Nota: Le campagne in uscita sono attualmente in versione beta e disponibili senza costi aggiuntivi per i clienti con Piano Professional. Alcune funzionalità sono ancora in fase di perfezionamento.
Gli Amministratori e i Supervisori gestiscono l'intero ciclo di vita della campagna dal Dashboard Aircall, dalla configurazione iniziale al Monitoraggio in tempo reale e al seguito post-campagna. Questo articolo illustra ogni fase: creazione di una campagna, avvio e gestione durante l'esecuzione e monitoraggio dell'avanzamento tramite le viste della campagna.
Chi può accedere a questa funzionalità
Gli Amministratori e i Supervisori hanno accesso completo a tutte le campagne dell'organizzazione.
Prima di iniziare
Prima di creare la tua prima campagna, verifica che siano soddisfatti i seguenti requisiti:
- Piano e ruolo: le campagne in uscita richiedono il Piano Professional e il ruolo di Amministratore o Supervisore.
- Elenco dei contatti: prepara l'elenco da importare, sotto forma di file CSV o di elenco statico di HubSpot. Consulta il Passaggio 3 qui sotto per tutti i requisiti.
- Numeri in uscita: deve essere disponibile almeno un Numero Aircall conforme alle normative locali sulle chiamate in uscita. I Numeri non conformi vengono esclusi automaticamente e non vengono visualizzati nel passaggio relativo alla strategia di chiamata.
- Conformità: prima dell'avvio, verifica che le tue attività di contatto rispettino le normative dei mercati di destinazione. Consulta la sezione Conformità in Campagne in uscita: Panoramica.
Creare una campagna
Per creare una campagna, vai a Dashboard Aircall > Campagna e fai clic sul pulsante Crea campagna.
La creazione della campagna segue una procedura guidata in quattro passaggi. Puoi salvare in qualsiasi momento come bozza i progressi della creazione della campagna; per il salvataggio è richiesto solo il nome della campagna.
Passaggio 1: Impostazioni generali
Identità della campagna
Inserisci un nome (obbligatorio) e una descrizione facoltativa per fornire un contesto agli Agenti e ai Membri del team.
Etichette dei risultati
Definisci le etichette che gli Agenti utilizzeranno per qualificare le chiamate connesse. Esempi: Interessato, Non interessato, Riprogrammare, Non contattare.
- Puoi aggiungere fino a 10 etichette per campagna
- Le etichette sono specifiche della campagna e possono essere riutilizzate in più campagne
Nota: Le chiamate non riuscite (senza risposta, Voicemail Drop, saltate, Numero non valido o bloccato) vengono etichettate automaticamente dal sistema. Gli Agenti non devono selezionare un risultato per questi casi.
Assegnazione di Agenti o Team
Assegna gli Agenti o i Team che effettueranno le chiamate per questa campagna. Riceveranno una notifica quando la campagna viene avviata. Puoi aggiungere o rimuovere Agenti o Team dopo l'avvio.
Passaggio 2: Strategia di chiamata
Pool di Numeri in uscita
Seleziona i Numeri da utilizzare come ID chiamante per questa campagna:
- Pool dell'Agente: gli Agenti chiameranno direttamente dal proprio Numero predefinito assegnato
- Pool specifico della campagna: gli Agenti chiameranno da un insieme definito di Numeri, anche se tali Numeri non sono assegnati individualmente agli Agenti interessati
Nota: Sono disponibili per la selezione solo i Numeri conformi alle normative locali sulle chiamate in uscita. I Numeri non conformi vengono esclusi automaticamente.
Regola di selezione del Numero
Scegli in che modo il sistema abbina un Numero a ciascun contatto. Le regole disponibili dipendono dal tipo di pool selezionato.
Se utilizzi il pool dell'Agente:
- Numero predefinito dell'Agente: utilizza il Numero predefinito di ciascun Agente
- Presenza locale: non si applica quando vengono utilizzati Numeri assegnati agli Agenti. Per tutte le chiamate verrà utilizzato il Numero predefinito di un Agente.
Se utilizzi un pool specifico della campagna:
- Rotazione casuale: alterna tutti i Numeri nel pool specifico della campagna per evitare di utilizzare eccessivamente un singolo Numero
- Presenza locale: seleziona dal pool specifico della campagna abbinando il prefisso locale o internazionale al Numero del contatto
Impostazioni delle Chiamate in uscita
Configura la distribuzione, la cadenza e il completamento delle chiamate. Per impostazione predefinita, le campagne utilizzano 1 tentativo di chiamata, 30 secondi di squillo e 60 secondi di Attività post-chiamata.
- Tentativi di chiamata: fino a 3 per contatto.
- Tempo tra i tentativi: 1-72 ore.
- Timeout dello squillo: minimo 15 secondi.
- Attività post-chiamata: può essere impostata su 0 per saltarla al termine della chiamata, ma non è consigliabile. Senza l'Attività post-chiamata, gli Agenti non possono selezionare risultati personalizzati e le chiamate con risposta vengono contrassegnate automaticamente come Non specificato.
Passaggio 3: Importazione dei contatti
Sono disponibili due metodi per aggiungere contatti a una campagna.
Caricare un file CSV
Scarica un modello o utilizza un file CSV in formato libero. Trascina e rilascia oppure sfoglia per selezionare un file CSV dal tuo dispositivo. Requisiti del file:
- Dimensione massima del file: 1 MB
- Numero massimo di record: 5.000
- I Numeri di telefono devono essere nel formato E.164 (ad es. +33612345678)
- Il Numero di telefono è l'unico campo obbligatorio
- Campi facoltativi: Nome, Cognome, Nome dell'azienda, email, Note
Dopo il caricamento, associa le colonne del CSV ai campi Aircall e imposta il prefisso internazionale predefinito. Il prefisso standardizza i Numeri privi di prefisso internazionale e si applica solo alle chiamate nazionali.
Importare da HubSpot
Puoi anche acquisire un elenco statico di contatti direttamente da HubSpot. Prima di selezionare un elenco, assicurati che siano soddisfatte tutte le seguenti condizioni:
- L'elenco esiste già in HubSpot ed è stato creato a partire dall'oggetto Contatto
- Il campo del numero di telefono è compilato per ogni contatto dell'elenco
- L'elenco non supera i 5.000 contatti
- L'autenticazione di HubSpot è stata completata in Integrazioni > Campagna in uscita nella Dashboard di Aircall
- La mappatura dei campi tra HubSpot e Aircall è configurata nella scheda Campagne in uscita delle impostazioni dell'Integrazione HubSpot
Passaggio 4: convalida dei contatti
Dopo l'importazione, i contatti vengono suddivisi in tre categorie:
- Validi: soddisfano tutti i requisiti e saranno aggiunti alla campagna
- Non validi: numeri di telefono mancanti o con un formato errato. Correggili direttamente in questa vista, esporta gli errori per correggerli e ricaricarli oppure ignorali: saranno esclusi dall'importazione
- Duplicati: numeri di telefono presenti più di una volta. La prima occorrenza viene mantenuta, mentre i duplicati successivi vengono contrassegnati per la revisione.
Conferma l'elenco per completare l'importazione, quindi avvia la campagna o salvala come bozza.
Avviare, mettere in pausa e gestire una campagna
Puoi accedere alle tue campagne in Dashboard di Aircall > Campagne. Fai clic sulla campagna attiva per accedere alla vista dei dettagli della campagna.
Ciclo di vita dello stato della campagna
| Stato | Significato |
|---|---|
| Bozza | Salvata ma non avviata. Non è visibile agli Agenti. |
| In corso | Attiva. Gli Agenti possono effettuare chiamate. |
| In pausa | Temporaneamente interrotta. Non è visibile agli Agenti. Gli esiti vengono conservati. |
| Completata | Tutti i contatti sono stati chiamati. Le schede della campagna rimangono visibili agli Agenti. |
| Archiviata | Chiusa. La scheda della campagna non è più visibile agli Agenti. |
Le date di inizio e fine vengono impostate automaticamente:
- Data di inizio: registrata all'avvio della campagna
- Data di fine: registrata quando tutti i contatti sono stati chiamati e la campagna passa allo stato Completata
Gestire una campagna attiva
Mentre una campagna è In corso, dalla vista dei dettagli della campagna puoi:
- Avviare o mettere in pausa la campagna utilizzando il pulsante di azione
- Duplicare la campagna includendo tutti i contatti in coda o i contatti con esiti specifici.
- Aggiungere o rimuovere Agenti in qualsiasi momento dalla scheda Utenti
- Aggiungere contatti all'inizio o alla fine della coda attiva
- Spostare i contatti all'inizio o alla fine della coda
- Rimuovere i contatti dalla coda attiva prima che vengano chiamati
Nota: I contatti per i quali il telefono sta squillando, che sono coinvolti in una Chiamata in corso o per i quali è già stato effettuato un tentativo non possono essere rimossi dalla campagna.
Monitorare l'avanzamento della campagna
Vista dell'elenco delle campagne
Accedi alla sezione Campagne nella Dashboard di Aircall per visualizzare tutte le campagne della tua organizzazione. Ogni riga mostra:
- Stato, nome della campagna e data di creazione
- Numero totale di contatti e Agenti assegnati
- Autore della campagna
- Date di inizio e fine (se disponibili)
- Periodo, corrispondente al tempo di attività della campagna
Utilizza la barra di ricerca per trovare una campagna per nome. Filtra per stato o per il Membro del team che l'ha creata.
Azioni disponibili dall'elenco delle campagne
Dall'elenco puoi eseguire le seguenti azioni su ogni campagna senza aprirla:
- Avviare o riprendere una campagna utilizzando il pulsante di riproduzione
- Mettere in pausa una campagna attiva utilizzando il pulsante di pausa
- Accedere ad altre opzioni tramite il menu con tre puntini (⋮), tra cui la modifica, l'eliminazione o l'archiviazione della campagna. Le altre opzioni disponibili dipendono dallo stato della campagna:
| Stato | Azioni disponibili |
|---|---|
| Bozza | Modifica, elimina, duplica |
| In corso | Modifica, duplica |
| In pausa | Modifica, archivia, duplica |
| Completata | Archivia, duplica |
| Archiviata | Duplica |
Vista dei dettagli della campagna
Seleziona una campagna per aprire la relativa vista dei dettagli. Il nome della campagna, l'autore, la data di creazione e lo stato sono visualizzati in alto. Avviala o mettila in pausa direttamente da qui oppure utilizza il menu con tre puntini (⋮) per accedere ad altre opzioni.
La vista dei dettagli è organizzata in quattro schede:
Panoramica
La vista principale per il monitoraggio di una campagna attiva. Mostra:
- Statistiche: percentuale di completamento della campagna, totale dei contatti, tempo cumulativo di attività della campagna, durata media delle chiamate, chiamate connesse (con risposta) e una suddivisione delle chiamate effettuate, con risposta, senza risposta, dei Voicemail Drop e della durata media delle chiamate
- Sottoscheda Esiti: contatti chiamati, azienda, Agente, durata della chiamata, data e ora, numero di tentativi, Note ed esito
- Sottoscheda Coda attiva: contatti ancora in attesa di essere chiamati, con il prossimo tentativo pianificato e il numero di tentativi precedenti. Utilizza il pulsante Aggiungi contatti per aggiungere nuovi contatti all'inizio o alla fine dell'elenco di chiamata.
Un indicatore delle chiamate attive nella parte superiore della scheda Live mostra quante chiamate sono attualmente in corso. Seleziona il link accanto all'indicatore per aprire Live Monitoring e visualizzare l'attività di ciascun agente.
Impostazioni
Mostra e consente di modificare la configurazione della campagna mentre è attiva:
- Nome e descrizione della campagna
- Etichette dei risultati (aggiungile o rimuovile utilizzando l'opzione Aggiungi risultato)
- Pool di numeri e regola di selezione
Alcune impostazioni della strategia di composizione, tra cui il numero di tentativi di chiamata, gli intervalli tra i tentativi, il timeout dello squillo e l'Attività post-chiamata, non possono essere aggiornate quando la campagna è già attiva.
Utenti
Mostra tutti gli agenti assegnati alla campagna. Da qui puoi:
- Cercare e aggiungere singoli agenti o Team
- Rimuovere gli agenti dalla campagna
Elenco contatti
Mostra tutti i contatti importati nella campagna. Ogni riga mostra un Numero di telefono, Nome, Cognome, azienda e nota.
Stato di Aircall
Assistenza per l'accesso