Campagne in uscita: panoramica

Nota: Le campagne in uscita sono di due tipi: campagne con agenti, effettuate dai tuoi agenti umani, e campagne con Agente vocale IA, effettuate automaticamente da AIVA. Le campagne con agenti sono attualmente in versione beta e disponibili per i clienti con piano Professional senza costi aggiuntivi. Le campagne con Agente vocale IA sono disponibili con tutti i piani Aircall. Alcune funzionalità sono ancora in fase di perfezionamento.

Le campagne in uscita consentono ai team di vendita e di Successo del cliente di gestire attività coordinate su larga scala. Più agenti chiamano contemporaneamente utilizzando un elenco di contatti condiviso, gli amministratori e i supervisori monitorano in tempo reale l'avanzamento e i risultati, e ogni risultato viene tracciato a livello di contatto. Questo articolo spiega come funziona la funzionalità, chi può utilizzarla e i concetti fondamentali da conoscere prima di iniziare.

Nota: Le campagne in uscita sono disponibili solo nelle versioni Desktop e web di Aircall Workspace. Non sono supportate nell'App Mobile Aircall né nelle Integrazioni CTI.

Cosa sono le campagne in uscita?

Le campagne in uscita sono una funzionalità di chiamata strutturata che coordina più agenti impegnati sullo stesso elenco di contatti, evitando che due agenti chiamino contemporaneamente lo stesso contatto.

Si differenziano dalle normali chiamate in uscita per tre aspetti principali:

• I contatti sono organizzati in una campagna: un elenco con un nome, agenti assegnati, regole di chiamata ed etichette dei risultati
• La composizione è automatizzata: il sistema mette in coda i contatti e passa al successivo dopo ogni chiamata
• I risultati vengono tracciati a livello di contatto: ogni risultato viene registrato per il relativo contatto, offrendo ad amministratori e supervisori una visibilità completa sull'avanzamento

Le campagne vengono configurate e gestite nel Dashboard Aircall. Gli agenti effettuano le chiamate dalla sezione Campagne di Aircall Workspace.

A chi sono destinate le campagne in uscita?

Le campagne in uscita sono ideali per i team di vendita e di Successo del cliente che svolgono attività coordinate con più agenti, nelle quali un amministratore o un supervisore deve controllare chi viene chiamato, tracciare i risultati dell'intero team e intervenire in base agli esiti.

I casi d'uso tipici includono:

• Ricontattare i lead interessati e coinvolgere nuovamente i contatti inattivi
• Far avanzare la pipeline con attività di ricontatto strutturate
• Attività urgenti legate a un momento specifico: lanci di prodotti, periodi di rinnovo, iniziative di fine trimestre
• Sequenze di richiamata dopo un evento: ricontatti dopo un Webinar, richiamate dopo una Conferenza

Chi può utilizzare le campagne in uscita?

La possibilità di utilizzare le campagne in uscita dipende dal tipo di agente che gestisce la campagna:

• Campagna con agenti: disponibile con il piano Professional.
• Agente vocale IA: disponibile con tutti i piani Aircall.

La scheda di navigazione Campagne e l'elenco delle campagne sono visibili con tutti i piani, poiché le campagne AIVA sono sempre accessibili. 

Concetti fondamentali

Campagna

Un'iniziativa con un nome, composta da un elenco di contatti, agenti assegnati, una strategia di chiamata e una serie di etichette dei risultati. Prima di poter essere avviata, una campagna deve includere:

• Un nome
• Almeno un contatto
• Almeno un'etichetta del risultato
• Almeno un agente assegnato

Ciclo di vita della campagna

Ogni campagna passa attraverso i seguenti stati:

Risultati della campagna

Le etichette dei risultati qualificano l'esito di ogni tentativo di contatto, ad esempio: Interessato, Non interessato, Riprogramma, DNC. Vengono definite per ogni campagna dall'amministratore o dal supervisore, tracciate a livello di contatto e sono distinte dai normali Tag delle chiamate Aircall, che rimangono disponibili e funzionano come prima.

I risultati vengono applicati in due modi:

• Manualmente: l'agente seleziona un'etichetta dopo una chiamata con risposta.
• Automaticamente: il sistema applica un'etichetta quando una chiamata rimane senza risposta, viene trasferita alla Segreteria telefonica, viene saltata oppure il Numero viene contrassegnato come non valido o bloccato.

Ciclo della campagna

Ogni contatto ha un ciclo della campagna, ossia l'insieme dei tentativi di chiamata configurati per quel contatto. Il ciclo continua finché rimangono tentativi e il contatto non è stato raggiunto. Si interrompe quando viene esaurito il numero massimo di tentativi o quando l'agente finalizza il contatto dopo una chiamata con risposta.

Coda di chiamata

Quando una campagna è in corso, il sistema assegna automaticamente i contatti agli agenti disponibili. Ogni contatto viene bloccato durante la chiamata, evitando che due agenti chiamino contemporaneamente la stessa persona.

Stato dell'agente: In campagna

Quando un agente avvia una sessione di chiamata, il suo stato cambia in In campagna su tutti i suoi dispositivi. Finché è attivo, questo stato rende l'agente non disponibile per le chiamate in entrata.

Come collaborano i due profili

Gli amministratori e i supervisori creano la campagna, importano i contatti, configurano la strategia di chiamata e la avviano. Quando la campagna diventa attiva, gli agenti ricevono una notifica in Aircall Workspace e possono iniziare immediatamente a chiamare.

• Per la configurazione e la gestione delle campagne, consulta Campagne in uscita: creare e gestire le campagne.
• Per l'esperienza di composizione degli agenti, consulta Campagne in uscita: effettuare chiamate per una campagna.

Conformità

Le chiamate in uscita sono soggette a normative che variano in base al Paese e alla regione. Prima di avviare qualsiasi campagna, assicurati di avere:

• Verificato che sia consentito chiamare i contatti target negli orari pianificati. L'avvio e la sospensione della campagna sono responsabilità dell'amministratore o del supervisore.
• Verificato gli elenchi «Non chiamare» (DNC). Dopo una chiamata, gli agenti possono contrassegnare i contatti utilizzando le etichette dell'esito «Non chiamare», ma l'esclusione dagli elenchi delle campagne future rimane un processo manuale.
• Garantito che il contatto sia informato della possibilità di essere contattato nell'ambito di una campagna, ove richiesto dalla legislazione locale. La gestione del consenso è responsabilità della tua organizzazione.
• Verificato l'idoneità dei numeri. Come ID chiamante per le chiamate in uscita sono disponibili solo i numeri conformi alle normative locali. I numeri non conformi vengono esclusi automaticamente. Puoi consultare le restrizioni specifiche per Paese nella tabella seguente:

Nota: Se a un agente non è assegnato alcun numero idoneo, la campagna verrà sospesa per quell'agente, che riceverà una notifica. L'agente non potrà effettuare chiamate finché non gli verrà assegnato un numero idoneo.

Importante: Aircall applica automaticamente il filtro per l'idoneità dei numeri. Tutti gli altri obblighi di conformità (inclusi gli orari delle chiamate, la documentazione del consenso e la gestione degli elenchi «Non chiamare») rimangono responsabilità della tua organizzazione. Verifica i tuoi obblighi legali prima di avviare campagne nei mercati regolamentati.

FAQ

Qual è la differenza tra Campagne in uscita e Power Dialer?

Campagne in uscita e Power Dialer sono funzionalità distinte destinate a casi d'uso diversi. Se il tuo team utilizza attualmente Power Dialer, ecco un confronto tra le due funzionalità:

Posso importare contatti da Salesforce?

Al momento no. Gli elenchi statici di HubSpot e i file CSV sono i due metodi di importazione supportati. L'importazione da Salesforce non è attualmente disponibile.

Cosa succede se un contatto richiama dopo aver ricevuto una chiamata da una campagna?

La richiamata segue l'instradamento standard delle chiamate in entrata per il numero utilizzato. La logica della campagna non si applica alle chiamate in entrata.