Nota: Le campagne in uscita sono di due tipi: campagne con agenti, effettuate dai tuoi agenti, e campagne con Agente vocale IA, effettuate automaticamente da AIVA. Le campagne con agenti sono attualmente in versione beta e disponibili senza costi aggiuntivi per i clienti con il piano Professional. Le campagne con Agente vocale IA sono disponibili con tutti i piani Aircall. Alcune funzionalità sono ancora in fase di perfezionamento.
Gli amministratori e i supervisori gestiscono l'intero ciclo di vita della campagna dal Dashboard Aircall, dalla configurazione iniziale al monitoraggio in tempo reale e al seguito post-campagna. Questo articolo illustra ogni passaggio: creare una campagna con agenti, avviarla e gestirla mentre è in corso e monitorarne l'avanzamento tramite le viste della campagna. Se invece stai configurando una campagna con AIVA, consulta Campagne in uscita: creare e gestire campagne con Agente vocale IA.
Chi può accedere a questa funzionalità
Gli amministratori e i supervisori hanno accesso completo a tutte le campagne dell'organizzazione.
Prima di iniziare
Prima di creare la tua prima campagna, verifica che siano presenti i seguenti elementi:
- Piano e ruolo: le campagne in uscita con agenti richiedono il piano Professional e il ruolo di amministratore o supervisore.
- Elenco di contatti (facoltativo al momento dell'avvio): un file CSV, un elenco statico di HubSpot o contatti inviati tramite l'API. Puoi anche avviare la campagna con una coda vuota e aggiungere i contatti in seguito. Consulta il Passaggio 3 qui sotto per tutti i requisiti.
- Numeri in uscita: deve essere disponibile almeno un numero Aircall conforme alle normative locali sulle chiamate in uscita. I numeri non conformi vengono esclusi automaticamente e non vengono visualizzati nel passaggio relativo alla strategia di chiamata.
- Conformità: prima dell'avvio, verifica che le tue attività di contatto rispettino le normative dei mercati di destinazione. Consulta la sezione Conformità in Campagne in uscita: panoramica.
Creare una campagna
Per creare una campagna, vai su Dashboard Aircall > Campagna e fai clic sul pulsante Crea campagna.
La creazione della campagna segue una procedura guidata in quattro passaggi. Puoi salvare in qualsiasi momento come bozza i progressi della creazione della campagna; per il salvataggio è richiesto solo il nome della campagna.
Passaggio 1: impostazioni generali
Identità della campagna
Inserisci un nome (obbligatorio) e una descrizione facoltativa per fornire un contesto agli agenti e ai membri del team.
Tipo di campagna
Scegli come deve essere eseguita la campagna:
Una tantum: chiama i contatti dell'elenco e termina quando la coda è vuota.
Continua: rimane attiva e chiama i nuovi contatti man mano che vengono aggiunti, finché non la metti in pausa o la archivi.
Assegnazioni
Seleziona il tipo campagna con agenti, in cui le chiamate vengono effettuate dai tuoi agenti. Disponibile con il piano Professional.
Le campagne con Agente vocale IA vengono effettuate automaticamente da AIVA e sono disponibili con tutti i piani Aircall. Per una linea guida specifica su come creare e gestire una campagna con Agente vocale IA, consulta il nostro articolo Campagne in uscita: creare e gestire campagne con Agente vocale IA.
Etichette dei risultati
Definisci le etichette che gli agenti utilizzeranno per classificare le chiamate con risposta. Esempi: Interessato, Non interessato, Da riprogrammare, Non chiamare.
- Puoi aggiungere fino a 10 etichette per campagna
- Le etichette sono specifiche per ogni campagna e possono essere riutilizzate in più campagne
Nota: Le chiamate non riuscite (senza risposta, Voicemail Drop, saltate, numero non valido o bloccato) vengono etichettate automaticamente dal sistema. In questi casi, gli agenti non devono selezionare un risultato.
Assegnazione di agenti o team
Assegna gli agenti o i team che effettueranno le chiamate per questa campagna. Riceveranno una notifica all'avvio della campagna. Puoi aggiungere o rimuovere agenti o team dopo l'avvio.
Passaggio 2: strategia di chiamata
Pool di numeri in uscita
Seleziona i numeri da utilizzare come ID chiamante per questa campagna:
- Pool dell'agente: gli agenti chiameranno dal proprio numero predefinito assegnato direttamente a loro
- Pool specifico della campagna: gli agenti chiameranno da un insieme definito di numeri, anche se tali numeri non sono assegnati singolarmente agli agenti interessati
Nota: Per la selezione vengono visualizzati solo i numeri conformi alle normative locali sulle chiamate in uscita. I numeri non conformi vengono esclusi automaticamente.
Regola di selezione del numero
Scegli come il sistema abbina un numero a ciascun contatto. Le regole disponibili dipendono dal tipo di pool selezionato.
Se utilizzi il pool dell'agente:
- Numero predefinito dell'agente: utilizza il numero predefinito di ciascun agente
- Presenza locale: non si applica quando vengono utilizzati numeri assegnati agli agenti. Per tutte le chiamate verrà utilizzato il numero predefinito di un agente.
Se utilizzi un pool specifico della campagna:
- Rotazione casuale: alterna tutti i numeri del pool specifico della campagna per evitare di utilizzare eccessivamente un singolo numero
- Presenza locale: seleziona un numero dal pool specifico della campagna abbinando il prefisso locale o internazionale al numero del contatto
Impostazioni delle chiamate in uscita
Configura la modalità di distribuzione delle chiamate, la loro cadenza e il modo in cui vengono completate. Per impostazione predefinita, le campagne prevedono 3 tentativi di chiamata, 30 secondi di squillo e 60 secondi di attività post-chiamata. Queste impostazioni sono precompilate per consentirti di avviare la campagna più rapidamente. Modificale in base alle tue attività di contatto.
- Tentativi di chiamata: fino a 5 per contatto.
- Tempo tra i tentativi: da 1 minuto a 72 ore.
- Durata dello squillo prima di riagganciare: minimo 15 secondi.
- Attività post-chiamata: può essere impostata su 0 per saltarla al termine della chiamata, ma questa configurazione è sconsigliata. Senza attività post-chiamata, gli agenti non possono selezionare esiti personalizzati e le chiamate con risposta vengono contrassegnate automaticamente come Non specificato.
Passaggio 3: Origini dei contatti
Sono disponibili tre metodi per aggiungere contatti a una campagna: caricare un file CSV, importarli dal CRM o aggiungerli tramite API. Puoi anche avviare la campagna senza contatti.
Caricare un file CSV
Scarica un modello o utilizza un file CSV in formato libero. Trascina e rilascia un file CSV oppure sfoglia i file sul dispositivo per selezionarlo. Requisiti del file:
- Dimensione massima del file: 2 MB
- Numero massimo di record: 10.000 per importazione. Non esiste alcun limite al numero di importazioni o al numero totale di contatti in una campagna.
- I numeri di telefono devono essere in formato E.164 (ad esempio, +33612345678)
- Il numero di telefono è l'unico campo obbligatorio
- Campi facoltativi: nome, cognome, nome dell'azienda, email, note
Dopo il caricamento, associa le colonne del CSV ai campi di Aircall e imposta il prefisso internazionale predefinito. Il prefisso uniforma i numeri privi di prefisso internazionale e si applica solo alle chiamate nazionali.
Importare da HubSpot
Puoi anche importare un elenco statico di contatti direttamente da HubSpot. Prima di selezionare un elenco, assicurati che siano soddisfatte tutte le seguenti condizioni:
- L'elenco esiste già in HubSpot ed è stato creato a partire dall'oggetto Contatto
- Il campo del numero di telefono è compilato per ogni contatto dell'elenco
- L'elenco non supera i 5.000 contatti
- L'autenticazione HubSpot è stata completata in Integrazioni > Campagna in uscita nel Dashboard Aircall
- L'associazione dei campi tra HubSpot e Aircall è configurata nella scheda Campagne in uscita delle impostazioni dell'integrazione HubSpot
Aggiungere tramite API
Utilizza questa opzione per inviare i contatti alla campagna dai tuoi strumenti, ad esempio da un flusso di lavoro del CRM o da un modulo web, mediante uno sviluppo personalizzato. I contatti inviati in questo modo entrano nella coda attiva al loro arrivo.
Endpoint: ogni campagna dispone di un proprio endpoint (POST
https://api.aircall.io/v1/campaigns/{campaign_id}/contacts). Copialo con il pulsante di copia.Chiave API: fai clic su Visualizza chiavi API per aprire le chiavi API della tua azienda.
Limite: fino a 100 contatti per richiesta.
Eventi recenti: qui sono elencati i gruppi di contatti inviati a questa campagna tramite l'API. Fai clic su Aggiorna per aggiornare l'elenco.
Per il formato delle richieste e alcuni esempi, fai clic su Documentazione oppure consulta il Portale per sviluppatori.
Avviare senza contatti
Se i contatti arriveranno nel tempo da un'altra origine, ad esempio tramite l'API, puoi avviare la campagna con una coda vuota. Questa opzione è particolarmente utile per le campagne continue. Fai clic su Avvia senza contatti in fondo al passaggio Origini dei contatti.
La campagna diventa immediatamente attiva. Le chiamate iniziano non appena vengono aggiunti contatti, da qualsiasi origine disponibile o tramite l'API.
Passaggio 4: Convalida dei contatti
Dopo l'importazione, i contatti vengono suddivisi in tre categorie:
- Validi: soddisfano tutti i requisiti e verranno aggiunti alla campagna
- Non validi: numeri di telefono mancanti o con formato errato. Correggili direttamente in questa vista, esporta gli errori per correggerli e ricaricarli oppure ignorali: saranno esclusi dall'importazione
- Duplicati: numeri di telefono presenti più di una volta. La prima occorrenza viene mantenuta, mentre i duplicati successivi vengono contrassegnati per consentirti di esaminarli.
Conferma l'elenco per completare l'importazione, quindi avvia la campagna o salvala come bozza.
Avviare, mettere in pausa e gestire una campagna
Puoi accedere alle tue campagne da Dashboard Aircall > Campagne. Fai clic sulla campagna attiva per accedere alla vista dei dettagli.
Ciclo di vita dello stato della campagna
| Stato | Significato |
|---|---|
| Bozza | Salvata ma non avviata. Non visibile agli agenti. |
| In corso | Attiva. Gli agenti possono effettuare chiamate. |
| In pausa | Temporaneamente interrotta. Non visibile agli agenti. Gli esiti vengono conservati. |
| Completata | Solo per le campagne una tantum. Tutti i contatti sono stati chiamati. Le schede delle campagne rimangono visibili agli agenti. |
| Archiviata | Chiusa. La scheda della campagna non è più visibile agli agenti. |
Le date di inizio e di fine vengono impostate automaticamente:
- Data di inizio: registrata all'avvio della campagna
- Data di fine: registrata quando una campagna una tantum ha chiamato tutti i contatti e passa allo stato Completata. Le campagne continue non hanno una data di fine automatica: rimangono In corso finché non le metti in pausa e possono poi essere archiviate.
Gestire una campagna attiva
Mentre una campagna è In corso, dalla vista dei dettagli della campagna puoi:
- Avvia o metti in pausa la campagna utilizzando il pulsante di azione
- Duplica la campagna includendo tutti i contatti in coda o i contatti con esiti specifici.
- Aggiungi o rimuovi agenti in qualsiasi momento dalla scheda Utenti
- Aggiungi contatti all'inizio o alla fine della coda attiva
- Sposta i contatti all'inizio o alla fine della coda
- Rimuovi i contatti dalla coda attiva prima che vengano chiamati
Nota: I contatti per i quali il telefono sta squillando, che sono coinvolti in una chiamata in corso o per i quali è già stato effettuato un tentativo non possono essere rimossi dalla campagna.
Monitora l'avanzamento della campagna
Vista dell'elenco delle campagne
Accedi alla sezione Campagne del Dashboard Aircall per visualizzare tutte le campagne della tua organizzazione. Ogni riga mostra:
- Stato, nome della campagna e data di creazione
- Totale dei contatti e agenti assegnati
- Autore della campagna
- Date di inizio e fine (quando disponibili)
- Periodo, corrispondente al tempo di attività della campagna
- Tipo di campagna: le campagne continue sono contrassegnate da un'icona ⚡ accanto al nome della campagna. Passa il mouse sopra l'icona per visualizzare Campagna continua.
Utilizza la barra di ricerca per trovare una campagna in base al nome. Filtra per stato o per il membro del team che l'ha creata.
Azioni disponibili nell'elenco delle campagne
Dall'elenco puoi eseguire le seguenti azioni su ogni campagna senza aprirla:
- Avviare o riprendere una campagna utilizzando il pulsante di riproduzione
- Mettere in pausa una campagna attiva utilizzando il pulsante di pausa
- Accedere a opzioni aggiuntive tramite il menu con tre puntini (⋮), tra cui modificare, eliminare o archiviare la campagna. Le opzioni aggiuntive disponibili dipendono dallo stato della campagna:
| Stato | Azioni disponibili |
|---|---|
| Bozza | Modifica, elimina, duplica |
| In corso | Modifica, duplica |
| In pausa | Modifica, archivia, duplica, copia l'ID della campagna |
| Completata | Archivia, duplica |
| Archiviata | Duplica |
Vista dei dettagli della campagna
Seleziona una campagna per aprirne la vista dei dettagli. Il nome della campagna, l'autore, la data di creazione e lo stato sono visualizzati in alto. Da qui puoi avviarla o metterla in pausa direttamente oppure utilizzare il menu con tre puntini (⋮) per accedere a opzioni aggiuntive. Il tipo di campagna è indicato da un'etichetta accanto al nome della campagna (ad esempio, ⚡ Campagna continua
La vista dei dettagli è organizzata in cinque schede:
Panoramica
La vista principale per monitorare una campagna attiva. Mostra:
- Statistiche: contatti totali, chiamate connesse (con risposta), durata media delle chiamate e tempo di attività cumulativo. Le campagne una tantum mostrano anche la percentuale di completamento. Le campagne continue non la mostrano, poiché non hanno un elenco fisso da completare. Per le campagne di lunga durata, il tempo di attività viene mostrato in giorni e ore.
- Sottoscheda Esiti: contatti chiamati, azienda, agente, durata della chiamata, data e ora, numero di tentativi, note ed esito.
- Sottoscheda Coda attiva: contatti ancora in attesa di essere chiamati, con il prossimo tentativo programmato e il numero di tentativi precedenti. Utilizza il pulsante Aggiungi contatti per aggiungere nuovi contatti all'inizio o alla fine dell'elenco di chiamata.
Un indicatore delle chiamate attive nella parte superiore della scheda Live mostra quante chiamate sono attualmente in corso. Seleziona il link accanto all'indicatore per aprire Live Monitoring e visualizzare l'attività di ciascun agente.
Impostazioni
Mostra la configurazione della campagna e consente di modificarla mentre è attiva:
- Nome e descrizione della campagna
- Etichette degli esiti (aggiungile o rimuovile utilizzando l'opzione Aggiungi esito)
- Pool di numeri e regola di selezione
Alcune impostazioni della strategia di chiamata, tra cui il numero di tentativi di chiamata, gli intervalli tra i tentativi, il timeout dello squillo e l'attività post-chiamata, non possono essere aggiornate quando la campagna è già attiva.
Assegnazioni
Mostra tutti gli agenti assegnati alla campagna. Da qui puoi:
- Cercare e aggiungere singoli agenti o team
- Rimuovere agenti dalla campagna
Elenco contatti
Mostra tutti i contatti importati nella campagna. Ogni riga mostra un numero di telefono, il nome, il cognome, l'azienda e una nota.
Origini
Mostra come aggiungere contatti alla campagna dai tuoi strumenti tramite l'API pubblica di Aircall, fino a 100 contatti per richiesta:
Endpoint: l'endpoint specifico della campagna, con un pulsante per copiarlo
Chiave API: un link alle chiavi API della tua azienda
Visualizza eventi: batch recenti di contatti inviati a questa campagna tramite l'API
Documentazione: un link alla documentazione dell'API
Stato di Aircall
Assistenza per l'accesso