actualizado.
Registro de Mensajería
Registro de SMS
La integración de Aircall con Pipedrive registra automáticamente los mensajes SMS entrantes y salientes como actividades, lo que te ayuda a conservar un registro completo de las interacciones con los clientes junto con tu Historial de llamadas.
Cómo se registran los mensajes SMS
Los mensajes SMS entrantes y salientes aparecen en Pipedrive como un tipo de actividad distinto del de las llamadas. Aircall crea automáticamente este tipo de actividad durante la instalación.
Cada actividad de SMS puede registrarse como abierta o cerrada, según la configuración de tu integración.
Nota: Si se recibe un SMS entrante de un número desconocido, Aircall creará automáticamente un nuevo contacto en Pipedrive.
Importante: Los nuevos tipos de actividad se crean automáticamente cuando se instala o migra la integración con Pipedrive.
Si alguno de estos tipos de actividad se elimina manualmente, es necesario volver a instalar la integración para restaurarlo.
Registro de MMS
Los mensajes MMS enviados o recibidos mediante números de Aircall habilitados para SMS/MMS y vinculados a Pipedrive se registran como Notas de actividad. Los archivos multimedia aparecen en la pestaña Archivos y se puede acceder a ellos desde allí.
El registro de SMS y MMS también sigue la configuración de Creación de actividades para mensajes, lo que permite registrar los mensajes como Actividades abiertas o cerradas.
Registro de mensajes de WhatsApp
Los mensajes de WhatsApp (de texto y multimedia) enviados o recibidos a través del canal de WhatsApp de Aircall se registran en Pipedrive como Notas de actividad para los números asociados.
La nota incluye:
- Detalles del mensaje
- Lista de archivos multimedia enviados o recibidos
(accesible desde la pestaña Archivos de la sección Historial)
Puedes elegir registrar los mensajes de WhatsApp como Actividades abiertas o cerradas mediante la configuración Creación de actividades para mensajes.
Reglas de asignación
| Tipo de mensaje | Lógica de asignación |
|---|---|
| Mensaje entrante (SMS/MMS/WhatsApp) | Se asigna al usuario propietario del Número de Aircall. En el caso de un Número de equipo, se asignará al administrador que haya configurado la integración |
| Mensaje saliente (SMS/MMS/WhatsApp) | Se asigna al usuario que ha enviado el mensaje; si el usuario no tiene una cuenta de Pipedrive, se asigna al administrador de Pipedrive que haya configurado la integración |
Títulos de actividad personalizados
Puedes personalizar los Títulos de actividad mediante la configuración Título de actividad personalizado del Panel de control de tu integración.
Cuando está activada:
- Puede definir títulos personalizados para todos los tipos de llamadas/conversaciones o solo para algunos.
- Para cualquier tipo de llamada sin un título personalizado, se utiliza el título predeterminado.
- Puede optar por añadir el nombre del número (el nombre del número de Aircall utilizado) marcando la opción correspondiente.
Al aprovechar estas funciones, la integración de Aircall con Pipedrive ayuda a los equipos a optimizar la comunicación, automatizar las actualizaciones del CRM y obtener información valiosa de las llamadas, los mensajes y los Análisis basados en IA, todo ello en un único espacio de trabajo conectado.
Registro de llamadas de AI Voice Agent
La integración de Aircall con Pipedrive permite registrar tanto las Llamadas entrantes como las Llamadas salientes gestionadas por AI Voice Agent.
Al utilizar el agente de voz, las Llamadas entrantes o Llamadas salientes pueden seguir dos rutas posibles:
- Solo agente de voz: el agente de voz gestiona íntegramente las Llamadas entrantes o Llamadas salientes sin transferirlas.
- Agente de voz → usuario de Aircall: el agente de voz transfiere las Llamadas entrantes o Llamadas salientes a un usuario humano de Aircall, o la llamada saliente se transfiere externamente.
En ambos casos, las llamadas se registran en Pipedrive como llamadas entrantes o salientes gestionadas para garantizar informes precisos y una buena visibilidad.
Solo agente de voz (Llamadas entrantes y Llamadas salientes)
Para las llamadas gestionadas íntegramente por el agente de voz:
- Las llamadas se registran como llamadas entrantes o salientes gestionadas por AIVA
- El registro muestra inmediatamente que la llamada fue gestionada por el agente de voz.
- Las notas del agente de voz se incluyen y se distinguen fácilmente de las demás notas.
Nota: :
Si no se responde una llamada saliente, se registrará únicamente como una llamada gestionada por el agente de voz.
Agente de voz → usuario de Aircall
Cuando se transfiere una Llamada entrante o Llamada saliente del agente de voz a un usuario humano de Aircall, o una llamada saliente se transfiere externamente, el registro depende de si la transferencia se responde o se pierde en el caso de las Llamadas entrantes, y de si se responde en el caso de las Llamadas salientes.
Transferencia respondida (Llamadas entrantes y Llamadas salientes)
Si el agente responde la llamada transferida, se registra como una llamada entrante o saliente respondida. Para facilitar la elaboración de informes:
- El título incluye tanto el nombre del número del agente de voz como el del usuario humano de Aircall.
- Notas tanto del usuario como del agente de voz se registran
- Etiquetas indican que fue una llamada del agente de voz, junto con las etiquetas del usuario.
Llamadas entrantes: transferencia perdida
Si el agente no responde la llamada entrante transferida, se registra como una llamada perdida, pero sigue marcada como una transferencia del agente de voz. El registro incluirá:
- Un título que muestra que el agente de voz transfirió la llamada.
- Notas del agente de voz.
- La grabación de la llamada.
- Etiquetas que muestran que fue una llamada del agente de voz.
Llamadas entrantes: transferencia perdida al buzón de voz
Cuando el agente no responde una Llamada entrante transferida y la persona que llama deja un mensaje en el buzón de voz, Aircall la registra como un mensaje del buzón de voz y mantiene su estado de transferencia del agente de voz en el registro de llamadas.
Qué aparece en el registro de llamadas
El registro de una transferencia perdida que termina en el buzón de voz incluye:
- Título que indica que la llamada terminó en el buzón de voz después de que el agente de voz la escalara
- Notas añadidas por el agente de voz
- Grabación del mensaje del buzón de voz de la persona que llamó
- Etiquetas que muestran que fue una llamada del agente de voz
Llamadas salientes: transferencia sin respuesta
Si una llamada saliente de AI Voice Agent se transfiere a un usuario humano o equipo de Aircall y no obtiene respuesta, se registrará como una llamada saliente sin respuesta e incluirá los datos del agente de voz y del usuario/equipo.
El registro incluirá:
- Un título que muestra que el agente de voz transfirió la llamada, así como el nombre del número del usuario de Aircall o el nombre del equipo.
- Notas del agente de voz.
- La grabación de la llamada.
- Etiquetas que muestran que fue una llamada del agente de voz.
Llamadas salientes: transferidas externamente
Cuando una llamada saliente de un AI Voice Agent se transfiere externamente, se registra como una llamada saliente transferida a un número externo y muestra el nombre del agente de voz y el número externo.
El registro incluirá:
- Un título que indica que el agente de voz transfirió la llamada externamente, junto con el número externo.
- Notas del agente de voz.
- La grabación de la llamada.
- Etiquetas que indican que fue una llamada de un agente de voz.
Sincronización de etiquetas de Aircall
Ahora puedes sincronizar las etiquetas de Aircall con objetos de Pipedrive. Esta función te permite elegir si las etiquetas de Aircall se sincronizan con una Actividad, Negocio, Persona o Nada, lo que te proporciona más control sobre cómo se organizan los datos de las llamadas en tu CRM.
Elegir el objeto de sincronización
Al configurar la sincronización de etiquetas entre Aircall y Pipedrive, solo puedes seleccionar un objeto de Pipedrive con el que se sincronizarán las etiquetas.
- Actividad: Las etiquetas se sincronizarán con el campo de etiquetas predeterminado de Pipedrive.
- Cliente potencial, Negocio o Persona: Las etiquetas se sincronizarán con un campo personalizado creado en Pipedrive.
- Nada: Las etiquetas no se sincronizarán con ningún objeto de Pipedrive.
Importante: Solo puedes seleccionar un tipo de objeto (Actividad, Cliente potencial, Negocio o Persona) para la sincronización de etiquetas.
Comportamiento de la sincronización de etiquetas
Una vez configurada, las etiquetas aplicadas en Aircall se sincronizarán automáticamente con el objeto de Pipedrive que hayas elegido.
- Las llamadas se pueden etiquetar o se les pueden quitar etiquetas durante las 2 horas posteriores a la llamada.
- Después de este plazo de 2 horas, las actualizaciones de etiquetas realizadas en Aircall no se sincronizarán con Pipedrive.
Nota: Si eliges Negocio o Persona, Aircall creará y sincronizará las etiquetas con un campo personalizado de Pipedrive. Para Actividad, las etiquetas se sincronizan con el campo de etiquetas predeterminado.
Automatización de SMS
Puedes crear reglas de Automatización de SMS para enviar mensajes SMS en función de una actualización o acción específica en Pipedrive. Para obtener más información, consulta Automatización de SMS en la integración de Pipedrive.
Creación de actividades
A cada tipo de llamada y mensaje se le asigna su propio tipo de actividad, lo que permite implementar Análisis más avanzados directamente en Pipedrive mediante la segmentación de los tipos de actividades.
Cuando instalas la integración de Pipedrive con Aircall, se crean automáticamente nuevos tipos de actividad para garantizar que las llamadas y los mensajes se registren correctamente entre ambos sistemas.
Importante: Estos tipos de actividad se crean durante la instalación de la integración de Pipedrive. No los desactives ni elimines en la configuración de tu cuenta de Pipedrive, ya que esto podría impedir que las llamadas y los mensajes se registren correctamente.
Si se elimina manualmente un tipo de actividad, tendrás que reinstalar la integración de Pipedrive para restablecer el funcionamiento correcto.
Sincronización de Pipedrive y las llamadas salientes con Google Calendar
Al utilizar la integración de Aircall con Pipedrive, es posible que observes que las llamadas salientes aparecen en tu Google Calendar. Esto suele deberse a la propia configuración de sincronización del calendario de Pipedrive. Este artículo explica por qué ocurre y cómo resolverlo.
Por qué aparecen las llamadas salientes en Google Calendar
Si la función de sincronización del calendario de Pipedrive está habilitada, puede registrar automáticamente determinadas actividades en tu Google Calendar conectado. Las llamadas salientes realizadas mediante Aircall pueden incluirse en esta sincronización, lo que hace que se añadan entradas de llamadas a tu calendario.
Cómo evitar que las llamadas salientes se sincronicen con Google Calendar
Para impedir que las llamadas salientes aparezcan en tu Google Calendar, modifica la configuración directamente en Pipedrive.
Pasos:
- Abre tu cuenta de Pipedrive.
- Ve a la configuración de sincronización del calendario.
- Deshabilita la función de sincronización del calendario o modifica la configuración para evitar que las actividades de llamadas se registren en tu Google Calendar.
Para obtener más información, consulta la documentación de Pipedrive: Sincronización del calendario de Pipedrive
Estado de Aircall
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