Usa tu integración con Pipedrive

La integración de Aircall con Pipedrive ayuda a los equipos a conectar su actividad de llamadas con sus flujos de trabajo CRM. La integración sincroniza automáticamente los contactos, registra las llamadas y muestra información relevante directamente dentro de Aircall. Con funciones como Creación y sincronización de contactos, Tarjetas de información, Registro de llamadas, Insights de IA y Registro de mensajes, la integración asegura que todas las interacciones con clientes sean fácilmente accesibles y accionables.

Registro de llamadas

La integración registra automáticamente las llamadas de Aircall en Pipedrive como Actividades, dependiendo de si la llamada es entrante, saliente, contestada o perdida.

Registro de llamadas a contactos existentes

Si un número de teléfono válido coincide con un Contacto/Persona en Pipedrive, la llamada se registra como una Actividad bajo ese contacto según la configuración de tu integración.

Registro de llamadas a nuevos contactos

Si no se encuentra ninguna coincidencia y tu configuración permite crear nuevos contactos, se crea un nuevo Contacto/Persona en Pipedrive con:

• Nombre: [Número de teléfono] Aircall nueva persona (por ejemplo, 33102030405 Aircall nueva persona)
• Teléfono: el número de teléfono

Formatos de número de teléfono compatibles

La integración con Pipedrive soporta múltiples formatos de número además del formato E164. A continuación, algunos ejemplos de formatos de número de teléfono compatibles.

Nota: Ten en cuenta que esta lista no es exhaustiva, pero proporciona algunos ejemplos de formatos de número de teléfono compatibles.

Detalles del registro de llamadas

Cada llamada registrada incluye:

• Título de la actividad: basado en la dirección y estado de la llamada
  (por ejemplo, Llamada entrante contestada en [nombre del número Aircall])
• Fecha y hora
• Número del llamante y número Aircall
• Tiempo de espera (llamadas perdidas) o duración (llamadas conectadas)
• Enlace a grabación o buzón de voz
• Notas dejadas en Aircall y el usuario que las añadió

Reglas de asignación

Importante: Si no se encuentra al administrador de Pipedrive que configuró la integración, la llamada no se asignará a ningún usuario.

Nota: Las llamadas se registran solo a Contactos/Personas, no directamente a Tratos u Organizaciones. Si un número existe solo bajo una Organización, la llamada puede registrarse a un nuevo Contacto o no registrarse en absoluto según la configuración.

Si un Contacto está vinculado a un trato abierto o ganado o a una Organización, las llamadas se registran automáticamente también en esas entidades. Las llamadas no se registran en tratos perdidos.

Las llamadas se registrarán como actividades en los contactos y se asociarán ya sea con el trato actualizado más recientemente o con un lead si no hay trato.

Al instalar la integración Aircall-Pipedrive, asegúrate de que haya espacio para cinco nuevos campos personalizados en Pipedrive. Estos campos se crean automáticamente durante la configuración. Para más información, consulta Instalación de tu integración con Pipedrive.

Creación y sincronización de contactos

Cuando está habilitada la Sincronización de Contactos, tus Contactos/Personas guardados en Pipedrive se sincronizan automáticamente con tu aplicación telefónica Aircall. Esto permite que los nombres de contacto aparezcan automáticamente durante las llamadas.

Todos los números asociados a un contacto en Pipedrive se sincronizan con Aircall y se muestran como números Principal y Otros. 

Pasos:

1. Asegúrate de que todos los números de teléfono en Pipedrive estén guardados en formato E.164 (por ejemplo, +15555555555) u otro formato de número compatible.
2. Habilita la Sincronización de Contactos en tu panel de Aircall a través de Configuración de Pipedrive.
3. Una vez que se encuentra un número con formato válido en Pipedrive, Aircall añade el Teléfono y Nombre al contacto en Aircall, junto con un enlace directo al contacto en Pipedrive.

Puedes actualizar los contactos sincronizados directamente en Pipedrive haciendo clic en el enlace de contacto de Pipedrive en el espacio de trabajo de Aircall.

Importante: Si dos Contactos/Personas comparten el mismo número, Aircall registrará en el que se encuentre primero en Pipedrive, normalmente el más recientemente actualizado.

La creación de nuevos contactos puede habilitarse a través de la Configuración de Pipedrive y configurarse para determinar si solo se debe crear un nuevo contacto o un nuevo contacto junto con un nuevo lead o trato. Una vez creado un nuevo contacto, la llamada y los mensajes se registrarán en ese contacto.

Al usar la integración Aircall–Pipedrive, es esencial entender cómo Aircall registra las llamadas y cómo se coincide la información de contacto en Pipedrive. Esto asegura que las llamadas se registren con precisión y se vinculen a los registros correctos.

Comportamiento de coincidencia y registro de contactos

Aircall utiliza el número de teléfono guardado en Pipedrive para determinar dónde debe registrarse una llamada.

Importante: Si dos Contactos o Personas en Pipedrive comparten el mismo número de teléfono, Aircall registrará la llamada al Contacto o Persona que aparezca primero al buscar en Pipedrive. Normalmente, es el registro que se actualizó más recientemente.

Nota: Los números de teléfono deben guardarse en el campo Teléfono en Pipedrive. Si un número está almacenado en un campo diferente (por ejemplo, *Campo de Teléfono 2*), las llamadas hacia o desde ese número no se registrarán en esa Persona.

Dónde se registran las llamadas

• Las llamadas se registran directamente a Contactos/Personas en Pipedrive.
• Las llamadas no pueden registrarse directamente a Tratos u Organizaciones.
• Si un número de teléfono existe solo a nivel de Organización, la llamada:
  • Se registrará a un nuevo Contacto/Persona, o
  • No se registrará en absoluto, dependiendo de la configuración de tu integración.

Consejo: Cuando un Contacto/Persona está vinculado a un trato abierto o ganado o a una Organización, Aircall asocia automáticamente la llamada con ese trato y/o Organización. Las llamadas no se registran en tratos perdidos.

Tarjetas de información

Cuando se encuentra un contacto en Pipedrive, Aircall muestra una Tarjeta de información en tu aplicación telefónica. Esta tarjeta incluye un enlace clicable para abrir el contacto correspondiente en Pipedrive.

Si un número aún no está guardado y tu configuración permite crear nuevos contactos, se crea automáticamente un nuevo contacto en Pipedrive y se muestra mediante la Tarjeta de información.

La integración Aircall - Pipedrive soporta tarjetas de información predeterminadas y personalizadas. Puedes habilitar y configurar tarjetas de información personalizadas a través de la configuración de la integración con Pipedrive. Si no se habilita una tarjeta personalizada, se mostrará la tarjeta predeterminada.

Tarjetas de información predeterminadas

Tarjetas de información para contactos

• Las tarjetas de información para contactos contienen un enlace a la página del contacto en Pipedrive, el nombre del contacto y su Organización.
• Si se realiza o recibe una llamada desde un número nuevo, la sección “Nombre” mostrará el número de teléfono seguido del texto “Aircall nueva persona”.

Tarjetas de información para tratos

• Las tarjetas de información para tratos aparecerán si el cliente tiene un trato existente, abierto o ganado, asociado con su contacto en Pipedrive.
• Las tarjetas de información mostrarán hasta 5 tratos abiertos y hasta 2 tratos ganados. Además, mostrarán el nombre, estado y nombre del propietario de cada trato.

Importante: Si un cliente tiene tratos abiertos y ganados, los tratos abiertos tienen prioridad, y las Tarjetas de información para esos tratos aparecerán primero.

Tarjetas de información personalizadas

Puedes personalizar las Tarjetas de información para Contactos/Personas, Leads, Tratos y Organizaciones en la configuración de tu integración con Pipedrive. Cada tipo de tarjeta puede habilitarse o deshabilitarse individualmente, y se pueden mapear hasta cinco campos para mostrar.

Lógica de visualización

• Solo aparecen las tarjetas habilitadas.
• Si no se habilitan tarjetas personalizadas, se muestra la tarjeta predeterminada.
• El sistema busca primero un Contacto/Persona.
• Si existen Leads o Tratos asociados y sus tarjetas están habilitadas, también se muestran.
• Para múltiples leads o tratos, se muestra el más recientemente actualizado.
• Pueden aparecer hasta tres tratos (uno por estado: Abierto, Ganado, Perdido).
• Si no se encuentra un Contacto/Persona, el sistema busca una Organización y muestra su tarjeta si está habilitada.

Nota: Para las tarjetas de información personalizadas para una organización, se ha añadido un nuevo campo personalizado "Org Phone Number Aircall". Este campo debe contener el número de teléfono de la organización, permitiendo a Aircall buscar la organización por número de teléfono.
Las llamadas no se registran para una organización aunque se encuentre como parte de una Tarjeta de información.

Al configurar la integración Aircall–Pipedrive, asegúrate de que tu cuenta de Pipedrive tenga suficiente espacio para nuevos campos personalizados.

Importante: La integración Aircall–Pipedrive añade cinco campos personalizados a tu cuenta de Pipedrive durante la instalación. Debes tener al menos cinco espacios disponibles para campos personalizados antes de continuar con la configuración.

Registro de transcripciones de llamadas

Con Aircall AI, puedes registrar Transcripciones de llamadas en las Actividades de Pipedrive.

Requisitos:

• Integración activa con Pipedrive
• Números Aircall asociados con la integración
• Aircall AI habilitado
• Transcripción de llamadas activada para los números relevantes

Importante: Las transcripciones solo se generan para llamadas de más de 1 minuto. Las llamadas más cortas no crearán ni registrarán una transcripción.

Puedes gestionar esta configuración en Registrar transcripción de llamada en Pipedrive en tu panel. La configuración predeterminada es Sí.

Registro de insights de IA

La integración puede registrar Insights de IA además de las transcripciones de llamadas, incluyendo:

• Resumen de llamada
• Temas clave
• Sentimiento
• Tareas

Estos se añaden a la Nota de actividad en Pipedrive.

Temas clave

Puedes elegir cómo registrar los Temas clave:

• Como una Nota de actividad
• Como etiquetas para una Persona/Contacto, Lead o Trato

Se ha introducido un nuevo campo personalizado llamado Etiquetas Aircall para reemplazar a Etiquetas Aircall, que será descontinuado en el futuro.

Tareas

Puedes elegir registrar las Tareas:

• Como una Nota de actividad
• Como una Actividad abierta en la sección de Enfoque de las Actividades de Pipedrive

Registro de mensajes

Registro de SMS

La integración de Aircall con Pipedrive registra automáticamente los mensajes SMS entrantes y salientes como actividades, ayudándote a mantener un registro completo de las interacciones con clientes junto con tu historial de llamadas.

Cómo se registran los mensajes SMS

Los mensajes SMS entrantes y salientes aparecen en Pipedrive como un tipo de actividad separado de las llamadas. Este tipo de actividad es creado automáticamente por Aircall durante la instalación.

Cada actividad de SMS puede registrarse como abierta o cerrada, según la configuración de tu integración.

Nota: Si se recibe un SMS entrante de un número desconocido, Aircall creará automáticamente un nuevo contacto en Pipedrive.

Importante: Los nuevos tipos de actividad se crean automáticamente cuando se instala o migra la integración con Pipedrive.
Si alguno de estos tipos de actividad se elimina manualmente, la integración debe reinstalarse para restaurarlos.

Registro de MMS

Los mensajes MMS enviados o recibidos a través de números Aircall habilitados para SMS/MMS vinculados a Pipedrive se registran como Notas de actividad. Los archivos multimedia se listan y son accesibles en la pestaña Archivos.

El registro de SMS y MMS también sigue la configuración de creación de actividad para mensajes, permitiendo que los mensajes se registren como Actividades Abiertas o Cerradas.

Registro de mensajes de WhatsApp

Los mensajes de WhatsApp (texto y multimedia) enviados o recibidos a través del canal WhatsApp de Aircall se registran en Pipedrive como Notas de actividad para los números asociados.

La nota incluye:

• Detalles del mensaje
• Lista de archivos multimedia enviados o recibidos
  (accesible a través de la pestaña Archivos en la sección de Historial)

Puedes elegir registrar los mensajes de WhatsApp como Actividades abiertas o cerradas usando la configuración de creación de actividad para mensajes.

Reglas de asignación

Títulos de actividad personalizados

Puedes personalizar los Títulos de actividad usando la configuración de Título de actividad personalizado en tu panel de integración.

Cuando está habilitado:

• Puedes definir títulos personalizados para todos o tipos específicos de llamadas/conversaciones.
• Para cualquier tipo de llamada sin título personalizado, se usa el título predeterminado.
• Puedes elegir añadir el nombre del número (el nombre del número Aircall usado) marcando la opción correspondiente.

Aprovechando estas funciones, la integración de Aircall con Pipedrive ayuda a los equipos a optimizar la comunicación, automatizar las actualizaciones del CRM y capturar insights valiosos en llamadas, mensajes y análisis impulsados por IA, todo dentro de un espacio de trabajo conectado.

Registro de llamadas del agente de voz AI 

Al usar el Agente de voz, las llamadas pueden seguir dos caminos posibles:

• Solo agente de voz: La llamada es gestionada completamente por el agente de voz sin transferencia.
• Agente de voz → usuario Aircall: El agente de voz transfiere la llamada a un usuario humano de Aircall.

En ambos casos, las llamadas se registran en Pipedrive como llamadas entrantes recibidas para asegurar un reporte y visibilidad precisos.

Solo agente de voz

Para llamadas gestionadas completamente por el agente de voz:

• Las llamadas se registran como llamadas entrantes recibidas.
• Es inmediatamente claro en el registro que la llamada fue gestionada por el agente de voz.
• Notas del agente de voz se incluyen y son fácilmente distinguibles de otras notas.

Agente de voz → usuario Aircall

Cuando una llamada se transfiere del agente de voz a un usuario humano de Aircall, el registro depende de si la transferencia fue contestada o perdida.

Transferencia contestada

Si el agente contesta la llamada transferida, se registra como una llamada entrante contestada. Para mayor claridad en el reporte:

• El título incluye tanto al agente de voz como al nombre del agente.
• Notas de ambos, el usuario y el agente de voz, se registran
• Etiquetas indican que fue una llamada del agente de voz, junto con cualquier etiqueta del usuario.

Transferencia perdida

Si el agente no contesta la llamada transferida, se registra como una llamada perdida, pero aún marcada como transferencia del agente de voz. El registro incluirá:

• Un título que muestra que la llamada fue transferida por el agente de voz.
• Notas del agente de voz.
• La grabación de la llamada.
• Etiquetas que muestran que fue una llamada del agente de voz.

Transferencia perdida a buzón de voz

Cuando una llamada transferida no es contestada por el agente y el llamante deja un buzón de voz, Aircall la registra como un Buzón de voz mientras mantiene su estado de transferencia del agente de voz en el registro de la llamada.

Qué aparece en el registro de llamadas

El registro de llamadas para una transferencia perdida que resulta en buzón de voz incluye:

• Título que indica que la llamada terminó en buzón de voz tras ser escalada por el agente de voz
• Notas añadidas por el agente de voz
• Grabación del buzón de voz del llamante
• Etiquetas que muestran que fue una llamada del agente de voz

Sincronización de etiquetas de Aircall

Ahora puedes sincronizar las etiquetas de Aircall con objetos en Pipedrive. Esta función te permite elegir si las etiquetas de Aircall se sincronizan con una Actividad, Trato, Persona o Nada, dándote más control sobre cómo se organiza la información de llamadas en tu CRM.

Elección del objeto de sincronización

Al configurar la sincronización de etiquetas entre Aircall y Pipedrive, solo puedes seleccionar un objeto de Pipedrive para que se sincronicen las etiquetas.

• Actividad: Las etiquetas se sincronizarán con el campo de etiquetas predeterminado de Pipedrive.
• Trato o Persona: Las etiquetas se sincronizarán con un campo personalizado creado en Pipedrive.
• Nada: Las etiquetas no se sincronizarán con ningún objeto de Pipedrive.

Importante: Solo puedes seleccionar un tipo de objeto (Actividad, Trato o Persona) para la sincronización de etiquetas.

Comportamiento de sincronización de etiquetas

Una vez configurado, las etiquetas aplicadas en Aircall se sincronizarán automáticamente con el objeto de Pipedrive elegido.

• Las llamadas pueden ser etiquetadas o des-etiquetadas dentro de las 2 horas posteriores a la llamada.
• Después de esta ventana de 2 horas, cualquier actualización de etiquetas hecha en Aircall no se sincronizará con Pipedrive.

Nota: Si eliges Trato o Persona, Aircall creará y sincronizará etiquetas a un campo personalizado en Pipedrive. Para Actividad, las etiquetas se sincronizan con el campo de etiquetas predeterminado.

Creación de actividades

Cada tipo de llamada y mensaje tiene asignado su propio tipo de actividad, permitiendo implementar análisis más avanzados en Pipedrive segmentando tipos de actividades.

Cuando instalas la integración con Pipedrive en Aircall, se crean automáticamente nuevos tipos de actividad para asegurar que las llamadas y mensajes se registren correctamente entre ambos sistemas.

Importante: Estos tipos de actividad se crean durante la instalación de la integración con Pipedrive. No los deshabilites ni elimines en la configuración de tu cuenta de Pipedrive, ya que esto podría impedir que las llamadas y mensajes se registren correctamente.

Si un tipo de actividad se elimina manualmente, deberás reinstalar la integración con Pipedrive para restaurar la funcionalidad adecuada.

Pipedrive y la sincronización de llamadas salientes con Google Calendar

Cuando utilizas la integración de Aircall con Pipedrive, es posible que las llamadas salientes aparezcan en tu Google Calendar. Esto suele deberse a la configuración de sincronización del calendario en Pipedrive. En este artículo explicamos por qué ocurre y cómo solucionarlo.

Por qué las llamadas salientes aparecen en Google Calendar

Si la función de sincronización del calendario de Pipedrive está activada, puede registrar automáticamente ciertas actividades en tu Google Calendar conectado. Las llamadas salientes realizadas a través de Aircall pueden incluirse en esta sincronización, lo que genera entradas de llamadas en tu calendario.

Cómo evitar que las llamadas salientes se sincronicen con Google Calendar

Para evitar que las llamadas salientes aparezcan en tu Google Calendar, ajusta la configuración directamente en Pipedrive.

Pasos:

1. Abre tu cuenta de Pipedrive.
2. Ve a la configuración de sincronización del calendario.
3. Desactiva la función de sincronización del calendario o modifica la configuración para evitar que las actividades de llamadas se registren en tu Google Calendar.

Para más información, consulta la documentación de Pipedrive: Pipedrive calendar sync