Campagne In uscita: Panoramica

Nota: Le campagne in uscita sono attualmente in versione beta e sono disponibili senza costi aggiuntivi per i clienti con il piano Professional. Alcune funzionalità sono ancora in fase di perfezionamento.

Le campagne in uscita consentono ai team di vendita e Successo del cliente di gestire attività di contatto coordinate su larga scala. Più agenti chiamano contemporaneamente utilizzando un elenco di contatti condiviso, gli amministratori e i supervisori monitorano in Tempo reale i progressi e i risultati e ogni risultato viene tracciato a livello di contatto. Questo articolo spiega come funziona la funzionalità, chi può utilizzarla e i concetti fondamentali da conoscere prima di iniziare.

Nota: Le campagne in uscita sono disponibili solo sulle versioni Desktop e web di Aircall Workspace. Non sono supportate nell'App Mobile di Aircall né nelle Integrazioni CTI.

Cosa sono le campagne in uscita?

Le campagne in uscita sono una funzionalità di chiamata strutturata che coordina più agenti impegnati sullo stesso elenco di contatti, impedendo che due agenti chiamino lo stesso contatto contemporaneamente.

Si differenziano dalle normali chiamate in uscita per tre aspetti principali:

• I contatti sono organizzati in una campagna: un elenco con un nome, agenti assegnati, regole di chiamata ed etichette dei risultati
• La chiamata è automatizzata: il sistema mette in coda i contatti e passa a quello successivo dopo ogni chiamata
• I risultati vengono tracciati a livello di contatto: ogni risultato viene registrato per il contatto, offrendo ad amministratori e supervisori una visibilità completa sui progressi

Le campagne vengono configurate e gestite nel Dashboard di Aircall. Gli agenti effettuano le chiamate dalla Sezione Campagne di Aircall Workspace.

A chi sono destinate le campagne in uscita?

Le campagne in uscita sono particolarmente adatte ai team di vendita e Successo del cliente che gestiscono attività di contatto coordinate con più agenti, nelle quali un amministratore o un supervisore deve controllare chi viene chiamato, tracciare i risultati dell'intero Team e agire in base agli esiti.

I casi d'uso tipici includono:

• Ricontattare i lead interessati e coinvolgere nuovamente i contatti inattivi
• Mantenere attiva la pipeline con attività di follow-up strutturate
• Attività di contatto urgenti legate a un momento specifico: lanci di prodotti, periodi di rinnovo, iniziative di fine trimestre
• Sequenze di Richiamata successive a un evento: follow-up dopo un Webinar, richiami dopo una Conferenza

Chi può utilizzare le campagne in uscita?

Le campagne in uscita sono disponibili con il piano Professional.

Concetti chiave

Campagna

Un'iniziativa di contatto con un nome, composta da un elenco di contatti, agenti assegnati, una strategia di chiamata e una serie di etichette dei risultati. Prima di poter essere avviata, una campagna deve includere:

• Un nome
• Almeno un contatto
• Almeno un'etichetta dei risultati
• Almeno un agente assegnato

Ciclo di vita della campagna

Ogni campagna passa attraverso i seguenti stati:

Risultati della campagna

Le etichette dei risultati qualificano l'esito di ogni tentativo di contatto, ad esempio: Interessato, Non interessato, Riprogrammare, Non chiamare. Vengono definite per ogni campagna dall'amministratore o dal supervisore, tracciate a livello di contatto e sono distinte dai Tag delle chiamate standard di Aircall, che rimangono disponibili e funzionano come prima.

I risultati vengono applicati in due modi:

• Manualmente: l'agente seleziona un'etichetta dopo una chiamata con risposta.
• Automaticamente: il sistema applica un'etichetta quando una chiamata rimane senza risposta, viene inoltrata alla Segreteria telefonica, viene saltata oppure il Numero viene contrassegnato come non valido o bloccato.

Ciclo della campagna

Ogni contatto ha un ciclo della campagna: l'insieme dei tentativi di chiamata configurati per quel contatto. Il ciclo continua finché rimangono tentativi disponibili e il contatto non è stato raggiunto. Si interrompe quando viene esaurito il numero massimo di tentativi o quando l'agente finalizza il contatto dopo una chiamata con risposta.

Coda di chiamata

Quando una campagna è in esecuzione, il sistema assegna automaticamente i contatti agli agenti disponibili. Ogni contatto viene bloccato mentre è in corso la chiamata, impedendo a due agenti di chiamare la stessa persona contemporaneamente.

Stato dell'agente: In campagna

Quando un agente avvia una sessione di chiamata, il suo stato passa a In campagna su tutti i suoi dispositivi. Mentre è attivo, questo stato rende l'agente Non disponibile per le chiamate In entrata.

Come collaborano i due profili

Amministratori e supervisori creano la campagna, importano i contatti, configurano la strategia di chiamata e la avviano. Quando la campagna viene attivata, gli agenti ricevono una notifica in Aircall Workspace e possono iniziare subito a chiamare.

• Per la configurazione e la gestione delle campagne, consulta Campagne in uscita: creazione e gestione delle campagne.
• Per informazioni sull'esperienza di chiamata degli agenti, consulta Campagne in uscita: chiamare una campagna.

Conformità

Le chiamate in uscita sono soggette a normative che variano in base al Paese e alla regione. Prima di avviare una campagna, assicurati di:

• Aver verificato che sia consentito chiamare i contatti di destinazione negli orari pianificati. L'avvio e la sospensione della campagna sono responsabilità dell'Amministratore o del Supervisore.
• Aver verificato gli elenchi delle persone che non desiderano ricevere chiamate (DNC). Gli Agenti possono contrassegnare i contatti mediante etichette dei risultati che indicano di non chiamare dopo una chiamata, ma l'esclusione dagli elenchi delle campagne future rimane una procedura manuale.
• Aver informato il contatto che potrebbe essere contattato nell'ambito di una campagna, laddove richiesto dalla legge locale. La gestione del consenso è responsabilità della tua organizzazione.
• Aver verificato l'idoneità del Numero. Solo i Numeri conformi alle normative locali sono disponibili come ID chiamante per le chiamate in uscita. I Numeri non conformi vengono esclusi automaticamente. Puoi consultare le restrizioni specifiche per Paese nella tabella seguente:

Nota: Se a un Agente non è assegnato alcun Numero idoneo, la campagna verrà sospesa per tale Agente, che riceverà una notifica. Non potrà effettuare chiamate finché non gli verrà assegnato un Numero idoneo.

Importante: Aircall applica automaticamente il filtro di idoneità dei Numeri. Tutti gli altri obblighi di conformità (inclusi gli orari delle chiamate, la documentazione del consenso e la gestione degli elenchi delle persone che non desiderano ricevere chiamate) rimangono responsabilità della tua organizzazione. Verifica i tuoi obblighi legali prima di avviare campagne nei mercati regolamentati.

FAQ

Qual è la differenza tra le campagne di chiamate in uscita e Power dialer?

Le campagne di chiamate in uscita e Power dialer sono funzionalità distinte destinate a casi d'uso diversi. Se il tuo Team utilizza attualmente Power dialer, ecco un confronto tra le due funzionalità:

Posso importare contatti da Salesforce?

Al momento no. Gli elenchi statici di HubSpot e i file CSV sono i due metodi di importazione supportati. L'importazione da Salesforce non è attualmente disponibile.

Cosa succede se un contatto richiama dopo aver ricevuto una chiamata da una campagna?

La Richiamata segue l'Instradamento standard delle chiamate in entrata per il Numero utilizzato. La logica della campagna non si applica alle chiamate in entrata.